7 Καλύτερες online γεννήτριες εντύπων για οικονομικές ομάδες

Εισαγωγή

Ποιοι δημιουργοί ηλεκτρονικών εντύπων μπορούν να εμπιστευτούν οι οικονομικές ομάδες, ειδικά όταν χειρίζονται ευαίσθητα δεδομένα, υπολογισμούς και πολλαπλές ενσωματώσεις;

Αν εργάζεστε στον τομέα της λογιστικής ή των οικονομικών, γνωρίζετε πόσο ευαίσθητα μπορεί να είναι τα οικονομικά δεδομένα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι επιχειρήσεις μεταβαίνουν από τις αλυσίδες email και τα έντυπα σε αυτοματοποιημένα, ασφαλή ηλεκτρονικά έντυπα.

Επιστρέφοντας στην ερώτηση που θέσαμε νωρίτερα, έχουμε μια επιλεγμένη λίστα με δημιουργούς ηλεκτρονικών εντύπων που μπορούν να χειριστούν τις αυστηρές απαιτήσεις των χρηματοοικονομικών σας λειτουργιών. Αναλύσαμε τις καλύτερες λειτουργίες κάθε εργαλείου και εξηγήσαμε πώς μπορεί να καλύψει τις ανάγκες της ομάδας σας για καθοδηγούμενες αποφάσεις.

Μια συνοπτική παρουσίαση των καλύτερων εργαλείων δημιουργίας εντύπων για χρηματοοικονομικές υπηρεσίες

Δημιουργοί φορμών	Κατάλληλο για	Ασφάλεια και συμμόρφωση	Βασικά πακέτα
TIGER FORM	Φυσικές προς ψηφιακές ροές εργασίας	GDPR

CCPA

SSL

• Δωρεάν πρόγραμμα με περιορισμούς

• Πρόγραμμα Starter : 14 $/μήνα

Φόρμες Google Προϋπολογισμός και εσωτερικές εργασίες Τυπικό Google

Workspace

• Δωρεάν πρόγραμμα με περιορισμούς

• Business starter: 6 $/μήνα

Φόρμες Microsoft Εγκρίσεις και συγχρονισμός με το Excel Ασφάλεια M365 • Βασικό πακέτο: 6 $/μήνα Wufoo Πληρωμές και παραγγελίες SOC 2 Τύπος II

SSL 256 bit

• Δωρεάν πρόγραμμα με περιορισμούς

• Πρόγραμμα για αρχάριους : 16,25 $/μήνα

Cognito Forms Σύνθετοι υπολογισμοί GDPR

HIPAA

CCPA

• Δωρεάν πρόγραμμα με περιορισμούς

• Πρόγραμμα Pro : 19 $/μήνα

Συναρμολόγηση φορμών Επιχειρηματικές τραπεζικές συναλλαγές και Salesforce PCI DSS Επίπεδο 1

GLBA

• Πακέτοβασικού επιπέδου : 59 $/μήνα Tally Νεοσύστατες εταιρείες Fintech GDPR

Κρυπτογράφηση AES-256

TLS 1.2

• Δωρεάν πακέτο με περιορισμούς

• Πακέτο Pro : 24 $/μήνα

Οι 7 καλύτεροι δημιουργοί ηλεκτρονικών εντύπων για ομάδες χρηματοοικονομικών

TIGER FORM

Το TIGER FORM μετατρέπει τις συναλλαγές στο κατάστημα σε ψηφιακές εγγραφές χρησιμοποιώντας φόρμες με QR code. Είναι ιδανικό για ομάδες πεδίου ή για προσωπικές πωλήσεις σε χώρους όπως αγορές, όπου οι πελάτες είναι σε κίνηση και προτιμούν γρήγορες πληρωμές.

Το εργαλείο δημιουργεί δυναμικές φόρμες QR που μπορούν να εμφανίζονται στα καταστήματα. Οι πελάτες μπορούν να αγοράσουν σαρώνοντας τον κωδικό QR και, στη συνέχεια, οι φόρμες παραγγελίας αποστέλλονται αυτόματα στο σύστημά σας.

Καλύτερα χαρακτηριστικά:

• Δημιουργία φορμών με τεχνητή νοημοσύνη

• Συμμόρφωση με GDPR και CCPA

• Ενσωμάτωση Zapier, Hubspot και Google Analytics - GA4

Οι οικονομικές ομάδες μπορούν να υποβάλλουν τα αρχεία καταγραφής πιο γρήγορα, να εισάγουν λιγότερα δεδομένα χειροκίνητα και να παρακολουθούν τις δαπάνες περιουσιακών στοιχείων πιο εύκολα. Ωστόσο, οι λειτουργίες υπολογισμού και συνθηκολογικής λογικής του εργαλείου είναι περιορισμένες, εκτός αν χρησιμοποιήσετε ενσωματώσεις εφαρμογών. Ωστόσο, για εργασίες όπως λίστες ελέγχου, αρχεία καταγραφής δαπανών ή απλές εγγραφές που δεν απαιτούν υπολογισμούς, το TIGER FORM λειτουργεί καλύτερα.

