Επιλέγοντας το σωστό λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων τροφίμων και ποτών: Χαρακτηριστικά που έχουν σημασία

Εισαγωγή

Ας είμαστε ειλικρινείς. Η διαχείριση μιας επιχείρησης τροφίμων -είτε πρόκειται για ένα εστιατόριο, μια μάρκα σνακ, είτε για μια μονάδα παραγωγής πλήρους κλίμακας- μπορεί μερικές φορές να μοιάζει σαν να κάνεις ζογκλερικά με το ένα χέρι και να σβήνεις φωτιές με το άλλο.

Και η απογραφή;

Συχνά η φωτιά ξεκινά από εκεί.

Είτε πρόκειται για φρέσκα προϊόντα που χαλάνε πριν προλάβετε να τα πουλήσετε είτε για τον εντοπισμό της πηγής ενός λάθους συσκευασίας, τα κακά συστήματα απογραφής μπορεί να σας κοστίσουν περισσότερα από χρήματα. Τρώνε χρόνο, προκαλούν απογοήτευση στο προσωπικό και -το χειρότερο απ' όλα- μπορούν να διαταράξουν την εμπιστοσύνη των πελατών σας.

Εδώ είναι που το σωστό λογισμικό διαχείρισης απογραφής τροφίμων και ποτών κάνει μεγάλη διαφορά.

Αλλά με δεκάδες επιλογές εκεί έξω, πώς ξέρετε τι να ψάξετε; Πώς μπορείτε να διαχωρίσετε αυτό που είναι πραγματικά χρήσιμο από αυτό που είναι απλώς φανταχτερό μάρκετινγκ;

Ας το ξεκαθαρίσουμε αυτό μαζί -χωρίς τις λέξεις-κλειδιά.

Γιατί η σωστή απογραφή έχει μεγαλύτερη σημασία από ποτέ

Το απόθεμα δεν είναι απλώς "απόθεμα στα ράφια". Είναι τα συστατικά σας, τα υλικά παραγωγής σας, τα έτοιμα προϊόντα σας. Και όλα κινούνται γρήγορα - φτάνουν, χρησιμοποιούνται, επανασυσκευάζονται, αποστέλλονται, επιστρέφονται ή απορρίπτονται.

Αν βασίζεστε σε χειροκίνητες μεθόδους ή σε λογισμικό που έχει κατασκευαστεί για ένα διαφορετικό είδος επιχείρησης, πιθανόν να έχετε να κάνετε με:

• Αλλοιώσεις ή σπατάλες που θα μπορούσατε να είχατε αποτρέψει

• Ξεμένετε από υλικά τη χειρότερη δυνατή στιγμή

• Υπερπαραγγελίες για να είστε "σίγουροι".

• Λάθη που σας καίνε κατά τη διάρκεια των ελέγχων

Κανείς δεν έχει χρόνο γι' αυτό.

Αυτό που χρειάζεστε είναι ένα σύστημα που σας δίνει σαφήνεια. Ένα που σας επιτρέπει να ξέρετε τι βρίσκεται πού, πόσο θα διαρκέσει και τι πρέπει να γίνει - χωρίς να δυσκολεύει τα πράγματα.

Ας μιλήσουμε για το τι πραγματικά έχει σημασία

Ξεχάστε τις φιοριτούρες των πωλήσεων. Αυτά είναι τα χαρακτηριστικά που κάνουν πραγματική διαφορά στις καθημερινές λειτουργίες.

1. Απογραφή που ενημερώνεται καθώς εργάζεστε

Φανταστείτε να ελέγχετε το απόθεμά σας και να γνωρίζετε ότι είναι 100% ενημερωμένο. Όχι μια πρόχειρη εικασία. Όχι ένας αριθμός από χθες. Αλλά ακριβώς τι υπάρχει στα ψυγεία, τους καταψύκτες ή τις ξηρές αποθήκες σας αυτή τη στιγμή.

Η παρακολούθηση των αποθεμάτων σε πραγματικό χρόνο θα πρέπει:

• Εμφάνιση ζωντανών μετρήσεων σε πολλαπλές τοποθεσίες

• Αντικατοπτρίζουν τη χρήση από τις πωλήσεις ή την παραγωγή άμεσα

• Σας βοηθούν να εντοπίζετε τις αποκλίσεις νωρίς - προτού πάρουν διαστάσεις χιονοστιβάδας

• Λειτουργούν ομαλά με τη σάρωση γραμμωτού κώδικα ή με εργαλεία κινητής τηλεφωνίας

Δεν πρόκειται για την τελειότητα. Πρόκειται για ένα σύστημα που σας λέει τι συμβαίνει ενώ συμβαίνει.

