Cât costă procesele manuale companiile în timp

Introducere

Cu doar 500 de ani în urmă, majoritatea muncii efectuate de oameni era manuală. Pentru a planta culturi sau a construi o casă, mulți oameni trebuiau să-și exercite forța fizică pe perioade lungi de timp. Acest lucru ducea la o creștere economică lentă și la un nivel de trai destul de scăzut. Viața în anul 1500 era mult mai asemănătoare cu cea din anul 500 sau 1000 decât cu cea din anul 2026. Ce face ca anul nostru să fie atât de special? Automatizarea.

În trecut, majoritatea muncii trebuia efectuată de oameni în mod independent, iar acum suntem ajutați de un număr mare de mașini. Generăm energie valorificând cunoștințele noastre de fizică. Putem rezolva probleme matematice complexe, care ar necesita ani de calcul din partea oamenilor, în doar câteva zile, cu ajutorul supercomputerelor. Pe scurt, puterea noastră este acum sporită de un număr mare de instrumente care nu numai că ne fac mai puternici (ca un ciocan în mâinile unui constructor), dar și fac cea mai mare parte a muncii manuale pentru noi. Companiile au fost pionierii acestei tranziții rapide către inovare și continuă să o impulsioneze. În acest articol, vom discuta despre cât de costisitoare pot fi procesele manuale pentru companii în timp și vom discuta de ce automatizarea este întotdeauna cea mai bună opțiune în scenariile pe termen lung.

Revoluția digitală actuală a dus la apariția mai multor produse de înaltă calitate care fac posibilă automatizarea. De exemplu, dezvoltarea aplicațiilor Make.com permite companiilor să interconecteze mai multe aspecte digitale ale operațiunilor lor și să reducă dependența de configurațiile manuale. Alte servicii importante includ instrumente precum Zapier, Bubble și Webflow. Oportunitățile de automatizare nu au fost niciodată atât de ușor de accesat.

Cu toate acestea, în ultimii 20 de ani au existat multiple exemple de companii mari sau întreprinderi mici și mijlocii bine stabilite care au eșuat din cauza dependenței lor de procesele manuale. Să aruncăm o privire asupra unora dintre aceste exemple și să încercăm să găsim cauzele principale ale acestor probleme.

Astăzi, Amazon este aproape sinonim cu comerțul cu amănuntul. Majoritatea americanilor cumpără laptopuri, îmbrăcăminte și multe alte produse de acolo. În anul 2000, nu era așa. Mulți oameni din întreaga lume se bazau pe magazinele locale sau pe mărcile de retail de dimensiuni medii. Mărcile de retail cu adevărat mari, care ofereau „totul”, erau destul de rare. Deci, ce s-a schimbat? În trecut, companiile de retail se bazau pe munca manuală. Acestea aveau un număr mare de locații de vânzare cu amănuntul, care trebuiau operate de un personal numeros. Logistica era, de asemenea, foarte dificil de gestionat: era necesar să se ofere o selecție mai mult sau mai puțin echilibrată de produse în toate locațiile, pentru a satisface nu numai cererea generală, ci și cererea de nișă. Listele de comenzi prin poștă trebuiau create manual, trebuiau tipărite și necesitau o forță de muncă numeroasă pentru gestionarea comenzilor. Toate acestea afectau prețurile de vânzare cu amănuntul. Procesul de vânzare a mărfurilor necesita multă muncă manuală.

Apoi, Amazon a apărut și a schimbat complet regulile jocului, trecând de la magazinele fizice la piețele online, unde utilizatorii puteau alege nu numai din produsele locale, ci și din produsele disponibile în toată țara lor (și chiar în străinătate). Apoi a început să aducă inovații majore în logistica de depozitare, optimizând timpii de livrare și stocurile de produse pentru a minimiza costurile pentru utilizatorii finali, folosind roboți și algoritmi inteligenți. Ca urmare, datorită popularității crescânde a comercianților online (în afară de Amazon, printre marii jucători se numără Walmart și eBay), magazinele fizice nu mai sunt la modă. Acestea continuă să funcționeze bine în anumite nișe, cum ar fi comerțul cu produse alimentare sau îmbrăcăminte, dar devin din ce în ce mai irelevante în alte sectoare. Automatizarea prin intermediul tehnologiilor internetului, algoritmilor logistici și roboticii a transformat complet modul în care cumpărăm lucruri. Mulți comercianți cu amănuntul mai vechi s-au bazat pe procesele manuale stabilite în sectorul lor și, în consecință, și-au pierdut cotele de piață sau chiar au ieșit din afaceri.

