Ο πλήρης οδηγός για να κατακτήσετε την παραδοσιμότητα email

Εισαγωγή

Έχετε σχεδιάσει προσεκτικά το email σας, έχετε πληκτρολογήσει ένα τέλειο αντίγραφο που απευθύνεται απευθείας στο κοινό σας και τελικά πατήσατε το κουμπί αποστολής. Ωστόσο, παρά τις προσπάθειές σας, μπορεί να μην έχει τον αντίκτυπο που ελπίζατε. Αυτό πιθανώς οφείλεται στο γεγονός ότι δεν το βλέπουν καν.

Πώς, ρωτάτε; Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μπορεί να καταλήγουν στο φάκελο ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Απογοητευτικό, έτσι δεν είναι;

Σε αυτόν τον οδηγό, θα εξηγήσουμε τι σημαίνει παραδοσιμότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα διερευνήσουμε τους παράγοντες που την επηρεάζουν και θα μοιραστούμε πρακτικές συμβουλές για να βοηθήσετε τα μηνύματά σας να φτάνουν στα εισερχόμενα κάθε φορά.

Τι είναι η παραδοσιμότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Η παραδοσιμότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η ικανότητα των μηνυμάτων σας να καταλήγουν με επιτυχία στα εισερχόμενα των παραληπτών σας, αντί να φιλτράρονται σε φακέλους ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ή προώθησης. Το σωστό λογισμικό μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την παραδοσιμότητα, βοηθώντας σας να ακολουθείτε τις βέλτιστες πρακτικές και να παρακολουθείτε την τοποθέτηση στα εισερχόμενα.

Παραδοσιμότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου vs παράδοση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ένας όρος που συχνά συγχέεται με την παραδοσιμότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η παράδοση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορεί να ακούγονται το ίδιο, αλλά είναι πολύ διαφορετικοί.

Η παράδοση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναφέρεται στην επιτυχή μετάδοση ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη. Αυτό εξαρτάται από τεχνικούς παράγοντες, όπως η ύπαρξη έγκυρων διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σωστών ρυθμίσεων τομέα και κατάλληλων πρωτοκόλλων ελέγχου ταυτότητας. Εάν ο διακομιστής αποδεχτεί το μήνυμα, θεωρείται ότι παραδόθηκε, ακόμη και αν δεν φτάσει ποτέ στα κύρια εισερχόμενα του παραλήπτη.

Η δυνατότητα παράδοσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πηγαίνει ένα βήμα παραπέρα. Μετράει κατά πόσο το email σας καταλήγει πράγματι στα κύρια εισερχόμενα του παραλήπτη, αντί να φιλτράρεται στα ανεπιθύμητα μηνύματα ή στην καρτέλα με τις προσφορές. Η τοποθέτηση στα εισερχόμενα επηρεάζεται από παράγοντες όπως η φήμη του αποστολέα, τα ποσοστά εμπλοκής και η ποιότητα του περιεχομένου σας.

5 πράγματα που επηρεάζουν την παραδοσιμότητα email

Οι πάροχοι υπηρεσιών εισερχομένων (ISP) είναι αυτοί που αποφασίζουν πού πηγαίνουν τα email σας. Εάν εμπιστεύονται το email σας, πηγαίνει στα εισερχόμενα. Αν όχι, μπορεί να καταλήξει στα ανεπιθύμητα μηνύματα ή να μην παραδοθεί καθόλου.

Παίρνουν αυτή την απόφαση με βάση μερικούς βασικούς παράγοντες:

1. Φήμη του αποστολέα

Η φήμη του αποστολέα είναι μια βαθμολογία που σας αποδίδουν οι πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως το Gmail, το Outlook, το Yahoo κ.λπ.) με βάση το πόσο αξιόπιστη και αξιόπιστη είναι η συμπεριφορά σας στην αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μερικά από τα βασικά πράγματα που επηρεάζουν τη φήμη του αποστολέα σας περιλαμβάνουν:

• Πόσο συχνά οι άνθρωποι ανοίγουν ή αλληλεπιδρούν με τα email σας
• Πόσο συχνά τα email σας αναπηδούν ή χαρακτηρίζονται ως spam
• Αν ακολουθείτε τα κατάλληλα πρωτόκολλα αποστολής
• Πόσο καθαρή και έγκυρη είναι η λίστα email σας
• Αν τα email σας πέφτουν σε παγίδες spam ή μαύρες λίστες

Όσο καλύτερη είναι η φήμη του αποστολέα σας, τόσο πιο πιθανό είναι τα μηνύματά σας να φτάσουν στα εισερχόμενα. Αν όμως η βαθμολογία σας πέσει κάτω από ένα ορισμένο όριο, οι πάροχοι εισερχομένων ενδέχεται να αρχίσουν να ωθούν τα email σας στα ανεπιθύμητα μηνύματα ή να τα αποκλείσουν εντελώς.

