Jak chránit své podnikání před podvody a podvodníky

Úvod

Podvody zaskočí majitele nepřipravené. Možná si myslíte, že vaše systémy jsou bezpečné, dokud se neobjeví jedna falešná faktura nebo někdo nehackne přihlašovací údaje zaměstnance. Berete to osobně, protože za každý vydělaný dolar tvrdě pracujete. Naším cílem je pomoci vám vytvořit systém, který zajistí bezpečnost vaší firmy, aniž by váš den proměnil ve stresující maraton.

Čím lépe rozumíte tomu, jak podvody fungují, tím snazší je zastavit je, než se rozšíří.

Poznejte, jak se podvody projevují

Většina případů podvodů má jasný vzorec. Podvodné taktiky se mění, ale základní triky zůstávají stejné. Více než 57 % majitelů malých podniků uvedlo, že se setkali s podvodem.

Falešné platby

Podvodníci zasílají faktury, které vypadají jako skutečné. Napodobují styl, logo a tón vašeho dodavatele a dokonce znovu používají stará čísla faktur. Spoléhají na to, že zaneprázdněné týmy kliknou a zaplatí, aniž by to zkontrolovaly. Mnozí majitelé si nejprve všimnou, když jim něco na částce „nesedí“, nebo když se dodavatel zeptá, proč ještě nedostal zaplaceno.

Vnitřní podvody

Tento případ je o to nepříjemnější, že se jedná o lidi, které jste najali. Když jeden zaměstnanec kontroluje peníze bez dozoru, může dojít k chybám nebo zneužití. Může se jednat o falešné refundace, pozměněné záznamy nebo změněné platební údaje. Vnitřní podvody se rozmáhají tam, kde se role mísí a nikdo práci nekontroluje.

Vloupání do účtu

Hlavním cílem je váš e-mail. Pokud se podvodníci dostanou dovnitř, přečtou si vaše zprávy, zkopírují váš styl komunikace a podvodem přimějí váš tým k zaslání peněz. Mohou také resetovat hesla k vašemu bankovnímu účtu, aplikacím a cloudovým nástrojům. Proto může jediné slabé přihlašovací heslo ohrozit celý váš systém.

Phishingové triky

Tyto zprávy vypadají jako skutečné. Používají falešné dodací listy, falešné bankovní upozornění, falešné daňové zprávy nebo falešné resetování hesel. V okamžiku, kdy někdo klikne, podvodníci získají přístup nebo nainstalují malware.

Taktika je jednoduchá. Chtějí, abyste spěchali.

Pochopení těchto vzorců vám pomůže se proti nim lépe bránit.

Vytvořte si bezpečnostní rutinu

K prevenci podvodů nepotřebujete žádné sofistikované nástroje. Jde spíše o důsledné návyky, které berete jako samozřejmost, stejně jako čištění zubů.

Podle průzkumu AFP Payments Fraud Survey z roku 2024 80 % organizací nahlásilo v uplynulém roce pokus o podvodnou platbu nebo úspěšný podvodný útok.

Dvoufaktorové přihlášení

Toto je nejúčinnější opatření, které můžete přijmout. Kód v telefonu nebo přihlášení přes aplikaci zastaví většinu pokusů o vniknutí. I když vám někdo ukradne heslo, nebude mít přístup.

Přísná pravidla přístupu

Poskytujte lidem přístup na základě jejich role. Ne každý potřebuje vidět bankovní účty nebo seznamy dodavatelů. Když omezíte přístup, rychle se sníží počet chyb a rizik. Také se snáze sleduje, kdo co udělal.

Týdenní kontroly, které dodržujete

Vyberte si jeden den v týdnu, kdy zkontrolujete své bankovní výpisy, faktury platformy a nedávnou aktivitu. Nemusíte kontrolovat všechno. Stačí jen prohledat věci, které nedávají smysl. Malý podivný poplatek je často prvním znakem většího plánu.

Zpomalte velké platby

Podvodníci sázejí na naléhavost. Rychlý telefonát vyjasní většinu falešných e-mailů. Pokud se bankovní údaje dodavatele nečekaně změní, vždy si je ověřte telefonátem na číslo, o kterém víte, že je skutečné.

Naučte svůj tým na reálných příkladech

Nepotřebujete formální školení. Stačí shromáždit tři falešné e-maily, které jste viděli, a ukázat je svým zaměstnancům. Vzory se naučí rychle. Lidé si vizuální příklady pamatují lépe než dlouhé schůzky.

Postupem času se tyto kroky stanou automatickými návyky, které chrání vaše peníze.

Dávejte pozor na sociální triky

Tento typ podvodu se zaměřuje na lidi, nikoli na systémy. Podvodníci předstírají, že jsou přátelští, ve stresu nebo ve spěchu. Často uvádějí malé detaily, aby jejich práce zněla realisticky.

Příklad: Volající řekne: „Aktualizujeme vaši službu a vidím, že ve vaší oblasti je výpadek. Potřebuji vaše přihlašovací údaje, abych vás mohl znovu připojit.“

Tón hlasu je klidný a vstřícný. Zaměstnanec, který chce vyřešit problém, může předat přístupové údaje.