2. Παρακολούθηση λήξης που δεν χάνει ούτε λεπτό

Οι επιχειρήσεις τροφίμων και ποτών δεν αποθηκεύουν απλώς είδη - αποθηκεύουν είδη με ρολόγια που χτυπούν πάνω τους.

Το καλό λογισμικό σας κρατάει μπροστά από την αλλοίωση με:

• Επισήμανση ειδών που πλησιάζουν στη λήξη τους

• Προτείνετε τι να χρησιμοποιήσετε ή να πουλήσετε πρώτα

• Βοηθώντας την ομάδα σας να εναλλάσσει σωστά το απόθεμα

• Καταγραφή των πληροφοριών λήξης από τη στιγμή που τα παραλαμβάνετε

Τέρμα οι αυτοκόλλητες σημειώσεις στις συσκευασίες. Τέρμα η μαντεψιά για το ποια παλέτα τυριού θα πάει πρώτη.

3. Συνταγές που συγχρονίζονται με την απογραφή

Είτε φτιάχνετε σάλτσες ζυμαρικών, εμφιαλωμένα ποτά ή προσυσκευασμένα σάντουιτς, το σύστημα απογραφής σας θα πρέπει να καταλαβαίνει τι μπαίνει στα προϊόντα σας.

Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να:

• Συνδέστε τα συστατικά με κάθε στοιχείο μενού ή προϊόν

• Μείωση του αποθέματος πρώτων υλών καθώς παρασκευάζονται τα προϊόντα

• Πρόβλεψη του τι θα χρειαστείτε με βάση τις πωλήσεις

• Ενημέρωση του κόστους αυτόματα όταν οι τιμές των προμηθευτών αλλάζουν

Είναι μια μεγάλη εξοικονόμηση χρόνου - και συσφίγγει την ακρίβεια με τρόπο που η χειροκίνητη παρακολούθηση δεν θα μπορούσε ποτέ να το κάνει.

4. Πρόσβαση μέσω κινητού και υποστήριξη γραμμωτού κώδικα

Ας είμαστε ρεαλιστές: το να σέρνετε το προσωπικό σε έναν υπολογιστή κάθε φορά που χρειάζεται να ελέγξει το απόθεμα είναι ένας δολοφόνος της παραγωγικότητας.

Τα κινητά εργαλεία και η σάρωση γραμμωτού κώδικα βοηθούν την ομάδα σας:

• Καταμετρήστε τα αποθέματα γρηγορότερα

• Παραλαβή παραδόσεων με λιγότερα λάθη

• Εντοπίστε και διορθώστε τα προβλήματα επί τόπου

• Μείνετε στο χώρο αντί να κυνηγάτε τη γραφειοκρατία

Θέλετε το προσωπικό σας να επικεντρώνεται στο φαγητό και όχι να παλεύει με το σύστημα.

5. Έξυπνες προτάσεις αγορών (επειδή έχετε αρκετά να σκεφτείτε)

Το να ξεμείνετε από υλικά ανατρέπει τα πάντα. Παραγγέλνετε πάρα πολλά; Αυτό είναι χρήματα που πάνε χαμένα.

Ένα έξυπνο σύστημα δεν περιμένει απλώς να αντιδράσετε. Βλέπει τις τάσεις και σας βοηθάει να προγραμματίσετε.

Χαρακτηριστικά που πρέπει να αναζητήσετε:

• Αυτοματοποιημένες παραγγελίες αγοράς με βάση τα σημεία αναπαραγγελίας

• Προβλέψεις που προσαρμόζονται για εποχικότητα ή προωθητικές ενέργειες

• Παρακολούθηση των επιδόσεων των προμηθευτών

• Ένα κεντρικό σημείο για τη διαχείριση παραγγελιών, παραλαβών και επιστροφών

Είναι σαν να έχετε ένα δεύτερο ζευγάρι μάτια για τις αγορές σας - χωρίς τον μισθό.

6. Συγχρονίζεται με τα υπάρχοντα εργαλεία σας

Η απογραφή δεν ζει σε μια φούσκα. Συνδέεται με τις πωλήσεις σας, τα οικονομικά σας, τις αναφορές σας.

