Вступ

5 фаз життєвого циклу управління проектами у 2023 році

Проєктні менеджери - справжні багатозадачники. Вони координують команди, керують складними графіками та виконують завдання майже бездоганно - часто одночасно.

Однак досвідчені проектні менеджери розуміють, що для організації успішного проекту потрібно більше, ніж просто плани. Це вимагає глибокого розуміння життєвого циклу управління проектами.

У цьому посібнику ми розглянемо кожну фазу життєвого циклу управління проектами - ініціацію, планування, виконання, моніторинг та закриття. Ми також розглянемо кроки та інструменти, необхідні для того, щоб привести ваші проекти до успіху на кожній фазі.

П'ять фаз життєвого циклу управління проектами

Життєвий цикл управління проектами зазвичай складається з 5 етапів:

1. Етап 1 - Ініціація
2. Етап 2 - Планування
3. Етап 3 - Виконання
4. Етап 4 - Моніторинг та контроль
5. Етап 5 - Закриття

Що таке життєвий цикл проекту?

Подумайте про життєвий цикл проекту як про структуру, за допомогою якої проектні менеджери можуть ефективно планувати, виконувати та контролювати проект. Це системний підхід, який окреслює етапи, через які проходить проект, від ініціації до закриття.

Давайте заглибимося в детальні етапи життєвого циклу проекту:

1. Ініціація: Фаза ініціації знаменує собою початок проекту. Він включає в себе визначення мети, завдань, обсягу та зацікавлених сторін проекту.

На цьому етапі, як правило, призначається керівник проекту, а для оцінки життєздатності проекту може проводитися техніко-економічне обґрунтування. Визначаються початкові вимоги та обмеження проекту, а також розробляється статут проекту або бізнес-план.

2. Планування: На етапі планування менеджери проєктів та їхні команди розробляють комплексний план, яким керуватимуться під час виконання проєкту. Цей етап включає в себе

• визначення результатів проекту
• створення структури розподілу робіт
• визначення завдань і залежностей проекту
• оцінка ресурсів і термінів
• розподіл бюджетів
• розробка стратегій аналізу та управління ризиками для зменшення потенційних ризиків проекту

Зауважте, що план проекту слугує дорожньою картою для виконання та контролю проекту.

3. Виконання: На етапі виконання план проекту втілюється в життя. Розподіляються завдання, і члени команди починають працювати над своїми діями.

Керівники проекту контролюють виконання, гарантуючи, що завдання будуть виконані вчасно, ресурси будуть ефективно використані, а комунікація між членами команди та зацікавленими сторонами буде безперебійною. Регулярно проводяться зустрічі та оновлення статусу для моніторингу прогресу, вирішення проблем та внесення необхідних коректив для того, щоб проект не відставав від графіка.

4. Моніторинг та контроль: Протягом усього життєвого циклу проекту моніторинг і контроль є критично важливими для забезпечення того, щоб проект виконувався за графіком, в рамках бюджету і відповідав визначеним стандартам якості.

Керівники проектів відстежують ключові показники ефективності, переглядають метрики проекту та порівнюють фактичний прогрес із запланованими цілями. На цьому етапі відбувається управління змінами, розв'язання конфліктів та усунення ризиків у міру їх виникнення. Регулярно складаються звіти, щоб інформувати зацікавлені сторони про стан проекту та будь-які необхідні корективи.

5. Закриття: Етап закриття означає завершення проекту. Він включає в себе завершення і передачу результатів проекту, проведення огляду проекту або аналізу після його реалізації, а також отримання схвалень і підписів від зацікавлених сторін. Уроки, винесені з проекту, документуються для покращення майбутніх проектів. Контракти закриваються, а ресурси вивільняються.

Готується офіційний звіт про закриття проекту, в якому висвітлюються досягнення, виклики та рекомендації для майбутніх проектів. Святкування успіху проекту та визнання внеску членів команди також є важливою частиною етапу закриття.

Порада від професіонала: життєвий цикл проекту не обов'язково є лінійним процесом. Ітерації, адаптації та цикли зворотного зв'язку можуть відбуватися впродовж усього проекту, забезпечуючи гнучкість і коригування за потреби.

