Πώς να προστατεύσετε την επιχείρησή σας από απάτες και απατεώνες

Εισαγωγή

Η απάτη αιφνιδιάζει τους ιδιοκτήτες. Μπορεί να πιστεύετε ότι τα συστήματά σας είναι ασφαλή, μέχρι να περάσει μια πλαστή τιμολόγηση ή να παραβιαστεί ο λογαριασμός ενός υπαλλήλου. Αισθάνεστε προσωπικά προσβεβλημένοι, επειδή εργάζεστε σκληρά για κάθε δολάριο που κερδίζετε. Ο στόχος εδώ είναι να σας βοηθήσουμε να δημιουργήσετε ένα σύστημα που θα διατηρεί την επιχείρησή σας ασφαλή, χωρίς να μετατρέπει την ημέρα σας σε μαραθώνιο άγχους.

Όσο περισσότερο κατανοείτε τον τρόπο λειτουργίας της απάτης, τόσο πιο εύκολο είναι να την σταματήσετε πριν εξαπλωθεί.

Μάθετε πώς εμφανίζεται η απάτη

Οι περισσότερες περιπτώσεις απάτης ακολουθούν σαφή μοτίβα. Οι τακτικές εξαπάτησης αλλάζουν, αλλά οι βασικές τεχνικές παραμένουν οι ίδιες. Περισσότερο από το 57% των ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων δήλωσαν ότι έχουν υποστεί απάτη.

Ψεύτικες πληρωμές

Οι απατεώνες στέλνουν τιμολόγια που φαίνονται αληθινά. Αντιγράφουν το στυλ, το λογότυπο και τον τόνο του προμηθευτή σας και επαναχρησιμοποιούν ακόμη και παλιά αριθμούς τιμολογίων. Βασίζονται σε πολυάσχολες ομάδες που κάνουν κλικ και πληρώνουν χωρίς να ελέγχουν. Πολλοί ιδιοκτήτες το αντιλαμβάνονται για πρώτη φορά όταν κάτι τους φαίνεται «περίεργο» σχετικά με το ποσό ή όταν ένας προμηθευτής ρωτάει γιατί δεν έχουν πληρωθεί.

Εσωτερικές απάτες

Αυτό είναι ιδιαίτερα δυσάρεστο, επειδή προέρχεται από άτομα που έχετε προσλάβει. Όταν ένα μέλος του προσωπικού ελέγχει τα χρήματα χωρίς εποπτεία, μπορεί να γίνουν λάθη ή να υπάρξουν καταχρήσεις. Μπορεί να είναι ψεύτικες επιστροφές χρημάτων, αλλοιωμένα αρχεία ή αλλαγμένα στοιχεία πληρωμής. Οι εσωτερικές απάτες αυξάνονται όταν οι ρόλοι είναι ανακατεμένοι και κανείς δεν ελέγχει διπλά την εργασία.

Παραβιάσεις λογαριασμών

Το email σας είναι ο κύριος στόχος. Αν οι απατεώνες εισέλθουν, διαβάζουν τα μηνύματά σας, αντιγράφουν τον τρόπο ομιλίας σας και ξεγελούν την ομάδα σας για να στείλει χρήματα. Μπορούν επίσης να επαναφέρουν τους κωδικούς πρόσβασης στην τράπεζά σας, στις εφαρμογές και στα εργαλεία cloud. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο μια μόνο αδύναμη σύνδεση μπορεί να θέσει σε κίνδυνο ολόκληρο το σύστημά σας.

Τέχνες phishing

Αυτά τα μηνύματα φαίνονται αληθινά. Χρησιμοποιούν ψεύτικες αποδείξεις παράδοσης, ψεύτικες ειδοποιήσεις τραπεζών, ψεύτικα μηνύματα φορολογίας ή ψεύτικες επαναρυθμίσεις κωδικών πρόσβασης. Τη στιγμή που κάποιος κάνει κλικ, οι απατεώνες αποκτούν πρόσβαση ή εγκαθιστούν κακόβουλο λογισμικό.

Η τακτική είναι απλή. Θέλουν να σας κάνουν να βιαστείτε.

