7 Nejlepší platforma SaaS pro řízení výdajů v roce 2023

Úvodní stránka

Věděli jste, že výdaje na software jsou vedle výdajů na zaměstnance a pronájem kanceláří třetím největším výdajem v organizaci?

Ano, aplikace SaaS lze na rozdíl od starších aplikací snáze zakoupit. Každý, kdo má přístup k firemní kreditní kartě, může aplikaci SaaS zakoupit bez souhlasu IT nebo finančního týmu.

Tyto nekontrolované výdaje, odborně označované jako "stínové IT", zvyšují počet bezplatných a neschválených aplikací v rámci portfolia SaaS. Tyto aplikace, skryté před IT a finančními týmy, mohou vést ke zmeškání obnovy a v nejhorším případě i k úniku dat.

Zde přicházejí ke slovu platformy SaaS pro správu výdajů. V tomto blogovém příspěvku se seznámíme se sedmi nejlepšími platformami, které jsou dnes k dispozici, a probereme výhody používání takového softwaru.

Co je to platforma SaaS pro správu výdajů?

Platforma pro správu výdajů SaaS je softwarové řešení určené k optimalizaci a zefektivnění procesů zadávání zakázek, výdajů a správy nákladů aplikací SaaS.

Může se integrovat s vašimi finančními systémy, systémy SSO a HRIS a poskytnout podnikům komplexní přehled o jejich výdajích na SaaS, stínové IT a pomoci efektivně řídit náklady.

Týmy IT a HR mohou využít přehled, který nabízí platforma pro správu výdajů SaaS, k identifikaci stínového IT a odstranění duplicitních aplikací. Tyto nástroje také disponují upomínkami a pracovními postupy v reálném čase, které zabraňují automatickému obnovování a pomáhají týmu obnovit smlouvu SaaS včas.

Zvýšené výdaje na SaaS v důsledku zmeškaných obnovení, stínového IT atd. ovlivní vaše rozpočtová rozhodnutí a příjmy, pokud nebudou kontrolovány. Podívejme se tedy na nejlepší nástroje pro správu výdajů na SaaS, které vám pomohou optimalizovat výdaje na SaaS.

7 nejlepších platforem pro správu výdajů SaaS

CloudEagle

CloudEagle je na prvním místě, protože je jednou z nejkomplexnějších platforem pro správu výdajů na tomto seznamu. Díky rozsáhlým funkcím pro správu aplikací, optimalizaci nákladů, zadávání veřejných zakázek, správu dodavatelů a uživatelsky přívětivému rozhraní se stala platformou pro malé a střední podniky.

CloudEagle lze integrovat s interními systémy SSO, financemi a HRIS. Díky tomu můžete získat 100% přehled o svém zásobníku SaaS, sledovat informace o používání aplikací, identifikovat nedostatečně využívané a duplicitní aplikace a udržet pod kontrolou stínové IT.

Platforma také nabízí automatizované pracovní postupy, které zefektivňují proces zadávání zakázek a obnovování, a šetří tak vašemu týmu drahocenný čas a úsilí. S CloudEagle se správa smluv a faktur stává hračkou, protože je můžete ukládat na jednom místě a snadno je sledovat.

Odborníci na nákup softwaru SaaS společnosti CloudEagle vám pomohou najít ten správný software a vyjednat za vás nákup správného softwaru za správnou cenu. Společnost CloudEagle navíc vyniká v oblasti monitorování obnovení. Bude zasílat upomínky prostřednictvím služby Slack a e-mailu 90 dní před termínem obnovení a eskalovat je různým zúčastněným stranám, dokud nebude smlouva obnovena.

Funkce

• Přehled o aplikacích a přesné informace o jejich používání
• Automatizované poskytování a odebírání uživatelských oprávnění
• Pracovní postupy pro zadávání zakázek a obnovení
• Oznámení ze služby Slack pro zadávání veřejných zakázek a obnovení
• Služby asistovaného nákupu
• Doporučování prodejcůna bázi umělé inteligence
• Správa licencí a smluv
• Vlastní sestavy.

