Cum să construiți un sistem de follow-up care chiar funcționează pe LinkedIn

Intro

• O căsuță de e-mail LinkedIn dezorganizată vă costă tranzacții, deoarece cercetările arată că primul furnizor care răspunde are șanse cu 50% mai mari de a câștiga.
• Construiți un sistem de urmărire fiabil prin trierea mesajelor cu etichete, setarea de mementouri și adoptarea unui flux de lucru „Inbox Zero” pentru a vă asigura că nu ratați nicio conversație.
• Instrumente precum Kondo simplifică acest proces prin adăugarea de etichete, mementouri (amânare) și fragmente direct în căsuța de e-mail LinkedIn, ajutându-vă să convertiți mai mulți clienți potențiali.

Tocmai ați trimis un mesaj promițător pe LinkedIn unui potențial client, candidat sau persoană de contact. Și acum? Dacă sunteți ca majoritatea profesioniștilor, acel mesaj s-ar putea alătura altor sute de mesaje, scufundându-se încet în abisul căsuței dvs. de e-mail aglomerate, pentru a nu mai fi văzut niciodată.

„În fiecare zi primesc tone de mesaje valoroase pe LinkedIn și este un coșmar să le gestionez!” Acest sentiment, împărtășit de nenumărați utilizatori LinkedIn, reflectă o problemă universală care vă costă oportunități, timp și bani.

Adevărul dur este că platforma de mesagerie nativă a LinkedIn nu a fost concepută pentru profesioniștii care se bazează pe ea ca instrument esențial de afaceri. A fost proiectată ca o interfață socială, nu ca un motor de productivitate. Rezultatul? O căsuță de e-mail haotică, în care clienții potențiali și conversațiile importante sunt îngropate sub notificări de conexiune și discuții fără prioritate.

Dar iată ce diferențiază performerii de restul: oportunitățile nu se convertesc singure. După cum observă expertul în vânzări Luigi Prestinenzi, „Cele mai bune echipe tratează mesajele primite ca pe aur, nu doar răspunzând, ci răspunzând rapid și urmărind cu disciplină”.

Soluția nu este să aveți mai multe conversații, ci să construiți un sistem care să vă asigure că nu ratați niciodată conversațiile importante. Acest ghid vă va ajuta să creați un sistem de urmărire care transformă căsuța de e-mail LinkedIn dintr-o sursă de anxietate într-o mașină de conversie.

Costul ridicat al unei căsuțe de e-mail LinkedIn dezorganizate

Înainte de a ne apuca de soluții, să înțelegem cu ce ne confruntăm. Căsuța de e-mail nativă a LinkedIn prezintă câteva limitări critice:

• Interfață aglomerată și lipsă de prioritizare: Nu există nicio modalitate de a separa clienții potențiali de conversațiile de networking sau mesajele promoționale.
• Fără filtrare sau categorizare: Nu puteți eticheta, grupa sau filtra în mod eficient mesajele în funcție de etapă, prioritate sau tipul conversației.
• Capacități limitate de memento: LinkedIn nu oferă nicio modalitate integrată de a programa urmăriri sau de a vă reaminti să verificați potențialii clienți.
• Probleme UI/UX: Interfața pare greoaie și lentă, utilizatorii raportând pierderi semnificative de timp doar pentru navigarea în conversații.

Acestea nu sunt doar neplăceri, ci au un impact direct asupra rezultatelor tale:

• Pierderea veniturilor: o urmărire uitată a unui potențial client promițător reprezintă o pierdere directă de venituri potențiale.
• Tranzacții și angajări întârziate: Timpii de răspuns lenți înseamnă că concurenții care se implică primii câștigă adesea. Conform cercetărilor, primul furnizor care răspunde are șanse cu 50% mai mari de a câștiga tranzacția.
• Anxietate și epuizare legate de căsuța de e-mail: sentimentul de a fi constant în urmă creează stres, ceea ce reduce productivitatea generală.

Așa cum a deplâns un utilizator Reddit: „Mesajele LinkedIn se acumulează și se pierd prea ușor, am trecut prin asta.” Nu este doar o frustrare, ci și un cost de oportunitate.

Cei 4 piloni ai unui sistem de urmărire infailibil

Înainte de a ne apuca de implementarea tactică, să stabilim principiile fundamentale pe care trebuie să se bazeze orice sistem eficient de urmărire pe LinkedIn:

Pilonul 1: Viteza

Primul care răspunde are un avantaj enorm. Așa cum se evidențiază în studiul de caz al lui Luigi Prestinenzi, când Grant Thornton a trecut la timpi de răspuns mai rapizi, a înregistrat o creștere semnificativă a ratelor de conversie. Sistemul dvs. trebuie să acorde prioritate interacțiunii rapide cu mesajele noi.

