De ce ar trebui să implementați un plan de atenuare a riscurilor într-un proiect?

Introducere

Știați că, din zece întreprinderi sau startup-uri, aproape opt ignoră nevoia critică de a avea o echipă dedicată care să gestioneze Planul de diminuare a riscurilor în cadrul unui proiect? Această statistică orbitoare subliniază importanța frecvent subestimată a gestionării proactive a riscurilor.

În mediul de afaceri competitiv de astăzi, succesul nu constă doar în executarea perfectă a planurilor, ci și în pregătirea pentru neprevăzut.

Companiile care au implementat planuri cuprinzătoare de atenuare a riscurilor au economisit milioane de euro, și-au protejat reputația, au redus la minimum întârzierile proiectelor și au asigurat durabilitatea operațională.

Pe de altă parte, cei care neglijează acest aspect esențial al managementului de proiect riscă să se confrunte cu pierderi financiare semnificative, rețineri și potențiale eșecuri care ar fi putut fi evitate. Așadar, fie că sunteți vechi sau proaspăt intrat în afaceri, veniți cu noi în această călătorie pentru a afla totul în detaliu despre această atenuare a riscurilor.

De ce este important planul de atenuare a riscurilor?

Ei bine, mai ales în aceste zile, este foarte important să știm despre managementul riscului. Este o componentă importantă a managementului de proiect și a strategiei organizaționale, acționând ca o apărare proactivă împotriva incertitudinilor care amenință succesul proiectului și stabilitatea generală. Identificarea dificultăților posibile, evaluarea impactului acestora și luarea de măsuri pentru a le diminua probabilitatea și gravitatea fac parte din acest proces.

Aceasta depășește evitarea riscurilor și creează o plasă de siguranță care să asigure:

• Operațiuni continue,
• Previne pierderile financiare,
• Protejează reputația și evită întârzierile de proiect.
• Promovează un mediu de lucru sigur prin reducerea accidentelor și a deranjamentelor.
• Se asigură că proiectele sunt finalizate la timp și în limitele bugetului, protejând reputația. Îmbunătățește reziliența financiară prin abordarea amenințărilor, economisirea de bani și reducerea întreruperilor de producție.

Atenuarea riscurilor permite continuitatea operațională în timpul crizelor, cum ar fi catastrofele naturale sau atacurile cibernetice, în timp ce gestionarea reputației păstrează imaginea unei mărci.

De ce ar trebui să implementați un plan de atenuare a riscurilor?

În primul rând, atenuarea riscurilor oferă protecție împotriva pierderilor financiare, iar pe de altă parte, ajută la asigurarea stabilității rezultatelor financiare ale companiei. În același timp, protejează bunul prețios al reputației, prevenind daunele chiar și în fața unor provocări neașteptate.

În plus, un management eficient al riscurilor este o busolă care ajută la stabilirea unei foi de parcurs pentru respectarea moralei juridice. De asemenea, permite factorilor de decizie să dispună de informații neprețuite, facilitând alegerile bazate pe date care conduc compania spre succes.

În esență, un plan de atenuare a riscurilor executat cu precizie nu este o simplă măsură de protecție, ci o mișcare strategică în peisajul de afaceri în continuă evoluție de astăzi. Acesta se fortifică împotriva pericolelor potențiale, stimulează rezistența și luminează căile de progres, ceea ce îl face un instrument necesar pentru succes.

Criterii de evaluare a riscurilor: Cum să identificați și să dezvoltați?

Pentru a preveni riscurile în cadrul proiectului dumneavoastră, există diverse criterii de evaluare a riscurilor pe care le puteți urma pentru a evita unele dintre riscurile posibile. În acest ghid, vom vedea cum să construim și să folosim aceste criterii pentru a face proiectele mai sigure și mai bune.

Cum să o identificați?

Primul este identificarea criteriilor de evaluare a riscurilor; în acest caz, tot ce trebuie să faceți este să vă concentrați asupra a ceea ce ar putea merge prost și cât de rău ar putea fi. Uitați-vă la problemele din trecut, la pericolele implicite și la ceea ce este cel mai important pentru proiectul sau situația dumneavoastră. Gândiți-vă la șansele ca aceste capcane să se întâmple și la impactul lor potențial. Folosiți aceste informații pentru a crea o listă de criterii care să vă ajute să depistați și să estimați eficient capcanele. Încercați să o păstrați simplă și aplicabilă situației dvs. specifice.

