5 λάθη χειρισμού μετρητών που κοστίζουν χρήματα στις επιχειρήσεις λιανικού εμπορίου

Εισαγωγή

Εάν το ταμείο σας συνεχίζει να έχει έλλειμμα και δεν μπορείτε να καταλάβετε γιατί, δεν είστε οι μόνοι. Οι μικρές διαφορές στα μετρητά μπορεί να φαίνονται ασήμαντες, αλλά αυξάνονται γρήγορα. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις λιανικής πώλησης, το πραγματικό πρόβλημα δεν είναι η κλοπή. Είναι οι κακές συνήθειες χειρισμού μετρητών που δεν έχουν αντιμετωπιστεί ποτέ. Τα καλά νέα είναι ότι τα περισσότερα από αυτά τα προβλήματα είναι εύκολο να επιλυθούν, αρκεί να γνωρίζετε τι να αναζητήσετε.

Γιατί ο χειρισμός των μετρητών εξακολουθεί να έχει σημασία

Μπορεί να νομίζετε ότι τα μετρητά είναι σε φάση εξαφάνισης, αλλά αυτό δεν είναι η πλήρης εικόνα. Τα μετρητά εξακολουθούν να αντιπροσωπεύουν ένα σημαντικό μερίδιο των λιανικών συναλλαγών, ειδικά για μικρές αγορές και σε κλάδους όπως τα καταστήματα ψιλικών, τα εστιατόρια και τα καταστήματα λιανικής πώλησης. Έρευνα έδειξε ότι το συνολικό κόστος των μετρητών για τα καταστήματα λιανικής πώλησης κυμαίνεται από 4,7% έως 15,3% των εσόδων, όταν συνυπολογίσετε το εργατικό κόστος, τα λάθη, τις κλοπές και τον χρόνο επεξεργασίας. Για ένα κατάστημα με ετήσιο κύκλο εργασιών 500.000 δολάρια, αυτό σημαίνει έως και 76.500 δολάρια σε απώλειες που θα μπορούσαν να αποφευχθούν.

Ακολουθούν τα πέντε πιο συνηθισμένα λάθη που μπορεί να μειώνουν τα κέρδη σας και τρόποι για να τα διορθώσετε.

1. Εξάρτηση από την πλήρως χειροκίνητη καταμέτρηση μετρητών

Εάν ολόκληρη η διαδικασία διαχείρισης μετρητών γίνεται με το χέρι, όπως η μέτρηση χαρτονομισμάτων, η ταξινόμηση κερμάτων, η συμπλήρωση έντυπων καταθέσεων και η χειροκίνητη συμφωνία ταμειακών συρταριών, ξοδεύετε περισσότερο χρόνο και χρήμα από ό,τι είναι απαραίτητο. Οι χειροκίνητες διαδικασίες είναι αργές, επιρρεπείς σε λάθη και δεν προσαρμόζονται όταν υπάρχει μεγάλη κίνηση.

Κάθε ώρα που το προσωπικό σας αφιερώνει στη χειροκίνητη καταμέτρηση μετρητών είναι μια ώρα που δεν αφιερώνεται στην εξυπηρέτηση των πελατών ή στην αύξηση των πωλήσεων. Οι ιδιοκτήτες καταστημάτων λιανικής που μεταβαίνουν σε επαγγελματικούς μετρητές χαρτονομισμάτων συχνά μειώνουν τον χρόνο συμφωνίας στο τέλος της ημέρας από 30 λεπτά σε λιγότερο από πέντε λεπτά, απελευθερώνοντας εργατικό δυναμικό για πιο παραγωγικές εργασίες.

Έρευνες δείχνουν ότι η αυτοματοποίηση της διαχείρισης μετρητών μπορεί να βοηθήσει ένα κατάστημα λιανικής να ανακτήσει έως και 500 ώρες εργασίας ανά μήνα. Ακόμη και για μια μικρή επιχείρηση, η εξοικονόμηση χρόνου από έναν αξιόπιστο μετρητή χαρτονομισμάτων ή ένα σύστημα POS με λειτουργίες τυφλής κατάθεσης μετρητών είναι σημαντική.

