Προκλήσεις πρόβλεψης ταμειακών ροών που είναι μοναδικές στις κατασκευές και πώς να τις επιλύσετε

Εισαγωγή

Εικόνα: Επιχειρηματίες που επιθεωρούν την πρόοδο των εργασιών στο εργοτάξιο | Πηγή: Freepik

Κάθε εργολάβος γνωρίζει πόσο γρήγορα ένα έργο που φαίνεται επιτυχημένο στα χαρτιά μπορεί να επιβαρύνει τον τραπεζικό λογαριασμό. Οι υπεργολάβοι αναμένουν πληρωμή, οι προμηθευτές θέλουν μετρητά εκ των προτέρων και οι μισθοί πρέπει να καταβληθούν ανεξάρτητα από το πότε ο πελάτης θα αποδεσμεύσει τα χρήματα. Για πολλούς εργολάβους, η πραγματική πρόκληση δεν είναι η ολοκλήρωση του έργου, αλλά η διατήρηση της ρευστότητας κατά τη διάρκεια της εκτέλεσής του.

Η αξιόπιστη πρόβλεψη της ταμειακής ροής στον κατασκευαστικό τομέα βοηθά στον εντοπισμό προβλημάτων πριν αυτά εμφανιστούν στον τραπεζικό λογαριασμό. Με το λογισμικό ταμειακής ροής στον κατασκευαστικό τομέα, οι εργολάβοι έχουν σε πραγματικό χρόνο εικόνα των ταμειακών διαθεσίμων, των εξόδων και των απαιτούμενων μέτρων για να παραμείνουν στον σωστό δρόμο.

Εικόνα: Επισκόπηση ανάλυσης ταμειακών ροών στο CashFlow Frog | Πηγή: cashflowfrog.com

Η πολυπλοκότητα των κατασκευαστικών έργων και ο αντίκτυπός της στην ταμειακή ροή

Κάθε κατασκευαστικό έργο λειτουργεί υπό τις δικές του πιέσεις. Μια γέφυρα, ένα σχολείο ή ένα συγκρότημα κατοικιών ακολουθεί διαφορετικό χρονοδιάγραμμα και δομή πληρωμών. Ακόμη και μικρές καθυστερήσεις, όπως καθυστερήσεις στην έκδοση αδειών ή στην παράδοση, μπορούν να διαταράξουν το χρονοδιάγραμμα των ταμειακών ροών.

Διαφορετικοί τύποι συμβάσεων επηρεάζουν τη ροή των χρημάτων:

• Οι συμβάσεις κόστους συν κέρδος συνδέουν τις πληρωμές με σχολαστική τεκμηρίωση. Κάθε ώρα εργασίας, ενοικίαση και αγορά υλικών πρέπει να υποστηρίζεται από αποδείξεις και ημερήσια αρχεία. Ένα μόνο χαμένο δελτίο παράδοσης μπορεί να καθυστερήσει ολόκληρη την αίτηση πληρωμής.
• Οι συμβάσεις σχεδιασμού-κατασκευής απλοποιούν την επικοινωνία μεταξύ σχεδιασμού και κατασκευής, αλλά απαιτούν αυστηρή οικονομική πειθαρχία. Οποιαδήποτε αναθεώρηση του σχεδιασμού ή λάθος στην τιμολόγηση καταλήγει κατευθείαν στον ισολογισμό του εργολάβου.

Μη προβλέψιμοι κύκλοι πληρωμών και συμπεριφορά πελατών

Οι πληρωμές στον κατασκευαστικό τομέα σπάνια ακολουθούν ένα συγκεκριμένο μοτίβο. Η εργασία προχωρά, αλλά η γραφειοκρατία καθυστερεί. Ακόμη και όταν επιτυγχάνονται οι στόχοι, οι εγκρίσεις χρειάζονται χρόνο, με αποτέλεσμα τα κεφάλαια να παραμένουν σε αναμονή, ενώ κάθε νέα μέρα αυξάνει το κόστος.

