Jaké jsou časové náklady na manuální procesy

Úvod

Ještě před 500 lety byla většina práce vykonávaná lidmi manuální. Aby bylo možné pěstovat plodiny nebo stavět domy, muselo mnoho lidí dlouhodobě vynakládat fyzickou sílu. To vedlo k pomalému ekonomickému růstu a poměrně nízké životní úrovni. Život v roce 1500 byl mnohem podobnější životu v roce 500 nebo 1000 než životu v roce 2026. Co dělá náš rok tak výjimečným? Automatizace.

Zatímco v minulosti musela být většina práce vykonávána lidmi samostatně, dnes nám pomáhá velké množství strojů. Vyrábíme energii s využitím našich znalostí fyziky. Pomocí superpočítačů dokážeme během několika dní vyřešit složité matematické problémy, jejichž výpočet by lidem trval roky. Stručně řečeno, naše síla je nyní posílena velkým počtem nástrojů, které nás nejen činí silnějšími (jako kladivo v rukou stavitele), ale také za nás vykonávají většinu dříve manuální práce. Podniky byly průkopníky tohoto rychlého přechodu k inovacím a nadále jej pohánějí. V tomto článku se budeme zabývat tím, jak nákladné mohou být manuální procesy pro společnosti v průběhu času, a diskutovat o tom, proč je automatizace v dlouhodobém horizontu vždy nejlepší volbou.

Současná digitální revoluce vedla k vzniku řady vysoce kvalitních produktů, které automatizaci umožňují. Například vývoj aplikací Make.com umožňuje podnikům propojit více digitálních aspektů jejich provozu a snížit závislost na manuálních konfiguracích. Mezi další důležité služby patří nástroje jako Zapier, Bubble a Webflow. Příležitosti pro automatizaci nikdy nebyly tak snadno dostupné.

Nicméně v uplynulých 20 letech jsme byli svědky mnoha příkladů velkých společností nebo zavedených malých a středních podniků, které zkrachovaly kvůli své závislosti na manuálních procesech. Podívejme se na některé z těchto příkladů a pokusme se najít příčiny těchto problémů.

Dnes je Amazon téměř synonymem pro maloobchod. Většina Američanů tam nakupuje notebooky, oblečení a mnoho dalších produktů. V roce 2000 tomu tak nebylo. Mnoho lidí po celém světě se spoléhalo na místní obchody nebo středně velké maloobchodní značky. Opravdu velké maloobchodní značky, které nabízely „vše“, byly poměrně vzácné. Co se tedy změnilo? Maloobchodní společnosti se v minulosti spoléhaly na manuální práci. Měly velký počet maloobchodních prodejen, které musely být provozovány rozsáhlým personálem. Logistika byla také velmi obtížná: bylo nutné nabízet více či méně vyvážený výběr zboží ve všech prodejnách, aby bylo možné uspokojit nejen obecný, ale i specifický poptávku. Seznamy zásilkových objednávek musely být vytvářeny ručně, bylo nutné je tisknout a k jejich zpracování byla zapotřebí velká pracovní síla. To vše mělo vliv na maloobchodní ceny. Proces prodeje zboží vyžadoval mnoho manuální práce.

Pak přišel Amazon a zcela změnil pravidla hry tím, že přešel od kamenných obchodů k online tržištím, kde si uživatelé mohli vybírat nejen z místního zboží, ale i ze zboží dostupného v celé jejich zemi (a dokonce i v zahraničí). Poté začal přinášet významné inovace v logistice skladování, optimalizoval dodací lhůty a zásoby produktů, aby minimalizoval náklady pro koncové uživatele pomocí robotů a inteligentních algoritmů. V důsledku rostoucí popularity online prodejců (kromě Amazonu patří mezi velké hráče Walmart a eBay) již kamenné maloobchodní prodejny nejsou mainstreamem. Nadále dobře fungují zejména v určitých specializovaných oblastech, jako je prodej potravin nebo oděvů, ale v jiných odvětvích se stávají stále méně relevantními. Automatizace prostřednictvím internetových technologií, logistických algoritmů a robotiky zcela změnila způsob, jakým nakupujeme. Mnoho starších maloobchodníků se spoléhalo na manuální procesy zavedené v jejich odvětví a v důsledku toho ztratilo své tržní podíly nebo dokonce zkrachovalo.