Stanovení cen

Cena startovacího tarifu je 1000 dolarů měsíčně.

Finly

Finly je pokročilé cloudové řešení pro správu financí, které bylo vytvořeno pro sledování a správu výdajů a nákladů uživatelů a provozů v organizaci. Zajímavým aspektem Finly je, že dokáže sledovat a zpracovávat všechny výdaje, ať už na papírových účtenkách, nebo v digitálních záznamech.

Finly je vybaven technologií optického rozpoznávání znaků (OCR), která umožňuje extrahovat z účtenek relevantní informace včetně data, údajů o prodejci a utracené částky. Tyto informace jsou následně zpracovány pro automatické generování komplexních zpráv o výdajích.

Tyto zprávy jsou poté zasílány vedoucím pracovníkům ke kontrole a schválení. Po schválení jsou předány finančnímu týmu k proplacení, čímž je zajištěno včasné a přesné zpracování výdajů zaměstnanců.

Pokud se ve vašem balíku SaaS vyskytují duplicitní aplikace kvůli stínovému IT, Finly vám pomůže zjistit, kdo aplikaci zakoupil, a to analýzou účtenek nebo faktur. Pomocí nástrojů pro správu financí, jako je Finly, mohou organizace zvýšit odpovědnost za stínové nákupy a zavést opatření, která zabrání jejich opakování.

Funkce

• Automatizované pracovní postupy
• Sledování aktivit a výdajů
• Správa úhrad
• Automatizace smluvních plateb
• Správa plateb nákupních objednávek
• Systém kontroly rozpočtu
• Správa firemních plateb kreditními kartami

Stanovení cen

K dispozici jsou tři cenové úrovně: Malé firmy, Rychlý růst a Podnik. Jaký typ podnikání provozujete? Jste rychle rostoucí startup? Pro podrobnosti o cenách můžete kontaktovat tým společnosti Finly.

Rampa

Na rozdíl od ostatních platforem na tomto seznamu nabízí Ramp jedinečné řešení, které by zaměstnancům zabránilo nakupovat aplikace SaaS bez schválení IT oddělení: Firemní karta Ramp.

Jak může firemní karta zabránit zaměstnancům ve stínových nákupech?

Tyto karty lze konfigurovat různými způsoby. Například můžete kartě přiřadit konkrétní rozpočet, který zabrání týmům v nadměrném utrácení, a můžete také omezit výdaje na těchto kartách, aby byly výdaje optimalizovány.

S vizitkami Ramp je rozpočtování SaaS snadné, protože každému oddělení lze přidělit speciální firemní kartu s předem definovaným rozpočtem přizpůsobeným jeho potřebám. Tento přístup zvyšuje odpovědnost a zabraňuje stínovým nákupům.

Kromě vizitek je Ramp také robustní platformou pro správu výdajů a správu dodavatelů. Zjednodušuje platební procesy tím, že přesně shromažďuje a ověřuje účtenky, a zajišťuje tak uživatelům bezproblémový provoz.

Funkce

• Správa dodavatelů a výdajů
• Nastavení výdajových limitů pro vizitky
• Černá listina prodejců, která zabrání nechtěným nákupům
• Zabránit prodejcům účtovat vyšší poplatky při automatickém obnovení.
• Mapování transakcí na správného prodejce
• Předdefinované pracovní postupy schvalování pro zadávání veřejných zakázek
• Centralizace všech výdajů na zaměstnance a SaaS pro snadnou správu.

Stanovení cen

K dispozici je bezplatná zkušební verze. Pro více informací o cenách je třeba kontaktovat tým.

Spendesk

Spendesk je intuitivní řešení pro správu výdajů, které pomáhá podnikům efektivně spravovat výdaje na uživatele a aplikace. Nabízí různé dynamické funkce, jako je automatizace výdajů, virtuální karty, párování faktur s OCR atd., které zefektivňují správu výdajů.

Umožňuje podnikům automatizovat opakující se výdaje, snižuje manuální práci, šetří čas a zvyšuje produktivitu týmu. Tato funkce automatizace zefektivňuje proces správy výdajů a zajišťuje konzistentnost.

