Προστασία δεδομένων πελατών στο μάρκετινγκ που συμμορφώνεται με τον GDPR: Marketing: Βέλτιστες πρακτικές

Εισαγωγή

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) τέθηκε σε ισχύ πριν από αρκετά χρόνια και καθώς περνούσε ο καιρός, προέκυψε ένα ερώτημα για πολλούς κλάδους: πώς ο GDPR επηρέασε το μάρκετινγκ; Η απάντηση είναι ότι ο ΓΚΠΔ επηρέασε σημαντικά τις προσεγγίσεις μάρκετινγκ. Όλοι οι οργανισμοί διαφορετικών μεγεθών και σε όλους σχεδόν τους κλάδους που συνεργάζονται με την ΕΕ και το Ηνωμένο Βασίλειο θα πρέπει να τηρούν αυτόν τον κανονισμό προκειμένου να αποφύγουν νομικά ζητήματα. Ως εκ τούτου, ο ΓΚΠΔ είναι περιφερειακός από άποψη σχεδιασμού, αλλά στην πραγματικότητα παγκόσμιος.

Σε αυτή τη δημοσίευση, εξηγούμε τι σημαίνει ο GDPR για τους εμπόρους και παρέχουμε βέλτιστες πρακτικές που μπορεί να εισαγάγει ένας οργανισμός στο μάρκετινγκ για να προστατεύσει αποτελεσματικότερα τις πληροφορίες των πελατών στο πλαίσιο του GDPR. Αυτές οι πρακτικές μπορούν να σας βοηθήσουν να μειώσετε την πιθανότητα να υποστείτε νομικά ζητήματα, μείωση της φήμης σας και σοβαρά πρόστιμα.

Τι είναι ο GDPR για τους εμπόρους;

Ο ΓΚΠΔ θεσπίστηκε από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και τέθηκε σε ισχύ το 2018 με στόχο τη βελτίωση της προστασίας των δεδομένων των κατοίκων της ΕΕ. Στον τομέα αυτό, ο ΓΚΠΔ ορίζει τρόπους και μέσα για την προστασία των δεδομένων των χρηστών από κλοπή, κατάχρηση και πώληση από κατάλληλες οντότητες. Ο ΓΚΠΔ ορίζει δύο οντότητες με τις ευθύνες τους βάσει του νόμου να είναι διαφορετικές: τους υπεύθυνους επεξεργασίας δεδομένων (οντότητες που κατέχουν και αποθηκεύουν τα ευαίσθητα δεδομένα) και τους εκτελούντες την επεξεργασία δεδομένων (οντότητες που διαχειρίζονται τα δεδομένα υπέρ των υπευθύνων επεξεργασίας).

Οι βασικές αρχές του ΓΚΠΔ που αποτελούν το βασικό αντικείμενο του νόμου είναι οι εξής:

• Νομιμότητα, διαφάνεια και δικαιοσύνη
• Περιορισμός σκοπού
• Ελαχιστοποίηση δεδομένων
• Ακρίβεια
• Περιορισμός αποθήκευσης
• Ασφάλεια
• Λογοδοσία

Για τους εμπόρους, ο ΓΚΠΔ σημαίνει την ανάγκη να αναπτύξουν μια ειλικρινή και διαφανή προσέγγιση για τα δεδομένα των πελατών. Μιλώντας πιο συγκεκριμένα, τα ευαίσθητα δεδομένα που μπορούν να είναι πολύτιμα ή να ταυτοποιήσουν το πρόσωπο θα πρέπει να αντιμετωπίζονται με σεβασμό. Ένας οργανισμός μπορεί να συλλέγει τέτοια δεδομένα μόνο αφού λάβει σαφή συγκατάθεση από τον ιδιοκτήτη των δεδομένων (πελάτη), να λάβει αποκλειστικά τα απαιτούμενα αρχεία και να διασφαλίσει την ακρίβεια των δεδομένων. Μια ξεχωριστή κρίσιμη λεπτομέρεια είναι η υποχρέωση ενός οργανισμού να χρησιμοποιεί τα απαραίτητα μέσα για την αξιόπιστη προστασία των δεδομένων των πελατών.