Există multe alte cazuri în care s-au produs procese similare. De exemplu, Netflix și alte servicii de streaming/video la cerere au reușit să înlocuiască în mare măsură închirierea de filme și programe TV în rândul generațiilor mai tinere. Acestea combină agenția utilizatorului (utilizatorii pot alege ce filme doresc să vizioneze) a serviciilor de închiriere, care necesită magazine fizice, cu o experiență simplificată, similară cu cea a televiziunii, bazată pe algoritmi de recomandare automatizați, care sunt acum îmbunătățiți de IA. Procese similare au avut loc în transporturi, logistică și chiar în sectorul imobiliar. Automatizarea prin internet sau, mai devreme, prin mașini industriale complexe (de exemplu, sisteme robotizate pentru asamblarea mașinilor) duce întotdeauna la declinul companiilor care se bazează pe procese manuale. În cazurile pe care le-am prezentat, acest lucru poate duce la declinuri dramatice în sectoare întregi. În alte cazuri, procesele manuale pot afecta negativ anumite departamente fără a perturba întreaga companie (de exemplu, dacă un producător inovator se bazează pe procese manuale în marketing).

De ce se întâmplă acest lucru atât de des din punct de vedere istoric? De ce atât de multe companii păstrează procesele manuale în detrimentul automatizării, în ciuda beneficiilor sale aparent evidente? Unul dintre principalele motive este lipsa unui feedback imediat. Automatizarea necesită investiții inițiale care se pot amortiza în câțiva ani. Procesul de creștere a forței de muncă manuale pentru a stimula creșterea companiei este mai rapid și mai ușor pe termen scurt. Cu toate acestea, odată ce procesele automatizate adoptate de concurenți devin profitabile după o anumită perioadă de timp, investițiile crescânde în extinderea forței de muncă manuale pot avea un efect negativ neașteptat, ducând la pierderi semnificative de resurse din cauza supraextinderii. Mai important, nu este întotdeauna evidentă metoda de automatizare care va aduce cele mai bune beneficii. Prin urmare, decizia de a se concentra pe simpla extindere a proceselor existente pare adesea tentantă.

Această problemă a beneficiilor întârziate, care a dus la schimbări dramatice pentru multe companii în ultimii 200 de ani, devine din ce în ce mai puțin relevantă. Inovațiile bazate pe tehnologii digitale și IA sunt adesea atât de puternice și eficiente din punct de vedere al costurilor, încât pot aduce beneficii semnificative într-un interval de timp relativ scurt (de exemplu, unul sau doi ani). Dacă în trecut alegerea între automatizare și neautomatizare nu era întotdeauna evidentă din cauza ritmului mai lent al dezvoltării tehnologice, astăzi devine din ce în ce mai clar: o forță de muncă îmbunătățită prin instrumente automatizate este mai bună decât cea care se bazează pe munca manuală într-un număr copleșitor de cazuri. Iată câteva tehnologii care pot ajuta majoritatea companiilor (lista nu este exhaustivă): LLM-uri, site-uri web cu algoritmi de înaltă calitate pentru procesarea comenzilor și soluții de contabilitate digitală.

Pe scurt, dovezile istorice arată că automatizarea este cea mai bună soluție pe termen lung pentru majoritatea companiilor de pe piață. Procesele manuale par adesea mai ușor de implementat și mai ieftine pe termen scurt, dar aproape întotdeauna pierd în fața automatizării, chiar și pe o perioadă de zece ani. Una dintre cele mai puternice direcții de automatizare în prezent este dezvoltarea de software. Tehnologiile informatice îmbunătățesc procesele manuale în întreaga lume. Apariția tehnologiilor fără cod și cu cod redus și a partenerilor de dezvoltare precum Keenethics, care știu cum să utilizeze această tehnologie, indică faptul că acest proces va continua să se accelereze. Ne apropiem de o eră în care automatizarea va deveni omniprezentă.