Γρήγορα οφέλη από την έναρξη της αυτοματοποίησης:

• Επενδύστε σε έναν μετρητή χαρτονομισμάτων με ενσωματωμένη ανίχνευση πλαστών χαρτονομισμάτων
• Αναβαθμίστε το POS σας για να παρακολουθείτε τις συναλλαγές σε μετρητά και να επισημαίνετε τις αποκλίσεις
• Χρησιμοποιήστε λειτουργίες τυφλής κατάθεσης μετρητών, ώστε οι ταμίες να μην μπορούν να δουν τα συνολικά ποσά πριν από την καταμέτρηση

2. Μη εκπαίδευση της ομάδας σας στις διαδικασίες διαχείρισης μετρητών

Πολλοί ιδιοκτήτες καταστημάτων θεωρούν ότι η διαχείριση μετρητών είναι διαισθητική. Απλά παραδώστε τα ρέστα, κλείστε το συρτάρι και συνεχίστε. Ωστόσο, οι μη εκπαιδευμένοι ταμίες κάνουν λάθη κατά τη μέτρηση, πέφτουν θύματα απάτης με γρήγορα ρέστα και αναπτύσσουν κακές συνήθειες που μειώνουν σιωπηλά τα κέρδη εβδομάδα μετά εβδομάδα.

Οι απώλειες στον τομέα του λιανικού εμπορίου αποτελούν ένα αυξανόμενο πρόβλημα για τις επιχειρήσεις σε ολόκληρη τη χώρα. Η έρευνα της National Retail Federation για την ασφάλεια στον τομέα του λιανικού εμπορίου το 2023 διαπίστωσε ότι οι απώλειες στον τομέα του λιανικού εμπορίου στις ΗΠΑ έφτασαν τα 112,1 δισεκατομμύρια δολάρια εκείνο το έτος, με τα εσωτερικά λάθη και τα προβλήματα που σχετίζονται με τους υπαλλήλους να συμβάλλουν σε σημαντικό βαθμό. Δεν πρόκειται πάντα για σκόπιμες κλοπές. Ένα μεγάλο μέρος προέρχεται από αθώα λάθη ανθρώπων που δεν έμαθαν ποτέ τις σωστές διαδικασίες.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει η σωστή εκπαίδευση για τη διαχείριση μετρητών:

• Μετρήστε τα ρέστα από το μικρότερο στο μεγαλύτερο
• Επαληθεύστε τα χαρτονομίσματα πριν τα τοποθετήσετε στο συρτάρι
• Ανακοινώστε φωναχτά το ποσό που καταβάλλεται
• Επεξεργαστείτε σωστά τις ακυρώσεις και τις επιστροφές χρημάτων

Εντάξτε το σε αυτό το μέρος της ενσωμάτωσης και μην αφήνετε τους νέους υπαλλήλους να το ανακαλύψουν μόνοι τους στην εργασία.

3. Λειτουργία χωρίς τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας

Εάν η διαδικασία διαχείρισης μετρητών διαφέρει από βάρδια σε βάρδια ή από υπάλληλο σε υπάλληλο, δημιουργείτε προβλήματα. Οι ασυνεπείς λειτουργίες βλάπτουν τα πάντα, από την εμπειρία των πελατών έως την ορατότητα της λιανικής σας αναζήτησης. Χωρίς γραπτές, τυποποιημένες διαδικασίες, δεν υπάρχει βάση αναφοράς για μέτρηση και οι αποκλίσεις γίνονται σχεδόν αδύνατο να εντοπιστούν.

Μια σταθερή πολιτική διαχείρισης μετρητών πρέπει να καλύπτει τον τρόπο με τον οποίο μετρώνται τα συρτάρια στην αρχή της βάρδιας, πότε και πώς γίνονται οι καταθέσεις μετρητών, ποιος έχει πρόσβαση στο χρηματοκιβώτιο και τι συμβαίνει όταν εμφανίζεται μια ασυμφωνία. Σκεφτείτε το ως το εγχειρίδιο διαχείρισης μετρητών του καταστήματός σας.