Pilonul 2: Disciplina

Ritmul de urmărire nu poate fi bazat pe „când îți amintești” sau „când ai chef”. Acesta trebuie să fie structurat și consecvent, eliminând speculațiile și asigurându-te că nicio conversație nu este omisă.

Pilonul 3: Organizarea

Aveți nevoie de o metodă de triere și categorizare a fiecărei conversații, astfel încât să vă puteți concentra energia pe ceea ce contează cel mai mult. Fără această structură, veți pierde timp prețios căutând mesaje irelevante, în timp ce potențialii clienți cu potențial ridicat se răcesc.

Pilonul 4: Zero suprasolicitare mentală

Sistemul dvs. ar trebui să se afle acolo unde lucrați (în căsuța de e-mail) și să fie ușor de utilizat. Bazarea pe foi de calcul, calendare sau manageri de sarcini externi creează schimbări de context care ucid impulsul.

Acum că înțelegem principiile, să construim sistemul dvs. de la zero.

Ghid pas cu pas pentru construirea unui sistem de urmărire performant

Pasul 1: Triați și cuceriți cu etichete și căsuțe de e-mail divizate

Problema: Toate mesajele arată la fel în căsuța de e-mail LinkedIn, obligându-vă să pierdeți timp recitind conversațiile pentru a le determina importanța.

Soluția: Implementați un sistem de etichetare care comunică instantaneu starea și prioritatea fiecărei conversații.

Cum se implementează:

1. Definiți categoriile principale pe baza fluxului de lucru. Exemple:

   • Lead fierbinte
   • Lead cald
   • Client
   • Candidat - Selecție
   • Urmărire Q3

2. Aplicați aceste etichete fiecărei conversații importante imediat ce intrați în contact cu ea.

3. Creați vizualizări separate pentru fiecare etichetă, permițându-vă să vă concentrați doar pe conversațiile care contează în acest moment.

Urmărirea manuală a acestor categorii este obositoare și predispusă la erori. Aici intervin instrumente special concepute, precum Kondo, care pot transforma acest proces. Cu Kondo, puteți crea etichete personalizate și le puteți aplica cu o simplă comandă rapidă de la tastatură (L). Platforma creează, de asemenea, căsuțe de e-mail separate, permițându-vă să vizualizați numai mesajele etichetate cu anumite etichete, creând astfel liste de sarcini concentrate, care elimină toate celelalte elemente perturbatoare.

Pasul 2: Nu mai ratați niciodată o urmărire cu ajutorul mementourilor

Problema: „Primirea mesajelor de urmărire se dovedește a fi puțin problematică”, a spus un utilizator Reddit. Fără un sistem sistematic de mementouri, urmăririle critice sunt uitate, iar potențialele tranzacții se evaporă.

Soluția: Implementați un sistem de mementouri care arhivează temporar conversațiile și vi le readuce în atenție exact la momentul potrivit.

Cum se implementează:

1. Pentru fiecare conversație care necesită acțiuni viitoare, setați o dată și o oră specifice pentru reamintire.
2. Conversația ar trebui să dispară din căsuța de e-mail principală până la acea dată, reducând aglomerația și încărcarea mentală.
3. Când se declanșează memento-ul, conversația ar trebui să revină în partea de sus a căsuței de e-mail, solicitând atenție.

În loc să improvizați mementouri în calendar sau aplicații de gestionare a sarcinilor, utilizați funcția Snooze integrează acest flux de lucru direct în căsuța de e-mail LinkedIn. Apăsați **H pentru a seta un memento pentru mâine, săptămâna viitoare sau o dată personalizată. Mesajul dispare din căsuța de e-mail și reapare în partea de sus când este momentul, asigurându-vă că nimic nu este uitat. Dacă răspund înainte de data memento-ului, acesta se anulează automat – nu mai este nevoie să urmăriți persoanele care au răspuns deja.

Pasul 3: Obțineți „Inbox Zero” cu un flux de lucru de triere nemilos

Problema: Majoritatea profesioniștilor își folosesc căsuța de e-mail LinkedIn ca un spațiu de stocare permanent, lăsând mesajele să se acumuleze luni sau ani de zile, creând o dezordine copleșitoare.

