Fax online: Manualul complet pentru echipele digitale

Introducere

Probabil că echipa dvs. folosește Notion, comunică prin Discord și nu a mai atins o imprimantă de luni de zile. Însă, potrivit unui raport din 2024, 17% dintre companiile din întreaga lume încă mai utilizează faxul. (1)

Sectorul sănătății, de exemplu, trimite în continuare un volum mare de documente, rapoartele înregistrând până la 9 miliarde de faxuri trimise numai în 2020. Echipele juridice trimit și ele contracte prin fax. Agenții imobiliari trimit prin fax contractele de cumpărare, iar consilierii financiari trimit prin fax documentele clienților. Acest lucru se datorează faptului că reglementările fac din fax cea mai ușoară cale. (2)

Cu toate acestea, nimeni nu mai stă lângă un aparat. Serviciile de fax online se ocupă acum de totul în format digital, ceea ce înseamnă că echipa dvs. poate lucra cu faxul fără a-și pierde complet mințile. Iată un ghid complet despre cum funcționează acest lucru.

Cum funcționează faxul online

Aparatele de fax tradiționale transformau documentele în semnale audio și le transmiteau prin linii telefonice. Acesta nu era un proces favorabil, deoarece necesita hardware dedicat, se blocau hârtia și se auzeau semnale de ocupat.

Faxul online păstrează același protocol de transmisie, dar renunță la toate celelalte. Când trimiteți un fax online cu eFax, încărcați un fișier digital într-un serviciu care îl convertește în formatul potrivit. Apoi, acesta direcționează documentul prin servere de fax și îl livrează la numărul de fax al destinatarului. Dacă cineva vă trimite un fax, acesta apare ca fișier PDF în e-mailul dvs. sau prin intermediul unui portal web.

Nu este nevoie de linii telefonice, aparate și hârtie (cu excepția cazului în care doriți să îl imprimați).

Dar securitatea este la fel de atractivă ca și comoditatea în acest caz. Serviciile de fax online securizate utilizează criptarea datelor Advanced Encryption Standard (AES) pe 256 de biți pentru transmisie. Potrivit experților în tehnologie, acest algoritm este cel mai puternic dintre toate. Fișierele dvs. rămân criptate în timp ce sunt transferate și stocate, ceea ce satisface cerințele de conformitate ale companiei. (3)

Alegerea unui serviciu

Pentru a alege serviciul potrivit pentru echipa dvs., evaluați dacă sistemul acestuia se integrează cu ceea ce utilizați deja. Dacă echipa dvs. utilizează Google Drive și Microsoft Office, serviciul de fax trebuie să funcționeze direct cu aceste instrumente. În caz contrar, oamenii vor trebui să descarce fișiere, să le încarce în altă parte, iar dvs. veți adăuga pași în loc să îi eliminați.

De asemenea, trebuie să luați în considerare capacitatea de volum. Majoritatea serviciilor au limite lunare de pagini. Dacă le depășiți, veți plăti taxe suplimentare care se acumulează rapid. Așadar, calculați volumul de care aveți nevoie, apoi adăugați 30% pentru situații neprevăzute.

Apoi, întrebați dacă au aplicații mobile. Cu peste 60% din traficul web provenind de pe dispozitive mobile, echipa dvs. trebuie să poată trimite și primi faxuri de pe telefoane la fel de ușor ca de pe un computer. Dacă experiența mobilă este greoaie, oamenii vor amâna trimiterea faxurilor până când vor ajunge la birou, ceea ce contrazice scopul inițial. (4)

Tipul numărului de telefon este, de asemenea, important. Numerele locale par mai accesibile, în timp ce numerele de fax gratuite pot crește rata de răspuns atunci când solicitați documente de la clienți. Acest lucru se datorează faptului că oamenii încă asociază numerele gratuite cu afaceri legitime. Dacă lucrați la nivel internațional, aveți nevoie de un serviciu cu acoperire internațională reală.

Funcții care schimbă modul în care lucrați

Instrumentele moderne de fax digital transformă gestionarea documentelor într-un proces simplificat, bazat pe date. Mai jos sunt prezentate caracteristici care se integrează direct în mediul digital existent pentru a crește viteza și precizia.