Cum să dezvolți un plan de atenuare a riscurilor în managementul de proiect?

În primul rând, este esențial să învățați cum să elaborați un plan de atenuare a riscurilor în managementul de proiect. Pentru aceasta, în managementul de proiect, realizarea unui plan bun pentru a face față posibilelor probleme este super importantă.

În al doilea rând, aflați ce ar putea merge prost, discutând cu echipa dumneavoastră și analizând proiectul în mod precis. Clasificați aceste probleme în ordine și decideți care sunt cele mai probabile și care ar putea cauza cele mai multe probleme.

Apoi, găsiți modalități de a împiedica aceste probleme să apară sau de a le diminua impactul în cazul în care apar. Atribuiți sarcini specifice membrilor echipei dumneavoastră pentru fiecare plan. Continuați să verificați și să vă actualizați strategia pe măsură ce proiectul avansează.

Discutați cu echipa dumneavoastră și fiți gata să vă folosiți planurile dacă vi se cere. A fi flexibil și pregătit pentru schimbări este esențial pentru a vă feri proiectul de capcane.

Exemple de planuri de atenuare a riscurilor

Exemplul 1:

Să presupunem că ați început un proiect SEO în care trebuie să desfășurați o campanie SEO și PPC pentru o baterie auto Duracell. Prioritatea dvs. ar trebui să fie comunicarea cu părțile interesate sau cu investitorii pentru a ști la ce se așteaptă, pentru a clarifica domeniul de activitate și pentru a le cunoaște bugetul. Asigurați-vă că informați calendarul și discutați ce se întâmplă dacă rezultatele nu sunt obținute mai devreme. Vor fi dispuși să prelungească campania? Vor suporta costurile suplimentare? Au de gând să cheltuiască un buget suplimentar pentru aceasta?

Odată ce ați început să vă puneți întrebări, probabilitatea de a vă confrunta cu riscuri va fi mai mică. Întotdeauna începeți cu "De ce" și apoi cu "Ce", "Cum" etc.

Exemplul 2:

Ați început un proiect de dezvoltare web și totul mergea ca pe roate. Clientul a rămas blocat cu alte proiecte, iar acum nu mai oferă feedback la timp. Din această cauză, nu a existat o comunicare adecvată, iar proiectul a fost prelungit. Ați menționat în acord că proiectul va fi finalizat în 6 luni, dar s-a prelungit la 9 luni. Acum, nu știați că acest risc se poate întâmpla. Costurile de derulare a proiectului ies acum din buzunarul dumneavoastră, iar clientul refuză să plătească suma suplimentară.

Pentru a evita orice probleme financiare și pentru a asigura finalizarea la timp a proiectului dumneavoastră, acordați atenție detaliilor minore din acord. În acest fel, vă puteți asigura că dispuneți de fonduri suficiente și că clientul este responsabil pentru costurile suplimentare. O modalitate mai bună este să comunicați în mod corespunzător și să ajungeți la un acord care să conducă la situații de tip Win-Win.

Opinii de experți privind planul de atenuare a riscurilor

Marcjean Yutuc, SEO Content Lead of Skill Success, a declarat:

"Punerea în aplicare a unui plan de atenuare a riscurilor vă ajută să identificați din timp potențialele provocări și să luați măsuri proactive pentru a le aborda. Este o modalitate de a spori reziliența proiectului și de a menține lucrurile pe drumul cel bun."

"Din experiența mea în domeniul dezvoltării web și al SEO, un risc comun este acela de a întâmpina probleme tehnice care ar putea avea un impact asupra performanței unui site web și a clasamentului în motoarele de căutare. Pentru a aborda acest aspect, am stabilit un plan de atenuare a riscurilor care include audituri regulate ale site-ului web și verificări regulate ale performanței. Această abordare proactivă ne ajută să ne adaptăm rapid strategiile și să menținem performanța și clasamentul optim al site-ului web."

Er.Ankit Dhadwal, fondator și CEO al Mount Shine, a declarat:

Ar trebui să învățăm de la companii mari precum IBM, Walmart sau instituții financiare care implementează planuri de reducere a riscurilor, le practică la un nivel înalt și sunt pionieri în segmentul lor.