2. Φήμη IP και τομέα

Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτό προέρχεται από μια διεύθυνση IP (ένα μοναδικό σύνολο αριθμών που συνδέεται με τον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας) και έναν τομέα (όπως το yourcompany.com). Και τα δύο αυτά στοιχεία παρακολουθούνται από τους παρόχους εισερχομένων για να αποφασίσουν αν το μήνυμά σας θα πρέπει να καταλήξει στα εισερχόμενα κάποιου, να πάει στο spam ή να μπλοκαριστεί.

Όσον αφορά τις διευθύνσεις IP, οι πάροχοι εισερχομένων παρακολουθούν τον τρόπο με τον οποίο η συγκεκριμένη IP έχει χρησιμοποιηθεί στο παρελθόν. Εάν η IP έχει ιστορικό αποστολής ανεπιθύμητων ή άσχετων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποκτά κακή φήμη. Εάν στέλνει σταθερά καθαρά, καλά αποδεκτά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η φήμη της παραμένει ισχυρή.

Η φήμη του τομέα λειτουργεί παρόμοια, αλλά ακολουθεί τον τομέα σας και όχι μόνο την IP που χρησιμοποιείτε. Αυτό σημαίνει ότι ακόμη και αν αλλάξετε πλατφόρμα ή IP, μια κατεστραμμένη φήμη τομέα θα παραμείνει κατεστραμμένη και θα οδηγήσει τα email σας στο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

3. Έλεγχος ταυτότητας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ένα από τα πρώτα πράγματα που ελέγχει ένας διακομιστής παραλαβής είναι αν το email σας είναι πιστοποιημένο. Χωρίς να υπάρχει ο κατάλληλος έλεγχος ταυτότητας, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μπορεί να φαίνονται ύποπτα και να φιλτράρονται, ακόμη και αν το περιεχόμενό σας είναι καθαρό.

Υπάρχουν τρία βασικά πρωτόκολλα ελέγχου ταυτότητας:

• SPF (Πλαίσιο πολιτικής αποστολέα): Αυτό σας επιτρέπει να ορίσετε ποιοι διακομιστές επιτρέπεται να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για λογαριασμό του τομέα σας. Εάν ένας μη εξουσιοδοτημένος διακομιστής προσπαθήσει να στείλει από τον τομέα σας, θα επισημανθεί.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Το DKIM προσθέτει μια ψηφιακή υπογραφή στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ώστε οι πάροχοι εισερχομένων να μπορούν να επαληθεύουν ότι το μήνυμα δεν έχει αλλοιωθεί κατά την παράδοση.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Το DMARC βασίζεται στο SPF και το DKIM. Λέει στους παρόχους εισερχομένων τι πρέπει να κάνουν εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτύχει στον έλεγχο ταυτότητας (π.χ. να το απορρίψουν, να το θέσουν σε καραντίνα ή να το αφήσουν να περάσει).

Αυτά συνεργάζονται για να επιβεβαιώσουν την ταυτότητά σας και να αποτρέψουν την πλαστογράφηση. Η εγκατάστασή τους συμβάλλει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης και προστατεύει την παραδοσιμότητά σας.

4. Καταγγελίες ανεπιθύμητης αλληλογραφίας

Οι καταγγελίες ανεπιθύμητης αλληλογραφίας αποτελούν ένα από τα ισχυρότερα αρνητικά σήματα για τους παρόχους εισερχομένων. Όταν κάποιος κάνει κλικ στην επιλογή "Report Spam" (Αναφορά ανεπιθύμητης αλληλογραφίας) στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, λέει στην υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους: "Δεν θέλω μηνύματα σαν αυτό". Και αν αρκετοί άνθρωποι σας χαρακτηρίσουν ως spam, τα φίλτρα εισερχομένων λαμβάνουν γνώση.