• Semnături digitale: renunțați complet la ciclul imprimare-semnare-scanare. Membrii echipei pot aplica semnături digitale direct pe documente, menținând întregul flux de lucru în mediul digital.
• Funcții de fax către e-mail: serviciile mai bune pot analiza faxurile primite, extrage informații cheie și redirecționa documentele în funcție de conținut.
• Informații bazate pe inteligență artificială: Instrumentele moderne pentru întreprinderi analizează tiparele faxurilor pentru a prevedea creșterile de volum. Acestea semnalează confirmările lipsă sau activitățile neobișnuite, ajutându-vă să identificați și să rezolvați din timp problemele tehnice.
• Procesare directă (STP): această integrare elimină introducerea manuală a datelor, extragând informații din faxurile primite și completând automat baza de date. Este deosebit de eficientă pentru cererile de despăgubire și fluxurile de lucru legate de admiterea pacienților.
• Stocare în cloud: stocarea online transformă faxurile dvs. în resurse digitale care pot fi căutate. Cu o etichetare adecvată, puteți găsi un fax specific în câteva secunde, în loc să căutați prin dosare sau să derulați luni întregi de e-mailuri. Pare un lucru minor până când aveți nevoie să găsiți ceva urgent.

Cu aceste capacități, organizațiile pot renunța la constrângerile hardware-ului vechi și pot trata datele trimise prin fax ca pe un activ digital de mare viteză.

Nu neglijați securitatea

Nu trebuie să faceți compromisuri când vine vorba de obligațiile de securitate.

Criptarea trebuie să acopere separat transmisia și stocarea. Serviciul dvs. ar trebui să cripteze în timpul transmisiei (protocoale TLS sau SSL). Dar criptarea stocării este la fel de importantă, deoarece faxurile stocate pe servere au, de asemenea, nevoie de protecție.

Controlul accesului poate deveni complicat atunci când mai mulți membri ai echipei gestionează documente sensibile. Așadar, aplicați permisiuni bazate pe roluri care vă permit să restricționați cine poate vizualiza anumite faxuri, cine poate trimite de la anumite numere și cine poate accesa înregistrările istorice.

Jurnalele de audit dovedesc conformitatea atunci când autoritățile de reglementare pun întrebări. Sistemul dvs. ar trebui să înregistreze totul. Aceasta include cine a trimis ce, ora transmiterii, confirmarea livrării, cine a vizualizat și a primit documentele și numărul de încercări eșuate. Aceste jurnale sunt utile și atunci când depanați problemele legate de fluxul de lucru.

Securitatea fizică ar fi, de asemenea, evaluată. Când oamenii accesează faxuri sensibile pe un dispozitiv mobil în cafenele, confidențialitatea ecranului devine o problemă. Aveți nevoie de politici privind locurile în care pot fi vizualizate faxurile sensibile. De asemenea, puteți solicita blocarea ecranului cu timpi de expirare rezonabili pentru dispozitivele companiei.

Greșeli pe care le face toată lumea

Fiecare echipă se confruntă cu aceleași probleme atunci când trece la faxul online. Învățați din greșelile lor.

Calitatea slabă a documentelor scanate, de exemplu, strică totul. Oamenii scanează la rezoluție scăzută, creând transmisii reușite din punct de vedere tehnic, dar complet ilizibile la destinație.

Pentru a asigura o rezoluție adecvată, setați standardul minim la 200 x 100 DPI (puncte pe inch) pentru documentele text. Trebuie să creșteți la 200 x 200 DPI pentru grafica liniară sau imagini. De fapt, aceasta este rezoluția optimă.

Confuzia privind formatul fișierelor creează, de asemenea, întârzieri. Serviciile moderne acceptă diverse tipuri de fișiere, dar PDF este cel mai fiabil. Acest lucru se datorează faptului că documentele Word pot avea probleme de formatare, cum ar fi imaginile care depășesc uneori limitele de dimensiune. Standardizați formatul PDF pentru orice este important și evitați astfel bătăile de cap.

Trimiterea de faxuri internaționale reprezintă un alt obstacol, deoarece formatarea incorectă a codului de țară duce adesea la eșecul transmisiilor. Pentru a rezolva această problemă, creați șabloane cu formate de apelare internaționale adecvate pentru destinațiile dvs. obișnuite, astfel încât personalul să nu fie nevoit să le descopere de fiecare dată.

Oboseala notificărilor ar trebui, de asemenea, luată în considerare. Când membrii echipei primesc alerte prin e-mail pentru fiecare fax primit, încep să le ignore pe toate. Configurați notificările cu atenție. Expeditorii cu prioritate ridicată primesc alerte imediate, în timp ce faxurile de rutină pot fi grupate în e-mailuri rezumative.

Implementarea fără haos

Începeți cu un singur departament. Alegeți o echipă care trimite faxuri în mod regulat, dar care nu este copleșită de volumul acestora. Lăsați-i să rezolve problemele și veți descoperi probleme pe care nu le-ați anticipat. De exemplu, s-ar putea să descoperiți că anumite tipuri de fișiere nu se convertesc bine, fluxurile de lucru se întrerup sau există o confuzie generală cu privire la locul în care sunt stocate faxurile primite.