Aceștia calculează fiecare posibilitate de a-și oferi serviciile pentru a-și satisface clienții și a-i ajuta 24/7.

Trei categorii de risc explicate

Acum, haideți să vorbim în detaliu despre cele trei categorii de risc, pentru a le înțelege mai bine.

1. Riscuri care pot fi prevenite

Riscurile care pot fi prevenite sunt amenințări organizaționale interne, cum ar fi acțiunile neautorizate sau eșecurile proceselor. Întreprinderile ar trebui să urmărească să le reducă la minimum, deoarece nu oferă niciun beneficiu strategic. Pentru a le gestiona, stabiliți o zonă în care unele erori sunt permise pentru a evita costurile extreme. Prevenirea vizionară este crucială, implicând monitorizarea proceselor și promovarea unui comportament etic. Deși sunt complexe, există resurse disponibile pentru a înțelege și a gestiona mai bine aceste pericole.

2. Riscurile strategiei

Companiile își asumă de bunăvoie riscuri strategice pentru a obține recompense mari. Aceste riscuri sunt diferite de cele pe care încercăm să le evităm în general. Pentru a le gestiona, companiile au nevoie de un sistem inteligent de gestionare a riscurilor și de o echipă strălucită care să abordeze aceste aspecte care determină riscuri. Acest sistem nu oprește întreprinderile riscante, dar ajută la controlul și reducerea șanselor ca lucrurile rele să se întâmple. De asemenea, ajută la gestionarea problemelor în cazul în care acestea apar. Această abordare permite companiilor să își asume riscuri și recompense mai semnificative decât concurenții. Este ca și cum ați naviga pe o mare furtunoasă - riscant, dar cu un potențial mare.

3. Riscuri externe

Riscurile externe sunt acele evenimente care nu pot fi controlate de o companie, cum ar fi dezastrele naturale, fermentația politică și schimbările profitabile. Acestea sunt greu de prevăzut și de gestionat. Pentru a le face față, încercați să:

• Pentru a identifica: Fiți la curent în mod regulat cu ceea ce vă înconjoară, urmărind știrile și utilizând datele oficiale furnizate de site-uri autentice.
• Pentru a atenua: Este important să fiți pregătiți și să elaborați planuri de rezervă pentru a face față riscurilor externe. De exemplu: Optați în prealabil pentru asistența rutieră AT&T este o opțiune mult mai bună decât să rămâneți blocat pe drum și să credeți că va veni cineva să vă ajute. Același conținut poate fi preluat cu orice scenariu din orice domeniu.
• Pentru a construi adaptabilitatea: Fiți pregătiți și flexibili, fiți conștienți de riscuri și investiți în tehnologie și strategii de adaptare.

Nu uitați că riscurile externe pot fi dificile, dar cu o planificare gestionabilă, o echipă inteligentă și capacitatea de muncă, putem face față cu toții.

Prin ce se deosebește managementul riscului de atenuarea riscului?

Dacă vorbim despre managementul riscului, atunci este ca și cum am fi pregătiți să menținem o companie în siguranță. Imaginați-vă o companie numită Compania X care se gândește la o afacere importantă. Aceasta ar putea să le aducă profituri mari, dar ar putea crea și probleme. Așadar, verifică tot ceea ce ar putea merge prost, cum ar fi probleme financiare, probleme cu acțiunile sau probleme juridice. Își dau seama cât de probabile sunt aceste probleme și cât de grave ar putea fi.

Acum, iată partea cea mai tare: Managementul riscului nu înseamnă doar să spui "nu" la anumite lucruri. Este vorba despre căutarea unor modalități inteligente de a face față problemelor dacă acestea apar. Așadar, compania X ar putea să nu refuze afacerea, dar să o facă mai sigură prin schimbarea unor metode și prin existența unor planuri de rezervă.

Diferența dintre evitarea riscurilor și planificarea situațiilor neprevăzute

În timp ce sunteți implicați în afaceri sau în gestionarea unui proiect, amenințările cu care vă confruntați sunt o afacere mare, dar cu o planificare și măsuri de precauție adecvate, cu toții le facem față. Un risc poate fi în ambele forme, cum ar fi un pericol și o oportunitate. Dar există două strategii esențiale care vă ajută să faceți față acestor amenințări, și anume evitarea riscurilor și planificarea de urgență.