Βέλτιστες πρακτικές για την ασφάλεια των δεδομένων πελατών στο μάρκετινγκ GDPR

Πώς προστατεύουν οι εταιρείες τις πληροφορίες πελατών βάσει του ΓΚΠΔ; Ειδικά για τους εμπόρους, υπάρχουν δοκιμασμένες λύσεις και πρακτικές που συμβάλλουν στη διασφάλιση της προστασίας των ευαίσθητων δεδομένων μαζί με τη συμμόρφωση με την πράξη του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων. Ελέγξτε και εφαρμόστε τις παρακάτω συστάσεις για να ενισχύσετε την αποτελεσματικότητα της προστασίας των δεδομένων του οργανισμού σας γενικά και ειδικότερα για να προστατεύσετε πιο αξιόπιστα τα δεδομένα των πελατών σας.

Συλλέγετε μόνο τα απαιτούμενα δεδομένα και λαμβάνετε τη συγκατάθεση των πελατών

Η μείωση του όγκου των δεδομένων που συλλέγονται είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους με τους οποίους ένας οργανισμός μπορεί να μειώσει τους κινδύνους απώλειας και παραβίασης δεδομένων. Οι χάκερ στοχεύουν να πλήξουν τις βάσεις δεδομένων με όσο το δυνατόν περισσότερα δεδομένα, επειδή ο μεγαλύτερος αριθμός και ο ευρύτερος τύπος αρχείων στα οποία έχουν πρόσβαση μπορεί να αυξήσει άμεσα τα κέρδη τους. Όταν ένας οργανισμός δεν αποθηκεύει μεγάλο όγκο δεδομένων πελατών, οι εγκληματίες του κυβερνοχώρου μπορεί να επιλέξουν να μην στοχεύσουν αυτές τις βάσεις δεδομένων.

Ως έμπορος, μπορείτε και πρέπει να συλλέγετε μόνο τα δεδομένα που απαιτούνται για τους τρέχοντες σκοπούς μάρκετινγκ. Επανεξετάστε τις ροές εργασίας και τα πρότυπα συλλογής δεδομένων και αναλύστε τις πρακτικές δεδομένων για να ελέγξετε αν τα αρχεία που συλλέγετε χρησιμοποιούνται πραγματικά. Σε περίπτωση που κάποια δεδομένα δεν χρησιμοποιούνται ή δεν έχουν σημαντικό αντίκτυπο στην εμπειρία των πελατών σας, εξετάστε το ενδεχόμενο να αρνηθείτε τη συλλογή αυτού του τύπου δεδομένων και να αφαιρέσετε τα αρχεία που έχετε ήδη στη διάθεσή σας.

Επιπλέον, σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, πρέπει να ενημερώνετε τους πελάτες σας για τα δεδομένα που συλλέγετε και να λαμβάνετε τη ρητή τους άδεια για τη συλλογή αυτή. Από την άλλη πλευρά, θα πρέπει να παρέχεται η δυνατότητα εξαίρεσης ανά πάσα στιγμή. Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, η συλλογή ευαίσθητων δεδομένων χωρίς την άδεια του πελάτη μπορεί να αποτελέσει περίπτωση για νομικά πρόστιμα.

