Τι κοστίζουν οι χειροκίνητες διαδικασίες στις εταιρείες με την πάροδο του χρόνου

Εισαγωγή

Μόλις 500 χρόνια πριν, οι περισσότερες εργασίες που εκτελούσαν οι άνθρωποι ήταν χειρωνακτικές. Για να φυτέψουν καλλιέργειες ή να χτίσουν ένα σπίτι, πολλοί άνθρωποι έπρεπε να καταβάλλουν σωματική δύναμη για μεγάλο χρονικό διάστημα. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα την αργή οικονομική ανάπτυξη και το μάλλον χαμηλό βιοτικό επίπεδο. Η ζωή το 1500 ήταν πολύ πιο παρόμοια με τη ζωή το 500 ή το 1000 από ό,τι με τη ζωή το 2026. Τι κάνει τη χρονιά μας τόσο ξεχωριστή; Η αυτοματοποίηση.

Ενώ στο παρελθόν οι περισσότερες εργασίες έπρεπε να γίνονται από τους ανθρώπους ανεξάρτητα, τώρα μας βοηθά ένας μεγάλος αριθμός μηχανών. Παράγουμε ενέργεια αξιοποιώντας τις γνώσεις μας στη φυσική. Μπορούμε να λύσουμε πολύπλοκα μαθηματικά προβλήματα που θα χρειαζόταν χρόνια για να υπολογιστούν από τους ανθρώπους, σε λίγες μέρες με τη βοήθεια υπερυπολογιστών. Εν ολίγοις, η δύναμή μας έχει πλέον ενισχυθεί από έναν μεγάλο αριθμό εργαλείων που όχι μόνο μας κάνουν πιο δυνατούς (όπως ένα σφυρί στα χέρια ενός οικοδόμου), αλλά και αναλαμβάνουν το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας που προηγουμένως γινόταν χειροκίνητα. Οι επιχειρήσεις πρωτοστάτησαν σε αυτή τη ραγδαία μετάβαση προς την καινοτομία και συνεχίζουν να την προωθούν. Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε πόσο δαπανηρές μπορεί να είναι οι χειροκίνητες διαδικασίες για τις εταιρείες με την πάροδο του χρόνου και θα εξετάσουμε γιατί η αυτοματοποίηση είναι πάντα η καλύτερη επιλογή σε μακροπρόθεσμα σενάρια.

Η τρέχουσα ψηφιακή επανάσταση έχει οδηγήσει στην εμφάνιση πολλαπλών προϊόντων υψηλής ποιότητας που καθιστούν δυνατή την αυτοματοποίηση. Για παράδειγμα, η ανάπτυξη εφαρμογών Make.com επιτρέπει στις επιχειρήσεις να διασυνδέουν πολλαπλές ψηφιακές πτυχές των λειτουργιών τους και να μειώνουν την εξάρτηση από χειροκίνητες διαμορφώσεις. Άλλες σημαντικές υπηρεσίες περιλαμβάνουν εργαλεία όπως Zapier, Bubble και Webflow. Οι ευκαιρίες για αυτοματοποίηση δεν ήταν ποτέ τόσο εύκολα προσβάσιμες.

Παρ' όλα αυτά, τα προηγούμενα 20 χρόνια είδαμε πολλά παραδείγματα μεγάλων εταιρειών ή καθιερωμένων μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων που απέτυχαν λόγω της εξάρτησής τους από χειροκίνητες διαδικασίες. Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικά από αυτά τα παραδείγματα και ας προσπαθήσουμε να βρούμε τις βασικές αιτίες πίσω από αυτά τα προβλήματα.

Σήμερα, η Amazon είναι σχεδόν συνώνυμη με το λιανικό εμπόριο. Οι περισσότεροι Αμερικανοί αγοράζουν φορητούς υπολογιστές, ρούχα και πολλά άλλα προϊόντα από εκεί. Το 2000, αυτό δεν ίσχυε. Πολλοί άνθρωποι σε όλο τον κόσμο βασίζονταν σε τοπικά καταστήματα ή μεσαίου μεγέθους λιανικές μάρκες. Οι πραγματικά μεγάλες λιανικές μάρκες που προσέφεραν «τα πάντα» ήταν αρκετά σπάνιες. Τι άλλαξε λοιπόν; Στο παρελθόν, οι εταιρείες λιανικής βασίζονταν στη χειροκίνητη εργασία. Διαθέταν μεγάλο αριθμό καταστημάτων λιανικής πώλησης, τα οποία έπρεπε να λειτουργούν με μεγάλο προσωπικό. Η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας ήταν επίσης πολύ δύσκολη: ήταν απαραίτητο να προσφέρεται μια περισσότερο ή λιγότερο ισορροπημένη επιλογή προϊόντων σε όλα τα καταστήματα, προκειμένου να ικανοποιείται όχι μόνο η γενική αλλά και η εξειδικευμένη ζήτηση. Οι λίστες παραγγελιών μέσω ταχυδρομείου έπρεπε να δημιουργούνται χειροκίνητα, να εκτυπώνονται και απαιτούσαν μεγάλο εργατικό δυναμικό για τη διαχείριση των παραγγελιών. Όλα αυτά επηρέαζαν τις τιμές λιανικής πώλησης. Η διαδικασία πώλησης των προϊόντων απαιτούσε πολλή χειρωνακτική εργασία.