Όσο περισσότερες καταγγελίες λαμβάνετε, τόσο πιο δύσκολο γίνεται να καταλήξετε στα εισερχόμενα. Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους κάποιος μπορεί να αναφέρει τα μηνύματά σας ως ανεπιθύμητα, όπως

• Στέλνετε πάρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολύ συχνά
• Το περιεχόμενο δεν ταιριάζει με αυτό για το οποίο έχουν υπογράψει
• Ξέχασαν ότι έχουν εγγραφεί
• Ο σύνδεσμος διαγραφής είναι δύσκολο να βρεθεί

5. Το περιεχόμενο του email

Το περιεχόμενο του email σας, συμπεριλαμβανομένης της γραμμής θέματος, της προκεφαλίδας και του σώματος, παίζει έναν ανεπαίσθητο αλλά σημαντικό ρόλο στην τοποθέτηση στα εισερχόμενα.

Ορισμένες κοινές κόκκινες σημαίες περιλαμβάνουν:

• Χρήση συντομευτών συνδέσμων όπως το bit.ly
• Μη ασφαλείς σύνδεσμοι (http αντί για https)
• Ηλεκτρονικά μηνύματα μόνο με εικόνες χωρίς κείμενο
• Υπερβολική χρήση ALL CAPS ή ειδικών χαρακτήρων στις γραμμές θέματος

Ακόμα και μικρές βελτιώσεις στη γραμμή θέματος ή στη μορφοποίηση μπορούν να κάνουν τη διαφορά μεταξύ της τοποθέτησης στα εισερχόμενα ή της επισήμανσης.

Πώς να ελέγξετε την παραδοσιμότητα email

Ακολουθούν ορισμένοι απλοί τρόποι που μπορούν να ακολουθήσουν οι έμποροι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να παρακολουθούν με επιτυχία την παραδοσιμότητα:

1. Ρύθμιση εργαλείων παραδοσιμότητας

Για να παρακολουθείτε αποτελεσματικά την παραδοσιμότητα του email σας, ξεκινήστε χρησιμοποιώντας εξειδικευμένα εργαλεία παραδοσιμότητας που σας βοηθούν να παρακολουθείτε τη φήμη του αποστολέα σας, την τοποθέτηση στα εισερχόμενα και τα πιθανά προβλήματα παράδοσης.

Ορισμένα κοινά παραδείγματα αυτών των εργαλείων περιλαμβάνουν το MX Toolbox και το Inbox Tracker της MessageBird, τα οποία παρέχουν λεπτομερείς πληροφορίες για τομείς όπως η φήμη IP, η κατάσταση της μαύρης λίστας, οι καταγγελίες spam και οι συνολικές τάσεις της παραδοσιμότητας.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία, όπως το πρόγραμμα ελέγχου DKIM, SPF και DMARC της Mailmodo, για να επαληθεύσετε ότι οι εγγραφές ελέγχου ταυτότητας έχουν ρυθμιστεί και λειτουργούν σωστά.

2. Εκτελέστε δοκιμές λίστας σπόρων

Η δοκιμή λίστας σπόρων σημαίνει την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ελεγχόμενη λίστα επαληθευμένων, λευκών διευθύνσεων που διαχειρίζεστε. Αυτό σας επιτρέπει να δείτε ακριβώς πού προσγειώνονται τα μηνύματά σας, είτε πρόκειται για τα κύρια εισερχόμενα, είτε για τα ανεπιθύμητα μηνύματα, είτε για την καρτέλα προωθητικών ενεργειών.

Η λίστα σποράς θα πρέπει να είναι παρόμοιας κλίμακας με την πραγματική σας λίστα αλληλογραφίας, ώστε να διασφαλίσετε ότι θα έχετε αξιόπιστες πληροφορίες για διαφορετικούς πελάτες και συσκευές.

3. Πραγματοποιήστε δοκιμές φίλτρων περιεχομένου

Η δοκιμή φίλτρων περιεχομένου χρησιμοποιεί εργαλεία όπως το SpamAssassin ή το Cloudmark για να σαρώσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για στοιχεία που μοιάζουν με spam στη γραμμή θέματος, στο κείμενο σώματος και στους συνδέσμους. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν περνούν αυτούς τους ελέγχους ενδέχεται να επισημανθούν ως ανεπιθύμητα ή να μπλοκαριστούν εντελώς.

Συνήθη λάθη παραδοσιμότητας email που πρέπει να αποφύγετε

1. Αγοράζοντας λίστες email

Όταν αγοράζετε μια λίστα email, στέλνετε μηνύματα σε άτομα που δεν έχουν εγγραφεί ρητά για να λάβουν νέα σας. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα πολλοί παραλήπτες να διαγράφονται από τη λίστα ή να χαρακτηρίζουν τα μηνύματά σας ως spam.