Οι δημόσιοι φορείς επεξεργάζονται τις πληρωμές αργά και οι ιδιωτικοί κατασκευαστές καθυστερούν μέχρι να φτάσει η χρηματοδότηση. Οι υπεργολάβοι που δεσμεύονται από ρήτρες «πληρωμής κατά την πληρωμή» υφίστανται πρώτοι την πίεση. Μια αναβληθείσα πληρωμή μπορεί να έχει αντίκτυπο σε πολλά έργα και προμηθευτές.

Ο καθορισμός γραπτών χρονοδιαγραμμάτων πληρωμών και προθεσμιών ελέγχου καθιστά και τις δύο πλευρές υπεύθυνες. Οι εβδομαδιαίοι έλεγχοι των εκκρεμών τιμολογίων βοηθούν στον εντοπισμό των πελατών που καθυστερούν τις πληρωμές τους.

Κόστος εργασίας και προκλήσεις στελέχωσης

Οι δαπάνες εργασίας αλλάζουν συνεχώς. Ένα εργοτάξιο μπορεί να ξεκινήσει με ένα μικρό συνεργείο και να επεκταθεί γρήγορα. Η πρόβλεψη των αναγκών σε εργατικό δυναμικό απαιτεί καθημερινό συντονισμό μεταξύ του εργοταξίου και του οικονομικού τμήματος.

Η έλλειψη εργατικού δυναμικού οδηγεί σε αύξηση των μισθών, ενώ η πίεση του χρονοδιαγράμματος αναγκάζει τα συνεργεία να εργάζονται επιπλέον ώρες. Μερικές εβδομάδες εντατικής υπερωριακής εργασίας μπορούν να ωθήσουν το κόστος μισθοδοσίας πολύ πέρα από τα προβλεπόμενα όρια.

Η καθημερινή παρακολούθηση του χρόνου και η αναθεώρηση της παραγωγικότητας του παρελθόντος βοηθούν στην πιο ακριβή πρόβλεψη. Η συμπερίληψη ενός μικρού ποσού για απρόβλεπτες δαπάνες στον προϋπολογισμό εργασίας μετριάζει τις ξαφνικές αυξήσεις.

Διαχείριση εξοπλισμού και πόρων

Ο βαρύς εξοπλισμός αυξάνει την παραγωγικότητα, αλλά εξαντλεί τα μετρητά όταν είναι αδρανής. Ένας γερανός που δεν χρησιμοποιείται εξακολουθεί να κοστίζει χρήματα, και οι επισκευές κατά τις περιόδους αιχμής μειώνουν γρήγορα τα διαθέσιμα κεφάλαια.

Η ιδιοκτησία μηχανημάτων συνεπάγεται μακροπρόθεσμες δαπάνες, όπως αποθήκευση και συντήρηση. Όταν ο εξοπλισμός μετακινείται μεταξύ των εργοταξίων, η σωστή κατανομή των δαπανών γίνεται δύσκολη. Η παρακολούθηση της χρήσης και ο προγραμματισμός της συντήρησης πριν από κρίσιμες φάσεις των εργασιών διατηρούν τις δαπάνες προβλέψιμες. Η αξιολόγηση της επιλογής μεταξύ μίσθωσης ή αγοράς με βάση το συνολικό κόστος λειτουργίας συμβάλλει στη διατήρηση της χρηματοοικονομικής σταθερότητας.

Αλλαγές στις παραγγελίες έργων και προσαρμογές του πεδίου εφαρμογής

Οι εντολές αλλαγών διαταράσσουν ακόμη και τους καλά διαχειριζόμενους προϋπολογισμούς. Οι αναθεωρήσεις του σχεδιασμού, τα αιτήματα των πελατών ή οι απρόβλεπτες συνθήκες στο εργοτάξιο συχνά δημιουργούν νέα έξοδα πριν εγκριθούν οι επιπλέον πληρωμές.

