7 Cea mai bună platformă SaaS de gestionare a cheltuielilor în 2023

Introducere

Știați că cheltuielile pentru software reprezintă a treia cea mai mare cheltuială dintr-o organizație, după cheltuielile cu angajații și cele cu închirierea birourilor?

Da, aplicațiile SaaS, spre deosebire de aplicațiile tradiționale, sunt mai ușor de achiziționat. Oricine are acces la un card de credit al companiei poate achiziționa o aplicație SaaS fără aprobarea echipelor IT sau financiare.

Aceste cheltuieli necontrolate, denumite din punct de vedere tehnic "shadow IT", sporesc numărul de aplicații gratuite și nesancționate din portofoliul dumneavoastră SaaS. Ascunse de echipele de IT și de finanțe, aceste aplicații pot duce la rateuri de reînnoire și, în cel mai rău caz, și la încălcări ale datelor.

Aici intră în joc platformele de gestionare a cheltuielilor SaaS. Această postare pe blog va explora cele mai importante șapte platforme disponibile în prezent și va discuta despre beneficiile utilizării unui astfel de software.

Ce este o platformă SaaS de gestionare a cheltuielilor?

O platformă de gestionare a cheltuielilor Sa aS este o soluție software concepută pentru a optimiza și eficientiza procesele de achiziții, cheltuieli și gestionare a cheltuielilor aplicațiilor SaaS.

Acesta se poate integra cu sistemele financiare, SSO și HRIS pentru a oferi întreprinderilor o vizibilitate completă a cheltuielilor SaaS și a tehnologiilor IT din umbră și pentru a ajuta la controlul eficient al costurilor.

Echipele de IT și de resurse umane pot folosi vizibilitatea oferită de o platformă de gestionare a cheltuielilor SaaS pentru a identifica IT-ul din umbră și pentru a elimina aplicațiile duplicate. Aceste instrumente dispun, de asemenea, de memento-uri și fluxuri de lucru în timp real pentru a preveni reînnoirea automată și pentru a ajuta echipa dvs. să reînnoiască contractul SaaS la timp.

Creșterea cheltuielilor cu SaaS din cauza reînnoirilor ratate, a IT-ului din umbră etc. va avea un impact asupra deciziilor bugetare și a veniturilor, dacă nu este controlată. Așadar, haideți să analizăm cele mai bune instrumente de gestionare a cheltuielilor SaaS care vă pot ajuta să vă optimizați cheltuielile SaaS.

Top 7 platforme de gestionare a cheltuielilor SaaS

CloudEagle

CloudEagle ocupă primul loc, deoarece este una dintre cele mai cuprinzătoare platforme de gestionare a cheltuielilor de pe această listă. Funcțiile sale extinse de gestionare a aplicațiilor, de optimizare a costurilor, de achiziții, de gestionare a furnizorilor și interfața prietenoasă au făcut-o să devină platforma de referință pentru IMM-uri și întreprinderi.

CloudEagle se poate integra cu sistemele interne SSO, financiare și HRIS. Acest lucru vă permite să obțineți o vizibilitate de 100% în stiva SaaS, să urmăriți perspectivele de utilizare a aplicațiilor, să identificați aplicațiile subutilizate și duplicate și să țineți sub control IT-ul din umbră.

Platforma oferă, de asemenea, fluxuri de lucru automatizate pentru a simplifica procesul de achiziții și reînnoiri, economisind timp și efort valoros pentru echipa dumneavoastră. Cu CloudEagle, gestionarea contractelor și a facturilor devine o joacă de copii, deoarece le puteți stoca într-un singur loc și le puteți urmări cu ușurință.

Experții în achiziții SaaS de la CloudEagle vă vor ajuta să găsiți software-ul potrivit și vor negocia în numele dumneavoastră pentru a achiziționa software-ul potrivit la prețul potrivit. În plus, CloudEagle excelează în monitorizarea reînnoirii. Va trimite memento-uri prin Slack și e-mail cu 90 de zile înainte de termenul limită de reînnoire și le va escalada către diverse părți interesate până când contractul este reînnoit.

Caracteristici

• Vizibilitate a aplicațiilor și informații exacte despre utilizare
• Aprovizionarea și deaprovizionarea automată a utilizatorilor
• Fluxuri de lucru pentru achiziții și reînnoiri
• Notificări Slack pentru achiziții și reînnoiri
• Servicii de cumpărare asistată
• Motor de recomandare a furnizorilorcu ajutorul inteligenței artificiale
• Gestionarea licențelor și a contractelor
• Rapoarte personalizate.

