Zásadní dokumentace pro majitele firem: 11 typů obchodních dokumentů, které je třeba vždy uchovávat

Úvodní stránka

Málokterý majitel firmy má rád papírování a ještě méně majitelů chce mít přehled o veškeré dokumentaci, která jim projde přes stůl. Bohužel, obchodní dokumenty jsou pro zdraví vaší organizace životně důležité, protože bez nich riskujete rozpaky, narušení provozu, a dokonce i právní problémy.

Naštěstí se to týká jen několika vybraných typů obchodních dokumentů. A tak vás v tomto článku naučíme rozlišovat, co je důležité a co ne, vysvětlíme vám 11 typů klíčových obchodních dokumentů, které byste měli vždy uchovávat, a prozkoumáme výhody, které mohou vaší firmě nabídnout.

Co jsou obchodní dokumenty?

Obecně lze říci, že obchodním dokumentem může být jakýkoli kus papíru (nebo jeho digitální ekvivalent), který se byť jen okrajově týká činnosti vaší společnosti. Abychom však byli konkrétnější, můžeme si obchodní dokumenty představit jako záznamy používané ke komunikaci, ukládání nebo organizaci informací v rámci organizace.

Proč jsou obchodní dokumenty důležité?

Jak brzy uvidíte, obchodní dokumenty mají mnoho tvarů, velikostí a hlavně případů použití. Proč jsou ale vůbec důležité a jaké výhody mohou vaší firmě nabídnout? Pojďme si na to odpovědět.

• Organizace a efektivita: Obchodní dokumenty zajišťují strukturu a přehlednost vašich operací, což umožňuje vyšší efektivitu, méně chyb a celkovou konzistenci.
• Komunikace a spolupráce: Dokumenty také usnadňují efektivní interní a externí komunikaci, vytvářejí lepší pracovní prostředí a umožňují zaměstnancům a zúčastněným stranám dosahovat co nejlepších výsledků.
• Sdílení a řízení znalostí: Když zaměstnanci opustí vaši společnost, odnesou si s sebou všechny své znalosti, což způsobuje neefektivitu. Obchodní dokumenty vám umožní uchovat všechny tyto informace a posílit budoucí úsilí zaměstnanců.
• Právní ochrana: Řešení sporů, žalob a kontrol je bohužel nevyhnutelnou součástí podnikání. Uchováváním příslušných obchodních dokumentů však můžete pokrýt všechny své zájmy a zmírnit negativní dopady právních incidentů.
• Plánování a rozhodování: Obchodní dokumenty poskytují neocenitelný přehled o vaší činnosti a umožňují vám poučit se z minulosti a přizpůsobit se budoucnosti. Díky tomu můžete vždy přijímat efektivní rozhodnutí založená na datech.
• Monitorování a hodnocení výkonu: Jak můžete efektivně řídit svůj podnik, když nevíte, co se v něm děje? Jednoduše - nemůžete. Naštěstí vám obchodní dokumenty umožňují sledovat všechny důležité ukazatele v (téměř) reálném čase.
• Reputace a image značky: Zde je hodnota obchodních dokumentů dvojí. Zaprvé, dokumentace značky vám umožní důsledně cílit na ideální zákazníky s rozpoznatelným tónem hlasu (v kopiích, médiích, designu atd.). Za druhé vám však efektivní správa dokumentů také umožňuje pracovat efektivněji a vytvářet spolehlivější pověst vaší značky.

11 typů klíčových obchodních dokumentů, které je třeba vždy uchovávat

Jak je uvedeno výše, standardním způsobem klasifikace obchodních dokumentů je jejich použití ve firmě. Abychom však mohli určit konečné určení dokumentu (tj. odpadkový koš nebo zásuvka vašeho kancelářského stolu), musíme se podívat na zastaralost.

Je pravda, že je to trochu složité, protože tento koncept přesahuje případy použití, obsah a dokonce i cílové oddělení. Obecně lze říci, že nejdůležitější obchodní dokumenty spadají spíše do finanční, právní a marketingové oblasti, ale ne všechny.