Чотири обмеження життєвого циклу управління проектами

В рамках життєвого циклу управління проектами існує чотири обмеження, з якими керівники проектів повинні ефективно справлятися:

1. Час: На часові обмеження можуть впливати такі зовнішні фактори, як:

• Нереалістичні дедлайни: Менеджери часто стикаються з проблемами, коли зацікавлені сторони або клієнти встановлюють надто агресивні або непрактичні дедлайни для завершення проекту. Це може створювати тиск і ускладнювати виконання проекту у відведений час.
• Неправильна оцінка часу: Точна оцінка часу, необхідного для виконання кожного завдання або етапу, має вирішальне значення. Неадекватна оцінка часу може призвести до затримок і перешкоджати прогресу проекту.
• Залежності та затримки: Проекти часто мають взаємозалежності між завданнями або командами. Затримки в одній області можуть викликати хвильовий ефект, що впливає на загальний графік проекту.

2. Вартість: До загальних вартісних обмежень можна віднести наступні:

• Недостатній бюджет: Обмежені фінансові ресурси можуть створювати проблеми із закупівлею необхідних матеріалів, наймом кваліфікованого персоналу або інвестуванням у технології, необхідні для виконання проекту.
• Перевитрати: Неякісна оцінка витрат, непередбачувані витрати або зміни в обсязі проекту можуть призвести до перевитрати бюджету, навантаження на ресурси та створення фінансових обмежень.
• Розподіл ресурсів: Менеджери часто намагаються оптимізувати розподіл ресурсів, щоб забезпечити економічну ефективність і при цьому відповідати вимогам проекту.

3. Обмеженняобсягу: Обмеження обсягу виникає, коли проект виходить за рамки початкового запланованого обсягу. Загальні випадки використання включають:

• Розширення обсягу: Зміни або доповнення до обсягу проекту без належної оцінки та затвердження можуть призвести до розширення обсягу. Це може призвести до збільшення витрат, подовження термінів і труднощів у виконанні проекту відповідно до початкового плану.
• Зміни обсягу робіт: Зміна обсягу робіт в середині проекту може порушити робочий процес, вплинути на розподіл ресурсів і створити нові ризики та невизначеності.
• Нечітківимоги: Нечітко визначені або неоднозначні вимоги до проекту можуть ускладнити завдання менеджерів щодо встановлення чіткого обсягу робіт та ефективного інформування команди про очікування від проекту.

4. Якість: Обмеження якості можуть виникати з багатьох причин, таких як

• Відсутність стандартів: Відсутність визначених стандартів якості або системи управління якістю може призвести до непослідовних або неякісних результатів.
• Недостатнє тестування: Неадекватні процеси тестування або забезпечення якості можуть призвести до невиявлених помилок або дефектів, що знижує загальну якість результатів проекту.
• Балансування компромісів: Менеджери часто стикаються з проблемою балансування між бажанням отримати якісний результат і часовими та фінансовими обмеженнями. Компроміси можуть бути необхідними, а пошук правильного балансу може бути складним завданням.

Порада: Ці чотири обмеження, відомі як "залізний трикутник", взаємопов'язані, і зміни в одному з них часто впливають на інші. Для досягнення успішних результатів менеджери проектів повинні ретельно збалансувати і розставити пріоритети між цими обмеженнями протягом усього життєвого циклу проекту.

Розуміння 5 фаз життєвого циклу управління проектами

Етап 1. Ініціювання проекту

Крок за кроком:

1. Визначте цілі, завдання та результати проекту.
2. Визначте обсяг і межі проекту.
3. Провести техніко-економічне обґрунтування для оцінки життєздатності проекту.
4. Визначте зацікавлені сторони та встановіть канали комунікації.
5. Створіть статут проєкту або ініціаційний документ.

Використовуються загальні інструменти:

• Шаблон статуту проекту
• Інструменти аналізу зацікавлених сторін
• Шаблони техніко-економічного обґрунтування
• Шаблони планів управління комунікаціями

Етап 2. Планування проекту

Крок за кроком:

1. Визначте завдання та заходи проекту.
2. Визначте графік та етапи проекту.
3. Розробіть структуру розбиття робіт (WBS) і призначте ресурси.
4. Виявляти та аналізувати ризики проекту.
5. Розробіть бюджет і розподіліть ресурси.
6. Створіть детальний план проекту.

Використовуються загальні інструменти:

• Програмне забезпечення для управління проектами (наприклад, Microsoft Project, Asana, Trello)
• Діаграми Ганта, подібні до тієї, що показана нижче:

Джерело зображення

• Шаблони WBS
• Інструменти оцінки ризиків
• Програмне забезпечення для розподілу ресурсів
• Інструменти бюджетування та фінансового аналізу

Фаза 3. Виконання

Крок за кроком:

1. Виконувати завдання проекту відповідно до плану проекту.