Αν κατανοήσετε αυτά τα μοτίβα, θα είναι πολύ πιο δύσκολο να σας εξαπατήσουν.

Δημιουργήστε μια ρουτίνα ασφάλειας

Η πρόληψη της απάτης δεν απαιτεί εξεζητημένα εργαλεία. Πρόκειται περισσότερο για σταθερές συνήθειες που αντιμετωπίζετε όπως το βούρτσισμα των δοντιών σας.

Σύμφωνα με την Έρευνα για την Απάτη στις Πληρωμές της AFP για το 2024, το 80% των οργανισμών ανέφερε είτε απόπειρα είτε επιτυχημένη επίθεση απάτης στις πληρωμές κατά το παρελθόν έτος.

Σύνδεση με δύο παράγοντες

Αυτό είναι το ισχυρότερο μέτρο που μπορείτε να λάβετε. Ένας κωδικός στο τηλέφωνό σας ή η σύνδεση μέσω εφαρμογής εμποδίζει τις περισσότερες παραβιάσεις. Ακόμα και αν κάποιος κλέψει τον κωδικό πρόσβασής σας, δεν θα μπορεί να έχει πρόσβαση.

Αυστηροί κανόνες πρόσβασης

Δώστε πρόσβαση στους ανθρώπους με βάση τον ρόλο τους. Δεν χρειάζεται όλοι να βλέπουν τραπεζικούς λογαριασμούς ή λίστες προμηθευτών. Όταν περιορίζετε την πρόσβαση, τα λάθη και οι κίνδυνοι μειώνονται γρήγορα. Επίσης, γίνεται πιο εύκολο να παρακολουθείτε ποιος έκανε τι.

Εβδομαδιαίοι έλεγχοι που πρέπει να τηρείτε

Επιλέξτε μία ημέρα την εβδομάδα για να ελέγχετε τα τραπεζικά σας εκκαθαριστικά, τα τιμολόγια της πλατφόρμας και τις πρόσφατες δραστηριότητες. Δεν χρειάζεται να ελέγχετε τα πάντα. Απλώς ψάχνετε για πράγματα που δεν έχουν νόημα. Μια μικρή παράξενη χρέωση είναι συχνά το πρώτο σημάδι ενός μεγαλύτερου σχεδίου.

Επιβραδύνετε τις μεγάλες πληρωμές

Οι απατεώνες βασίζονται στην επείγουσα ανάγκη. Ένα γρήγορο τηλεφώνημα ξεκαθαρίζει τα περισσότερα ψεύτικα email. Εάν τα τραπεζικά στοιχεία ενός προμηθευτή αλλάξουν ξαφνικά, επιβεβαιώστε πάντα με ένα τηλεφώνημα σε έναν αριθμό που γνωρίζετε ότι είναι πραγματικός.

Διδάξτε την ομάδα σας με πραγματικά παραδείγματα

Δεν χρειάζεστε επίσημη εκπαίδευση. Απλά συγκεντρώστε τρία ψεύτικα email που έχετε δει και δείξτε τα στο προσωπικό σας. Μαθαίνουν γρήγορα τα μοτίβα. Οι άνθρωποι θυμούνται τα οπτικά παραδείγματα περισσότερο από τις μακρές συναντήσεις.

Με την πάροδο του χρόνου, αυτά τα βήματα μετατρέπονται σε αυτόματες συνήθειες που προστατεύουν τα χρήματά σας.

Προσέξτε τα κοινωνικά κόλπα

Αυτός ο τύπος απάτης στοχεύει τους ανθρώπους, όχι τα συστήματα. Οι απατεώνες προσποιούνται ότι είναι φιλικοί ή αγχωμένοι ή βιαστικοί. Συχνά εισάγουν μικρές λεπτομέρειες για να κάνουν τη δουλειά τους να ακούγεται ρεαλιστική.

Παράδειγμα: Ένας καλούντος λέει: «Ενημερώνουμε την υπηρεσία σας και βλέπω ότι η περιοχή σας είναι εκτός λειτουργίας. Χρειάζομαι τα στοιχεία σύνδεσής σας για να σας επαναφέρω στο διαδίκτυο».

