6 Καλύτερες εναλλακτικές λύσεις Scribe για τη δημιουργία οδηγών βήμα προς βήμα

Εισαγωγή

Η δημιουργία τεκμηρίωσης δεν πρέπει να είναι μια κουραστική διαδικασία. Ωστόσο, για πολλές ομάδες, η διαδικασία δημιουργίας σεμιναρίων, οδηγών ενσωμάτωσης και περιεχομένου με οδηγίες παραμένει εξαιρετικά αργή.

Εδώ έρχονται να βοηθήσουν τα εργαλεία καταγραφής οθόνης και τεκμηρίωσης. Αυτές οι πλατφόρμες καταγράφουν αυτόματα τα κλικ, τα στιγμιότυπα οθόνης και τις ενέργειές σας για να δημιουργήσουν ολοκληρωμένους οδηγούς σε λίγα λεπτά. Το Scribe είναι μια δημοφιλής επιλογή σε αυτόν τον τομέα, αλλά δεν είναι η μόνη.

Είτε αναζητάτε καλύτερες τιμές, περισσότερες λειτουργίες ή ένα εργαλείο που ταιριάζει στη συγκεκριμένη ροή εργασίας σας, υπάρχουν πολλές εναλλακτικές λύσεις που αξίζει να εξερευνήσετε. Ας αναλύσουμε τους κορυφαίους υποψηφίους, ώστε να βρείτε τον κατάλληλο για την ομάδα σας.

Γιατί οι ομάδες αναζητούν εναλλακτικές λύσεις πέρα από το Scribe

Το Scribe κάνει εξαιρετική δουλειά καταγράφοντας ροές εργασίας και μετατρέποντάς τις σε έγγραφα που μπορούν να μοιραστούν. Ωστόσο, κανένα εργαλείο δεν είναι ιδανικό για όλους.

Ορισμένοι χρήστες θεωρούν ότι η δωρεάν έκδοση του Scribe είναι πολύ περιοριστική. Άλλοι θέλουν πιο εκτεταμένες επιλογές προσαρμογής ή καλύτερη ενσωμάτωση με τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιούν. Η τιμολόγηση μπορεί επίσης να αποτελέσει πρόβλημα καθώς οι ομάδες μεγαλώνουν.

Τα καλά νέα; Η αγορά εργαλείων τεκμηρίωσης έχει εκραγεί με επιλογές. Τώρα έχετε πραγματικές επιλογές που μπορεί να λειτουργούν καλύτερα για τις συγκεκριμένες ανάγκες σας.

1. Trails: Η εξαιρετική επιλογή για σύγχρονες ομάδες

Αν ψάχνετε για την καλύτερη εναλλακτική λύση του Scribe, το Trails αξίζει την προσοχή σας πρώτα. Αυτή η πλατφόρμα έχει κερδίσει γρήγορα έδαφος χάρη στην διαισθητική της προσέγγιση στην τεκμηρίωση.

Το Trails καταγράφει αυτόματα τη ροή εργασίας σας καθώς περιηγείστε σε οποιαδήποτε διαδικασία. Στη συνέχεια, μετατρέπει αυτές τις ενέργειες σε καθαρούς, επαγγελματικούς οδηγούς που είναι εύκολο να μοιραστούν και να ενημερωθούν.

Αυτό που ξεχωρίζει το Trails είναι η έμφαση που δίνει στην απλότητα χωρίς να θυσιάζει την ισχύ. Η διεπαφή είναι μοντέρνα και τακτοποιημένη, καθιστώντας την προσβάσιμη ακόμη και για μέλη της ομάδας που δεν είναι εξοικειωμένα με την τεχνολογία.

Οι ομάδες εκτιμούν ιδιαίτερα το πόσο εύκολο είναι να επεξεργαστείτε και να προσαρμόσετε τους οδηγούς μετά τη δημιουργία τους. Δεν είστε περιορισμένοι σε ό,τι δημιουργεί η τεχνητή νοημοσύνη. Αντίθετα, έχετε μια σταθερή βάση που μπορείτε να βελτιώσετε ώστε να ταιριάζει με το εμπορικό σήμα και το στυλ επικοινωνίας σας.

Οι λειτουργίες συνεργασίας επίσης ξεχωρίζουν εδώ. Πολλά μέλη της ομάδας μπορούν να συνεισφέρουν στην τεκμηρίωση, να αφήνουν σχόλια και να προτείνουν τροποποιήσεις. Αυτό το καθιστά ιδανικό για αναπτυσσόμενες οργανώσεις που πρέπει να διατηρούν όλους ενήμερους.

2. Loom: Ιδανικό για τεκμηρίωση με έμφαση στο βίντεο

Το Loom ακολουθεί μια διαφορετική προσέγγιση, εστιάζοντας στο βίντεο αντί σε στατικά στιγμιότυπα οθόνης. Αν η ομάδα σας προτιμά να παρακολουθεί παρά να διαβάζει, αυτή μπορεί να είναι η σωστή επιλογή.