Existuje mnoho dalších případů, kdy došlo k podobným procesům. Například Netflix a další streamovací/video-on-demand služby dokázaly u mladší generace do značné míry nahradit půjčování televizních pořadů a filmů. Kombinují uživatelskou agenturu (uživatelé si mohou vybrat, které filmy chtějí sledovat) půjčovacích služeb, které vyžadují fyzické kamenné obchody, s efektivním zážitkem podobným sledování televize, který je založen na automatizovaných doporučovacích algoritmech, které jsou nyní vylepšeny umělou inteligencí. Podobné procesy se odehrály v dopravě, logistice a dokonce i v realitách. Automatizace prostřednictvím internetu nebo dříve prostřednictvím složitých průmyslových strojů (například robotických systémů pro montáž automobilů) vždy vede k úpadku společností, které se spoléhají na manuální procesy. V případech, které jsme popsali, to může vést k dramatickému úpadku celých odvětví. V jiných případech mohou manuální procesy negativně ovlivnit konkrétní oddělení, aniž by narušily celou společnost (například pokud se inovativní výrobce spoléhá na manuální procesy v marketingu).

Proč se to z historického hlediska děje tak často? Proč tolik společností zachovává manuální procesy namísto automatizace, navzdory jejím zjevným výhodám? Jedním z hlavních důvodů je nedostatek okamžité zpětné vazby. Automatizace vyžaduje počáteční investice, které se mohou vyplatit až za několik let. Proces zvyšování počtu manuálních pracovníků za účelem růstu společnosti je v krátkodobém horizontu rychlejší a snazší. Jakmile se však automatizované procesy přijaté konkurencí po určité době stanou ziskovými, mohou mít tyto rostoucí investice do rozšiřování manuální pracovní síly neočekávaný negativní účinek, který vede k významným ztrátám zdrojů v důsledku nadměrného rozšiřování. Ještě důležitější je, že není vždy zřejmé, která metoda automatizace přinese nejlepší výhody. Proto se rozhodnutí zaměřit se na jednoduché rozšiřování stávajících procesů často jeví jako lákavé.

Tento problém zpožděných přínosů, který v posledních 200 letech vedl k dramatickým změnám v mnoha společnostech, je stále méně relevantní. Inovace založené na digitálních technologiích a umělé inteligenci jsou často tak výkonné a nákladově efektivní, že mohou přinést významné přínosy v relativně krátkém časovém horizontu (například jeden nebo dva roky). Zatímco v minulosti nebyla volba mezi automatizací a neautomatizací vždy zřejmá kvůli pomalejšímu tempu technologického vývoje, dnes je stále jasnější: pracovní síla vylepšená automatizovanými nástroji je v drtivé většině případů lepší než ta, která se spoléhá na manuální práci. Zde je několik technologií, které mohou pomoci většině společností (seznam není vyčerpávající): LLM, webové stránky s vysoce kvalitními algoritmy pro zpracování objednávek a digitální účetní řešení.

Závěrem lze říci, že historické zkušenosti ukazují, že automatizace je z dlouhodobého hlediska pro většinu společností na trhu nejlepším řešením. Manuální procesy se často jeví jako snazší a levnější v krátkodobém horizontu, ale téměř vždy prohrají s automatizací, a to i v horizontu jednoho desetiletí. Jedním z nejvýznamnějších směrů automatizace je v současné době vývoj softwaru. Počítačové technologie vylepšují manuální procesy po celém světě. Vznik technologií bez kódu a s minimem kódu a vývojových partnerů, jako je Keenethics, kteří vědí, jak tuto technologii používat, naznačuje, že tento proces bude jen dále zrychlovat. Blížíme se k éře, kdy se automatizace stane všudypřítomnou.