Evitarea riscurilor înseamnă evitarea totală a pericolelor prin precauție și prudență. De exemplu, o companie poate amâna angajarea de noi lucrători până când piața este stabilă. Dar a fi prea prudent poate frâna creșterea.

Pe de altă parte, planificarea pentru situații neprevăzute se pregătește pentru situațiile neprevăzute. Aceasta implică identificarea capcanelor, evaluarea impactului acestora și elaborarea unor planuri pentru a le face față în cazul în care se întâmplă. De exemplu, o companie ar putea planifica să păstreze lucrătorii și clienții.

Ambele strategii sunt esențiale; găsirea echilibrului corect este crucială pentru o gestionare eficientă a riscurilor. Este vorba de a fi conservator atunci când este necesar și de a fi pregătit să răspundă atunci când apar provocări neașteptate.

5 constrângeri cu care se confruntă companiile în implementarea planurilor de diminuare a riscurilor

Punerea în aplicare a planurilor de atenuare a riscurilor poate fi o provocare pentru companii din cauza mai multor constrângeri:

1. Finanțe

Știm cu toții că, fie că sunteți începători, fie că vă conduceți compania/organizația de ani de zile, constrângerile financiare apar din nou și din nou între ele. Alocarea de fonduri pentru evaluarea problemelor, asigurări și măsuri de urgență poate pune presiune asupra bugetelor. Companiile minore se pot strădui să investească în mod corespunzător, lăsându-le vulnerabile la pericole neașteptate care ar fi putut fi atenuate cu o susținere suficientă.

2. Lipsa de resurse

Aplicarea planurilor de atenuare a riscurilor în cadrul întreprinderilor poate fi o provocare din cauza constrângerilor legate de resurse, cum ar fi timpul, finanțele și competențele. Este nevoie de timp pentru a identifica, evalua și planifica problemele.

Finanțele limitate pot împiedica investiția în instrumente de gestionare a riscurilor și în experți, ceea ce poate duce la aplicarea unor strategii proaste.

Expertiza este vitală pentru înțelegerea și abordarea pericolelor complexe, însă întreprinderile mici pot avea nevoie de mai multă expertiză internă. Companiile trebuie să aloce resursele cu înțelepciune, eventual externalizând sau utilizând tehnologia.

Stabilirea priorităților în ceea ce privește obstacolele cu impact ridicat și rezolvarea creativă a problemelor sunt esențiale pentru gestionarea constrângerilor, în timp ce se echilibrează necesitățile imediate și cele pe termen lung.

3. Cunoștințe

După cum știm cu toții, cunoașterea este cheia tuturor lucrurilor. Dacă companiile dvs. au nevoie de ajutor pentru a aplica planurile de reducere a riscurilor din cauza competențelor limitate și a lacunelor de informații. Ei bine, atunci, va fi greu să înțelegeți toate capcanele, incredibil de complexe.

Cunoștințele reduse sau inexistente pot duce la planuri incomplete, lăsând companiile vulnerabile. Pentru a rezolva acest aspect, acestea ar trebui să investească în formare, să colaboreze cu experți și să adune informații actuale pentru a evita astfel de probleme.

4. Comunicare

Un alt aspect important pentru a vă conduce cu ușurință firma este comunicarea. Pe măsură ce deveniți atât de ocupat în timp ce vă ocupați de termene limită și gestionați proiecte, un flux slab de informații și lipsa unor canale clare de comunicare pot crea un obstacol. Aceste ziduri pot crea o barieră în calea identificării și evaluării riscurilor în timp util și a urmăririi eficiente a strategiilor de atenuare. Așadar, este esențial să existe o comunicare clară și continuă între echipă și lider. Iar aceasta vă va oferi cu siguranță rezultatele dorite.

5. Imposibilitatea de a măsura riscul

În general, companiile se străduiesc adesea să măsoare riscul din cauza mai multor constrângeri. Printre acestea se numără complexitatea mediului de afaceri modern, lipsa de date concrete pentru capcanele emergente, incertitudinea în ceea ce privește previziunile și limitările de resurse. Aceste provocări îngreunează elaborarea și punerea în aplicare a unor planuri eficiente de atenuare a riscurilor.

