Extinderea lanțurilor de aprovizionare fără a pierde din eficiența operațională

Intro

Marți dimineața. Sala de conferințe din Houston. Vicepreședintele departamentului de operațiuni explică de ce rețeaua lor de distribuție nu poate face față noilor piețe pe care tocmai au intrat. „Expediem de trei ori mai mult decât anul trecut. Dar costul pe unitate a crescut în loc să scadă. Termenele de livrare s-au înrăutățit. Rata erorilor s-a dublat. Am crescut, dar am distrus totul în acest proces.”

Am auzit această poveste de vreo douăzeci de ori în ultimii doi ani. Companiile ating obiectivele de creștere, se extind în regiuni noi, adaugă linii de produse. Apoi își dau seama că lanțul lor de aprovizionare nu poate ține pasul cu ritmul în care se dezvoltă afacerea. Ceea ce funcționa la volume mai mici se destramă când încerci să crești – sistemele care erau eficiente devin blocaje, procesele care aveau sens nu mai au sens. Provocarea fundamentală nu este capacitatea tehnică, ci gândirea arhitecturală despre modul în care operațiunile trebuie să evolueze pe măsură ce scara crește, motiv pentru care abordări precum lanțul de aprovizionare de la Innovecs pun accentul pe integrarea flexibilității și automatizării în fundație, mai degrabă decât pe adăugarea lor ulterior, când apar problemele, deoarece adaptarea eficienței într-un sistem proiectat pentru volume diferite rareori funcționează la fel de bine ca proiectarea pentru scară de la început. Companiile care înțeleg această distincție cresc fără probleme. Companiile care nu o înțeleg cresc cu dificultate.

IMAGINE

Unde se întrerupe scalarea

Directorul de achiziții al unei companii de bunuri de consum mi-a povestit luna trecută despre experiența lor. Acum trei ani: două depozite care deserveau estul SUA. Funcționau bine. Apoi a venit expansiunea. Acum sunt șapte depozite în America de Nord. Ar trebui să fie mai eficiente. În schimb, este haos.

„Nimeni nu știe unde se află de fapt stocul. Reprezentanții de vânzări promit livrarea din cel mai apropiat depozit. Dar acel depozit ar putea fi epuizat, în timp ce altul, situat la trei state distanță, are surplus. Transportăm marfă pe calea aerului pentru a acoperi lacune care nu ar trebui să existe. Costurile de transport al stocului au crescut cu patruzeci la sută, dar nivelul serviciilor a scăzut.”

Problema nu era depozitele. Au extins locațiile fără a extinde sistemele de coordonare. Fiecare depozit funcționa ca o insulă. Nu exista vizibilitate în timp real. Nu exista alocare dinamică bazată pe modelele de cerere. Capacitate fizică fără integrare operațională.

Ce înseamnă de fapt eficiența la scară largă

Operațiuni la scară mică	Operațiuni la scară largă
Coordonarea manuală funcționează	Automatizarea devine esențială
Relațiile personale rezolvă problemele	Sunt necesare procese standardizate
Excepțiile sunt tratate de la caz la caz	Gestionarea sistematică a excepțiilor
Punct unic de control	Proces decizional distribuit
Inventar centralizat	Inventar distribuit strategic

Iată ce înțeleg oamenii greșit. Ei presupun că, dacă ceva funcționează la un volum mic, trebuie doar să faci mai mult. Nu așa funcționează. Mecanica se schimbă. Să luăm procesarea comenzilor. Cincizeci de comenzi pe zi? Verificarea manuală are sens. Cineva detectează erorile, semnalează cererile neobișnuite, aplică judecata. La o scară de cinci mii de comenzi, verificarea manuală devine un obstacol. Ai nevoie de automatizare cu gestionarea excepțiilor.

Exemplu de companie producătoare: un excelent planificator de producție optimiza personal fabrica în fiecare dimineață. Cunoștea fiecare mașină, fiecare operator, fiecare constrângere. Compania a crescut. A adăugat o a doua fabrică. A treia fabrică. O singură persoană nu putea optimiza manual trei facilități. Aveau nevoie de un software de planificare. Inițial, s-a simțit înlocuit. Dar a devenit persoana care a proiectat regulile urmate de sistem, a gestionat excepții cu adevărat complexe, a instruit alți angajați. Expertiza sa nu a devenit obsoletă. Pur și simplu a funcționat la un nivel diferit.

Provocarea integrării

Majoritatea eșecurilor de scalare se reduc la integrare. Companiile adaugă depozite, furnizori, piețe, linii de produse. Fiecare are sens în mod independent. Dar nu se gândesc la modul în care totul se conectează. Jennifer se ocupă de logistica unui distribuitor de produse alimentare. A crescut de la nivel regional la nivel național în trei ani. A adăugat facilități în șase state. „Credeam că suntem inteligenți lăsând fiecare regiune să funcționeze semi-independent. Echipele locale își cunoșteau piețele.”

Cu excepția cazurilor în care clienții aveau locații în mai multe regiuni și doreau un serviciu consistent. Sau când întreruperile în aprovizionare dintr-o regiune puteau fi rezolvate prin transferul din altă regiune. Sau când se negociau tarife mai bune pentru transportatori pe baza volumului total, dar nu se putea face acest lucru deoarece fiecare regiune avea contracte separate.

„Șapte sisteme diferite de gestionare a depozitelor. Patru sisteme diferite de gestionare a transporturilor. Nicio modalitate de a vedea operațiunea noastră totală. Nu conduceam o companie națională. Conduceam șapte companii regionale care întâmplător aveau același nume.” Optsprezece luni de integrare a tuturor elementelor. Acum își gestionează rețeaua ca pe o rețea. Vizibilitate a stocurilor în toate locațiile. Rutare dinamică pe baza capacității totale. Relații consolidate cu furnizorii. Costul pe livrare a scăzut cu treizeci și doi la sută, îmbunătățindu-se în același timp timpii de livrare.

Cum să funcționeze

Companiile care se extind cu succes investesc în integrare înainte ca aceasta să devină critică. Automatizează deciziile repetitive, dar mențin supravegherea umană pentru cele complexe. Construiesc flexibilitate în sisteme, în loc să optimizeze starea actuală. De asemenea, acceptă faptul că lucrurile trebuie să funcționeze diferit la scară mai mare. Abordarea care le-a adus cincizeci de milioane nu le va aduce cinci sute de milioane. Aceasta este evoluție, nu eșec. Cel mai greu este să știi când să schimbi. Dacă o faci prea devreme, construiești prea mult. Dacă o faci prea târziu, repari lucrurile în timp ce se strică. Companiile care monitorizează tendințele costului pe unitate, ratele de eroare, variațiile de livrare și rotația stocurilor observă de obicei problemele înainte de crize.

Vicepreședintele din Houston? Șase luni de la remedierea operațiunilor. Centre de distribuție consolidate de la douăsprezece la șapte facilități. Implementarea gestionării depozitelor cu vizibilitate în timp real a stocurilor. Procese standardizate. Costul pe unitate a scăzut cu optsprezece la sută. Timpii de livrare s-au îmbunătățit. Ratele de eroare au scăzut. Creșterea nu trebuie să vă afecteze operațiunile. Dar o va face dacă nu o proiectați în mod activ.