Fax online: Kompletní příručka pro digitální týmy

Úvod

Váš tým pravděpodobně používá Notion, komunikuje přes Discord a už měsíce se nedotkl tiskárny. Podle zprávy z roku 2024 však 17 % podniků po celém světě stále používá fax. (1)

Například zdravotnictví stále odesílá velké množství dokumentů, přičemž podle zpráv bylo jen v roce 2020 odesláno až 9 miliard faxů. Právní týmy také faxují smlouvy. Realitní agenti faxují kupní smlouvy, zatímco finanční poradci faxují dokumenty klientů. Důvodem je, že předpisy činí faxování nejjednodušší cestou. (2)

To však neznamená, že už nikdo nestojí u faxu. Online faxové služby nyní vše zpracovávají digitálně, což znamená, že váš tým může pracovat s faxováním, aniž by se z toho zbláznil. Zde je kompletní návod, jak to funguje.

Jak funguje online faxování

Tradiční faxové přístroje převáděly dokumenty na zvukové signály a posílaly je přes telefonní linky. To nebyl příznivý proces, protože vyžadoval speciální hardware, docházelo k zasekávání papíru a obsazené linky.

Online faxování zachovává stejný přenosový protokol, ale zbavuje se všeho ostatního. Když posíláte fax online pomocí eFaxu, nahráváte digitální soubor do služby, která jej převede do správného formátu. Poté dokument přesměruje přes faxové servery a doručí jej na faxové číslo příjemce. Pokud vám někdo pošle fax, zobrazí se jako PDF ve vašem e-mailu nebo přes webový portál.

Není potřeba telefonní linka, zařízení ani papír (pokud jej nechcete vytisknout).

Bezpečnost je zde stejně atraktivní jako pohodlí. Bezpečné online faxové služby používají pro přenos 256bitové šifrování dat Advanced Encryption Standard (AES). Podle technických odborníků je tento algoritmus nejbezpečnější ze všech. Vaše soubory zůstávají zašifrované během přenosu i uložení, což splňuje požadavky na dodržování předpisů v podnikání. (3)

Výběr služby

Chcete-li vybrat tu správnou službu pro svůj tým, zhodnoťte, zda je její systém kompatibilní s tím, co již používáte. Pokud váš tým pracuje s Google Drive a Microsoft Office, vaše faxová služba musí přímo spolupracovat s těmito nástroji. V opačném případě budou lidé muset soubory stahovat, nahrávat je někam jinam a vy tak přidáte další kroky, místo abyste je odstranili.

Musíte také zvážit objemovou kapacitu. Většina služeb má měsíční limity stránek. Pokud je překročíte, budete platit poplatky za překročení limitu, které se rychle nasčítají. Vypočítejte tedy objem, který potřebujete, a přidejte 30 % rezervu.

Poté se zeptejte, zda mají mobilní aplikace. Vzhledem k tomu, že více než 60 % webového provozu pochází z mobilních zařízení, váš tým také potřebuje odesílat a přijímat faxy ze svých telefonů stejně snadno jako z počítače. Pokud je mobilní prostředí nepraktické, lidé budou odkládat faxování, dokud nebudou u svého stolu, což poruší celý smysl. (4)

Důležitý je také typ telefonního čísla. Místní čísla působí přístupněji, zatímco bezplatná faxová čísla mohou zvýšit míru odezvy, když od klientů požadujete dokumenty. Lidé totiž bezplatná čísla stále spojují s legitimními podniky. Pokud pracujete na mezinárodní úrovni, potřebujete službu s skutečným mezinárodním pokrytím.

Funkce, které mění způsob vaší práce

Moderní nástroje pro digitální faxování transformují správu dokumentů na efektivní proces založený na datech. Níže jsou uvedeny funkce, které se integrují přímo do vašeho stávajícího digitálního prostředí a zvyšují rychlost a přesnost.