Stabilirea prețurilor

Planul pentru începători are un preț de 1000 de dolari pe lună.

Finly

Finly este o soluție avansată de gestionare financiară bazată pe cloud, construită pentru a urmări și gestiona cheltuielile și cheltuielile suportate de utilizatori și operațiunile dintr-o organizație. Aspectul interesant al Finly este că poate urmări și procesa toate cheltuielile, indiferent dacă sunt pe chitanțe de hârtie sau pe înregistrări digitale.

Finly este echipat cu tehnologia de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), care face ca instrumentul să extragă informații relevante din chitanțe, inclusiv data, detaliile furnizorului și suma cheltuită. Aceste informații sunt apoi procesate pentru a genera automat rapoarte de cheltuieli complete.

Aceste rapoarte sunt apoi trimise managerilor pentru examinare și aprobare. Odată aprobate, acestea trec la echipa financiară pentru rambursare, asigurând procesarea corectă și la timp a cheltuielilor angajaților.

În cazul în care stiva SaaS are aplicații duplicate din cauza unui sistem informatic paralel, Finly vă poate ajuta să aflați cine a achiziționat aplicația prin analiza chitanțelor sau a facturilor. Prin utilizarea unor instrumente de gestionare a finanțelor precum Finly, organizațiile pot spori responsabilitatea pentru achizițiile fictive și pot implementa măsuri pentru a preveni repetarea acestora.

Caracteristici

• Fluxuri de lucru automatizate
• Urmărirea activității și a cheltuielilor
• Managementul rambursărilor
• Automatizați plățile contractelor
• Gestionați plățile comenzilor de achiziție
• Sistemul de control bugetar
• Managementul plăților cu cardul de credit pentru companii

Stabilirea prețurilor

Sunt disponibile trei niveluri de prețuri: Întreprinderi mici, Creștere rapidă și Enterprise. În ce tip de afacere vă aflați? Sunteți un start-up cu creștere rapidă? Puteți contacta echipa Finly pentru detalii despre prețuri.

Rampă

Spre deosebire de celelalte platforme de pe această listă, Ramp oferă o soluție unică care ar împiedica angajații să achiziționeze aplicații SaaS fără aprobarea IT: Un card corporativ Ramp.

Cum poate un card corporativ să împiedice angajații să facă achiziții fictive?

Aceste carduri pot fi configurate în diferite moduri. De exemplu, puteți atribui un buget specific cardului care să împiedice echipele să cheltuiască prea mult și puteți, de asemenea, să limitați cheltuielile pe aceste carduri pentru a menține cheltuielile optimizate.

Cu cardurile de vizită Ramp, bugetarea SaaS devine fără efort, deoarece fiecărui departament i se poate atribui un card corporativ dedicat, cu un buget predefinit adaptat nevoilor sale. Această abordare sporește responsabilitatea și previne achizițiile fictive.

Pe lângă cărțile de vizită, Ramp este, de asemenea, o platformă solidă de gestionare a cheltuielilor și a furnizorilor. Aceasta simplifică procesele de plată prin colectarea și verificarea cu precizie a chitanțelor, asigurând o experiență perfectă pentru utilizatori.

Caracteristici

• Gestionarea furnizorilor și a cheltuielilor
• Stabiliți limite de cheltuieli pentru cardurile de afaceri
• Lista neagră a furnizorilor pentru a preveni achizițiile nedorite
• Împiedicați vânzătorii să perceapă mai mult în timpul reînnoirilor automate
• Trasați tranzacțiile către furnizorul potrivit
• Fluxuri de lucru predefinite de aprobare pentru achiziții
• Centralizați toate cheltuielile angajaților și SaaS pentru o gestionare ușoară.

Stabilirea prețurilor

Este disponibilă o versiune de încercare gratuită. Trebuie să contactați echipa pentru a afla mai multe despre prețuri.

Spendesk

Spendesk este o soluție intuitivă de gestionare a cheltuielilor pentru a ajuta întreprinderile să își gestioneze eficient cheltuielile cu utilizatorii și aplicațiile. Oferă diverse caracteristici dinamice, cum ar fi automatizarea cheltuielilor, carduri virtuale, potrivirea facturilor cu OCR etc., pentru a eficientiza gestionarea cheltuielilor.

Acesta permite întreprinderilor să automatizeze cheltuielile repetitive, reducând efortul manual, economisind timp și crescând productivitatea echipei. Această funcție de automatizare eficientizează procesul de gestionare a cheltuielilor și asigură coerența.