Μια ουσιώδης αλλαγή αξίας εκατοντάδων χιλιάδων μπορεί να χρειαστεί εβδομάδες για να εγκριθεί. Οι εργασίες συνεχίζονται ενώ τα μετρητά μειώνονται. Μια σαφής διαδικασία για την τεκμηρίωση και την έγκριση των αλλαγών βοηθά τις ομάδες χρηματοοικονομικών να ενημερώνουν γρήγορα τις προβλέψεις. Η διατήρηση ενός μικρού αποθέματος για παραλλαγές προστατεύει τη ρευστότητα όταν γίνονται προσαρμογές στη μέση του έργου.

Εικόνα: Λειτουργία σεναρίου πρόβλεψης στο CashFlow Frog | Πηγή: cashflowfrog.com

Εργαλεία και τεχνικές για τη βελτίωση της ακρίβειας των προβλέψεων

Τα παλιά δεδομένα οδηγούν σε δαπανηρά λάθη. Η ακρίβεια των προβλέψεων εξαρτάται από ολοκληρωμένα εργαλεία, όπως πλατφόρμες προγραμματισμού, συστήματα παρακολούθησης προμηθειών και λογιστικά συστήματα που ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο, ώστε τα οικονομικά δεδομένα να αντικατοπτρίζουν την εργασία όπως αυτή πραγματοποιείται.

Οι κεντρικοί πίνακες ελέγχου εμφανίζουν ζωντανές μεταβολές στα κόστη, τα χρονοδιαγράμματα και την πρόοδο κάθε έργου. Με αυτή την ορατότητα, οι υπεύθυνοι των έργων μπορούν να βελτιώσουν άμεσα τις προβλέψεις ταμειακών ροών των κατασκευών, προσαρμόζοντάς τις πριν τα μικρά προβλήματα εξελιχθούν σε εμπόδια για τη ρευστότητα.

Μέσω του σχεδιασμού σεναρίων και των αναφορών ιστορικών δεδομένων σε λογισμικό ταμειακών ροών κατασκευών όπως το CashFlow Frog, είναι ευκολότερο να συνδεθεί η τρέχουσα απόδοση με τα μελλοντικά οικονομικά αποτελέσματα.

Η διαχείριση των οικονομικών των κατασκευαστικών έργων βελτιώνεται όταν όλες οι ομάδες παραμένουν εμπλεκόμενες. Οι διαχειριστές του εργοταξίου κατανοούν τις τρέχουσες δαπάνες, ενώ οι οικονομικές ομάδες διαχειρίζονται το χρονοδιάγραμμα. Όταν τα τμήματα μοιράζονται δεδομένα, οι προβλέψεις αντανακλούν την πραγματικότητα και τα κεφάλαια μεταφέρονται όπου χρειάζονται περισσότερο, μειώνοντας τον κίνδυνο διακοπών.

Συμπέρασμα

Η πρόβλεψη ταμειακών ροών στον κατασκευαστικό τομέα απαιτεί συνέπεια και επικοινωνία. Τα πολύπλοκα έργα, οι άνισες πληρωμές, το αυξανόμενο κόστος εργασίας και οι αλλαγές στο σχεδιασμό επηρεάζουν όλα την οικονομική υγεία.

Οι εταιρείες που παραμένουν οργανωμένες και ενημερώνουν τακτικά τις προβλέψεις τους διατηρούν καλύτερο έλεγχο των πόρων τους. Οι αξιόπιστες προβλέψεις εξασφαλίζουν την πληρωμή των μισθών, την εμπιστοσύνη των προμηθευτών και τη συνέχεια της εργασίας.

Για τους εργολάβους που είναι έτοιμοι να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις των ταμειακών ροών, το Cash Flow Frog μετατρέπει τη διαχείριση των οικονομικών των κατασκευαστικών έργων σε ένα σύστημα που παρακολουθεί, προβλέπει και προστατεύει τις ταμειακές ροές σας.

Τι σας βοήθησε να διατηρήσετε την ομαλή ροή των ταμειακών ροών μεταξύ των ορόσημων; Πείτε μας περισσότερα στα σχόλια.