Alegerea software-ului potrivit pentru gestionarea stocurilor de alimente și băuturi: Caracteristici care contează

Introducere

Să fim sinceri. Să conduci o afacere cu produse alimentare - fie că este vorba de un restaurant, o marcă de gustări sau o unitate de producție la scară largă - poate fi uneori ca și cum ai jongla cu o mână în timp ce stingi incendii cu cealaltă.

Și inventarul?

De multe ori de acolo pornește incendiul.

Fie că este vorba de produse proaspete care se strică înainte de a le putea vinde sau de găsirea sursei unei greșeli de ambalare, sistemele de inventar defectuoase vă pot costa mai mult decât bani. Acestea consumă timp, cauzează frustrare personalului și - cel mai rău dintre toate - pot afecta încrederea clienților dumneavoastră.

Aici, software-ul potrivit de gestionare a inventarului alimentelor și băuturilor face o mare diferență.

Dar cu zeci de opțiuni existente, cum știți ce să căutați? Cum separați ceea ce este cu adevărat util de ceea ce este doar marketing ostentativ?

Haideți să rezolvăm asta împreună - fără cuvinte la modă.

De ce inventarierea corectă a stocurilor este mai importantă ca niciodată

Inventarul nu este doar "stocul de pe rafturi". Este vorba de ingrediente, materiale de producție, produse finite. Și toate acestea se mișcă rapid - sosesc, sunt folosite, reambalate, trimise, returnate sau aruncate.

Dacă vă bazați pe metode manuale sau pe un software care a fost creat pentru un alt tip de afacere, probabil că aveți de-a face cu:

• Stricăciuni sau risipă pe care le-ai fi putut preveni

• Rămânerea fără ingrediente în cel mai prost moment posibil

• Comanda excesivă pentru "a merge la sigur"

• Erori care se întorc să vă afecteze în timpul auditurilor

Nimeni nu are timp pentru asta.

Ceea ce vă trebuie este un sistem care să vă ofere claritate. Unul care să vă permită să știți ce este unde, cât timp va dura și ce trebuie făcut - fără a îngreuna lucrurile.

Să vorbim despre ceea ce contează cu adevărat

Uitați de prostiile legate de vânzări. Acestea sunt caracteristicile care fac o diferență reală în operațiunile de zi cu zi.

1. Inventar care se actualizează în timp ce lucrați

Imaginați-vă că vă verificați stocul și știți că este 100% actualizat. Nu o presupunere aproximativă. Nu un număr de ieri. Ci exact ce se află în congelatoare, frigidere sau depozite uscate chiar acum.

Urmărirea inventarului în timp real ar trebui:

• Afișați numărătorile în timp real în mai multe locații

• Reflectă instantaneu utilizarea din vânzări sau producție

• Vă ajută să identificați discrepanțele la timp, înainte ca acestea să se transforme în bulgăre de zăpadă

• Funcționați fără probleme cu scanarea codurilor de bare sau cu instrumentele mobile

Nu este vorba despre perfecțiune. Este vorba despre a avea un sistem care vă spune ce se întâmplă în timp ce se întâmplă.

2. Urmărirea termenelor de expirare care nu pierde niciun moment

Afacerile cu produse alimentare și băuturi nu stochează doar articole - ele stochează articole cu ceasuri care ticăie pe ele.

Un software bun vă ține în fața stricăciunilor prin:

• Semnalizarea articolelor care se apropie de expirare

• Sugerați ce să folosiți sau să vindeți mai întâi

• Ajutarea echipei dvs. să rotească corect stocurile

• Înregistrarea informațiilor de expirare din momentul în care le primiți

Gata cu notițele lipicioase pe ambalaje. Nu mai ghiciți care palet de brânză merge primul.

3. Rețete care se sincronizează cu inventarul

Fie că faceți sosuri pentru paste, băuturi îmbuteliate sau sandvișuri preambalate, sistemul dvs. de inventariere ar trebui să înțeleagă ce intră în produsele dvs.

Acest lucru înseamnă că puteți:

• Corelarea ingredientelor cu fiecare element de meniu sau produs

• Reducerea stocului de materii prime pe măsură ce produsele sunt fabricate

• Previzionarea necesarului în funcție de vânzări

• Actualizarea automată a costurilor atunci când prețurile furnizorilor se modifică

Este o mare economie de timp - și strânge precizia într-un mod în care urmărirea manuală nu ar putea-o face niciodată.

4. Acces mobil și suport pentru coduri de bare

Să fim realiști: târârea personalului la un desktop de fiecare dată când trebuie să verifice stocul este un ucigaș al productivității.