Software-ul de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) permite Spendesk să facă automat corespondența între facturi și cererile de rambursare a cheltuielilor. Acest lucru ajută la corelarea precisă a cheltuielilor cu facturile relevante și simplifică procesul de reconciliere.

Ca și Ramp, Spendesk oferă, de asemenea, carduri de credit virtuale de unică folosință, care pot fi utilizate pentru achiziții online sigure în cadrul unei organizații. Aceste carduri pot fi configurate cu limite de cheltuieli și bugete predefinite pentru a împiedica utilizatorii să cheltuiască prea mult pe produse și servicii.

Caracteristici

• Carduri virtuale și carduri de debit pentru clienți
• Controlul bugetar pe carduri
• Urmăriți tranzacțiile financiare și contabile în timp real
• Creați reguli de cheltuieli predefinite
• Gestionați cu ușurință abonamentele la aplicații
• Rambursarea cheltuielilor.

Stabilirea prețurilor

Puteți obține o ofertă personalizată de la echipă în funcție de cerințele dumneavoastră.

Payhawk

Următorul pe lista noastră cu cele mai bune programe de gestionare a cheltuielilor SaaS este Payhawk, care combină cardurile corporative, gestionarea mai multor entități, gestionarea cheltuielilor și conturile de plătit într-o singură platformă.

Această soluție unificată îmbunătățește vizibilitatea fluxului de numerar, optimizează cheltuielile și simplifică planificarea la nivel de grup, permițând întreprinderilor să adopte o abordare eficientă și simplificată a gestionării proceselor financiare.

Cardurile corporative dispun de funcții de gestionare a cheltuielilor, cum ar fi limite de cheltuieli, politici și reguli de configurare a bugetelor și de control al cheltuielilor individuale și de echipă. Puteți urmări utilizarea în timp real și puteți îngheța cardul și tranzacțiile ulterioare atunci când utilizatorii sunt implicați în achiziții fictive.

Cel mai bun aspect al cardurilor Payhawk este că nu trebuie să gestionați carduri individuale. Funcția de automatizare a contului vă va permite să urmăriți și să gestionați cardurile în bloc. Puteți stabili reguli de buget și de cheltuieli și le puteți aplica întregului departament cu un singur clic.

Caracteristici

• Controale proactive ale bugetului și ale cheltuielilor
• Gestionarea cardurilor în masă
• Creați carduri cu bugete comune, predefinite
• Managementul cheltuielilor
• Sunt disponibile fluxuri de lucru de aprobare
• Aplicația mobilă Payhawk este disponibilă

Stabilirea prețurilor

• Carduri Premium - 199 €/lună
• Cheltuieli all-in-one - 299 €/lună
• Enterprise - Ofertă personalizată pe baza cerințelor

Expensify

Expensify este un sistem de gestionare a cheltuielilor de afaceri bazat pe cloud care se ocupă de gestionarea cheltuielilor și a tranzacțiilor prin procesarea datelor în timp real.

Oferă o gamă de funcții pentru a eficientiza urmărirea cheltuielilor, analiza modelelor de cheltuieli ale utilizatorilor, gestionarea relațiilor cu furnizorii, crearea unui plan de buget robust, gestionarea chitanțelor și gestionarea proceselor de rambursare.

Expensify oferă, de asemenea, carduri de credit corporative pentru a ajuta echipele financiare să controleze și să gestioneze eficient cheltuielile. Puteți seta limite inteligente pentru fiecare card pentru a controla cheltuielile. Odată ce au atins limita, cardul va fi oprit până la aprobarea cheltuielilor anterioare.

Puteți crea rapoarte de cheltuieli inteligente și cuprinzătoare prin compilarea cheltuielilor individuale și de grup cu formatare personalizabilă. Puteți partaja aceste rapoarte cu colegii, managerii sau departamentele de contabilitate pentru colaborare și pentru a facilita luarea unor decizii inteligente.

Caracteristici

• Sistem de detectare a agenților necinstiți pentru conformitate
• Gestionarea cheltuielilor și a facturilor
• Centralizarea aranjamentelor de călătorie și a plăților personale
• Fluxuri de lucru și integrări automate avansate
• Asistență prioritară
• Aplicație de scanare a chitanțelor.

Stabilirea prețurilor

• O versiune gratuită disponibilă cu caracteristici limitate
• Planul Collect are un preț de 5$/utilizator/lună cu cardul Expensify
• Planul de control are un preț de 9 dolari/utilizator/lună cu cardul Expensify.