Αν το λογισμικό σας δεν μπορεί να μιλήσει με:

• Το σύστημα του σημείου πώλησης (POS)

• Η λογιστική σας πλατφόρμα (όπως το Xero, το QuickBooks ή το MYOB)

• Οι ηλεκτρονικές παραγγελίες σας ή το ηλεκτρονικό εμπόριο

• Οι προμηθευτές ή η αποθήκη σας

...θα κολλήσετε να κάνετε διπλή καταχώρηση. Και ας το παραδεχτούμε - κανείς δεν χρειάζεται κάτι τέτοιο.

Αναζητήστε λογισμικό που ενσωματώνεται εύκολα. Όσο λιγότερα κλικ, τόσο το καλύτερο.

7. Η συμμόρφωση δεν είναι μπόνους - είναι απαραίτητη

Γνωρίζετε ήδη την πίεση των κανονισμών για την ασφάλεια των τροφίμων. Το λογισμικό απογραφής σας θα πρέπει να σας βοηθήσει να παραμείνετε συμμορφούμενοι - και όχι να σας αφήσει να ταλαιπωρηθείτε κατά τη διάρκεια μιας ανάκλησης ή επιθεώρησης.

Θα θέλετε χαρακτηριστικά όπως:

• Παρακολούθηση παρτίδων και παρτίδων

• Αναφορά έτοιμη για έλεγχο

• Ιχνηλασιμότητα προμηθευτών

• Ετικέτες για αλλεργιογόνα, ημερομηνίες παραγωγής ή πιστοποιήσεις

Δεν παίρνετε επιπλέον πίστωση για την τήρηση των προτύπων ασφάλειας τροφίμων. Αλλά αν υπολείπεστε; Αυτό γίνεται πραγματικά ακριβό, πολύ γρήγορα.

8. Αρκετά απλό για να το χρησιμοποιεί το προσωπικό

Αυτό μπορεί να είναι το πιο παραγνωρισμένο χαρακτηριστικό από όλα.

Ένα εργαλείο μπορεί να έχει κάθε καμπανάκι και σφυρίχτρα στον κόσμο - αλλά αν το προσωπικό σας δεν το χρησιμοποιεί, είναι απλώς άλλη μια συνδρομή που εξαντλεί τον προϋπολογισμό σας.

Αναζητήστε λογισμικό που:

• Καθαρή και εύκολη πλοήγηση

• Χτισμένο με γνώμονα το είδος της επιχείρησής σας

• Υποστηρίζεται από σταθερή υποστήριξη πελατών (η ζωντανή συνομιλία είναι μια νίκη)

• Γρήγορη εκπαίδευση νέων υπαλλήλων

Θυμηθείτε: Δεν έχει σημασία πόσο "προηγμένο" είναι το εργαλείο. Έχει να κάνει με το πόσο καλά ταιριάζει στην πραγματική ροή εργασίας σας.

Το ερώτημα του κόστους: Κόστος: Πληρώνετε υπερβολικά ή υποεπενδύετε;

Ακούστε την αλήθεια: ορισμένα λογισμικά είναι υπερτιμημένα για αυτό που κάνουν. Άλλα φαίνονται φτηνά στην επιφάνεια, αλλά στερούνται χαρακτηριστικών που θα χρειαστείτε μέσα σε λίγους μήνες.

Τι αξίζει να πληρώσετε;

• Εξοικονόμηση χρόνου κάθε εβδομάδα

• Λιγότερα σφάλματα απογραφής

• Μειωμένη αλλοίωση ή χαμένο απόθεμα

• Καλύτερα περιθώρια κέρδους μέσω ακριβών αγορών

Δεν έχει να κάνει μόνο με την τιμή. Έχει να κάνει με το τι πραγματικά προσφέρει το λογισμικό στην επιχείρησή σας.

Τελικές σκέψεις: Επιλέξτε λογισμικό που λειτουργεί σαν συμπαίκτης

Δεν χρειάζεστε μια θαυματουργή λύση. Χρειάζεστε κάτι αξιόπιστο. Κάτι που βοηθάει, όχι εμποδίζει.

Η επιλογή του σωστού λογισμικού διαχείρισης απογραφής τροφίμων και ποτών δεν αφορά μόνο τα χαρακτηριστικά σε έναν κατάλογο ελέγχου. Έχει να κάνει με το πόσο καλά ταιριάζει στο ρυθμό σας, πόσο γρήγορα μπορεί να ενταχθεί το προσωπικό σας και πόσο με σιγουριά μπορείτε να λαμβάνετε αποφάσεις με βάση αυτά που σας δείχνει.

Δεν υπάρχει τέλεια επιλογή. Αλλά υπάρχει μία που είναι κατάλληλη για εσάς.

Και να την βρείτε; Αξίζει τον κόπο