Λίστες αλληλογραφίας ελέγχου

Και πάλι, όσο μεγαλύτερος είναι ο όγκος των δεδομένων στην αποθήκευση του οργανισμού σας, τόσο μεγαλύτερος είναι ο κίνδυνος παραβίασης δεδομένων. Έτσι, οι τακτικοί έλεγχοι των λιστών αλληλογραφίας είναι η πρακτική μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου GDPR που πρέπει να ενσωματώσετε. Οι πελάτες που διαγράφονται από τα διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα ενημερωτικά δελτία και άλλα υλικά μάρκετινγκ θα πρέπει να αφαιρούνται τα στοιχεία τους από τη βάση δεδομένων. Επιπλέον, μπορεί να χρειαστεί να ταξινομήσετε τις διευθύνσεις των πελατών σύμφωνα με τις κατηγορίες εγγραφής τους στο email, ώστε να αποφύγετε την αποστολή σε αυτούς υλικού μάρκετινγκ που δεν θέλουν να λάβουν.

Εξετάστε το ενδεχόμενο αυτοματοποίησης της διαδικασίας καθαρισμού της λίστας μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να συμμορφωθείτε με τον GDPR στο μάρκετινγκ, να εξοικονομήσετε χρόνο και να βελτιώσετε την εμπειρία του χρήστη με πιο εξατομικευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Συγκρότηση ομάδας διαχείρισης δεδομένων

Οι σύγχρονοι οργανισμοί, ακόμη και οι μικρότεροι, συλλέγουν, αποθηκεύουν και επεξεργάζονται terabytes δεδομένων για σκοπούς μάρκετινγκ και άλλους σκοπούς. Με μια ομάδα διαχείρισης δεδομένων στο σκάφος, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τα αρχεία, να δώσετε προτεραιότητα στη χρήση και να τα ελέγξετε σύμφωνα με τις νομικές απαιτήσεις για την προστασία των δεδομένων. Οι ειδικευμένοι εμπειρογνώμονες διαχείρισης δεδομένων μπορούν να σας βοηθήσουν να εξασφαλίσετε υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας των δεδομένων των πελατών και επίσης να εξοικονομήσετε κόστος και χρόνο στις ροές εργασίας αποθήκευσης, αναζήτησης και προστασίας.

Αναθεωρήστε τον τρόπο συλλογής προσωπικών δεδομένων

Αυτό περιλαμβάνει τουλάχιστον τη ροή εργασιών για τη συλλογή δεδομένων και τη διαδρομή που ακολουθούν τα δεδομένα πριν καταγραφούν στην αποθήκη σας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ελέγξετε τη φόρμα της σελίδας προορισμού που χρησιμοποιείτε για να ζητήσετε από τους πελάτες να παράσχουν τα απαιτούμενα δεδομένα. Επίσης, ο ΓΚΠΔ θέλει οι οργανισμοί να προσθέτουν ενημερωτικά αναδυόμενα παράθυρα ειδοποίησης για τους επισκέπτες του ιστοτόπου σχετικά με τη συλλογή δεδομένων και πάλι, για να λάβετε τη ρητή συγκατάθεσή τους που σας επιτρέπει να συλλέγετε προσωπικά δεδομένα.

Το επόμενο σημαντικό βήμα εδώ είναι η παρακολούθηση άλλων πηγών ευαίσθητων δεδομένων (εάν ο οργανισμός σας τις έχει ως συλλέκτη ή εκτελούντα την επεξεργασία δεδομένων σύμφωνα με τις απαιτήσεις της σύμβασης). Τέλος, πρέπει να κατανοήσετε ποια τρίτα μέρη μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα καθ' οδόν. Να θυμάστε ότι ο ΓΚΠΔ απαιτεί τη σύναψη νομικών συμβάσεων μεταξύ των διαφόρων οντοτήτων που εργάζονται με ευαίσθητες πληροφορίες πελατών και να εξετάσετε το ενδεχόμενο να αποκλείσετε τρίτους χωρίς συμβατικές υποχρεώσεις από τις αλυσίδες εφοδιασμού δεδομένων σας.