Instrumentele mobile și scanarea codurilor de bare vă ajută echipa:

• Numărați inventarul mai rapid

• Primiți livrările cu mai puține greșeli

• Identificați și remediați problemele pe loc

• Rămâneți pe teren în loc să vă ocupați de birocrație

Vreți ca personalul dvs. să se concentreze pe mâncare, nu să fie blocat în lupta cu sistemul.

5. Sugestii inteligente de cumpărare (pentru că aveți destule la care să vă gândiți)

Rămânerea fără ingrediente dă totul peste cap. Comandați prea mult? Asta înseamnă bani aruncați pe apa sâmbetei.

Un sistem inteligent nu așteaptă doar ca tu să reacționezi. Vede tendințele și vă ajută să planificați.

Caracteristici de căutat:

• Comenzi de achiziție automatizate bazate pe punctele de reaprovizionare

• Previziuni care se ajustează în funcție de sezonalitate sau promoții

• Urmărirea performanței furnizorilor

• Un loc central pentru gestionarea comenzilor, a încasărilor și a retururilor

Este ca și cum ai avea un al doilea set de ochi asupra achizițiilor tale - fără salariu.

6. Se sincronizează cu instrumentele dvs. existente

Inventarul nu trăiește într-o bulă. Se conectează la vânzările dvs., la finanțele dvs., la rapoartele dvs.

Dacă software-ul dvs. nu poate vorbi cu:

• Sistemul dvs. de punct de vânzare (POS)

• Platforma dvs. de contabilitate (cum ar fi Xero, QuickBooks sau MYOB)

• Comenzile dvs. online sau eCommerce

• Furnizorii sau depozitul dvs.

...veți rămâne blocat să faceți înregistrări duble. Și să recunoaștem - nimeni nu mai are nevoie de așa ceva.

Căutați un software care se integrează ușor. Cu cât mai puține clicuri, cu atât mai bine.

7. Conformitatea nu este un bonus - este o necesitate

Cunoașteți deja presiunea reglementărilor privind siguranța alimentară. Software-ul dvs. de inventariere ar trebui să vă ajute să rămâneți în conformitate - nu să vă lase să vă zbateți în timpul unei rechemări sau inspecții.

Veți dori caracteristici precum:

• Urmărirea loturilor și a loturilor

• Raportare pregătită pentru audit

• Trasabilitatea furnizorilor

• Etichete pentru alergeni, date de producție sau certificări

Nu primiți credite suplimentare pentru respectarea standardelor de siguranță alimentară. Dar dacă nu reușiți? Asta devine foarte scump, foarte repede.

8. Destul de simplu pentru ca personalul să îl poată folosi cu adevărat

Aceasta ar putea fi cea mai neglijată caracteristică dintre toate.

Un instrument poate avea orice clopoțel și fluier din lume, dar dacă personalul dvs. nu îl utilizează, este doar un alt abonament care vă secătuiește bugetul.

Căutați un software care este:

• Curat și ușor de navigat

• Construit cu tipul dvs. de afacere în minte

• Sprijinit de un suport solid pentru clienți (chat-ul live este o victorie)

• Instruirea rapidă a noilor angajați

Rețineți: nu contează cât de "avansat" este instrumentul. Este vorba despre cât de bine se integrează în fluxul dvs. de lucru real.

Problema costurilor: Plătiți prea mult sau investiți prea puțin?

Iată adevărul: unele programe sunt prea scumpe pentru ceea ce fac. Altele par ieftine la suprafață, dar le lipsesc caracteristicile de care veți avea nevoie în câteva luni.

Pentru ce merită să plătiți?

• Timp economisit în fiecare săptămână

• Mai puține erori de inventariere

• Reducerea stricăciunilor sau a stocurilor pierdute

• Marje mai bune prin achiziții precise

Nu este vorba doar de preț. Este vorba despre ceea ce software-ul oferă de fapt afacerii dumneavoastră.

Gânduri finale: Alegeți un software care funcționează ca un coechipier

Nu aveți nevoie de o soluție miraculoasă. Aveți nevoie de ceva fiabil. Ceva care să vă ajute, nu să vă încurce.

Alegerea software-ului potrivit pentru gestionarea inventarului alimentelor și băuturilor înseamnă mai mult decât caracteristicile de pe o listă de verificare. Este vorba despre cât de bine se potrivește în ritmul dvs., cât de repede personalul dvs. se poate integra și cât de încrezător puteți lua decizii pe baza a ceea ce vă arată.

Nu există o opțiune perfectă. Dar există una care este potrivită pentru tine.

Și să o găsiți? Merită efortul