2. Координувати та управляти ресурсами:

Джерело зображення

3. Спілкуйтеся зі стейкхолдерами та вирішуйте їхні проблеми.

4. Контролюйте хід проекту та відстежуйте фактичні результати.

5. Впроваджувати заходи контролю якості.

6. Керуйте будь-якими змінами або проблемами, що виникають під час виконання.

Використовуються загальні інструменти:

• Інструменти для співпраці та комунікації (наприклад, Slack, Microsoft Teams)
• Програмне забезпечення для управління завданнями
• Програмне забезпечення для управління проектами
• Інструменти управління якістю
• Інструменти управління змінами

Етап 4. Моніторинг та контроль

Крок за кроком:

1. Відстежуйте прогрес проекту та порівнюйте його із запланованим графіком і проміжними етапами.
2. Відстежуйте витрати проекту та порівнюйте їх з бюджетом.
3. Проводити регулярні зустрічі для оцінки стану проекту та вирішення проблемних питань.
4. Керуйте проектними ризиками та впроваджуйте стратегії їх зниження.
5. Забезпечити дотримання стандартів якості.
6. За необхідності скоригуйте план проекту.

Використовуються загальні інструменти:

• Програмне забезпечення для управління проектами з функціями відстеження та звітності
• Інструменти аналізу заробленої вартості
• Програмне забезпечення для управління ризиками
• Інструменти та методи контролю якості
• Інструменти управління змінами
• Панелі моніторингу ефективності проекту

Фаза 5. Закриття

Крок за кроком:

1. Оцініть ефективність проекту відповідно до цілей і результатів.

2. Отримання схвалення клієнта або зацікавлених сторін на завершення проекту.

3. Проведіть сесію з аналізу отриманих уроків, щоб визначити успіхи та сфери, які потребують вдосконалення:

Джерело зображення

4. Архівування проектної документації та закриття контрактів.

5. Святкуйте успіх проекту та визнавайте внесок членів команди.

Використовуються загальні інструменти:

• Оцінка проекту та інструменти оцінки
• Шаблони вивчених уроків
• Системи управління документами
• Шаблони закриття договорів
• Контрольний список для закриття проекту

До ваших послуг: Спростіть процес управління проектами за допомогою Nifty

Джерело зображення

Хочете зробити процес управління проектами ефективним і простим? Зверніть увагу на програмне забезпечення для управління проектами Nifty, яке пропонує зручний інтерфейс і безліч важливих функцій, таких як

• Централізована співпраця: Nifty слугує централізованим хабом для вашої команди, де ви можете легко спілкуватися, обмінюватися документами та відстежувати прогрес у межах платформи. Попрощайтеся з розрізненими електронними листами, повідомленнями та файлами.
• Управління завданнями: Nifty дозволяє створювати та призначати завдання членам команди, встановлювати дедлайни та відстежувати прогрес. Залишайтеся організованими завдяки інтуїтивно зрозумілим дошкам завдань і спрощеним робочим процесам, які підвищують продуктивність:

Джерело зображення

• **Відстеження часу: **Nifty пропонує вбудовані функції відстеження часу, що дозволяють відстежувати, скільки часу витрачається на кожне завдання. Ви можете легко відстежувати та аналізувати робочий час, щоб забезпечити оптимальний розподіл ресурсів та ефективність проекту.
• Управління файлами: Система управління файлами Nifty дозволяє легко завантажувати, зберігати та отримувати доступ до документів.
• Візуальні дорожні карти проектів: За допомогою візуальних дорожніх карт проектів Nifty менеджери проектів можуть стежити за дотриманням термінів їх виконання. Вони можуть легко планувати, візуалізувати та відстежувати етапи і терміни проекту.
• Потужні інтеграції: Nifty інтегрується з такими популярними інструментами, як Slack, Google Drive та GitHub, розширюючи ваші можливості управління проектами. Ви можете підключити свої улюблені програми та оптимізувати робочий процес без зайвого клопоту.

Успіх вашого проекту залежить від того, наскільки добре ви розумієте життєвий цикл управління проектами. Використовуйте програмне забезпечення для управління проектами та активізуйте свої зусилля, щоб реалізовувати проекти в рамках бюджету, за графіком і з перевищенням очікувань зацікавлених сторін.