Software pro optické rozpoznávání znaků (OCR) umožňuje společnosti Spendesk automaticky porovnávat faktury s žádostmi o proplacení výdajů. To pomáhá přesně přiřadit výdaje k příslušným fakturám a zjednodušuje proces odsouhlasování.

Stejně jako Ramp poskytuje i Spendesk jednorázové virtuální kreditní karty, které lze používat k bezpečným online nákupům v rámci organizace. Tyto karty lze nakonfigurovat s výdajovými limity a předem definovanými rozpočty, aby se zabránilo nadměrným výdajům uživatelů za produkty a služby.

Funkce

• Virtuální karty a zákaznické debetní karty
• Kontrola rozpočtu na kartách
• Sledování finančních a účetních transakcí v reálném čase
• Vytvoření předem definovaných pravidel pro výdaje
• Snadná správa odběrů aplikací
• Náhrady výdajů.

Stanovení cen

Na základě vašich požadavků vám tým vypracuje individuální nabídku.

Payhawk

Další na našem seznamu nejlepšího softwaru pro správu výdajů SaaS je Payhawk, který spojuje firemní karty, správu více subjektů, správu výdajů a závazků do jedné platformy.

Toto jednotné řešení zlepšuje přehled o peněžních tocích, optimalizuje výdaje a zjednodušuje plánování v rámci celé skupiny, což podnikům umožňuje efektivní a zjednodušený přístup k řízení finančních procesů.

Firemní karty mají funkce správy výdajů, jako jsou limity výdajů, zásady a pravidla pro konfiguraci rozpočtů a kontrolu výdajů jednotlivců a týmů. Můžete sledovat využití v reálném čase a zmrazit kartu a další transakce, pokud se uživatelé podílejí na stínových nákupech.

Nejlepší aspekt karet Payhawk je, že nemusíte spravovat jednotlivé karty. Funkce automatizace účtu vám umožní sledovat a spravovat karty hromadně. Můžete nastavit pravidla pro rozpočet a výdaje a jedním kliknutím je aplikovat na celé oddělení.

Funkce

• Proaktivní kontrola rozpočtu a výdajů
• Hromadná správa karet
• Vytváření karet se sdílenými, předem definovanými rozpočty
• Správa výdajů
• K dispozici jsou pracovní postupy schvalování
• Mobilní aplikace Payhawk je k dispozici

Stanovení cen

• Prémiové karty - 199 €/měsíc
• Výdaje za vše v jednom - 299 €/měsíc
• Enterprise - Individuální nabídka na základě požadavků

Expensify

Expensify je cloudový systém pro správu firemních výdajů, který se stará o správu výdajů a transakcí prostřednictvím zpracování dat v reálném čase.

Nabízí řadu funkcí pro zefektivnění sledování výdajů, analýzu vzorců výdajů uživatelů, správu vztahů s dodavateli, vytvoření robustního rozpočtového plánu, správu účtenek a řízení procesů proplácení.

Expensify nabízí také firemní kreditní karty, které pomáhají finančním týmům efektivně kontrolovat a řídit výdaje. Pro každou kartu můžete nastavit inteligentní limity a kontrolovat tak výdaje. Po dosažení limitu se karta vypne až do schválení předchozí útraty.

Můžete vytvářet inteligentní a komplexní zprávy o výdajích sestavováním individuálních a skupinových výdajů s přizpůsobitelným formátováním. Tyto přehledy můžete sdílet s kolegy, manažery nebo účetními odděleními pro spolupráci a usnadnění chytrých rozhodnutí.

Funkce

• Systém detekce neoprávněně nasazených agentů pro zajištění shody
• Správa výdajů a faktur
• Centralizovaná cestovní opatření a osobní platby
• Pokročilé automatizované pracovní postupy a integrace
• Prioritní podpora
• Aplikace pro skenování účtenek.

Stanovení cen

• K dispozici je bezplatná verze s omezenými funkcemi
• Cena tarifu Collect je 5 USD/uživatele/měsíc s kartou Expensify.
• Cena plánu ovládání je 9 USD/uživatele/měsíc s kartou Expensify.

