5 chyb při manipulaci s hotovostí, které stojí maloobchodní firmy peníze

Úvod

Pokud vám v pokladně neustále chybí peníze a nemůžete přijít na to proč, nejste sami. Malé rozdíly v hotovosti se mohou zdát zanedbatelné, ale rychle se nasčítají. Pro většinu maloobchodních podniků není skutečným problémem krádež. Jsou to špatné návyky při manipulaci s hotovostí, které nebyly nikdy řešeny. Dobrou zprávou je, že většinu těchto problémů lze snadno vyřešit, jakmile víte, na co se zaměřit.

Proč je nakládání s hotovostí stále důležité

Možná si myslíte, že hotovost je na ústupu, ale to není celý obraz. Hotovost stále představuje významný podíl maloobchodních transakcí, zejména u malých nákupů a v odvětvích, jako jsou samoobsluhy, restaurace a butiky. Výzkumy ukázaly, že celkové náklady na hotovost pro maloobchodní prodejny se pohybují od 4,7 % do 15,3 % tržeb, když započítáte náklady na pracovní sílu, chyby, krádeže a čas potřebný na zpracování. Pro obchod s ročním obratem 500 000 dolarů to představuje až 76 500 dolarů ztrát, kterým se dá předejít.

Zde je pět nejčastějších chyb, které mohou snižovat vaše zisky, a způsoby, jak je napravit.

1. Spoléhání se na plně manuální počítání hotovosti

Pokud celý proces zpracování hotovosti provádíte ručně, jako je počítání bankovek, třídění mincí, vyplňování papírových vkladových lístků a ruční srovnávání pokladních zásuvek, trávíte více času a peněz, než je nutné. Ruční procesy jsou pomalé, náchylné k chybám a při zvýšené zátěži nejsou škálovatelné.

Každá hodina, kterou vaši zaměstnanci stráví ručním počítáním hotovosti, je hodina, kterou nestráví pomáháním zákazníkům nebo podporou prodeje. Majitelé maloobchodů, kteří přecházejí na komerční počítadla bankovek, často zkracují denní odsouhlasení z 30 minut na méně než pět minut, čímž uvolňují pracovní sílu pro produktivnější úkoly.

Výzkumy naznačují, že automatizace manipulace s hotovostí může maloobchodnímu prodejci ušetřit až 500 pracovních hodin měsíčně. I pro malé podniky je úspora času díky spolehlivému počítadlu bankovek nebo POS systému s funkcí slepého vkladu hotovosti značná.

Rychlé výhry pro zahájení automatizace:

• Investujte do počítadla bankovek s vestavěnou detekcí padělků
• Upgradujte svůj POS systém, abyste mohli sledovat hotovostní transakce a označovat nesrovnalosti
• Používejte funkci slepého vkladu hotovosti, aby pokladníci neviděli celkovou částku před spočítáním

2. Nevzdělávání týmu v postupech při manipulaci s hotovostí

Mnoho majitelů obchodů předpokládá, že manipulace s hotovostí je intuitivní. Stačí vydat drobné, zavřít zásuvku a pokračovat dál. Neškolení pokladníci však dělají chyby při počítání, naletí na podvody s rychlými změnami a vyvíjejí špatné návyky, které týden co týden tiše ukrajují ze zisku.

Ztráty v maloobchodě jsou rostoucím problémem pro podniky po celé zemi. Průzkum National Retail Federation z roku 2023 o bezpečnosti v maloobchodě zjistil, že ztráty v maloobchodě v USA dosáhly v tom roce 112,1 miliardy dolarů, přičemž významnou část tvořily interní chyby a problémy související se zaměstnanci. Ne všechno z toho jsou úmyslné krádeže. Velká část pochází z neúmyslných chyb lidí, kteří se nikdy nenaučili správné postupy.

Co by mělo správné školení v oblasti hotovosti zahrnovat:

• Počítejte nazpět drobné od nejmenší nominální hodnoty k největší
• Ověřujte bankovky před jejich uložením do zásuvky
• Nahlas oznamujte částku, kterou přijímáte
• Správně zpracovávejte stornování a vrácení peněz

Začleňte toto školení do zaškolování nových zaměstnanců a nenechávejte je, aby si to sami zjistili v praxi.

3. Provoz bez standardních operačních postupů

Pokud se váš proces nakládání s hotovostí liší od směny ke směně nebo od zaměstnance k zaměstnanci, přivoláváte si problémy. Nekonzistentní postupy poškozují vše od zákaznické zkušenosti až po viditelnost vašeho maloobchodu ve vyhledávačích. Bez písemných, standardizovaných postupů neexistuje žádná základna, podle které by se dalo měřit, a nesrovnalosti se stávají téměř nemožné vysledovat.

Solidní politika nakládání s hotovostí by měla zahrnovat způsob počítání pokladny na začátku směny, kdy a jak se provádí výběr hotovosti, kdo má přístup k trezoru a co se stane, když se objeví nesrovnalost. Berte to jako příručku pro nakládání s hotovostí ve vašem obchodě.

