5 greșeli de manipulare a numerarului care costă bani comercianții cu amănuntul

Introducere

Dacă registrul dvs. continuă să prezinte deficite și nu vă dați seama de ce, nu sunteți singurul. Discrepanțele mici de numerar pot părea nesemnificative, dar se acumulează rapid. Pentru majoritatea întreprinderilor de retail, adevărata problemă nu este furtul. Este vorba de obiceiurile proaste de gestionare a numerarului, care nu au fost niciodată abordate. Vestea bună este că majoritatea acestor probleme sunt ușor de rezolvat odată ce știți ce să căutați.

De ce gestionarea numerarului este încă importantă

Ați putea crede că numerarul este pe cale de dispariție, dar aceasta nu este imaginea completă. Numerarul reprezintă în continuare o parte semnificativă a tranzacțiilor cu amănuntul, în special pentru achizițiile mici și în industrii precum magazinele de proximitate, restaurantele și magazinele de tip boutique. Cercetările au arătat că costul total al numerarului pentru magazinele cu amănuntul variază între 4,7% și 15,3% din venituri, dacă se iau în calcul forța de muncă, erorile, furturile și timpul de procesare. Pentru un magazin cu o cifră de afaceri de 500.000 de dolari pe an, aceasta înseamnă pierderi evitabile de până la 76.500 de dolari.

Iată cele mai frecvente cinci greșeli care vă pot reduce profiturile și cum să le remediați.

1. Bazarea pe numărarea manuală a numerarului

Dacă întregul proces de gestionare a numerarului se face manual, cum ar fi numărarea bancnotelor, sortarea monedelor, completarea chitanțelor de depunere pe hârtie și reconcilierea manuală a sertarelor, cheltuiți mai mult timp și bani decât este necesar. Procesele manuale sunt lente, predispuse la erori și nu se adaptează atunci când lucrurile devin aglomerate.

Fiecare oră pe care personalul dvs. o petrece numărând manual numerarul este o oră în care nu ajută clienții sau nu stimulează vânzările. Proprietarii de magazine care trec la numărătoare comerciale de bancnote reduc adesea reconcilierea de la sfârșitul zilei de la 30 de minute la mai puțin de cinci minute, eliberând forța de muncă pentru sarcini mai productive.

Cercetările sugerează că automatizarea manipulării numerarului poate ajuta un magazin de retail să recupereze până la 500 de ore de muncă pe lună. Chiar și pentru o operațiune de mici dimensiuni, economiile de timp realizate cu ajutorul unui contor de bancnote fiabil sau al unui sistem POS cu funcții de depunere blindată a numerarului sunt substanțiale.

Câștiguri rapide pentru a începe automatizarea:

• Investiți într-un aparat de numărat bancnote cu detectare integrată a falsurilor
• Actualizați POS-ul pentru a urmări tranzacțiile în numerar și a semnaliza discrepanțele
• Utilizați funcții de depunere blindată a numerarului, astfel încât casierii să nu poată vedea totalurile înainte de numărare

2. Neinstruirea echipei în ceea ce privește procedurile de numerar

Mulți proprietari de magazine presupun că gestionarea numerarului este intuitivă. Pur și simplu înmânează restul, închide sertarul și trece mai departe. Dar casierii neinstruiți fac erori de numărare, cad pradă escrocheriilor cu schimb rapid și dezvoltă obiceiuri proaste care erodează în liniște profiturile săptămână după săptămână.

Pierderile din comerțul cu amănuntul sunt o problemă tot mai mare pentru întreprinderile din întreaga țară. Sondajul privind securitatea comerțului cu amănuntul realizat de Federația Națională a Comercianților cu Amănuntul în 2023 a constatat că pierderile din comerțul cu amănuntul din SUA au atins 112,1 miliarde de dolari în acel an, erorile interne și problemele legate de angajați contribuind cu o parte semnificativă. Nu toate acestea sunt furturi intenționate. O mare parte provine din greșeli sincere ale persoanelor care nu au învățat niciodată procedurile corecte.

Ce ar trebui să includă o instruire adecvată în materie de numerar:

• Numărați restul de la cea mai mică valoare la cea mai mare
• Verificați bancnotele înainte de a le pune în sertar
• Anunțați cu voce tare suma oferită
• Procesarea corectă a anulărilor și rambursărilor

Includeți acest aspect în procesul de integrare și nu lăsați noii angajați să îl descopere singuri la locul de muncă.

3. Funcționarea fără proceduri operaționale standard

Dacă procesul de gestionare a numerarului variază de la un schimb la altul sau de la un angajat la altul, veți avea probleme. Operațiunile inconsistente afectează totul, de la experiența clienților până la vizibilitatea magazinului dvs. în căutările online. Fără proceduri standardizate scrise, nu există o bază de referință pentru evaluare, iar discrepanțele devin aproape imposibil de urmărit.

O politică solidă de gestionare a numerarului ar trebui să acopere modul în care se numără sertarele la începutul turei, când și cum se efectuează depunerile de numerar, cine are acces la seif și ce se întâmplă când apare o discrepanță. Gândiți-vă la aceasta ca la manualul de numerar al magazinului dvs.