Ο τόνος του είναι ήρεμος και εξυπηρετικός. Ένας υπάλληλος που θέλει να λύσει ένα πρόβλημα μπορεί να του δώσει πρόσβαση.

• Διδάξτε στο προσωπικό σας απλούς κανόνες.
• Κάντε μια παύση πριν μοιραστείτε οποιαδήποτε πληροφορία.
• Καλέστε ξανά χρησιμοποιώντας τον επίσημο αριθμό της εταιρείας.
• Πείτε τους ότι πρέπει να επιβεβαιώσουν την ταυτότητά τους.

Όταν η ομάδα σας γνωρίζει ότι μπορεί να πει «Πρέπει να το επαληθεύσω», αφαιρείτε τη δύναμη του απατεώνα.

Θέστε σαφείς κανόνες για τους προμηθευτές

Οι ψεύτικοι προμηθευτές είναι συνηθισμένοι επειδή πολλές ομάδες βιάζονται να ολοκληρώσουν τη διαδικασία ένταξης. Μια απλή λίστα ελέγχου σταματά τις περισσότερες ψεύτικες τιμολογήσεις.

Μια σαφής ρύθμιση προμηθευτών μπορεί να περιλαμβάνει:

• Πλήρες όνομα εταιρείας
• Το πρόσωπο επικοινωνίας με το οποίο μιλάτε
• Πραγματικός αριθμός τηλεφώνου που έχετε δοκιμάσει
• Φορολογικά στοιχεία
• Τραπεζικά στοιχεία που επιβεβαιώνετε κατά τη διάρκεια της κλήσης
• Μια απλή συμφωνία που αποθηκεύεται στα αρχεία σας

Οι άνθρωποι πέφτουν θύματα ψεύτικων προμηθευτών όταν υποθέτουν ότι κάποιος άλλος έχει ελέγξει τις λεπτομέρειες. Μια λίστα ελέγχου εξαλείφει τις εικασίες.

Βοηθά επίσης τους νέους υπαλλήλους να αποφύγουν λάθη. Όταν προσλαμβάνετε νέους υπαλλήλους, αυτός ο κανόνας χρησιμεύει ως οδηγός για αυτούς.

Ψυχική υγεία και ρουτίνες για το άγχος

Η απάτη περνάει απαρατήρητη όταν είστε εξαντλημένοι. Όταν το μυαλό σας είναι βαρύ, χάνετε μικρές λεπτομέρειες, όπως αλλαγές σε τραπεζικούς αριθμούς ή ύποπτους συνδέσμους.

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων έχουν πολλά να αντέξουν. Λογαριασμοί, προβλήματα με το προσωπικό, καθυστερήσεις στις προμήθειες, αιτήματα πελατών, μακριές νύχτες και πρωινά ξυπνήματα. Ο εγκέφαλός σας υπερθερμαίνεται και, όταν αυτό συμβαίνει, η προσοχή σας μειώνεται.

Μερικοί άνθρωποι αναζητούν ρουτίνες ευεξίας για να τους βοηθήσουν να χαλαρώσουν και να ηρεμήσουν. Σε αυτούς τους κύκλους, οι άνθρωποι μιλούν για το kratom και το kava όταν θέλουν να χαλαρώσουν μετά από μακρές εργάσιμες ημέρες. Όταν εξετάζουν αυτά τα φυτικά προϊόντα, συνήθως επιλέγουν πωλητές με καθαρή προέλευση για να αποφύγουν επιλογές κακής ποιότητας. Αυτό είναι ένα μέτρο ασφαλείας που λαμβάνουν οι άνθρωποι, όχι μια αξίωση για τα αποτελέσματα.

Αυτό είναι κάτι που θα δείτε συχνά σε συζητήσεις για την ευεξία από άτομα που προσπαθούν να διατηρήσουν την ισορροπία τους υπό την πίεση της εργασίας.

