Cum să vă protejați afacerea de fraudă și escroci

Introducere

Frauda îi ia pe proprietari prin surprindere. Poate credeți că sistemele dvs. sunt sigure până când o factură falsă trece neobservată sau contul de conectare al unui angajat este piratat. Este o problemă personală, deoarece munciți din greu pentru fiecare dolar câștigat. Scopul nostru este să vă ajutăm să creați un sistem care să vă protejeze afacerea fără a vă transforma ziua într-un maraton stresant.

Cu cât înțelegeți mai bine cum funcționează frauda, cu atât este mai ușor să o opriți înainte să se răspândească.

Aflați cum se manifestă frauda

Majoritatea cazurilor de fraudă urmează modele clare. Tactica escrocheriei se schimbă, dar trucurile de bază rămân aceleași. Peste 57% dintre proprietarii de întreprinderi mici au declarat că au fost victime ale fraudei.

Plăți false

Escrocii trimit facturi care par reale. Ei reproduc stilul, logo-ul și tonul furnizorului dvs. și chiar reutilizează vechile numere de factură. Ei mizează pe echipele ocupate care dau clic și plătesc fără să verifice. Mulți proprietari observă pentru prima dată când ceva pare „în neregulă” cu suma sau când un furnizor întreabă de ce nu a fost plătit.

Fraude interne

Acest tip de fraudă este dureros, deoarece provine de la persoane pe care le-ați angajat. Atunci când un membru al personalului controlează banii fără supraveghere, pot apărea greșeli sau abuzuri. Poate fi vorba de rambursări false, înregistrări modificate sau detalii de plată schimbate. Fraudele interne apar acolo unde rolurile sunt amestecate și nimeni nu verifică de două ori munca.

Spargeri de conturi

E-mailul dvs. este ținta principală. Dacă escrocii intră, vă citesc mesajele, vă copiază discursul și vă păcălesc echipa să trimită bani. De asemenea, pot reseta parolele pentru banca dvs., aplicații și instrumente cloud. De aceea, o singură autentificare slabă poate compromite întregul sistem.

Trucuri de phishing

Aceste mesaje par reale. Ele utilizează note de livrare false, alerte bancare false, mesaje fiscale false sau resetări false ale parolelor. În momentul în care cineva dă clic, escrocii obțin acces sau instalează malware.

Tactica este simplă. Ei vor să vă grăbiți.

Înțelegerea acestor tipare te face mult mai greu de atacat.

Construiți-vă o rutină de siguranță

Prevenirea fraudei nu necesită instrumente sofisticate. Este mai degrabă vorba de obiceiuri consecvente, pe care le tratezi ca pe spălatul pe dinți.

Conform sondajului AFP Payments Fraud Survey din 2024, 80% dintre organizații au raportat o tentativă sau un atac de fraudă de plată reușit în ultimul an.

Autentificare în doi pași

Acesta este cel mai puternic pas pe care îl puteți face. Un cod pe telefonul dvs. sau o autentificare prin aplicație oprește majoritatea intruziunilor. Chiar dacă cineva vă fură parola, nu va putea accesa contul.

Reguli stricte de acces

Acordați accesul persoanelor în funcție de rolul lor. Nu toată lumea trebuie să vadă conturile bancare sau listele de furnizori. Când limitați accesul, greșelile și riscurile scad rapid. De asemenea, este mai ușor să urmăriți cine a făcut ce.

Verificări săptămânale pe care le respectați

Alegeți o zi pe săptămână pentru a verifica extrasele bancare, facturile platformei și activitatea recentă. Nu este nevoie să verificați totul. Trebuie doar să căutați lucruri care nu au sens. O mică taxă ciudată este adesea primul semn al unui plan mai mare.

Încetiniți plățile mari

Escrocii se bazează pe urgență. Un telefon rapid clarifică majoritatea e-mailurilor false. Dacă informațiile bancare ale unui furnizor se schimbă brusc, confirmați întotdeauna printr-un apel vocal la un număr despre care știți că este real.

Învățați-vă echipa cu exemple reale

Nu aveți nevoie de o instruire formală. Adunați trei e-mailuri false pe care le-ați văzut și arătați-le personalului. Ei învață rapid tiparele. Oamenii rețin mai bine exemplele vizuale decât întâlnirile lungi.

În timp, aceste măsuri se transformă în obiceiuri automate care vă protejează banii.

Fii atent la trucurile sociale

Acest tip de fraudă vizează persoanele, nu sistemele. Escrocii se prefac că sunt prietenoși, stresați sau grăbiți. Adesea introduc mici detalii pentru a face munca lor să pară realistă.

Exemplu: Un apelant spune: „Actualizăm serviciul dvs. și văd că zona dvs. nu are conexiune. Am nevoie de datele dvs. de conectare pentru a vă putea reconecta”.

Tonul pare calm și amabil. Un membru al personalului care dorește să rezolve o problemă ar putea să îi ofere accesul.