Η εγγραφή είναι απίστευτα απλή. Απλά κάντε κλικ στην επέκταση, ακολουθήστε τη διαδικασία και μοιραστείτε τον σύνδεσμο. Δεν υπάρχει σχεδόν καμία καμπύλη μάθησης.

Το μειονέκτημα; Η τεκμηρίωση με βίντεο μπορεί να είναι πιο δύσκολο να ενημερωθεί από τους οδηγούς με βάση κείμενο. Εάν μια διαδικασία αλλάξει, θα χρειαστεί να κάνετε εκ νέου εγγραφή αντί να αντικαταστήσετε απλώς ένα στιγμιότυπο οθόνης.

Το Loom λειτουργεί καλύτερα ως συμπλήρωμα της γραπτής τεκμηρίωσης και όχι ως πλήρης αντικατάστασή της. Πολλές ομάδες το χρησιμοποιούν για γρήγορες εξηγήσεις, ενώ βασίζονται σε άλλα εργαλεία για τις επίσημες SOP.

3. Tango: Καθαρή διεπαφή, γρήγορη καταγραφή

Το Tango έχει χτίσει τη φήμη του για την ταχύτητά του. Η επέκταση Chrome καταγράφει τις ενέργειές σας σε πραγματικό χρόνο και δημιουργεί οδηγούς σχεδόν αμέσως.

Το αποτέλεσμα είναι οπτικά καθαρό, με αριθμημένα βήματα και επισημασμένες περιοχές κλικ. Είναι εύκολο για οποιονδήποτε να το ακολουθήσει, ακόμη και χωρίς το πλαίσιο.

Ένας περιορισμός είναι ότι το Tango επικεντρώνεται κυρίως σε ροές εργασίας που βασίζονται σε προγράμματα περιήγησης. Εάν χρειάζεστε να τεκμηριώσετε εφαρμογές επιφάνειας εργασίας ή πολύπλοκες διαδικασίες πολλαπλών εργαλείων, μπορεί να το βρείτε περιοριστικό.

Ωστόσο, για ομάδες που εκτελούν το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας τους σε εφαρμογές ιστού, το Tango είναι ένας ισχυρός υποψήφιος που αξίζει να δοκιμάσετε.

4. Whatfix: Ισχύς επιχειρηματικού επιπέδου

Το Whatfix απευθύνεται σε μεγαλύτερους οργανισμούς με σύνθετες ανάγκες ενσωμάτωσης και εκπαίδευσης. Πηγαίνει πέρα από την απλή τεκμηρίωση και εισέρχεται στον τομέα της πλήρους ψηφιακής υιοθέτησης.

Η πλατφόρμα προσφέρει καθοδήγηση εντός της εφαρμογής, διαδραστικές περιηγήσεις και λεπτομερείς αναλύσεις. Μπορείτε να δείτε ακριβώς πού δυσκολεύονται οι χρήστες και να βελτιστοποιήσετε την τεκμηρίωσή σας ανάλογα.

Αυτή η ισχύς συνοδεύεται από πολυπλοκότητα. Το Whatfix απαιτεί περισσότερο χρόνο εγκατάστασης και πιο απότομη καμπύλη εκμάθησης. Είναι πιθανώς υπερβολικό για μικρές ομάδες ή απλές περιπτώσεις χρήσης.

Η τιμολόγηση αντανακλά επίσης την εστίαση στις επιχειρήσεις. Αναμένετε να έχετε μια συζήτηση με το τμήμα πωλήσεων αντί να εγγραφείτε με πιστωτική κάρτα.

5. iorad: Εστίαση σε σεμινάρια με λειτουργίες δοκιμών

Το iorad ξεχωρίζει με τις ενσωματωμένες δυνατότητες αξιολόγησης. Μπορείτε να δημιουργήσετε εκπαιδευτικά προγράμματα που εξετάζουν τους χρήστες για να βεβαιωθείτε ότι έχουν κατανοήσει πραγματικά τη διαδικασία.

Αυτό το καθιστά ιδιαίτερα πολύτιμο για εκπαίδευση συμμόρφωσης ή ενσωμάτωση νέων υπαλλήλων, όπου η επαλήθευση έχει σημασία. Θα ξέρετε ότι οι άνθρωποι δεν έκαναν απλώς μια γρήγορη ανάγνωση του οδηγού.

Η διαδικασία καταγραφής είναι απλή, αν και η διεπαφή φαίνεται ελαφρώς ξεπερασμένη σε σύγκριση με νεότερα εργαλεία. Ωστόσο, η λειτουργικότητα είναι σταθερή και αξιόπιστη.

Το iorad προσφέρει επιλογές τόσο cloud όσο και self-hosted, κάτι που το καθιστά ελκυστικό για οργανισμούς με αυστηρές απαιτήσεις δεδομένων.

