Γιατί οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις εξακολουθούν να παρακολουθούν τα χρονοδιαγράμματα σε υπολογιστικά φύλλα (και τι πραγματικά τους κοστίζει)

Εισαγωγή

Ένας φίλος μου διευθύνει μια εταιρεία καθαρισμού. Δεκατέσσερις υπάλληλοι, τρεις βάρδιες, δύο τοποθεσίες. Πέρυσι τον είδα να περνάει το βράδυ της Κυριακής του αντιγράφοντας κελιά σε ένα φύλλο Google, χρωματίζοντας με διαφορετικά χρώματα ποιος μπορούσε να δουλέψει τη Δευτέρα, στέλνοντας μηνύματα σε όσους δεν είχαν απαντήσει σχετικά με τη διαθεσιμότητά τους και ξανακάνοντας τα πάντα από την αρχή όταν κάποιος τηλεφώνησε στις 6 το πρωί για να πει ότι ήταν άρρωστος. Το κάνει αυτό κάθε εβδομάδα εδώ και τέσσερα χρόνια.

Όταν τον ρώτησα γιατί δεν χρησιμοποιεί λογισμικό προγραμματισμού, μου απάντησε: «Λειτουργεί μια χαρά». Προφανώς δεν λειτουργεί. Αλλά καταλαβαίνω γιατί το πιστεύει αυτό — το υπολογιστικό φύλλο δεν κολλάει ποτέ, δεν του στέλνει ποτέ τιμολόγια και ξέρει ήδη πώς να το χρησιμοποιεί. Το κόστος αλλαγής φαίνεται υψηλό και το πρόβλημα φαίνεται διαχειρίσιμο. Μέχρι να κάνεις τους υπολογισμούς.

Ο κρυφός φόρος του χειροκίνητου προγραμματισμού

Κανείς δεν παρακολουθεί πόσο χρόνο ξοδεύει για να φτιάξει ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα με το χέρι. Έτσι ρώτησα γύρω μου — μίλησα με περίπου μια ντουζίνα ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων που διαχειρίζονται ομάδες με ωρομίσθια. Οι απαντήσεις κυμαίνονταν από τρεις έως επτά ώρες την εβδομάδα. Ας πούμε πέντε.

Πέντε ώρες την εβδομάδα είναι 260 ώρες το χρόνο. Αν ο χρόνος του ιδιοκτήτη αξίζει 50 δολάρια την ώρα (συντηρητική εκτίμηση για κάποιον που διευθύνει μια επιχείρηση), αυτό σημαίνει 13.000 δολάρια ετησίως που ξοδεύονται για να μετακινεί κελιά σε ένα υπολογιστικό φύλλο αντί να διευθύνει πραγματικά την επιχείρηση.

Και αυτό είναι μόνο ο χρόνος. Το πιο δαπανηρό μέρος είναι αυτό που το υπολογιστικό φύλλο δεν μπορεί να κάνει.

Τα υπολογιστικά φύλλα δεν χειρίζονται την πολυπλοκότητα

Ένα απλό πρόγραμμα από Δευτέρα έως Παρασκευή, από τις 9 έως τις 5; Φυσικά, ένα υπολογιστικό φύλλο λειτουργεί. Αλλά τη στιγμή που εισάγετε οποιαδήποτε πολυπλοκότητα, τα πράγματα αρχίζουν να χαλάνε.

Πάρτε για παράδειγμα τα συμπυκνωμένα προγράμματα. Ένα κυλιόμενο πρόγραμμα 2-2-3 — όπου οι υπάλληλοι εναλλάσσονται μεταξύ δύο ημερών εργασίας, δύο ημερών ρεπό και τριών ημερών εργασίας — απαιτεί την παρακολούθηση ενός κύκλου 14 ημερών σε πολλές ομάδες. Σε ένα υπολογιστικό φύλλο, αυτό σημαίνει χειροκίνητη επανάληψη μοτίβων, διπλό έλεγχο ώστε να μην προγραμματιστεί κανείς κατά λάθος για υπερωρίες και προσευχή να μην έχετε επικολλήσει τη λάθος εβδομάδα. Μια λάθος τοποθετημένη σειρά και κάποιος εμφανίζεται σε μια κενή βάρδια, ενώ σε άλλη τοποθεσία υπάρχει διπλό προσωπικό.

Ή σκεφτείτε μια συμπυκνωμένη εβδομάδα εργασίας 9/80, όπου οι εργαζόμενοι εργάζονται 80 ώρες σε εννέα ημέρες αντί για δέκα, έχοντας ρεπό κάθε δεύτερη Παρασκευή. Ακούγεται απλό μέχρι να συνειδητοποιήσετε ότι το μισό της ομάδας σας έχει ρεπό κάθε δεύτερη Παρασκευή, ενώ το άλλο μισό έχει ρεπό τις αντίθετες Παρασκευές. Τώρα προσπαθήστε να το διαχειριστείτε σε ένα υπολογιστικό φύλλο μαζί με αιτήματα άδειας, ανταλλαγές βάρδιας και όρια υπερωριών. Είναι ένα παζλ που αναδιαμορφώνεται κάθε δύο εβδομάδες.

Δεν πρόκειται για εξωτικά μοντέλα προγραμματισμού – αποθήκες, κλινικές υγείας, εργοστάσια παραγωγής και επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών τα χρησιμοποιούν καθημερινά. Απλώς δεν έχουν σχεδιαστεί για να χωρέσουν σε ένα πλέγμα από χρωματιστά κελιά.