• Învățați-vă personalul reguli simple.
• Faceți o pauză înainte de a partaja orice informație.
• Sunați înapoi folosind numărul oficial al companiei.
• Spuneți-le că trebuie să confirme identitatea.

Când echipa dvs. știe că poate spune „Trebuie să verific acest lucru”, îi luați puterea escrocului.

Stabiliți reguli clare pentru furnizori

Furnizorii falși sunt frecvenți deoarece multe echipe se grăbesc să finalizeze procesul de integrare. O simplă listă de verificare oprește majoritatea facturilor false.

O configurare clară a furnizorilor ar putea include:

• Numele complet al companiei
• Persoana de contact cu care vorbiți
• Numărul de telefon real pe care îl testați
• Detalii fiscale
• Informații bancare pe care le confirmați în timpul unui apel
• Un acord simplu stocat în evidențele dvs.

Oamenii cad în plasa furnizorilor falși când presupun că altcineva a verificat detaliile. O listă de verificare elimină speculațiile.

De asemenea, ajută noii angajați să evite greșelile. Când angajați noi lucrători, această regulă le servește drept ghid.

Sănătate mintală și rutine de combatere a stresului

Frauda trece neobservată când sunteți epuizat. Când mintea vă este încărcată, vă scapă detalii mici, cum ar fi schimbarea numerelor bancare sau linkuri suspecte.

Proprietarii de mici afaceri au multe responsabilități. Facturi, probleme cu personalul, întârzieri în aprovizionare, cereri ale clienților, nopți lungi și dimineți devreme. Creierul tău funcționează la maxim, iar când se întâmplă asta, atenția scade.

Unele persoane explorează rutine de wellness pentru a se destinde și relaxa. În aceste cercuri, oamenii vorbesc despre kratom și kava când vor să se relaxeze după zile lungi de muncă. Când examinează aceste plante, ei selectează de obicei vânzători cu surse curate pentru a evita opțiunile de calitate slabă. Aceasta este o măsură de siguranță pe care oamenii o iau, nu o afirmație despre efecte.

Este ceva ce veți vedea adesea în discuțiile despre wellness ale persoanelor care încearcă să mențină echilibrul sub presiunea afacerilor.

Concentrare și gândire clară în timpul verificărilor antifraudă

Verificările antifraudă necesită concentrare. Dacă le parcurgeți superficial, puteți pierde un indiciu important. Proprietarii jonglează adesea cu atât de multe lucruri încât își pierd agerimea mentală până la sfârșitul zilei.

Unii dintre cei care citesc forumurile de concentrare discută despre produsele cu 7-hidroximitraginină atunci când explorează modalități prin care alți utilizatori rămân alerți în timpul sarcinilor lungi. Oricine este curios în legătură cu acest lucru tinde să se orienteze către vânzătorii care oferă teste de laborator complete, pentru a nu da peste produse riscante.

Din nou, acesta nu este un sfat. Este doar o fereastră către ceea ce caută oamenii atunci când caută modalități de a rămâne concentrați în timpul perioadelor lungi de lucru.

Remediați punctele nevralgice ascunse

Fiecare afacere are puncte slabe. Proprietarii nu le văd până când nu apare o problemă.

Parole vechi

Dacă parola dvs. se bazează pe o zi de naștere, un animal de companie, un copil sau un model vechi, este ușor de ghicit. Reutilizarea parolelor în diferite aplicații deschide, de asemenea, ușa.

Încredere fără verificări

Puteți avea încredere în personal și totuși să verificați registrele contabile. Supravegherea nu înseamnă neîncredere. Face parte din gestionarea unei afaceri sigure.

Scurgeri mici

Escrocii vă testează adesea cu sume mici. Dacă le ratați pe cele mici, ele cresc. Verificările săptămânale opresc acest lucru.

Reguli slabe pentru e-mail

Dacă nu aveți configurate filtre sau alerte, nu veți vedea semnele de manipulare. E-mailul este nucleul afacerii dvs. Protejați-l. Identificarea timpurie a unui punct slab vă scutește de multe probleme mai târziu.

Ce să faceți în cazul unei fraude

Frauda nu va dispărea, dar puteți face ca afacerea dvs. să fie mai greu de vizat menținând sistemele simple, stabile și clare. Obiceiurile puternice, verificările săptămânale, autentificările sigure și o echipă care înțelege cum funcționează escrocheriile oferă o protecție reală.

Când rămâneți calm, vă mențineți volumul de muncă echilibrat și vă concentrați asupra sarcinilor cheie, puteți detecta problemele din timp și evita pierderile costisitoare. O afacere care acordă atenție semnelor mici rămâne mai sigură decât una care așteaptă apariția unei probleme majore. Dacă continuați să vă formați aceste obiceiuri, configurația dvs. va deveni mai puternică de la o săptămână la alta.