Περιορισμός και έλεγχος της πρόσβασης σε δεδομένα

Ακριβώς όπως και με τους τρίτους εργολάβους, η προστασία των δεδομένων των πελατών στο εσωτερικό ενός οργανισμού είναι θέμα ελέγχου πρόσβασης. Αναλύστε ποια δεδομένα και ποιες προσβάσεις απαιτούνται για ποια τμήματα και ποια μέλη της ομάδας για την εκτέλεση των καθηκόντων τους. Στη συνέχεια, παρέχετε σε αυτά τα τμήματα και τα μέλη της ομάδας μόνο τα επίπεδα πρόσβασης στα δεδομένα και τα δικαιώματα που χρειάζονται. Διατηρήστε την αρχή των λιγότερων προνομίων (PoLP) και ενσωματώστε λύσεις ελέγχου πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC) για την αποτελεσματική και γρήγορη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης στα δεδομένα για τις ομάδες.

Εκπαιδεύστε το προσωπικό σας

Για άλλη μια φορά, ο ΓΚΠΔ είναι μια σύνθετη πράξη που είναι υποχρεωτική για κάθε οργανισμό που συλλέγει προσωπικά δεδομένα κατοίκων της ΕΕ. Οι νομικές επιπτώσεις και τα πρόστιμα στο πλαίσιο αυτής της πράξης είναι σοβαρές και ακόμη και ένα μικρό λάθος ενός μέλους του προσωπικού μπορεί να πυροδοτήσει τη νομική διαδικασία. Έτσι, οι εργαζόμενοι και οι διευθυντές θα πρέπει να γνωρίζουν τις απαιτήσεις και τις αποχρώσεις της πράξης GDPR για να μειώσουν την πιθανότητα ανθρώπινων σφαλμάτων. Εξετάστε το ενδεχόμενο διεξαγωγής μιας εκπαίδευσης συμμόρφωσης για κάθε νεοεισερχόμενο και εισαγάγετε επίκαιρες εξετάσεις, για παράδειγμα, μία φορά το χρόνο, για να διατηρείτε τα προσόντα GDPR των εργαζομένων όχι μόνο στην ομάδα μάρκετινγκ αλλά και σε άλλα τμήματα.

Αναθεωρήστε τις προσεγγίσεις σας για τα δεδομένα και την ασφάλειά σας

Οι απειλές για την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο εξελίσσονται συνεχώς, καθώς οι εγκληματίες του κυβερνοχώρου εφευρίσκουν νέους τρόπους για να διεισδύσουν σε προστατευμένα συστήματα και να αποκτήσουν πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα. Όποια και αν είναι τα μέτρα ασφαλείας σας, ως έμπορος πρέπει πάντα να προσπαθείτε να βελτιώνετε την προστασία των δεδομένων μάρκετινγκ. Για να το κάνετε αυτό αποτελεσματικά, πρέπει να δημιουργήσετε ροές εργασίας αναθεώρησης της ασφάλειας ΤΠ που θα σας κρατούν ενήμερους με τις τελευταίες τάσεις προστασίας στον κυβερνοχώρο.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να εφαρμόζετε τακτικές ροές εργασιών δοκιμών διείσδυσης πλήρους κλίμακας με έναν επαγγελματία ασφαλείας που προσπαθεί να περάσει μέσα από την προστασία του οργανισμού. Έτσι, μπορείτε να ανακαλύψετε τρωτά σημεία στα επίπεδα ασφαλείας σας και στη συνέχεια να εισαγάγετε διορθώσεις προτού οι χάκερς τις χρησιμοποιήσουν για να πραγματοποιήσουν μια πραγματική παραβίαση. Η πολυπλοκότητα των σύγχρονων υποδομών σε συνδυασμό με την εξέλιξη των εργαλείων κυβερνοεπιθέσεων καθιστούν τη δημιουργία μιας αήττητης περιμέτρου προστασίας σχεδόν αδύνατη.