Φόρμες Google

Ένα χαρακτηριστικό που προσελκύει τους χρήστες στο Google Forms είναι η εξαιρετική ευκολία χρήσης του. Επιπλέον, ως μέρος του Google Workspaces, η εξαγωγή δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα γίνεται ευκολότερη με το συγχρονισμό του Google Sheet.

Καλύτερες λειτουργίες:

• Πολύ φιλικό προς τον χρήστη

• Αυτόματη αποθήκευση στο cloud

• Έλεγχος πρόσβασης σε φόρμες

Το Google Forms λειτουργεί καλά για εσωτερικές χρηματοοικονομικές εργασίες που δεν χειρίζονται ευαίσθητα δεδομένα. Ωστόσο, λόγω της απλής διαμόρφωσής του, το εργαλείο δεν μπορεί να χειριστεί πολύπλοκες λειτουργίες, όπως υπολογισμούς. Οι επιλογές συνθηκών και η ενσωμάτωση κωδικών QR παραμένουν επίσης βασικές. Ωστόσο, παραμένει μια αξιόπιστη επιλογή για τις χρηματοοικονομικές ομάδες που ασχολούνται με την έγκριση προϋπολογισμών ή τα έντυπα αιτήσεων, δεδομένου ότι είναι δωρεάν.

Microsoft Forms

Ένας άλλος χώρος εργασίας που υπάρχει είναι το Microsoft Office 365. Και για τους χρήστες που είναι εξοικειωμένοι με αυτή τη ρύθμιση, το MS Forms είναι φτιαγμένο για εσάς. Το MS Forms επικυρώνει και στέλνει δεδομένα σε μορφή Excel στο OneDrive ή στο SharePoint, προσφέροντας σας καθαρότερη παρακολούθηση ελέγχου για τις ομάδες χρηματοοικονομικών.

Καλύτερες λειτουργίες:

• Συγχρονισμός με το Excel
• Αυτοματοποιημένες εγκρίσεις με το Power Automate

Σημείωση: Το Power Automate ενεργοποιεί βήματα, όπως την κατάσταση της φόρμας ή τις ενημερώσεις σειρών του Excel.

Ένα μικρό μειονέκτημα είναι οι περιορισμένες ενσωματώσεις CRM. Για πληρωμές ή παρόμοιες εργασίες, εξακολουθείτε να πρέπει να εργαστείτε μέσω των ρυθμίσεων του Microsoft 365 ή να βασιστείτε σε εργαλεία τρίτων για να συνδέσετε τα πάντα. Αλλά αν εργάζεστε καλύτερα με τη ρύθμιση του MS Office, αυτό το εργαλείο είναι η καλύτερη επιλογή για επιβεβαιώσεις ελέγχου, έντυπα αιτήσεων προϋπολογισμού ή παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων.

Wufoo

Το Wufoo είναι ένας αξιόπιστος δημιουργός εντύπων χρηματοοικονομικών για την ασφαλή διαχείριση μεγάλων online παραγγελιών και την παρακολούθηση εσόδων. Η πλατφόρμα φιλοξενείται σε ένα κέντρο δεδομένων SOC 2, Τύπου II με ισχυρή υποδομή για τη διαχείριση υψηλής επισκεψιμότητας και υποβολών.

Καλύτερα χαρακτηριστικά:

• Κρυπτογράφηση SSL 256 bit αποθηκευμένη σε κέντρο SOC 2 Type II

• Ευρείες επιλογές ενσωμάτωσης

Για ομάδες που πρέπει να διαχειρίζονται μαζικές παραγγελίες, πληρωμένες εγγραφές ή οποιαδήποτε ροή εργασίας που απαιτεί προπληρωμή, το Wufoo μπορεί να σας βοηθήσει. Αν και ο σχεδιασμός του εργαλείου μπορεί να φαίνεται ξεπερασμένος, η απόδοσή του παραμένει ισχυρή.

Cognito Forms

Το Cognito Forms προσφέρει τεράστια βοήθεια στις διαδικασίες πληρωμών (AP) και εισπράξεων (AR). Το εργαλείο εκτελεί πολύπλοκους υπολογισμούς μέσα σε μια φόρμα, όπως τιμολόγια ή προσφορές.

Για τους διαχειριστές οικονομικών, αυτός ο διαδικτυακός δημιουργός εντύπων βοηθά στην αποφυγή λαθών στους υπολογισμούς και επιταχύνει την υποβολή προσφορών. Το εργαλείο υπολογίζει αυτόματα τα σύνολα, τις εκπτώσεις και τους φόρους, ώστε να μην χρειάζεται να ελέγχετε τα νούμερα με το χέρι.