Spendflo

Spendflo este o platformă de gestionare a SaaS și de gestionare a cheltuielilor de la un capăt la altul, cu multe caracteristici pentru a gestiona întregul ciclu de viață SaaS, de la gestionarea aplicațiilor la achiziții și gestionarea cheltuielilor.

Accelerați procesul de achiziție SaaS prin automatizarea fluxurilor de lucru pentru aprobare. Petreceți mai puține ore de lucru manual și lăsați echipa dvs. să se concentreze pe sarcini mai strategice pentru a vă gestiona cheltuielile SaaS.

Spendflo se poate integra perfect cu sistemele dvs. interne SSO și financiare pentru a urmări datele privind cheltuielile. Puteți obține o imagine de 360 de grade a cât de mult cheltuiește echipa dvs. pentru fiecare aplicație. Comparați cheltuielile planificate cu cele reale și calculați unde ați cheltuit mai puțin și unde ați cheltuit mai mult decât trebuia. Acest lucru vă va ajuta să vă planificați bugetul în mod eficient.

Analizați datele de utilizare a fiecărei aplicații, identificați licențele subutilizate și dimensionați-le corect pentru a crește economiile SaaS, ceea ce va avea un impact semnificativ asupra rezultatelor dumneavoastră.

Caracteristici

• Gestionați aplicațiile și contractele dintr-un singur loc
• Analiza cheltuielilor și urmărirea exactă a utilizării
• Fluxuri de lucru automatizate de aprobare și achiziții asistate
• Evaluarea riscurilor furnizorului
• Realizarea unui sondaj de opinie
• Gestionați portofoliul, cheltuielile și securitatea de pe o singură platformă.

Stabilirea prețurilor

Planul pentru începători are un preț de 2.500 de dolari pe lună (facturat anual), iar prețul crește în funcție de cheltuielile anuale.

Avantajele utilizării unui software de gestionare a cheltuielilor

Implementarea unei platforme SaaS de gestionare a cheltuielilor poate aduce multe beneficii afacerii dumneavoastră. Iată câteva avantaje cheie:

Optimizarea costurilor

O platformă de gestionare a cheltuielilor vă ajută să obțineți vizibilitate asupra cheltuielilor SaaS prin SSO și integrări financiare, permițându-vă să identificați licențele inutile și să eliminați serviciile redundante, ceea ce duce la economii semnificative de costuri.

Vizibilitate și urmărire centralizată

Cu o platformă de gestionare a cheltuielilor, puteți obține o imagine de ansamblu a întregului pachet SaaS și puteți consolida toate aplicațiile SaaS într-un singur loc, permițând o urmărire, o monitorizare și o gestionare ușoară. Vizibilitatea completă previne IT-ul din umbră, dublurile și aplicațiile redundante și asigură conformitatea cu politicile companiei.

Fluxuri de lucru raționalizate

Software-ul de gestionare a cheltuielilor poate automatiza sarcinile repetitive, cum ar fi procesarea facturilor, urmărirea cheltuielilor și fluxurile de lucru pentru aprobare, reducând efortul manual și crescând productivitatea.

Urmărirea utilizării

Datorită capacităților de integrare ale software-ului de gestionare a cheltuielilor, puteți urmări utilizarea aplicațiilor în timp real. Identificați aplicațiile nefolosite și subutilizate și faceți optimizările necesare pentru a vă controla cheltuielile.

Managementul contractelor și al reînnoirii

Aceste platforme oferă capacități complete de gestionare a activelor, permițându-vă să urmăriți condițiile contractuale, să automatizați reînnoirile și să negociați oferte mai bune cu furnizorii cu ajutorul cumpărătorilor asistați.

Concluzie

Iată care sunt cele mai bune șapte platforme SaaS de gestionare a cheltuielilor pe care trebuie să le căutați în 2023. Cheltuielile cu software-ul au devenit o povară incontrolabilă pentru echipele financiare din cauza lipsei unui sistem sofisticat de gestionare a întregului portofoliu SaaS.

Puteți utiliza platforme precum CloudEagle și Spendflo pentru o mai bună gestionare a SaaS și a proceselor de gestionare a cheltuielilor. Obțineți o vizibilitate completă asupra a ceea ce folosesc echipele dvs. și unde cheltuiesc și luați deciziile de optimizare necesare pentru a crește economiile SaaS.

Platforme precum Ramp și Expensify oferă carduri de credit virtuale corporative, care pot fi folosite pentru a controla tiparele de cheltuieli ale echipei dvs. și pentru a menține cheltuielile în limitele bugetului.

Deci, care este alegerea pentru tine?