Navíc i kdybyste si ponechali veškerou dokumentaci, která je obsažena pouze v těchto kategoriích, brzy byste zjistili, že vaše kancelář a počítače jsou přeplněny (digitálním) papírovým odpadem. Nejúčinnějším způsobem, jak vám pomoci určit, které dokumenty si ponechat, je tedy říci vám o nich vše.

#1 Výkazy zisku a ztráty

Tyto dokumenty, známé také jako výkazy zisků a ztrát nebo výkazy zisků, shrnují příjmy, výdaje a čistý zisk nebo ztrátu vaší společnosti za určité období. Jsou důležité z interních důvodů, včetně srovnávání, plánování a rozhodování.

Jejich skutečná hodnota však vynikne, pokud jde o externí výkaznictví, konkrétně o analýzu investorů/věřitelů při akvizicích nebo při hledání investic a o dodržování daňových předpisů.

Výkazy zisků a ztrát mají zásadní význam pro posouzení výkonnosti a finančního zdraví vašeho podniku a jejich absence může zpochybnit vaše jednání. V nejhorším případě to může vést k výpadku financování nebo dokonce k tomu, že se dostanete do problémů s místním finančním úřadem.

(Zdroj: Zervant)

#2 Rozvahy

Stejně jako výkazy zisků a ztrát poskytují rozvahy přehled o finančním stavu společnosti v určitém okamžiku a jsou důležité z výše uvedených důvodů. Liší se však svým zaměřením na aktiva, závazky a majetek akcionářů vaší firmy.

(Zdroj: bdc.ca)

#3 Daňová přiznání

Jak už název napovídá, daňové přiznání je obchodní dokument, který podáváte místnímu daňovému úřadu (v USA IRS), abyste uvedli své příjmy, odpočty a daňové povinnosti za určité období, a slouží jako záznam o finančních aktivitách vašeho podniku.

Jak si asi dokážete představit, jsou nejdůležitější pro zajištění dodržování místních zákonů, protože jejich porušení vás může v lepším případě dostat do červených čísel kvůli pokutám, v horším případě do soudní síně nebo cely.

(Zdroj: AbbyMarketplace)

#4 Faktury a účtenky

Nepochybujeme o tom, že faktury a účtenky znáte dokonale, ale abyste nikoho nenechali ve štychu, tyto dokumenty potvrzují vaše obchodní transakce. Díky tomu jsou velmi důležité hned z několika důvodů, včetně účetních, při sporech se zákazníky a v daňové oblasti. Optimálním řešením pro generování a správu faktur je nasazení fakturačního softwaru.

(Zdroj: Billdu)

#5 Bankovní výpisy

Bankovní výpisy vydávané bankou nebo jinou finanční organizací shrnují transakce vaší firmy za určité období, včetně vkladů, výběrů, převodů a dalších údajů. Stejně jako ostatní finanční dokumenty hrají i tyto výpisy důležitou roli při vedení interního účetnictví, sestavování rozpočtu a dodržování daňových předpisů.

Pomáhají však také vaší společnosti odhalit podvody a jsou důležité při **žádosti o úvěr **nebo **žádosti o financování **od jiných podnikatelských subjektů. Proto se více než vyplatí mít je v šuplíku pro jistotu.

(Zdroj: Patriot Software)

#6 Mzdové záznamy

Mzdové záznamy slouží především k interní evidenci a sledují odměny zaměstnanců, srážky a další související informace. Jsou důležité pro sledování výdajů, zajištění souladu s pracovněprávními a daňovými předpisy, řešení sporů o mzdy zaměstnanců a prokazování vaší neviny při auditech.

(Zdroj: Hourly)

#7 Obchodní licence a povolení

Od financí se přesuneme k právním obchodním dokumentům. Licence a povolení slouží k několika zřejmým účelům, včetně umožnění přístupu do jedinečných průmyslových odvětví, schválení pro konkrétní vládní programy a prokázání vaší **odbornosti **a důvěryhodnosti.