Τα λάθη που κανείς δεν παρατηρεί

Τα περισσότερα λάθη προγραμματισμού στα υπολογιστικά φύλλα δεν εντοπίζονται. Απλώς κοστίζουν χρήματα αθόρυβα.

Ένας υπάλληλος εργάζεται 43 ώρες επειδή κάποιος έκανε λάθος στον υπολογισμό και τώρα οφείλετε τρεις ώρες υπερωριών που δεν είχατε προϋπολογίσει. Πολλαπλασιάστε αυτό σε μια ομάδα και ένα έτος και το ποσό φτάνει τις χιλιάδες. Μια βάρδια μένει με έλλειψη προσωπικού επειδή δύο άτομα νόμιζαν ότι είχαν ρεπό - χάνετε έσοδα και προσπαθείτε να καλύψετε το κενό. Κάποιος αναλαμβάνει ένα Σάββατο που τον ωθεί σε υπερωρίες, αλλά κανείς δεν το πρόσεξε μέχρι την πληρωμή των μισθών.

Ένα υπολογιστικό φύλλο δεν θα σας προειδοποιήσει ότι η έγκριση αυτής της ανταλλαγής ωθεί αυτόν τον υπάλληλο σε υπερωρίες. Απλώς καταγράφει ό,τι εισάγετε - τα λάθος νούμερα φαίνονται ακριβώς τα ίδια με τα σωστά.

Γιατί οι άνθρωποι δεν αλλάζουν

Αν η λογική είναι τόσο προφανής, γιατί οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις εξακολουθούν να χρησιμοποιούν υπολογιστικά φύλλα; Τρεις λόγοι.

Προκατάληψη εξοικείωσης. Ο ιδιοκτήτης δημιούργησε το υπολογιστικό φύλλο. Γνωρίζει κάθε καρτέλα, κάθε τύπο, κάθε χρωματικό κώδικα. Η αλλαγή σημαίνει εκμάθηση κάτι νέου κατά τη διάρκεια της πιο πολυάσχολης περιόδου της εβδομάδας. Κανείς δεν θέλει να ασχοληθεί με νέο λογισμικό την Κυριακή το βράδυ, όταν πρέπει να παραδοθεί το πρόγραμμα της Δευτέρας.

Αντιληπτό κόστος. Το λογισμικό προγραμματισμού κοστίζει 2-5 δολάρια ανά υπάλληλο ανά μήνα. Για μια ομάδα 20 ατόμων, αυτό σημαίνει 40-100 δολάρια το μήνα. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων βλέπουν αυτό το στοιχείο και το συγκρίνουν με το υπολογιστικό φύλλο, το οποίο είναι «δωρεάν». Αλλά το δωρεάν δεν υπολογίζει τον χρόνο του ιδιοκτήτη, τα λάθη λόγω υπερωριών ή τις βάρδιες με έλλειψη προσωπικού. Το υπολογιστικό φύλλο είναι το πιο ακριβό δωρεάν εργαλείο στην επιχείρηση.

Δεν έχει προκαλέσει ακόμη σοβαρά προβλήματα. Τα υπολογιστικά φύλλα υποβαθμίζονται σιγά-σιγά. Ένα λάθος εδώ, μια κακή επικοινωνία εκεί. Σπάνια υπάρχει μια μεμονωμένη καταστροφική βλάβη που να επιβάλλει μια αλλαγή, αλλά μια σταθερή απώλεια χαμένων ωρών και κόστους που θα μπορούσε να αποφευχθεί και που δεν εμφανίζεται ποτέ σε καμία αναφορά.

Τι αλλάζει πραγματικά όταν σταματάτε

Όλοι οι ιδιοκτήτες με τους οποίους έχω μιλήσει και έχουν εγκαταλείψει τα υπολογιστικά φύλλα λένε το ίδιο πράγμα: εύχονται να το είχαν κάνει νωρίτερα. Ο προγραμματισμός διαρκεί πολύ λιγότερο χρόνο, επειδή το λογισμικό χειρίζεται αυτόματα τα κυκλικά μοτίβα και τις συγκρούσεις διαθεσιμότητας.

Η κατάσταση με τις υπερωρίες βελτιώνεται επίσης, κυρίως επειδή μπορείτε να δείτε τις ώρες να προστίθενται πριν εγκρίνετε μια ανταλλαγή, όχι μετά την έκδοση των μισθών. Και οι υπάλληλοι σταματούν να σας στέλνουν μηνύματα στις 10 το βράδυ ρωτώντας για την επόμενη εβδομάδα – απλά ελέγχουν την εφαρμογή. Αυτό το τελευταίο ακούγεται ασήμαντο, αλλά είναι αυτό που αναφέρουν πρώτα οι ιδιοκτήτες.

Το πραγματικό ερώτημα

Κοιτάξτε, αν έχετε τρεις υπαλλήλους με σταθερό πρόγραμμα, κρατήστε το υπολογιστικό φύλλο σας. Σοβαρά. Αλλά μόλις ξεπεράσετε τους δέκα υπαλλήλους με εναλλασσόμενες βάρδιες, άδειες και κανόνες υπερωριών, ξοδεύετε πραγματικά χρήματα προσποιούμενοι ότι η δωρεάν επιλογή είναι δωρεάν. Ο φίλος μου με την εταιρεία καθαρισμού τελικά άλλαξε πέρυσι το φθινόπωρο. Μου είπε ότι οι Κυριακές του ανήκουν ξανά. Αυτό αξίζει περισσότερα από 13.000 δολάρια.