Spendflo

Spendflo je komplexní platforma pro správu SaaS a řízení výdajů s mnoha funkcemi pro správu celého životního cyklu SaaS, od správy aplikací až po nákupy a řízení výdajů.

Urychlete proces nákupu SaaS automatizací schvalovacích pracovních postupů. Vynaložte méně manuálních hodin a nechte svůj tým soustředit se na strategičtější úkoly při řízení výdajů na SaaS.

Spendflo se může hladce integrovat s interními systémy SSO a finančními systémy a sledovat údaje o výdajích. Můžete tak získat 360stupňový přehled o tom, kolik váš tým utrácí za jednotlivé aplikace. Porovnejte plánované výdaje se skutečnými a spočítejte, kde jste nedočerpali a kde přečerpali. To vám pomůže efektivně plánovat rozpočet.

Analyzujte údaje o využívání jednotlivých aplikací, identifikujte nedostatečně využívané licence a upravte jejich velikost, abyste zvýšili úspory SaaS, což výrazně ovlivní vaše hospodářské výsledky.

Funkce

• Správa žádostí a smluv z jednoho místa
• Analýza výdajů a přesné sledování využití
• Automatizované pracovní postupy schvalování a asistovaný nákup
• Posouzení rizik prodejce
• Provedení průzkumu nálad
• Správa portfolia, výdajů a zabezpečení z jedné platformy.

Stanovení cen

Cena startovního tarifu je 2 500 dolarů měsíčně (účtováno ročně) a cena se zvyšuje na základě ročních výdajů.

Výhody používání softwaru pro správu výdajů

Zavedení platformy SaaS pro správu výdajů může vašemu podniku přinést mnoho výhod. Zde jsou některé klíčové výhody:

Optimalizace nákladů

Platforma pro správu výdajů vám pomůže získat přehled o výdajích na SaaS prostřednictvím integrace SSO a financí, což vám umožní identifikovat nepotřebné licence a eliminovat nadbytečné služby, což povede k výrazným úsporám nákladů.

Viditelnost a centralizované sledování

S platformou pro správu výdajů získáte přehled o celém balíku SaaS z ptačí perspektivy a můžete všechny aplikace SaaS konsolidovat na jednom místě, což umožňuje snadné sledování, monitorování a správu. Úplný přehled zabraňuje stínovému IT, duplicitám a nadbytečným aplikacím a zajišťuje soulad s firemními zásadami.

Zjednodušené pracovní postupy

Software pro správu výdajů může automatizovat opakující se úkoly, jako je zpracování faktur, sledování výdajů a schvalovací pracovní postupy, čímž se sníží ruční práce a zvýší produktivita.

Sledování používání

Díky integračním možnostem softwaru pro správu výdajů můžete sledovat využití aplikací v reálném čase. Identifikujte nevyužívané a nedostatečně využívané aplikace a proveďte potřebné optimalizace pro kontrolu výdajů.

Správa smluv a jejich obnovení

Tyto platformy poskytují komplexní funkce správy majetku, které vám umožní sledovat podmínky smluv, automatizovat jejich obnovování a vyjednávat lepší nabídky s dodavateli s pomocí asistovaných nákupčích.

Závěr

Tady máte sedm nejlepších platforem pro správu výdajů SaaS, které byste měli hledat v roce 2023. Výdaje na software se staly pro finanční týmy nekontrolovatelnou zátěží kvůli absenci sofistikovaného systému pro správu celého portfolia SaaS.

Pro lepší správu SaaS a řízení výdajů můžete využít platformy jako CloudEagle a Spendflo. Získejte úplný přehled o tom, co vaše týmy používají a kde utrácejí, a přijímejte potřebná optimalizační rozhodnutí pro zvýšení úspor SaaS.

Platformy jako Ramp a Expensify poskytují firemní virtuální kreditní karty, které lze použít ke kontrole výdajů vašeho týmu a udržení výdajů v rámci rozpočtu.

Jaká je tedy vaše volba?