• Digitální podpisy: Vynechte cyklus tisk-podpis-skenování úplně. Členové týmu mohou aplikovat digitální podpisy přímo na dokumenty, čímž se celý pracovní postup odehrává v digitálním prostředí.
• Funkce faxování do e-mailu: Lepší služby dokážou analyzovat příchozí faxy, extrahovat klíčové informace a směrovat dokumenty na základě obsahu.
• Informace založené na umělé inteligenci: Moderní podnikové nástroje analyzují vzorce faxů a předpovídají nárůsty objemu. Označují chybějící potvrzení nebo neobvyklou aktivitu, což vám pomáhá včas identifikovat a vyřešit technické problémy.
• Přímé zpracování (STP): Tato integrace eliminuje ruční zadávání dat tím, že načítá informace z příchozích faxů a automaticky je vkládá do vaší databáze. Je obzvláště účinná pro pojistné události a pracovní postupy při přijímání pacientů.
• Cloudové úložiště: Online úložiště promění vaše faxy v prohledávatelné digitální zdroje. Díky správnému označování můžete konkrétní fax najít během několika sekund, místo abyste prohledávali složky nebo procházeli měsíce e-mailů. Zdá se to jako maličkost, dokud něco naléhavě nepotřebujete najít.

Díky těmto funkcím se organizace mohou zbavit omezení starého hardwaru a zacházet s faxovanými daty jako s vysokorychlostním digitálním aktivem.

Nezanedbávejte bezpečnost

Pokud jde o bezpečnostní povinnosti, nesmíte šetřit.

Šifrování musí pokrývat přenos i ukládání samostatně. Vaše služba by měla šifrovat během přenosu (protokoly TLS nebo SSL). Stejně důležité je však i šifrování úložiště, protože faxy uložené na serverech také potřebují ochranu.

Kontrola přístupu může být také komplikovaná, pokud s citlivými dokumenty pracuje více členů týmu. Použijte proto oprávnění založená na rolích, která vám umožní omezit, kdo může prohlížet určité faxy, kdo může odesílat z konkrétních čísel a kdo má přístup k historickým záznamům.

Auditní stopy prokazují soulad s předpisy, když regulátoři kladou otázky. Váš systém by měl zaznamenávat vše. To zahrnuje, kdo co odeslal, čas přenosu, potvrzení doručení, kdo si dokumenty prohlížel a přijal a počet neúspěšných pokusů. Tyto protokoly také pomáhají při řešení problémů s pracovním tokem.

Hodnotí se také fyzická bezpečnost. Když lidé přistupují k citlivým faxům na mobilních zařízeních v kavárnách, stává se problémem soukromí obrazovky. Potřebujete zásady týkající se toho, kde lze citlivé faxy prohlížet. Můžete také vyžadovat zámky obrazovky s přiměřenými časovými limity pro firemní zařízení.

Chyby, které dělají všichni

Každý tým se při přechodu na online faxování potýká se stejnými problémy. Poučte se z jejich chyb.

Například špatná kvalita dokumentů po naskenování všechno pokazí. Lidé skenují v nízkém rozlišení, což vede k technicky úspěšným přenosům, ale na straně příjemce jsou dokumenty zcela nečitelné.

Chcete-li zajistit správné rozlišení, nastavte minimální standard na 200 x 100 DPI (bodů na palec) pro textové dokumenty. Pro kresby nebo obrázky musíte jít výše, na 200 x 200 DPI. Ve skutečnosti je to optimální rozlišení.

Zmatky s formáty souborů také způsobují zpoždění. Moderní služby přijímají různé typy souborů, ale nejspolehlivější je PDF. Důvodem je, že dokumenty Word mohou mít problémy s formátováním, například obrázky někdy překračují velikostní limity. Pro vše důležité standardizujte formát PDF a ušetříte si starosti.

Mezinárodní faxování představuje další překážku, protože nesprávné formátování kódů zemí často vede k neúspěšným přenosům. Chcete-li tento problém vyřešit, vytvořte šablony se správnými formáty mezinárodního volání pro běžné destinace, aby to zaměstnanci nemuseli pokaždé zjišťovat.

Je třeba zohlednit také únavu z oznámení. Když členové týmu dostávají e-mailová upozornění na každý příchozí fax, začnou je všechny ignorovat. Nastavte oznámení promyšleně. Odesílatelé s vysokou prioritou dostávají okamžitá upozornění, zatímco rutinní faxy mohou být seskupeny do souhrnných e-mailů.

Zavedení bez chaosu

Začněte s jedním oddělením. Vyberte tým, který pravidelně faxuje, ale není zahlcen objemem. Nechte je vyřešit všechny problémy a objevíte problémy, které jste nepředpokládali. Můžete například zjistit, že určité typy souborů se špatně převádějí, narušují se pracovní postupy nebo panuje obecná nejistota ohledně toho, kde se přijaté faxy ukládají.