Περιοχή	Τι πρέπει να τυποποιηθεί
Ρύθμιση συρταριών	Σταθερό αρχικό ποσό για κάθε βάρδια
Όρια μετρητών	Μέγιστο επιτρεπόμενο ποσό στο ταμείο πριν από την κατάθεση
Αποθέματα μετρητών	Ποιος τις εκτελεί, πώς καταγράφονται, ποιος τις υπογράφει
Ασφαλής πρόσβαση	Περιορίζεται σε συγκεκριμένους διαχειριστές με καταγεγραμμένη είσοδο
Ανακρίβειες	Σαφής διαδικασία για την αναφορά και τη διερεύνηση υπερβάσεων/ελλείψεων

Όταν όλοι ακολουθούν την ίδια διαδικασία, είναι πιο εύκολο να εντοπιστούν λάθη ή ύποπτες δραστηριότητες. Η τυποποίηση των λειτουργιών είναι εξίσου κρίσιμη όταν πρόκειται για την αύξηση της επισκεψιμότητας μέσω της τοπικής αναζήτησης, όπου η συνέπεια αποδίδει επίσης καρπούς.

4. Παράλειψη του ελέγχου κατά την αλλαγή βάρδιας

Ακολουθεί ένα σενάριο που επαναλαμβάνεται καθημερινά στα καταστήματα λιανικής: ένας ταμίας τελειώνει τη βάρδια του, ο επόμενος αναλαμβάνει το ταμείο και κανείς δεν μετράει το ταμείο στο μεταξύ. Όταν τα νούμερα δεν ταιριάζουν στο κλείσιμο, δεν υπάρχει τρόπος να καταλάβουμε ποια βάρδια προκάλεσε το πρόβλημα.

Κάθε φορά που το ταμείο αλλάζει χέρια χωρίς να μετρηθεί και να επαληθευτεί, δημιουργείται έλλειψη λογοδοσίας. Αυτές οι ελλείψεις αυξάνονται με την πάροδο του χρόνου. Η λύση είναι απλή: κάθε αλλαγή βάρδιας απαιτεί πλήρη καταμέτρηση του ταμείου, ιδανικά με την υπογραφή τόσο του αποχωρούντος όσο και του εισερχόμενου υπαλλήλου. Χρειάζονται μόνο λίγα επιπλέον λεπτά, αλλά μπορούν να εξοικονομήσουν εκατοντάδες, αν όχι χιλιάδες, δολάρια σε μη καταγεγραμμένες απώλειες κατά τη διάρκεια ενός έτους.

5. Ποτέ μην ελέγχετε τις διαδικασίες διαχείρισης μετρητών

Δεν θα διαχειρίζεστε την επιχείρησή σας χωρίς να ελέγχετε το απόθεμα. Γιατί λοιπόν να παραλείπετε τον έλεγχο των μετρητών; Πολλά καταστήματα λιανικής πώλησης προβαίνουν σε συμφωνία μόνο όταν υπάρχει ένα προφανές πρόβλημα, το οποίο συνήθως σημαίνει ότι η ζημιά έχει ήδη γίνει.

Οι τακτικοί έλεγχοι των μετρητών είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς ελέγχους που μπορείτε να εφαρμόσετε. Σύμφωνα με την έκθεση του 2024 της Ένωσης Πιστοποιημένων Ελεγκτών Απάτης (Association of Certified Fraud Examiners) προς τις χώρες, περίπου το ένα τρίτο των περιπτώσεων απάτης συμβαίνουν επειδή οι εταιρείες δεν διαθέτουν εσωτερικούς ελέγχους. Ανιχνεύουν τα λάθη νωρίς και λειτουργούν ως ισχυρό αποτρεπτικό μέσο. Οι υπάλληλοι είναι λιγότερο πιθανό να παραβιάζουν τους κανόνες όταν γνωρίζουν ότι οι μετρήσεις των μετρητών ελέγχονται τακτικά.