Στη συνέχεια, η Amazon ήρθε και άλλαξε εντελώς το παιχνίδι, μετατοπίζοντας την προσοχή από τα φυσικά καταστήματα στις ηλεκτρονικές αγορές, όπου οι χρήστες μπορούσαν να επιλέξουν όχι μόνο από τοπικά προϊόντα, αλλά και από προϊόντα διαθέσιμα σε ολόκληρη τη χώρα τους (και ακόμη και στο εξωτερικό). Στη συνέχεια, άρχισε να εισάγει σημαντικές καινοτομίες στην εφοδιαστική αποθήκευσης, βελτιστοποιώντας τους χρόνους παράδοσης και τα αποθέματα προϊόντων της, προκειμένου να ελαχιστοποιήσει το κόστος για τους τελικούς χρήστες, χρησιμοποιώντας ρομπότ και έξυπνους αλγόριθμους. Ως αποτέλεσμα, λόγω της αυξανόμενης δημοτικότητας των διαδικτυακών λιανοπωλητών (εκτός από την Amazon, σημαντικοί παίκτες είναι η Walmart και η eBay), τα φυσικά καταστήματα λιανικής πώλησης δεν είναι πλέον η κυρίαρχη τάση. Συνεχίζουν να λειτουργούν καλά σε συγκεκριμένες εξειδικευμένες αγορές, όπως η λιανική πώληση τροφίμων ή ενδυμάτων, αλλά γίνονται όλο και πιο άσχετα σε άλλους τομείς. Η αυτοματοποίηση μέσω τεχνολογιών διαδικτύου, αλγορίθμων logistics και ρομποτικής έχει μεταμορφώσει εντελώς τον τρόπο με τον οποίο αγοράζουμε πράγματα. Πολλοί παλαιότεροι λιανοπωλητές βασίζονταν σε χειροκίνητες διαδικασίες που είχαν καθιερωθεί στον τομέα τους και, κατά συνέπεια, έχασαν τα μερίδια αγοράς τους ή ακόμη και έπαυσαν να λειτουργούν.

Υπάρχουν πολλές άλλες περιπτώσεις στις οποίες συνέβησαν παρόμοιες διαδικασίες. Για παράδειγμα, η Netflix και άλλες υπηρεσίες streaming/video-on-demand κατάφεραν να αντικαταστήσουν σε μεγάλο βαθμό την ενοικίαση τηλεοπτικών προγραμμάτων και ταινιών μεταξύ των νεότερων γενεών. Συνδυάζουν την ευχέρεια επιλογής του χρήστη (οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν τις ταινίες που θέλουν να παρακολουθήσουν) των υπηρεσιών ενοικίασης, οι οποίες απαιτούν φυσικά καταστήματα, με μια απλοποιημένη εμπειρία παρόμοια με την τηλεόραση, η οποία βασίζεται σε αυτοματοποιημένους αλγόριθμους προτάσεων που έχουν πλέον βελτιωθεί με την τεχνητή νοημοσύνη. Παρόμοιες διαδικασίες συνέβησαν στους τομείς των μεταφορών, της εφοδιαστικής και ακόμη και των ακινήτων. Η αυτοματοποίηση μέσω του Διαδικτύου ή, παλαιότερα, μέσω σύνθετων βιομηχανικών μηχανημάτων (για παράδειγμα, ρομποτικά συστήματα για τη συναρμολόγηση αυτοκινήτων) έχει πάντα ως αποτέλεσμα την παρακμή των εταιρειών που βασίζονται σε χειροκίνητες διαδικασίες. Στις περιπτώσεις που περιγράψαμε, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε δραματική παρακμή ολόκληρων τομέων. Σε άλλες περιπτώσεις, οι χειροκίνητες διαδικασίες μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά συγκεκριμένα τμήματα χωρίς να διαταράξουν ολόκληρη την εταιρεία (για παράδειγμα, εάν ένας καινοτόμος κατασκευαστής βασίζεται σε χειροκίνητες διαδικασίες στο μάρκετινγκ).