Documentați totul în timpul perioadei de testare. Evaluați ce formate de fișiere funcționează cel mai bine, cine are dificultăți cu interfața și unde se blochează oamenii. Aveți nevoie de aceste informații înainte de a implementa sistemul pentru toată lumea.

Stabiliți din timp și convențiile de denumire. Când zece persoane trimit faxuri zilnic, aveți nevoie de nume de fișiere consecvente, altfel căutarea devine imposibilă. Ceva de genul „YYYYMMDD_RecipientName_DocumentType” funcționează. Regula este să fie simplu, sortabil și ușor de căutat.

Instruiți-vă doar cu privire la elementele de bază. Majoritatea oamenilor nu au nevoie să cunoască toate funcțiile. Ei trebuie doar să știe cum să trimită un document în siguranță, cum să confirme că a fost livrat și cum să găsească un fax primit săptămâna trecută. Aceste sarcini frecvente necesită familiarizare.

Dacă este posibil, profitați de automatizare. Serviciile de fax online acceptă de obicei reîncercări automate în cazul eșuării transmiterii, trimiterea programată pentru diferite fusuri orare și reguli de rutare pentru faxurile primite.

Odată ce sunteți sigur că sistemul online funcționează, deconectați vechea linie de fax. Deși cineva s-ar putea plânge, este mai bine pentru echipa dvs. să fiți cu un pas înainte.

Plan de acțiune

Teoria este frumoasă, dar execuția este cea care contează. Iată cum puteți parcurge întregul proces.

• Săptămânile 1-2: Cercetare și selecție. Analizați trei până la cinci servicii în funcție de cerințele dvs. Solicitați demonstrații. Discutați cu clienții actuali din industria dvs. Verificați cu atenție certificările de conformitate.
• Săptămânile 3-4: Configurarea pilotului. Configurați pentru grupul dvs. pilot. Configurați integrările cu sistemele cheie. Creați materiale de instruire inițiale. Stabiliți fluxuri de lucru de bază și convenții de denumire.
• Săptămânile 5-8: Rulați pilotul păstrând vechiul sistem ca rezervă. Adunați feedback în mod agresiv. Remediați problemele. Ajustați procesele. Documentați ce funcționează și ce nu.
• Săptămânile 9-10: Extindeți la departamente suplimentare pe baza a ceea ce ați învățat. Oferiți instruire practică. Faceți accesibile resursele de asistență.
• Săptămânile 11-12: Treceți utilizatorii rămași la noua platformă. Deconectați vechile linii de fax. Arhivați documentele istorice în conformitate cu politicile de păstrare.

În cele din urmă, optimizați și explorați funcțiile avansate. Odată ce elementele de bază funcționează, analizați rutarea automată, clasificarea AI și integrările mai profunde.

Ce urmează

Faxul nu dispare. Doar își schimbă forma.

Integrarea va deveni mai strânsă. Așadar, așteptați-vă la conexiuni între serviciile de fax și platformele de colaborare, instrumentele de gestionare a proiectelor și cadrele de dezvoltare a aplicațiilor. Trimiterea de faxuri va fi la fel de naturală ca trimiterea de e-mailuri în cadrul fluxurilor de lucru existente.

AI se va ocupa și de o parte mai mare din munca de rutină. Acest lucru va duce la îmbunătățirea rapidă a clasificării documentelor, a extragerii datelor și a rutării inteligente. Sortarea manuală, care încă consumă timpul personalului, se va face din ce în ce mai mult în mod automat.

Reglementările se vor schimba în cele din urmă. Pe măsură ce metodele de comunicare digitală își dovedesc securitatea, unele industrii ar putea reduce în cele din urmă dependența de fax. Dar aceasta este o tranziție care va dura ani, nu luni. Echipele care stăpânesc acum faxul online se vor adapta fără probleme atunci când cerințele se vor schimba.

Strategiile de comunicare hibride vor deveni, de asemenea, normale. În loc să aleagă e-mailul, faxul sau altceva, sistemele vor selecta automat canalul potrivit în funcție de preferințele destinatarului, sensibilitatea conținutului și reglementări.

Cum să funcționeze

Implementarea nu va fi perfectă imediat. Veți întâlni cazuri extreme, membri ai echipei rezistenți și probleme tehnice neașteptate. Este normal. Dar ceea ce contează este să construiți ceva măsurabil mai bun decât ceea ce aveți acum.

Pentru că cea mai bună tehnologie este, în cele din urmă, tehnologia care funcționează atunci când aveți nevoie de ea. Chiar dacă acea tehnologie este faxul în 2026.