Soluția: Transformați-vă căsuța de e-mail dintr-un depozit de mesaje vechi într-o listă dinamică de sarcini pe care o ștergeți zilnic.

Fluxul de lucru: Pentru fiecare mesaj nou, alege una dintre cele patru acțiuni:

1. Răspundeți: dacă durează mai puțin de 2 minute, răspundeți imediat.
2. Amânare (Reamintire): Dacă este necesară o urmărire la o dată ulterioară, setați o reamintire și arhivați.
3. Etichetați și arhivați: dacă este important pentru context, dar nu necesită acțiuni suplimentare, etichetați-l corespunzător și eliminați-l din căsuța de e-mail.
4. Arhivare: dacă conversația s-a încheiat, ștergeți-o din vizualizarea principală.

Această filosofie Inbox Zero este esențială pentru sistemele de productivitate precum Kondo, unde comenzile rapide de la tastatură pentru arhivare (**E), amânare (H) și etichetare (L) vă permit să procesați sute de mesaje în câteva minute, nu în câteva ore. Utilizatorii raportează că economisesc cel puțin 30 de minute pe zi prin adoptarea acestui flux de lucru.

Pasul 4: Economisiți ore întregi cu fragmente reutilizabile

Problema: Pierdeți ore întregi retastând variante ale acelorași mesaje pentru urmăriri, programări și întrebări frecvente.

Soluția: Creați o bibliotecă de șabloane pentru mesajele trimise frecvent, care pot fi inserate și personalizate instantaneu.

Cum se implementează:

1. Identificați mesajele pe care le trimiteți în mod repetat (de exemplu, linkuri de programare, urmăriri după lipsa unui răspuns, informații despre prețuri).
2. Creați șabloane cu variabile de personalizare, cum ar fi **{firstName}, pentru a păstra o notă personală.
3. Utilizați un sistem care vă permite să inserați aceste șabloane cu un număr minim de apăsări de taste.

Funcția Fragmente a lui Kondo vă permite să salvați și să inserați instantaneu aceste șabloane cu o comandă simplă (;). Aceasta completează automat variabile precum numele destinatarului, combinând viteza automatizării cu personalizarea esențială.

Piesa finală: sincronizarea LinkedIn cu sistemul dvs. de înregistrare

Pentru echipele și profesioniștii care gestionează relații pe mai multe platforme, există o ultimă provocare: conversațiile dvs. de pe LinkedIn sunt o cutie neagră pentru restul echipei și pentru CRM. Acest lucru creează silozuri de date și profiluri incomplete ale clienților.

Soluția este o punte automatizată între căsuța de e-mail LinkedIn și baza de date centrală (CRM, ATS etc.). Iată cum se implementează:

1. Utilizați un instrument care poate declanșa o acțiune în CRM-ul dvs. atunci când se întâmplă ceva pe LinkedIn.
2. Creați fluxuri de lucru precum: Când aplicați eticheta **Hot Lead unei conversații, creați automat o tranzacție în HubSpot sau adăugați o notă la un contact în Salesforce.
3. Asigurați-vă că rezumatele conversațiilor și detaliile cheie sunt sincronizate pentru a menține o singură sursă de informații.

Business Tier de la Kondo rezolvă această problemă cu integrări native și webhooks. Vă puteți conecta la instrumente precum HubSpot, Notion, Google Sheets sau orice sistem prin Zapier/Make. Acest lucru automatizează introducerea tedioasă a datelor din activitatea LinkedIn, oferind vizibilitate completă și economisind echipei dvs. ore de muncă manuală.

Concluzie: De la haos la conversie

Nu mai lăsați căsuța de e-mail haotică și implicită a LinkedIn să vă dicteze succesul. Un sistem disciplinat de urmărire, bazat pe viteză, organizare și zero efort mental, nu este doar plăcut de avut, ci este esențial pentru oricine dorește să utilizeze LinkedIn ca instrument de afaceri.

Calea de urmat este clară:

1. Triage cu etichete: Clasificați conversațiile în funcție de prioritate și tip
2. Nu uitați niciodată cu ajutorul mementourilor: setați programe sistematice de urmărire
3. Obțineți claritate cu Inbox Zero: procesați mesajele zilnic, fără a lăsa nimic la voia întâmplării
4. Economisiți timp cu fragmente: automatizați mesajele repetitive, menținând în același timp personalizarea
5. Mențineți o singură sursă de informații veridice: sincronizați activitatea LinkedIn cu CRM-ul sau sistemul dvs. de înregistrare

Puteți continua să combinați trucuri manuale și instrumente externe sau puteți adopta o platformă concepută de la zero pentru a rula exact acest sistem. Dacă sunteți gata să transformați mesajele directe de pe LinkedIn într-o mașină de conversie și să recuperați ore în fiecare săptămână, este timpul să construiți un sistem real care funcționează.