Oblast	Co standardizovat
Nastavení pokladny	Pevně stanovená počáteční částka pro každou směnu
Limity hotovosti	Maximální částka povolená v pokladně před výběrem
Vklady hotovosti	Kdo je provádí, jak jsou dokumentovány, kdo je schvaluje
Bezpečný přístup	Omezený na konkrétní manažery s zaznamenaným vstupem
Rozpory	Jasný proces hlášení a vyšetřování přebytků/nedostatku

Když všichni dodržují stejný postup, je snazší odhalit chyby nebo podezřelé aktivity. Standardizace postupů je stejně důležitá, pokud jde o zvýšení návštěvnosti prostřednictvím místního vyhledávání, kde se konzistence také vyplatí.

4. Vynechání odsouhlasení při změně směny

Zde je scénář, který se každý den odehrává v maloobchodních prodejnách: jeden pokladník končí směnu, další nastupuje k pokladně a nikdo mezitím nepočítá pokladnu. Když se při zavírání neshodují čísla, není možné zjistit, která směna způsobila problém.

Pokaždé, když pokladna změní majitele, aniž by byla spočítána a ověřena, vzniká nedostatek odpovědnosti. Tyto mezery se časem zvětšují. Řešení je jednoduché: při každé změně směny je nutné provést úplné spočítání pokladny, ideálně s podpisem odcházejícího i přicházejícího zaměstnance. Trvá to jen pár minut navíc, ale v průběhu roku může ušetřit stovky, ne-li tisíce dolarů v nesledovaných ztrátách.

5. Nikdy nekontrolujete své hotovostní procesy

Své podnikání byste neřídili bez kontroly zásob. Proč tedy vynechávat kontrolu hotovosti? Mnoho maloobchodních prodejen provádí kontrolu pouze v případě zjevného problému, což obvykle znamená, že škoda již byla napáchána.

Pravidelné audity hotovosti jsou jedním z nejúčinnějších kontrolních mechanismů, které můžete zavést. Podle zprávy Association of Certified Fraud Examiners' 2024 Report to the Nations dochází přibližně k jedné třetině případů podvodů proto, že společnosti nemají zavedeny vnitřní kontroly. Ty odhalují chyby včas a působí jako silný odstrašující prostředek. Zaměstnanci jsou méně náchylní k podvádění, když vědí, že hotovostní účty jsou pravidelně kontrolovány.

Jednoduchý plán kontrol, který funguje:

• Týdně: Provádějte namátkové kontroly dvou nebo tří náhodně vybraných zásuvek podle záznamů z pokladny.
• Měsíčně: Kontrola všech záznamů o vkladech hotovosti a označení vzorců
• Čtvrtletně: Kompletní kontrola standardních operačních postupů pro manipulaci s hotovostí a dodržování předpisů ze strany zaměstnanců

Často kladené otázky

Jak často bych měl provádět odsouhlasení pokladny?

Minimálně na začátku a na konci každé směny. Pokud pokladnu sdílí více pokladníků, proveďte kontrolu a ověření při každém předání. Denní kontrola je nezbytná pro sledování nesrovnalostí.

Jaký je rozumný limit pokladní zásuvky pro malý obchod?

Pro většinu malých maloobchodníků je to mezi 200 a 500 dolary. Správná částka závisí na průměrné výši transakcí, četnosti plateb v hotovosti a bezpečnostním profilu vaší oblasti.

Kolik vlastně stojí chyby při manipulaci s hotovostí?

NRF vykázala v roce 2022 ztráty v maloobchodě v USA ve výši 112,1 miliardy dolarů, přičemž značná část souvisela s administrativními chybami a chybami zaměstnanců, nikoli s přímými krádežemi. I denní nesrovnalosti ve výši 5 až 10 dolarů mohou pro jeden obchod znamenat roční ztrátu v řádu tisíců dolarů.

Měl bych zvážit přechod na bezhotovostní platby?

Přechod na bezhotovostní platby eliminuje problémy s manipulací s hotovostí, ale odradí zákazníky, kteří preferují nebo potřebují platit hotově. Mnoho států a měst nyní zákonem vyžaduje, aby podniky hotovost přijímaly. Lepším přístupem je zpřísnění postupů než úplné zrušení hotovosti.

Jaká je nejvýznamnější změna, kterou mohu provést?

Zavedení písemných standardních operačních postupů pro manipulaci s hotovostí. Vytváří to odpovědnost, poskytuje vám základ pro audit a zajišťuje, že všichni zaměstnanci dodržují stejný postup. Vše ostatní staví na tomto základu.

Hlavní body

• Ruční počítání hotovosti je časově náročné a zvyšuje počet chyb. Základní automatizace se rychle vyplatí.
• Neškolení pokladníci jsou jedním z největších zdrojů zbytečných ztrát hotovosti v maloobchodě.
• Písemné standardní operační postupy vytvářejí odpovědnost a usnadňují sledování nesrovnalostí.
• Při střídání směn vždy provádějte kontrolu pokladny. Nikdy nedovolte, aby pokladna změnila majitele, aniž by byla spočítána.
• Pravidelné kontroly hotovosti odrazují od podvodů a odhalují problémy, než se stačí rozrůst.