Καλύτερες λειτουργίες:

• Μηχανισμός υπολογισμού για αριθμητικούς και ημερομηνιακούς τύπους

• Λειτουργία αποθήκευσης καρτών

• Ροή εργασίας βάσει ρόλων

Ωστόσο, επειδή το Cognito Forms χειρίζεται πιο σύνθετους υπολογισμούς, οι αρχάριοι μπορεί να χρειαστούν επιπλέον χρόνο για να εξοικειωθούν με το περιβάλλον εργασίας χρήστη. Παρ' όλα αυτά, τα χαρακτηριστικά του το καθιστούν αξιόλογο.

Form Assembly

Το FormAssembly δημιουργεί φόρμες υψηλής συμμόρφωσης, που απαιτούνται ιδιαίτερα από τράπεζες και ασφαλιστικές εταιρείες. Διαθέτοντας πιστοποιήσεις PCI DSS Level 1, GLBA και HIPAA, μπορεί να χειριστεί ευαίσθητες συναλλαγές, όπως αιτήσεις δανείων και ηλεκτρονικές μεταφορές χρημάτων.

Εκτός από αυτό, διαθέτει επίσης βαθιές ενσωματώσεις Salesforce. Το εργαλείο μπορεί να ανακτήσει τα στοιχεία των πελατών από το Salesforce και στη συνέχεια να ενημερώσει τα αρχεία κατά την υποβολή της φόρμας.

Καλύτερες λειτουργίες:

• Συμμόρφωση με PCI DSS Level 1, GLBA και HIPAA

• Πλούσια ενσωμάτωση Salesforce

Για νεοσύστατες επιχειρήσεις ή ομάδες με μικρότερο προϋπολογισμό, το FormAssembly είναι σχετικά ακριβό και ταιριάζει καλύτερα σε μεγαλύτερες ομάδες. Ωστόσο, αν χρειάζεστε ασφάλεια και αποτελέσματα υψηλής ποιότητας, αυτό το εργαλείο θα είναι μια αξιόλογη οικονομική επένδυση.

Tally

Το Tally είναι δημοφιλές μεταξύ των περισσότερων σύγχρονων ομάδων που επιθυμούν μια απλή και καθαρή διεπαφή. Τα γενναιόδωρα δωρεάν πακέτα του βοηθούν τις νεοσύστατες επιχειρήσεις ή τις μικρές ομάδες που επιθυμούν αξιόπιστα έντυπα χωρίς υψηλό κόστος.

Οι ομάδες χρηματοοικονομικών μπορούν να το χρησιμοποιήσουν για την ενσωμάτωση προμηθευτών, τις αιτήσεις συνεργατών ή την γρήγορη καταχώριση πελατών. Η διεπαφή χρήστη του λειτουργεί σαν ένα έγγραφο, το οποίο είναι πιο φυσικό για τους χρήστες και μπορεί να μειώσει την κούραση από τη συμπλήρωση φορμών.

Καλύτερα χαρακτηριστικά:

• Απεριόριστα δωρεάν έντυπα και υποβολές

• Προστασία με κωδικό πρόσβασης και προγραμματισμένες διαγραφές

Αν και το Tally είναι οικονομικό, μινιμαλιστικό και εύκολο στην εφαρμογή, δεν διαθέτει προηγμένα χαρακτηριστικά επιχειρησιακού επιπέδου. Ωστόσο, λειτουργεί καλά για μικρότερες ομάδες χρηματοοικονομικών που χειρίζονται αρχεία μικροεξόδων, αιτήματα και εγκρίσεις.

Ο σωστός δημιουργός εντύπων είναι μια σοφή οικονομική επένδυση

Οι οικονομικές ομάδες χειρίζονται μερικές από τις πιο απαιτητικές και ευαίσθητες εργασίες σε κάθε οργανισμό. Οι υπολογισμοί, η λογική διακλάδωσης, οι εγκρίσεις και η τήρηση οικονομικών αρχείων είναι απαραίτητοι και πρέπει να είναι ακριβείς.

Γι' αυτό είναι σημαντικό να επιλέξετε το σωστό εργαλείο. Ελπίζουμε ότι αυτή η λίστα και ο οδηγός σας βοήθησαν να κατανοήσετε ποια εργαλεία φορμών μπορούν να υποστηρίξουν την ομάδα σας. Δοκιμάστε τα, εξερευνήστε τις δυνατότητές τους και δείτε ποιο ταιριάζει καλύτερα στους στόχους σας.

Ένα σωστά επιλεγμένο εργαλείο είναι κάτι περισσότερο από ένα απλό λογισμικό. Είναι επίσης μια επιχειρηματική επένδυση για βελτίωση. Είστε έτοιμοι να επενδύσετε σε ένα ηλεκτρονικό έντυπο για την ομάδα σας; Δοκιμάστε αυτά τα εργαλεία δημιουργίας εντύπων σήμερα!