Amintiți-vă ce a subliniat Luigi Prestinenzi: „Cele mai bune echipe tratează mesajele primite ca pe aur, nu doar răspunzând, ci răspunzând rapid și urmărind cu disciplină.” Cu sistemul potrivit, nu veți mai lăsa niciodată să vă scape un potențial client valoros.

Întrebări frecvente

De ce este atât de important un sistem de urmărire LinkedIn?

Un sistem de urmărire LinkedIn este crucial deoarece împiedică pierderea de clienți potențiali, clienți și candidați valoroși într-o căsuță de e-mail aglomerată, ceea ce are un impact direct asupra veniturilor și succesului dvs. Fără un sistem, conversațiile importante sunt îngropate, ceea ce duce la pierderea oportunităților. După cum subliniază articolul, primul furnizor care răspunde are șanse semnificativ mai mari de a câștiga afacerea. Un sistem bazat pe viteză, organizare și disciplină vă asigură că interacționați prompt și consecvent cu contactele care contează cel mai mult.

Care este cel mai bun mod de a-mi organiza mesajele LinkedIn?

Cel mai eficient mod de a organiza mesajele LinkedIn este implementarea unui sistem de etichetare sau tagging pentru a clasifica conversațiile în funcție de statutul și prioritatea lor. Puteți crea etichete precum **Hot Lead, Client sau Follow-Up Needed. Acest lucru vă permite să triați căsuța de e-mail și să vă concentrați doar pe conversațiile relevante. Deși puteți încerca acest lucru manual, instrumente precum Kondo automatizează acest proces cu funcții precum Split Inboxes, creând liste de sarcini concentrate pentru fiecare categorie.

Pot seta mementouri de urmărire direct pe LinkedIn?

Nu, platforma nativă LinkedIn nu oferă o funcție integrată pentru setarea mementourilor pentru urmărirea mesajelor. Această limitare este unul dintre principalele motive pentru care urmăririle importante sunt adesea uitate. Pentru a rezolva această problemă, trebuie să vă bazați pe metode externe, cum ar fi intrările din calendar, sau să utilizați un instrument integrat, cum ar fi Kondo, care vă permite să „amânați” o conversație și să o faceți să reapară în căsuța de e-mail la o dată și o oră specificate.

Ce este metoda „Inbox Zero” pentru LinkedIn și cum funcționează?

Metoda Inbox Zero pentru LinkedIn este un flux de lucru zilnic în care procesați fiecare mesaj nou alegând una dintre cele patru acțiuni: Răspundeți, Reamintiți (Amânați), Etichetați și arhivați sau Arhivați. Scopul este de a transforma căsuța de e-mail dintr-un spațiu de stocare aglomerat într-o listă de sarcini curată și acționabilă. Prin curățarea zilnică a căsuței de e-mail, reduceți suprasarcina mentală și vă asigurați că fiecare mesaj important primește atenția cuvenită fără a se pierde.

Cum pot accelera timpul de răspuns pe LinkedIn?

Puteți accelera semnificativ timpul de răspuns utilizând șabloane sau fragmente pre-scrise pentru întrebări și urmăriri frecvente. Multe conversații implică întrebări repetitive sau solicitări de programare. Prin crearea unei biblioteci de fragmente reutilizabile, puteți răspunde la aceste mesaje în câteva secunde. Instrumentele cu funcții de fragmente vă permit să inserați șabloane personalizate cu o comandă simplă, combinând eficiența automatizării cu atingerea personală necesară pentru a construi relații.

Am într-adevăr nevoie de un instrument terță parte pentru a-mi gestiona căsuța de e-mail LinkedIn?

Deși puteți încerca să vă gestionați manual căsuța de e-mail folosind foi de calcul sau calendare, un instrument dedicat de la un terț este mult mai eficient și mai fiabil pentru profesioniștii care depind de LinkedIn pentru afaceri. Sistemele manuale creează fricțiuni, necesită schimbarea constantă a contextului și sunt predispuse la erori umane. Un instrument care se integrează direct în căsuța de e-mail LinkedIn, precum Kondo, automatizează etichetarea, mementourile și șabloanele, creând un sistem fără fricțiuni care economisește timp și împiedică pierderea oportunităților.