Během pilotního provozu vše dokumentujte. Zhodnoťte, které formáty souborů fungují nejlépe, kdo má potíže s rozhraním a kde se lidé zasekávají. Tyto informace potřebujete, než systém zavedete pro všechny.

Včas také nastavte konvence pro pojmenování souborů. Když deset lidí denně odesílá faxy, potřebujete jednotné názvy souborů, jinak bude vyhledávání nemožné. Vhodné je například „YYYYMMDD_RecipientName_DocumentType“. Pravidlem je, aby názvy byly jednoduché, tříditelné a vyhledatelné.

Školte pouze základy. Většina lidí nepotřebuje znát všechny funkce. Potřebují jen vědět, jak bezpečně odeslat dokument, jak potvrdit jeho doručení a jak najít fax, který obdrželi minulý týden. Tyto často prováděné úkoly je třeba znát.

Pokud je to možné, využijte automatizaci. Online faxové služby obvykle podporují automatické opakování v případě selhání přenosu, plánované odesílání pro různé časové pásmo a pravidla pro směrování příchozích faxů.

Jakmile budete mít jistotu, že online systém funguje, odpojte svou starou faxovou linku. I když si někdo může stěžovat, pro váš tým je lepší být o krok napřed.

Akční plán

Teorie je hezká, ale důležité je provedení. A takto můžete celý proces realizovat.

• 1. a 2. týden: Průzkum a výběr. Prohlédněte si tři až pět služeb na základě vašich požadavků. Požádejte o ukázky. Promluvte si se stávajícími zákazníky ve vašem odvětví. Pečlivě ověřte certifikáty shody.
• Týdny 3–4: Nastavení pilotního projektu. Proveďte konfiguraci pro vaši pilotní skupinu. Nastavte integraci s klíčovými systémy. Vytvořte počáteční školicí materiály. Stanovte základní pracovní postupy a konvence pojmenování.
• Týdny 5–8: Spusťte pilotní projekt a ponechte starý systém jako zálohu. Aktivně sbírejte zpětnou vazbu. Opravte problémy. Upravte procesy. Zaznamenejte, co funguje a co ne.
• 9.–10. týden: Rozšiřte pilotní projekt na další oddělení na základě získaných poznatků. Poskytněte praktické školení. Zajistěte dostupnost podpůrných zdrojů.
• 11.–12. týden: Přesuňte zbývající uživatele na novou platformu. Odpojte staré faxové linky. Archivujte historické dokumenty podle zásad uchovávání.

Nakonec optimalizujte a prozkoumejte pokročilé funkce. Až budou základní funkce fungovat, podívejte se na automatické směrování, kategorizaci pomocí umělé inteligence a hlubší integraci.

Co nás čeká

Faxování nezmizí. Jen změní podobu.

Integrace bude těsnější. Očekávejte tedy propojení mezi faxovými službami a platformami pro spolupráci, nástroji pro řízení projektů a rámci pro vývoj aplikací. Odesílání faxů bude stejně přirozené jako odesílání e-mailů v rámci vašich stávajících pracovních postupů.

Umělá inteligence také převezme více rutinní práce. Dojde tak k rychlému zlepšení klasifikace dokumentů, extrakce dat a inteligentního směrování. Ruční třídění, které stále zabírá čas zaměstnancům, se bude stále častěji provádět automaticky.

Předpisy se nakonec změní. Jakmile digitální komunikační metody prokáží svou bezpečnost, některé odvětví možná konečně sníží svou závislost na faxu. Ale to je přechod trvající roky, ne měsíce. Týmy, které nyní ovládají online faxování, se hladce přizpůsobí, když se požadavky změní.

Hybridní komunikační strategie se také stanou normou. Namísto výběru e-mailu, faxu nebo jiného způsobu budou systémy automaticky vybírat správný kanál na základě preferencí příjemce, citlivosti obsahu a předpisů.

Jak to funguje

Vaše implementace nebude hned dokonalá. Narazíte na okrajové případy, setkáte se s odporem některých členů týmu a narazíte na neočekávané technické problémy. To je normální. Důležité však je vytvořit něco, co je měřitelně lepší než to, co jste měli dříve.

Protože nejlepší technologie je nakonec ta, která prostě funguje, když ji potřebujete. I když tou technologií bude v roce 2026 faxování.