6. Stonly: Ενσωμάτωση βάσης γνώσεων

Το Stonly συνδυάζει οδηγούς βήμα προς βήμα με ευρύτερη λειτουργικότητα βάσης γνώσεων. Έχει σχεδιαστεί για ομάδες υποστήριξης πελατών που πρέπει να βοηθήσουν τους χρήστες να λύσουν προβλήματα.

Οι διαδραστικοί οδηγοί προσαρμόζονται με βάση τις απαντήσεις των χρηστών. Αντί για μια γραμμική διαδρομή, μπορείτε να δημιουργήσετε διακλαδισμένη τεκμηρίωση που αντιμετωπίζει διαφορετικά σενάρια.

Αυτή η ευελιξία είναι ισχυρή για τεκμηρίωση που απευθύνεται σε εξωτερικούς χρήστες. Οι εσωτερικές ομάδες μπορεί να τη θεωρήσουν πιο περίπλοκη από ό,τι χρειάζονται.

Οι επιλογές ενσωμάτωσης είναι ισχυρές, συνδέοντας δημοφιλή εργαλεία υποστήριξης και help desk. Αν δημιουργείτε ένα κέντρο γνώσης για τους πελάτες, αξίζει να αξιολογήσετε το Stonly.

Πώς να επιλέξετε τη σωστή εναλλακτική λύση για το Scribe

Η επιλογή ενός εργαλείου τεκμηρίωσης εξαρτάται από την κατανόηση των προτεραιοτήτων σας. Ξεκινήστε θέτοντας μερικές βασικές ερωτήσεις.

Τι είδους διαδικασίες τεκμηριώνετε; Οι ροές εργασίας που βασίζονται σε προγράμματα περιήγησης έχουν διαφορετικές απαιτήσεις από τα προγράμματα για επιτραπέζιους υπολογιστές ή τις εργασίες σε πολλαπλές πλατφόρμες.

Πόσο μεγάλη είναι η ομάδα σας; Οι μεμονωμένοι χρήστες και οι μικρές ομάδες συχνά μπορούν να λειτουργήσουν καλύτερα με απλούστερα εργαλεία. Οι εταιρικές ομάδες συνήθως χρειάζονται πιο ισχυρές λειτουργίες δικαιωμάτων και συνεργασίας.

Ποιο είναι το budget σας; Τα δωρεάν πακέτα ποικίλλουν σημαντικά ως προς τους περιορισμούς τους. Βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε τι θα λάβετε πραγματικά πριν δεσμευτείτε.

Τέλος, λάβετε υπόψη την καμπύλη μάθησης. Το πιο ισχυρό εργαλείο είναι άχρηστο αν η ομάδα σας δεν το χρησιμοποιεί. Η απλότητα και η υιοθέτηση συχνά έχουν μεγαλύτερη σημασία από τις λίστες χαρακτηριστικών.

Κάνοντας την αλλαγή: Συμβουλές για μια ομαλή μετάβαση

Αν χρησιμοποιείτε το Scribe και σκέφτεστε να αλλάξετε, σχεδιάστε προσεκτικά τη μετάβασή σας. Μην προσπαθήσετε να μεταφέρετε τα πάντα με μία κίνηση.

Ξεκινήστε με ένα πιλοτικό πρόγραμμα. Επιλέξτε μία ομάδα ή έναν τύπο τεκμηρίωσης και δοκιμάστε το νέο σας εργαλείο εκεί. Συγκεντρώστε σχόλια πριν προχωρήσετε σε ευρύτερη εφαρμογή.

Εξάγετε ό,τι μπορείτε από την τρέχουσα πλατφόρμα σας. Τα περισσότερα εργαλεία σας επιτρέπουν να κατεβάσετε τους οδηγούς σας σε κάποια μορφή. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας εξασφαλίζει ότι δεν θα χαθεί τίποτα.

Τέλος, επενδύστε χρόνο στην εκπαίδευση. Ακόμα και τα διαισθητικά εργαλεία ωφελούνται από μια γρήγορη συνεδρία προσανατολισμού. Βεβαιωθείτε ότι όλοι κατανοούν τη νέα ροή εργασίας πριν από την έναρξη λειτουργίας.

Συμπέρασμα

Τα εργαλεία τεκμηρίωσης έχουν προχωρήσει πολύ. Δεν χρειάζεται πλέον να αποδέχεστε περιορισμούς ή λύσεις-παράκαμψη μόνο και μόνο επειδή ξεκινήσατε με μια συγκεκριμένη πλατφόρμα.

Είτε δίνετε προτεραιότητα στην ευκολία χρήσης, στις προηγμένες λειτουργίες ή στις προσιτές τιμές, πιθανότατα υπάρχει κάτι καλύτερο εκεί έξω. Αφιερώστε χρόνο για να δοκιμάσετε μερικές επιλογές και δείτε τι ταιριάζει στην ομάδα σας.

Το σωστό εργαλείο δεν θα σας εξοικονομήσει μόνο χρόνο. Θα κάνει την τεκμηρίωσή σας πραγματικά χρήσιμη, που είναι και ο βασικός στόχος.