5 Cele mai bune 5 strategii de plan de atenuare a riscurilor pentru afacerea dvs.

Să vedem acum care sunt cele mai bune cinci strategii de atenuare a riscurilor pentru afacerea dvs. pe care le puteți implementa.

1. Implicarea directorului executiv al costumului C

Pentru a aplica strategii eficiente de reducere a riscurilor pentru afacerea sau organizația dvs. este nevoie de implicarea activă a directorilor executivi. Așadar, devine esențial să acordați prioritate evaluării amenințărilor pentru a promova o cultură a conștientizării riscurilor, să alocați resursele cu înțelepciune și să stabiliți canale de comunicare clare pentru a asigura asocierea.

2. Asumarea și acceptarea riscului

Asumarea și acceptarea riscului joacă un rol vital, iar pentru aceasta este nevoie de identificarea, evaluarea și acceptarea colectivă a riscurilor posibile, inclusiv a bugetului. Evaluarea consecințelor ajută la prioritizarea pericolelor, iar recunoașterea vulnerabilităților permite o gestionare vizionară a riscurilor. Această strategie promovează înțelegerea participării și planurile eficiente de atenuare a riscurilor legate de costuri, calendar și performanță în rândul membrilor echipei și al părților interesate.

3. Evitarea riscurilor

Ori de câte ori săriți să începeți o afacere sau, de fapt, unul care a fost în această ligă pentru o lungă perioadă de timp, Un risc este ceva care nu vă va lăsa niciodată să fiți singur. Nu poți evita Riscul, dar poți fi pregătit pentru el, așa cum o planificare cuprinzătoare a costurilor previne depășirile de buget. Punerea în aplicare a unor strategii asigură o execuție de succes a proiectului, ajutând echipele să livreze la timp, în limitele bugetului și cu calitatea dorită. Evitarea riscului este o greșeală semnificativă pe care o fac majoritatea companiilor, așa că a fi conștient și a fi pregătit ar trebui să fie sloganul dumneavoastră tot timpul.

4. Controlul riscurilor

Apoi, ceea ce trebuie să rețineți este că, în managementul de proiect, controlul riscurilor implică aplicarea unor strategii de reducere a capcanelor. Pentru controlul costurilor, echipele urmăresc bugetele, se concentrează asupra funcționării și luării deciziilor și identifică defectele de susținere pentru a preveni depășirea bugetului. Pentru controlul programului, sarcinile sunt diversificate, iar umbrirea timpului ajută la gestionarea termenelor proiectului. Riscurile legate de performanță sunt atenuate prin direcționarea sarcinilor, controlul calității și rezolvarea proactivă a problemelor pentru a menține performanța proiectului.

5. Supravegherea și monitorizarea riscurilor

Evaluarea vigilentă a riscurilor este vitală în managementul proiectelor. Această temă abordează monitorizarea costurilor, a calendarului și a performanțelor. Prudența financiară, actualizările programului și rezolvarea vizionară a problemelor sunt esențiale pentru succes. Monitorizarea performanței implică calitatea, eficacitatea și optimizarea resurselor prin testare și evaluare. Tehnologia și o cultură a îmbunătățirii abilitează organizațiile pentru succesul proiectelor.

Gânduri finale

În cele din urmă, un plan de atenuare a riscurilor este esențial pentru proiectul dumneavoastră, deoarece îndeplinește trei sarcini esențiale:

• Vă ajută să rămâneți flexibil: Vă permite să identificați din timp problemele, astfel încât să puteți face ajustări și să vă mențineți proiectul pe drumul cel bun.
• Protecție: Imaginați-vă că este un paznic ferm care vă protejează proiectul de probleme costisitoare care ar putea afecta bugetul.
• Încurajează rezolvarea inovatoare a problemelor: Vă motivează echipa să vină cu soluții creative, ceea ce face ca proiectul dumneavoastră să se desfășoare mai eficient.

Așadar, țineți cont în permanență de utilizarea unei strategii fiabile de reducere a riscurilor. Aceasta acționează ca un consilier de încredere care vă încurajează să depășiți obstacolele și să obțineți realizări fără teamă.