Επιπλέον, θα πρέπει να επανεξετάσετε τα δεδομένα που αποθηκεύετε. Σε περίπτωση που υπάρχουν δεδομένα που δεν χρησιμοποιείτε για σκοπούς μάρκετινγκ (και που δεν θα χρησιμοποιήσετε στο μέλλον), εξετάστε το ενδεχόμενο διαγραφής των δεδομένων αυτών. Με τον τρόπο αυτό, μειώνετε τα πιθανά τρωτά σημεία του οργανισμού σας και επίσης μειώνετε τις πιθανότητες διαρροής ευαίσθητων δεδομένων ακόμη και μετά την επιτυχή παραβίαση.

Εκτελέστε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας

Ποιος είναι ένας από τους μεγαλύτερους κινδύνους ενός οργανισμού που αποθηκεύει δεδομένα πελατών; Κανονικά, θα έλεγε κανείς ότι είναι η κλοπή ή η διαρροή δεδομένων. Ωστόσο, ο ΓΚΠΔ προβλέπει κυρώσεις για μια άλλη συχνή συνέπεια μιας παραβίασης της ασφάλειας: την απώλεια δεδομένων. Επιπλέον, η απώλεια ευαίσθητων δεδομένων, όπως η πελατειακή βάση, μετά, για παράδειγμα, από μια επιτυχημένη επίθεση ransomware, μπορεί να προκαλέσει σημαντικές δυσκολίες για τη δραστηριότητα και την κερδοφορία ενός οργανισμού στο μέλλον.

Ανεξάρτητα από τα μέτρα ασφαλείας που εφαρμόζονται στην υποδομή του οργανισμού σας, οι επιτιθέμενοι είναι πάντα ένα βήμα μπροστά από κάθε άμυνα. Αυτό σημαίνει ότι η προστασία σας αργά ή γρήγορα θα αποτύχει, θέτοντας σε κίνδυνο τα δεδομένα σας.

Το αντίγραφο ασφαλείας, το οποίο είναι ένα αυτόνομο ανακτήσιμο αντίγραφο δεδομένων αποθηκευμένο σε διαφορετικό αποθηκευτικό χώρο, είναι το μόνο

αξιόπιστος τρόπος για να διατηρήσετε τον έλεγχο των απαιτούμενων δεδομένων μετά από μεγάλες καταστροφές απώλειας δεδομένων. Εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης του NAKIVO Backup & Replication σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε προϊόντα της Microsoft για την οργάνωση της ανταλλαγής και διαχείρισης δεδομένων στον οργανισμό σας. Όποια και αν είναι η υποδομή πληροφορικής, στοχεύστε στην αυτοματοποίηση της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ευαίσθητων δεδομένων και εξασφαλίστε την ταχεία ανάκτηση για να ικανοποιήσετε τα αιτήματα συμμόρφωσης με τον GDPR ανά πάσα στιγμή.

Συμπέρασμα

Η πράξη του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων είναι υποχρεωτική για τους οργανισμούς που συλλέγουν προσωπικά δεδομένα κατοίκων της ΕΕ. Για να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ και να βελτιώσετε την προστασία των δεδομένων των πελατών στις δραστηριότητες μάρκετινγκ, θα πρέπει να:

• Ελαχιστοποίηση της συλλογής δεδομένων: συλλέγετε και αποθηκεύετε μόνο ό,τι χρειάζεστε,
• Να διενεργείτε τακτικά ελέγχους αλληλογραφίας,
• Συγκροτήστε μια ομάδα διαχείρισης δεδομένων για τη βελτιστοποίηση της συλλογής, χρήσης και προστασίας ευαίσθητων δεδομένων,
• Γνωρίζετε πώς και από πού παίρνετε τα δεδομένα σας,
• Περιορίστε την πρόσβαση στα δεδομένα με το μοντέλο RBAC και διατηρήστε την αρχή των λιγότερων προνομίων,
• Βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τις απαιτήσεις του ΓΚΠΔ και τις ακολουθούν,
• Ενημερώστε τακτικά τις προσεγγίσεις σας για την προστασία των δεδομένων,
• Ενσωματώστε τις ροές εργασιών δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο περιβάλλον πληροφορικής του οργανισμού σας.