Εστίαση και οξεία σκέψη κατά τη διάρκεια των ελέγχων απάτης

Οι έλεγχοι απάτης απαιτούν συγκέντρωση. Αν τους διαβάσετε επιπόλαια, μπορεί να χάσετε ένα μικρό στοιχείο. Οι ιδιοκτήτες συχνά έχουν τόσα πολλά να κάνουν που χάνουν την πνευματική τους οξύτητα μέχρι το τέλος της ημέρας.

Μερικοί άνθρωποι που διαβάζουν φόρουμ συγκέντρωσης συζητούν για προϊόντα 7-υδροξυμιτραγκινίνης όταν εξερευνούν τρόπους με τους οποίους άλλοι χρήστες παραμένουν σε εγρήγορση κατά τη διάρκεια μακρών εργασιών. Όσοι ενδιαφέρονται για αυτό τείνουν να αναζητούν πωλητές με πλήρεις εργαστηριακές δοκιμές, ώστε να μην πέσουν σε επικίνδυνα προϊόντα.

Και πάλι, αυτό δεν είναι συμβουλή. Είναι μόνο ένα παράθυρο σε αυτό που ερευνούν οι άνθρωποι όταν αναζητούν τρόπους να παραμείνουν σε εγρήγορση κατά τη διάρκεια μακρών περιόδων εργασίας.

Διορθώστε τα κρυφά τυφλά σημεία

Κάθε επιχείρηση έχει αδύνατα σημεία. Οι ιδιοκτήτες δεν τα βλέπουν μέχρι να συμβεί κάτι κακό.

Παλιά κωδικά πρόσβασης

Εάν ο κωδικός πρόσβασής σας βασίζεται σε ημερομηνία γέννησης, κατοικίδιο, παιδί ή παλιό μοτίβο, είναι εύκολο να μαντέψει κανείς. Η επαναχρησιμοποίηση κωδικών πρόσβασης σε διάφορες εφαρμογές ανοίγει επίσης την πόρτα.

Εμπιστοσύνη χωρίς ελέγχους

Μπορείτε να εμπιστεύεστε το προσωπικό και να ελέγχετε τα βιβλία. Η εποπτεία δεν είναι δυσπιστία. Είναι μέρος της ασφαλούς λειτουργίας μιας επιχείρησης.

Μικρές διαρροές

Οι απατεώνες συχνά σας δοκιμάζουν με μικρές χρεώσεις. Αν δεν τις προσέξετε, θα αυξηθούν. Οι εβδομαδιαίες αναθεωρήσεις το αποτρέπουν αυτό.

Αδύναμοι κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εάν δεν έχετε ρυθμίσει φίλτρα ή ειδοποιήσεις, δεν θα δείτε σημάδια παραβίασης. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ο πυρήνας της επιχείρησής σας. Προστατέψτε το. Αν εντοπίσετε έγκαιρα ένα τυφλό σημείο, θα γλιτώσετε πολλά προβλήματα αργότερα.

Τι να κάνετε σε περίπτωση απάτης

Η απάτη δεν θα εξαφανιστεί, αλλά μπορείτε να κάνετε την επιχείρησή σας δύσκολο στόχο διατηρώντας τα συστήματά σας απλά, σταθερά και σαφή. Οι ισχυρές συνήθειες, οι εβδομαδιαίοι έλεγχοι, οι ασφαλείς συνδέσεις και μια ομάδα που κατανοεί τον τρόπο λειτουργίας των απάτων παρέχουν πραγματική προστασία.

Όταν παραμένετε ψύχραιμοι, διατηρείτε ισορροπημένο το φόρτο εργασίας σας και εστιάζετε την προσοχή σας σε βασικές εργασίες, εντοπίζετε τα προβλήματα νωρίς και αποφεύγετε δαπανηρές επιπτώσεις. Μια επιχείρηση που δίνει προσοχή στα μικρά σημάδια παραμένει πιο ασφαλής από μια επιχείρηση που περιμένει να προκύψει ένα σοβαρό πρόβλημα. Αν συνεχίσετε να καλλιεργείτε αυτές τις συνήθειες, η δομή σας θα γίνεται ισχυρότερη εβδομάδα με την εβδομάδα.