• Naučte své zaměstnance jednoduchá pravidla.
• Před sdílením jakýchkoli informací se nejprve zastavte.
• Zavolejte zpět na oficiální číslo společnosti.
• Řekněte jim, že musí ověřit identitu.

Když váš tým ví, že může říct: „Musím to ověřit“, zbavíte podvodníka jeho moci.

Stanovte jasná pravidla pro dodavatele

Falešní dodavatelé jsou běžní, protože mnoho týmů spěchá s procesem onboardingu. Jednoduchý kontrolní seznam zastaví většinu falešných faktur.

Jasné nastavení dodavatele může zahrnovat:

• Úplný název společnosti
• Kontaktní osoba, se kterou mluvíte
• Skutečné telefonní číslo, které jste otestovali
• Daňové údaje
• Bankovní údaje, které potvrdíte během hovoru
• Jednoduchá smlouva uložená ve vašich záznamech

Lidé naletí falešným dodavatelům, když předpokládají, že někdo jiný zkontroloval podrobnosti. Kontrolní seznam eliminuje dohady.

Pomáhá také novým zaměstnancům vyvarovat se chyb. Když najímáte nové pracovníky, toto pravidlo jim slouží jako vodítko.

Duševní zdraví a stresové rutiny

Podvody se dostanou skrz, když jste vyčerpaní. Když máte těžkou hlavu, uniknou vám malé detaily, jako jsou změněná čísla bankovních účtů nebo podezřelé odkazy.

Majitelé malých podniků mají mnoho starostí. Účty, problémy se zaměstnanci, zpoždění dodávek, požadavky zákazníků, dlouhé noci a brzké rána. Váš mozek pracuje na plné obrátky a když k tomu dojde, pozornost klesá.

Někteří lidé zkoušejí wellness rutiny, které jim pomáhají odpočinout si a relaxovat. V těchto kruzích se mluví o kratomu a kavě, když si lidé chtějí odpočinout po dlouhých pracovních dnech. Když zkoumají tyto rostlinné produkty, obvykle si vybírají prodejce s čistým zdrojem, aby se vyhnuli nekvalitním variantám. To je bezpečnostní opatření, které lidé přijímají, ne tvrzení o účincích.

To je něco, co často uvidíte v diskusích o wellness od jednotlivců, kteří se snaží udržet rovnováhu pod tlakem v práci.

Soustředění a bystré myšlení při kontrole podvodů

Kontroly podvodů vyžadují soustředění. Pokud je budete přelétávat, můžete přehlédnout malou stopu. Majitelé často žonglují s tolika věcmi, že ke konci dne ztrácejí duševní bystrost.

Někteří lidé, kteří čtou fóra o soustředění, diskutují o produktech s 7-hydroxymitragyninem, když zkoumají způsoby, jak ostatní uživatelé zůstávají bdělí během dlouhých úkolů. Kdokoli, kdo se o to zajímá, má tendenci hledat prodejce s kompletními laboratorními testy, aby nenarazil na rizikové produkty.

Opět se nejedná o radu. Je to pouze pohled na to, co lidé zkoumají, když hledají způsoby, jak zůstat bystří během dlouhých pracovních směn.

Opravte skryté slepé body

Každá firma má slabá místa. Majitelé je nevidí, dokud se něco nepokazí.

Staré heslo

Pokud je vaše heslo založeno na datu narození, jménu domácího mazlíčka, jménu dítěte nebo starém vzoru, je snadné ho uhodnout. Opakované používání hesel v různých aplikacích také otevírá dveře.

Důvěra bez kontrol

Můžete důvěřovat zaměstnancům a přesto kontrolovat účetnictví. Dohled není nedůvěra. Je to součást bezpečného podnikání.

Malé úniky

Podvodníci vás často testují malými částkami. Pokud si těchto malých částek nevšimnete, eskalují. Týdenní kontroly tomu zabrání.

Slabá pravidla pro e-maily

Pokud nemáte nastavené filtry nebo upozornění, nepoznáte známky manipulace. E-mail je jádrem vašeho podnikání. Chraňte ho. Včasné odhalení slepého místa vám ušetří spoustu bolesti později.

Co dělat, když dojde k podvodu

Podvody nezmizí, ale můžete své podnikání učinit obtížným cílem tím, že budete udržovat své systémy jednoduché, stabilní a přehledné. Silné návyky, týdenní kontroly, bezpečné přihlášení a tým, který rozumí tomu, jak podvody fungují, poskytují skutečnou ochranu.

Když zachováte klid, udržíte vyváženou pracovní zátěž a soustředíte se na klíčové úkoly, odhalíte problémy včas a vyhnete se nákladným ztrátám. Podnik, který věnuje pozornost malým náznakům, je bezpečnější než ten, který čeká, až se objeví velký problém. Pokud budete tyto návyky dále rozvíjet, vaše nastavení bude týden od týdne silnější.