Už jen proto se vyplatí povolení a licence si ponechat. Nejdůležitějším důvodem je však to, že vzhledem k jejich povaze a činnostem, jimiž se zabývají, budete muset často dokládat svou způsobilost k určitým právním a obchodním úkonům.

(Zdroj: SignNow)

#8 Smlouvy a dohody

Bez ohledu na to, zda jste firma B2B nebo B2C, jsou smlouvy a dohody vaším denním chlebem.Patří mezi ně i dohody s externími subjekty, jako jsou společnosti zabývající se outsourcingem softwaru, které jsou klíčové zejména pro firmy zaměřené na technologie. Podrobně popisují **právně závazné podmínky vašich vztahů **(se zákazníky, partnery, důvěrníky atd.) a pomáhají vás chránit před případnými žalobami. Kromě toho vám umožňují sledovat vaše smluvní závazky, abyste měli jistotu, že splníte všechny své povinnosti.

(Zdroj: Jotform)

#9 Dokumentace duševního vlastnictví

IP je souhrnný pojem pro obchodní dokumenty, které zakládají a chrání práva duševního vlastnictví vaší firmy, včetně záznamů, registrací a patentů. V praxi přináší držení těchto práv řadu výhod, především prokazování vlastnictví nehmotného majetku vaší firmy, zabránění potenciální krádeži nebo zneužití, zpeněžení, licencování a uznání značky.

(Zdroj: Signaturely)

#10 Záznamy o pojištění

Dalším typem obchodních dokumentů, které je třeba vždy uchovávat, jsou záznamy o pojištění, protože sledují pojistné krytí vaší společnosti, uvádějí všechny důležité informace a slouží jako důkaz při pojistných událostech. Jsou zásadní pro udržení dobrého řízení rizik a zajištění úspěšné kontinuity podnikání a obnovy po havárii. Kromě toho chrání vaši společnost a zaměstnance před případnými nehodami, ke kterým může dojít na pracovišti.

(Zdroj: SampleForms)

#11 Marketingové záznamy

Marketingové záznamy se týkají dokumentace a údajů souvisejících s marketingovými aktivitami a strategiemi vaší firmy. Zahrnují průzkum trhu, reklamní kampaně, údaje o zákaznících, analýzy, marketingové plány a propagační materiály.

Ty jsou z různých důvodů zásadní, ale vyplatí se je mít, zejména pro udržení efektivní analýzy výkonnosti a konkurence, sledování poznatků o zákaznících a cílení, zajištění konzistence marketingu značky a umožnění dlouhodobého plánování.

(Zdroj: SlideTeam)

Jak se klasifikují obchodní dokumenty?

Vzhledem k širokému rozsahu jejich definice nepřekvapí, že kategorizace obchodních dokumentů je poměrně pestrá. Obvykle se dělí podle obsahu a funkce na následující typy:

• Administrativní: Tyto dokumenty slouží k interním administrativním účelům a usnadňují komunikaci, koordinaci a organizaci v rámci podniku. Zahrnují poznámky, interní e-maily, programy schůzek, rozvrhy zaměstnanců atd.
• Právní a regulační předpisy: Tyto dokumenty jsou nezbytné pro splnění právních a regulačních povinností a pomáhají zajistit, aby podnik fungoval v právním rámci a chránil svá práva a zájmy. Zahrnují smlouvy, dohody, licence, povolení, podmínky poskytování služeb, zásady ochrany osobních údajů a další.
• Finanční: Tyto dokumenty se týkají transakcí a dalších finančních činností a jsou nezbytné pro efektivní účetnictví, daně a finanční analýzu. Patří mezi ně finanční výkazy, faktury, účtenky, objednávky, výkazy výdajů a další.
• Marketing a prodej: Tyto dokumenty slouží k získávání a přeměně potenciálních zákazníků a k propagaci produktů a služeb podniku, čímž podporují prodej a generují příjmy. Zahrnují brožury, letáky, inzeráty, popisy výrobků/služeb, marketingové plány, reference zákazníků atd.
• Lidské zdroje: Personální dokumenty pomáhají zajistit správné řízení zaměstnanců, dodržování pracovněprávních předpisů a efektivní komunikaci mezi společností a jejími zaměstnanci. Zahrnují pracovní smlouvy, popisy pracovních míst, hodnocení výkonnosti, školicí materiály, záznamy o disciplinárních opatřeních, vývoj softwaru pro zefektivnění personálních procesů a další.
• Provozní: Tyto dokumenty slouží k podpoře každodenního provozu a poskytují zaměstnancům pokyny a instrukce k zajištění efektivity, konzistence a kvality. Zahrnují standardní operační postupy (SOP), schémata procesů, záznamy o zásobách, deníky údržby atd.
• Projekt: Tyto dokumenty jsou specifické pro řízení projektů a pomáhají sledovat milníky, rozdělovat zdroje a zajistit úspěšné dokončení projektu prostřednictvím pečlivého plánování, monitorování a realizace. Zahrnují projektové plány, harmonogramy, struktury rozdělení prací (WBS), zprávy o postupu prací, hodnocení rizik a další.
• Externí korespondence: Tyto dokumenty pomáhají navazovat obchodní vztahy a usnadňují hladkou interakci a spolupráci s externími subjekty, jako jsou zákazníci, dodavatelé a partneři. Zahrnují dopisy, e-maily, návrhy, nabídky, objednávky, smlouvy atd.

Lepší představa o této kategorizaci je důležitá pro pochopení významu a použití obchodních dokumentů ve vaší společnosti. Nepomůže vám však odpovědět na otázku, která vás sem přivedla v první řadě - které dokumenty je bezpečné vyhodit a které byste si měli ponechat. Pojďme si na ni odpovědět právě teď.

Jaký je nejlepší způsob správy obchodních dokumentů?

V dnešní době máme to štěstí, že se nemusíme spoléhat na přeplněné složky a přetékající zásuvky psacího stolu, do kterých ukládáme veškerou důležitou obchodní dokumentaci. Software pro správu dokumentů (DMS) je jedním z nejlepších nástrojů, které můžete ve své firmě nasadit, protože snižuje nejen dopad papírování na vaše pocuchané nervy, ale také na životní prostředí.

Systém DMS umožňuje ukládat, organizovat a sdílet zdroje z jednoho pohodlného rozhraní, což z něj činí zdaleka nejlepší způsob správy obchodních dokumentů. To však neznamená, že je zcela bezproblémový. Pokud chcete využívat co nejefektivnější prostředí a maximalizovat efektivitu, budete muset ještě použít několik vybraných strategií, které posílí jeho provoz.

Patří mezi ně:

• Zavedení jasných zásad pojmenování a označování
• Centralizace ukládání dokumentů
• Vytvoření hierarchie přístupu
• Implementace zálohování a zotavení po havárii
• Umožnění oběhu dokumentů a spolupráce

Shrnutí

Jak jsme si již ukázali, obchodní dokumenty jsou důležitým zdrojem informací pro vaši firmu a všechny její operace napříč odděleními, včetně právního, finančního, marketingového a dalších. A prvním klíčem k jejich maximálnímu využití je schopnost oddělit ty, které mají dlouhodobou hodnotu, od těch, které ji nemají.

V tomto článku jste se seznámili s 11 obchodními dokumenty, které byste měli vždy uchovávat, a zjistili jste, proč tomu tak je. Vaše práce však zdaleka nekončí. Nyní musíte přehodnotit své stávající interní zásady správy dokumentů a určit, zda umožňují, nebo znemožňují úsilí vašich týmů.

Bez ohledu na konečný závěr byste měli mít na paměti, že vždy je co zlepšovat. A může to být právě místo, které uvolníte v zásuvce kancelářského stolu přenesením veškeré dokumentace do cloudu.