Γιατί συμβαίνει αυτό τόσο συχνά από ιστορική άποψη; Γιατί τόσες πολλές εταιρείες διατηρούν χειροκίνητες διαδικασίες αντί να προχωρήσουν στην αυτοματοποίηση, παρά τα προφανή οφέλη της; Ένας από τους κύριους λόγους είναι η έλλειψη άμεσης ανατροφοδότησης. Η αυτοματοποίηση απαιτεί αρχικές επενδύσεις που μπορούν να αποδώσουν σε αρκετά χρόνια. Η διαδικασία αύξησης του χειρωνακτικού εργατικού δυναμικού για την προώθηση της ανάπτυξης της εταιρείας είναι ταχύτερη και ευκολότερη βραχυπρόθεσμα. Ωστόσο, όταν οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες που υιοθετούν οι ανταγωνιστές γίνουν κερδοφόρες μετά από κάποιο χρονικό διάστημα, αυτές οι αυξανόμενες επενδύσεις στην επέκταση του χειρωνακτικού εργατικού δυναμικού μπορούν να έχουν απροσδόκητες αρνητικές επιπτώσεις, οδηγώντας σε σημαντικές απώλειες πόρων λόγω υπερβολικής επέκτασης. Το πιο σημαντικό είναι ότι δεν είναι πάντα προφανές ποια μέθοδος αυτοματοποίησης θα αποφέρει τα καλύτερα οφέλη. Ως εκ τούτου, η απόφαση να επικεντρωθεί κανείς στην απλή επέκταση των υφιστάμενων διαδικασιών φαίνεται συχνά δελεαστική.

Αυτό το πρόβλημα της καθυστέρησης των οφελών, το οποίο οδήγησε σε δραματικές αλλαγές για πολλές εταιρείες τα τελευταία 200 χρόνια, γίνεται όλο και λιγότερο σχετικό. Οι καινοτομίες που βασίζονται σε ψηφιακές τεχνολογίες και τεχνητή νοημοσύνη είναι συχνά τόσο ισχυρές και οικονομικά αποδοτικές που μπορούν να αποφέρουν σημαντικά οφέλη σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα (για παράδειγμα, ένα ή δύο χρόνια). Εάν στο παρελθόν η επιλογή μεταξύ αυτοματοποίησης και μη αυτοματοποίησης δεν ήταν πάντα προφανής λόγω του βραδύτερου ρυθμού της τεχνολογικής ανάπτυξης, σήμερα γίνεται όλο και πιο σαφής: ένα εργατικό δυναμικό που ενισχύεται από αυτοματοποιημένα εργαλεία είναι καλύτερο από αυτό που βασίζεται στη χειρωνακτική εργασία σε συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων. Ακολουθούν ορισμένες τεχνολογίες που μπορούν να βοηθήσουν τις περισσότερες εταιρείες (ο κατάλογος δεν είναι εξαντλητικός): LLM, ιστότοποι με αλγόριθμους υψηλής ποιότητας για την επεξεργασία παραγγελιών και ψηφιακές λύσεις λογιστικής.

Συνοψίζοντας, τα ιστορικά στοιχεία δείχνουν ότι η αυτοματοποίηση είναι η καλύτερη επιλογή για τις περισσότερες εταιρείες στην αγορά μακροπρόθεσμα. Οι χειροκίνητες διαδικασίες συχνά φαίνονται ευκολότερες στην εφαρμογή και φθηνότερες σε βραχυπρόθεσμα σενάρια, αλλά σχεδόν πάντα χάνουν από την αυτοματοποίηση, ακόμη και σε διάστημα μιας δεκαετίας. Μία από τις πιο ισχυρές κατευθύνσεις για την αυτοματοποίηση στις μέρες μας είναι η ανάπτυξη λογισμικού. Οι τεχνολογίες υπολογιστών βελτιώνουν τις χειροκίνητες διαδικασίες σε όλο τον κόσμο. Η εμφάνιση τεχνολογιών χωρίς κώδικα και με χαμηλό κώδικα και συνεργατών ανάπτυξης όπως η Keenethics, που γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν αυτήν την τεχνολογία, δείχνει ότι αυτή η διαδικασία θα συνεχίσει να επιταχύνεται. Πλησιάζουμε σε μια εποχή όπου η αυτοματοποίηση θα γίνει πανταχού παρούσα.