Για να το αποφύγετε αυτό, δημιουργήστε τη λίστα σας οργανικά χρησιμοποιώντας μεθόδους opt-in. Επιβεβαιώστε το ενδιαφέρον των συνδρομητών μέσω διπλής επιλογής για να εξασφαλίσετε έγκυρους, δεσμευμένους παραλήπτες

2. Αποστολή επαναλαμβανόμενου ή παρόμοιου περιεχομένου

Εάν συνεχίζετε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σχεδόν πανομοιότυπο ή επαναλαμβανόμενο περιεχόμενο, οι συνδρομητές σας είναι πιο πιθανό να ενοχληθούν και να διαγραφούν.

Για να το αντιμετωπίσετε αυτό, δημιουργήστε μοναδικό περιεχόμενο για κάθε καμπάνια email. Προσαρμόστε τις γραμμές θέματος και τις προσκλήσεις για δράση για να διατηρήσετε το ενδιαφέρον των αναγνωστών και να αποφύγετε την ενεργοποίηση των φίλτρων ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

3. Αποστολή συνημμένων σε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τα συνημμένα αρχεία προορίζονται γενικά για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου one-to-one, όχι για μαζικές αποστολές. Η συμπερίληψη συνημμένων σε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μην σας βάζει πάντα στη λίστα αποκλεισμού, αλλά αυξάνει τις πιθανότητες να επισημανθεί από τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Για να το αποφύγετε αυτό, είναι προτιμότερο να συμπεριλάβετε συνδέσμους προς αρχεία που φιλοξενούνται στο διαδίκτυο αντί να στέλνετε απευθείας συνημμένα αρχεία. Με τον τρόπο αυτό τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας παραμένουν ελαφρύτερα και είναι λιγότερο πιθανό να ενεργοποιήσουν τις άμυνες spam.

4. Χρήση τυφλής αντιγραφής άνθρακα (BCC) για μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Το BCC χρησιμοποιείται μερικές φορές για την απόκρυψη των διευθύνσεων παραληπτών κατά την αποστολή σε πολλά άτομα. Ωστόσο, πολλοί πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θεωρούν τα μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου BCC ύποπτα, επειδή μπορεί να μοιάζουν με τακτικές spam, οδηγώντας σε προβλήματα παραδοσιμότητας.

Αντί για BCC, στείλτε εξατομικευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας μια πλατφόρμα μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ESP. Αυτά τα εργαλεία χειρίζονται σωστά τη μαζική αποστολή και εξατομικεύουν τα μηνύματα, βελτιώνοντας την παραδοσιμότητα και τη δέσμευση.

5. Υπερβολική χρήση εικόνων στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πάρα πολλές εικόνες και λίγο κείμενο μπορεί να θεωρηθούν ως spammy από τα φίλτρα, γεγονός που συχνά οδηγεί σε χαμηλότερα ποσοστά τοποθέτησης στα εισερχόμενα.

Διατηρήστε μια καλή ισορροπία και βεβαιωθείτε ότι οι σημαντικές πληροφορίες μεταφέρονται μέσω κειμένου, υποστηριζόμενες από εικόνες.

6. Απουσία επιλογής διαγραφής

Η μη παροχή ενός σαφούς τρόπου διαγραφής μπορεί να απογοητεύσει τους παραλήπτες, οδηγώντας σε καταγγελίες spam και βλάπτοντας τη φήμη του αποστολέα σας.

Για να διατηρήσετε μια υγιή λίστα, συμπεριλάβετε έναν σαφή και εύκολα προσβάσιμο σύνδεσμο διαγραφής σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τελικές σκέψεις

Η παραδοσιμότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια συνεχής εργασία, όπου όσο περισσότερο οι συνδρομητές σας ασχολούνται με τα μηνύματά σας, τόσο ισχυρότερη γίνεται η τοποθέτησή σας στα εισερχόμενα. Γι' αυτό είναι σημαντικό να παρακολουθείτε στενά τις μετρήσεις εμπλοκής των email σας, συμπεριλαμβανομένων των ανοιγμάτων, των κλικ και των αναπηριών, για να διασφαλίσετε ότι παραδίδετε το σωστό μήνυμα στους σωστούς αναγνώστες.

Εξίσου σημαντική είναι η επιλογή της σωστής πλατφόρμας μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πλατφόρμες όπως η Mailmodo προσφέρουν χαρακτηριστικά που βοηθούν στην αυτοματοποίηση της διαχείρισης συνδρομητών, στην παρακολούθηση της απόδοσης των email και στην υποστήριξη των προσπαθειών επαναπροσέγγισης, διευκολύνοντας έτσι τη διατήρηση της σύνδεσης με το κοινό σας και τη διατήρηση των email σας στο σημείο που ανήκουν.