Zona	Ce trebuie standardizat
Configurarea sertarului	Suma inițială fixă pentru fiecare schimb
Limite de numerar	Suma maximă permisă în registru înainte de depunere
Depuneri de numerar	Cine le efectuează, cum sunt documentate, cine le semnează
Accesul la seif	Limitat la anumiți manageri cu acces înregistrat
Discrepanțe	Proces clar pentru raportarea și investigarea excedentelor/deficitului

Când toată lumea urmează același proces, este mai ușor să se identifice erorile sau activitățile suspecte. Standardizarea operațiunilor este la fel de importantă când vine vorba de atragerea traficului prin căutarea locală, unde consecvența dă roade.

4. Omiterea reconcilierii la schimbul de tură

Iată un scenariu care se repetă zilnic în magazinele de retail: un casier își termină tura, următorul se așează la casă și nimeni nu numără sertarul între cele două ture. Când cifrele nu se potrivesc la închidere, nu există nicio modalitate de a afla care tură a cauzat problema.

De fiecare dată când un sertar schimbă proprietarul fără a fi numărat și verificat, se creează o lipsă de responsabilitate. Aceste lacune cresc în timp. Soluția este simplă: fiecare schimb de tură necesită o numărătoare completă a sertarului, ideal ar fi ca aceasta să fie semnată atât de angajatul care pleacă, cât și de cel care vine. Durează doar câteva minute în plus, dar poate economisi sute, dacă nu mii, de dolari în pierderi neidentificate pe parcursul unui an.

5. Nu verificați niciodată procesele de numerar

Nu v-ați conduce afacerea fără a verifica stocurile. De ce ați omite auditarea numerarului? Multe magazine de retail efectuează reconcilierea numai atunci când există o problemă evidentă, ceea ce înseamnă, de obicei, că prejudiciul este deja produs.

Auditurile regulate ale numerarului sunt unul dintre cele mai eficiente controale pe care le puteți implementa. Potrivit raportului din 2024 al Asociației Examinatorilor Certificați în Fraude către Națiuni, aproximativ o treime din cazurile de fraudă se produc din cauza lipsei controalelor interne în cadrul companiilor. Acestea detectează erorile din timp și acționează ca un puternic factor de descurajare. Angajații sunt mai puțin tentați să ia scurtături când știu că numărătoarea numerarului este verificată regulat.

Un program simplu de audit care funcționează:

• Săptămânal: verificați aleatoriu două sau trei sertare în comparație cu înregistrările POS
• Lunar: Revizuirea tuturor înregistrărilor privind depunerile de numerar și semnalarea tiparelor
• Trimestrial: revizuirea completă a procedurilor standard de operare pentru manipularea numerarului și a conformității angajaților

Întrebări frecvente

Cât de des ar trebui să reconciliez sertarele de numerar?

Cel puțin, reconciliați la începutul și la sfârșitul fiecărei ture. Dacă mai mulți casieri împart aceeași casă de marcat, numărați și verificați la fiecare predare. Reconcilierea zilnică este obligatorie pentru urmărirea discrepanțelor.

Care este limita rezonabilă a sertarului de numerar pentru un magazin mic?

Între 200 și 500 de dolari pentru majoritatea comercianților cu amănuntul mici. Suma potrivită depinde de valoarea medie a tranzacțiilor, de frecvența cu care clienții plătesc în numerar și de profilul de securitate al zonei dvs.

Cât costă de fapt erorile de manipulare a numerarului?

NRF a raportat pierderi de 112,1 miliarde de dolari în comerțul cu amănuntul din SUA în 2022, o parte semnificativă fiind legată de erori administrative și ale angajaților, nu de furturi directe. Chiar și discrepanțele zilnice de 5-10 dolari pot ajunge la mii de dolari pe an pentru un singur magazin.

Ar trebui să iau în considerare renunțarea la numerar?

Renunțarea la numerar elimină problemele legate de manipularea numerarului, dar îndepărtează clienții care preferă sau au nevoie să plătească cu numerar. Multe state și orașe impun acum prin lege întreprinderilor să accepte numerarul. O abordare mai bună este să vă înăspriți procedurile, mai degrabă decât să renunțați complet la numerar.

Care este cea mai importantă schimbare pe care o pot face?

Implementarea unor proceduri operaționale standard scrise pentru manipularea numerarului. Acestea creează responsabilitate, vă oferă o bază de referință pentru audit și garantează că toți angajații urmează același proces. Tot restul se bazează pe această fundație.

Concluzii

• Numărarea manuală a numerarului consumă ore de muncă și crește numărul erorilor. Automatizarea de bază se poate amortiza rapid.
• Casierii neinstruiți sunt una dintre cele mai mari surse de pierderi de numerar care pot fi prevenite în comerțul cu amănuntul.
• Procedurile standard de operare scrise creează responsabilitate și fac discrepanțele mult mai ușor de urmărit.
• Reconciliati întotdeauna sertarele în timpul schimburilor de tură. Nu lăsați niciodată o casă de marcat să schimbe mâinile fără a fi numărată.
• Auditurile periodice ale numerarului descurajează frauda și identifică problemele înainte ca acestea să se agraveze.