Ένα απλό πρόγραμμα ελέγχων που λειτουργεί:

• Εβδομαδιαία: Διενέργεια δειγματοληπτικού ελέγχου σε δύο ή τρία τυχαία συρτάρια σε σύγκριση με τα αρχεία POS
• Μηνιαία: Αναθεώρηση όλων των αρχείων καταθέσεων μετρητών και επισήμανση προτύπων
• Τριμηνιαία: Πλήρης αναθεώρηση των SOP χειρισμού μετρητών και της συμμόρφωσης των υπαλλήλων

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο συχνά πρέπει να πραγματοποιώ τον έλεγχο των ταμειακών μου συρταριών;

Συμφωνήστε τουλάχιστον στην αρχή και στο τέλος κάθε βάρδιας. Εάν περισσότεροι από ένας ταμίες μοιράζονται ένα ταμείο, μετρήστε και επαληθεύστε σε κάθε παράδοση. Η καθημερινή συμφωνία είναι απαραίτητη για τον εντοπισμό των αποκλίσεων.

Ποιο είναι το λογικό όριο για το ταμείο ενός μικρού καταστήματος;

Μεταξύ 200 και 500 δολαρίων για τους περισσότερους μικρούς λιανοπωλητές. Το σωστό ποσό εξαρτάται από το μέσο μέγεθος των συναλλαγών σας, τη συχνότητα με την οποία οι πελάτες πληρώνουν με μετρητά και το προφίλ ασφάλειας της περιοχής σας.

Πόσο κοστίζουν πραγματικά τα λάθη στη διαχείριση μετρητών;

Η NRF ανέφερε 112,1 δισεκατομμύρια δολάρια σε απώλειες λιανικής πώλησης στις ΗΠΑ το 2022, με ένα σημαντικό μέρος να συνδέεται με διοικητικά λάθη και λάθη των υπαλλήλων, και όχι με κλοπές. Ακόμη και καθημερινές αποκλίσεις από 5 έως 10 δολάρια μπορούν να προσθέσουν χιλιάδες δολάρια ετησίως για ένα μόνο κατάστημα.

Πρέπει να σκεφτώ να καταργήσω τις συναλλαγές με μετρητά;

Η κατάργηση των μετρητών εξαλείφει τα προβλήματα διαχείρισης μετρητών, αλλά απομακρύνει τους πελάτες που προτιμούν ή χρειάζονται να πληρώνουν με μετρητά. Πολλές πολιτείες και πόλεις απαιτούν πλέον από τις επιχειρήσεις να τα δέχονται. Μια καλύτερη προσέγγιση είναι η αυστηροποίηση των διαδικασιών σας και όχι η πλήρης κατάργηση των μετρητών.

Ποια είναι η πιο σημαντική αλλαγή που μπορώ να κάνω;

Η εφαρμογή γραπτών τυποποιημένων διαδικασιών λειτουργίας για τη διαχείριση μετρητών. Δημιουργεί υπευθυνότητα, σας παρέχει μια βάση για έλεγχο και διασφαλίζει ότι όλοι οι υπάλληλοι ακολουθούν την ίδια διαδικασία. Όλα τα άλλα βασίζονται σε αυτό το θεμέλιο.

Βασικά συμπεράσματα

• Η χειροκίνητη καταμέτρηση μετρητών σπαταλά ώρες εργασίας και αυξάνει τα λάθη. Η βασική αυτοματοποίηση μπορεί να αποσβέσει γρήγορα το κόστος της.
• Οι μη εκπαιδευμένοι ταμίες είναι μία από τις μεγαλύτερες πηγές αποτρέψιμων απωλειών μετρητών στον τομέα του λιανικού εμπορίου.
• Οι γραπτές διαδικασίες δημιουργούν υπευθυνότητα και καθιστούν τις αποκλίσεις πολύ πιο εύκολο να εντοπιστούν.
• Πάντα να συμφωνείτε τα συρτάρια κατά την αλλαγή βάρδιας. Ποτέ μην αφήνετε ένα ταμείο να αλλάξει χέρια χωρίς να έχει μετρηθεί.
• Οι τακτικοί έλεγχοι μετρητών αποτρέπουν την απάτη και εντοπίζουν τα προβλήματα πριν αυτά εξελιχθούν.