Κερδίζοντας πίσω το χρόνο πώλησης στις πωλήσεις πεδίου

Εισαγωγή

Πολλοί πωλητές αφιερώνουν μόνο ένα μικρό μέρος της εβδομάδας τους στην πώληση, ενώ το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου τους το αφιερώνουν σε όλα τα άλλα που σχετίζονται με την πώληση. Αν εργάζεστε στον τομέα των πωλήσεων, αυτό θα σας είναι γνωστό, γιατί τα ταξίδια, οι σημειώσεις, οι ενημερώσεις και οι επακόλουθες ενέργειες δεν περιμένουν μια πιο ήσυχη μέρα.

Αυτό το άρθρο είναι ένας αξιόπιστος οδηγός για να κερδίσετε ώρες χωρίς να μειώσετε τις επισκέψεις σε πελάτες: κάντε την καταγραφή δεδομένων εύκολη, τα δεδομένα αξιόπιστα και τις διαδρομές και τα προγράμματα να ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα. Επίσης, βασίζεται σε μια σημαντική παραδοχή: ο στόχος δεν είναι να σας μετατρέψει σε μια μηχανή διοικητικών εργασιών, αλλά να σας κρατήσει μπροστά στους πελάτες με αρκετό πνευματικό χώρο για να πουλήσετε καλά.

Ο σύλλογος του 30

Όταν ο χρόνος πώλησης είναι μια μειοψηφία της εβδομάδας, ο στόχος δεν είναι να πιέσετε περισσότερο την ημέρα σας, αλλά να σταματήσετε να βάζετε την πώληση σε ανταγωνισμό με τη γραφειοκρατία. Οι ομάδες που φαίνονται πάντα οργανωμένες στο πεδίο έχουν συνήθως ένα μη γοητευτικό πλεονέκτημα: προστατεύουν την πυκνότητα των ραντεβού, έτσι ώστε ο χρόνος των πελατών να παραμένει σταθερός και όλα τα άλλα να οργανώνονται γύρω από αυτόν.

Αυτό ακούγεται απλό, αλλά είναι μια πραγματική τέχνη. Είναι η επιλογή εργαλείων και συνηθειών που μειώνουν την αλλαγή περιβάλλοντος, ώστε το μυαλό σας να παραμένει στο λογαριασμό και όχι στη διοίκηση. Αν θέλετε μια ρεαλιστική ματιά στο πώς η καταγραφή φωνής μπορεί να το υποστηρίξει αυτό στον πραγματικό κόσμο, αυτός ο οδηγός για τη φωνητική τεχνητή νοημοσύνη για τις πωλήσεις στο πεδίο είναι ένα χρήσιμο σημείο αναφοράς. Είναι επίσης ειλικρινής σχετικά με το τι κλέβει την ορμή: το άνοιγμα πέντε εφαρμογών, η αναζήτηση των τελευταίων λεπτομερειών, η επανεγγραφή της ίδιας σημείωσης σε δύο μέρη και, στη συνέχεια, η προσπάθεια να θυμηθείτε τι υποσχεθήκατε ενώ οδηγείτε ήδη προς τον επόμενο προορισμό.

Ένας χρήσιμος τρόπος να το σκεφτείτε είναι ο προϋπολογισμός τριβής. Έχετε μόνο τόσες πολλές μικρές διακοπές σε μια μέρα πριν αρχίσετε να προστατεύετε τον εαυτό σας κάνοντας λιγότερη παρακολούθηση, ή καταλήγετε να το κάνετε αργά, όταν είναι πιο δύσκολο να παραμείνετε συγκεντρωμένοι. Τα καλύτερα συστήματα πεδίου έχουν κατασκευαστεί για αυτούς τους περιορισμούς, όχι για μια ιδανική ρύθμιση γραφείου.

Μια πρακτική συνήθεια που ταιριάζει σε αυτή την ιδέα είναι ένα «λεπτό κλεισίματος» μετά από κάθε συνάντηση. Όχι μια πλήρης αναφορά. Απλά ένα επαναλαμβανόμενο εξήντα δευτερόλεπτο για να καταγράψετε το αποτέλεσμα, το επόμενο βήμα, την ημερομηνία και έναν κίνδυνο, και μετά να προχωρήσετε. Αυτό το μικρό τελετουργικό εμποδίζει τη συσσώρευση σημειώσεων στο τέλος της ημέρας, που είναι συνήθως το σημείο όπου χάνεται ο χρόνος πώλησης.

Το να μιλάς είναι φθηνό, το να πληκτρολογείς όχι

Σε πολλές ομάδες, η χειροκίνητη καταχώριση καταλαμβάνει ένα σημαντικό μέρος της εβδομάδας. Αυτή είναι η πιο σαφής πρόσκληση για να επιδιώξετε ένα μέρος της εργασίας με υψηλή τριβή, επειδή είναι μετρήσιμο, επαναλαμβανόμενο και συχνά διορθώσιμο με καλύτερη καταγραφή.

Εδώ είναι που τα εργαλεία φωνής κερδίζουν τη θέση τους στις πωλήσεις πεδίου, όχι ως τέχνασμα, αλλά ως τρόπος καταγραφής όσων συνέβησαν, ενώ είναι ακόμα ακριβή. Δεν προσπαθείτε να δημιουργήσετε ένα τέλειο αντίγραφο της ημέρας, αλλά να καταγράψετε εύκολα τις λίγες λεπτομέρειες που ξεκλειδώνουν όλα τα άλλα: το επόμενο βήμα, το χρονοδιάγραμμα, τα ενδιαφερόμενα μέρη και οποιοδήποτε κίνδυνο θέλετε να γνωρίζει νωρίς ο διευθυντής σας. Αν έχετε κοιτάξει ποτέ μια κενή σημείωση CRM στο τέλος μιας κουραστικής ημέρας και έχετε σκεφτεί «Θα το θυμάμαι», τότε γνωρίζετε ήδη γιατί είναι σημαντική η καταγραφή του χρόνου.

Στην πράξη, το καλό αποτέλεσμα είναι εκπληκτικά μέτριο. Σύντομες καταχωρήσεις. Συνεπής δομή. Μια ροή εργασίας που μετατρέπει τις προφορικές σημειώσεις σε καθαρά πεδία και εργασίες, ώστε να μην χρειάζεται να ξαναδιαβάζετε μια παράγραφο αργότερα για να καταλάβετε τι πρέπει να κάνετε. Και, το σημαντικότερο για το πεδίο, πρέπει να λειτουργεί με ασταθή σύνδεση, επειδή ένα εργαλείο που αποτυγχάνει σε ένα πάρκινγκ είναι ένα εργαλείο που θα σταματήσετε να εμπιστεύεστε.

Πρέπει επίσης να ταιριάζει με ασφαλή, πραγματική συμπεριφορά. Οι περισσότεροι αντιπρόσωποι δεν θα υπαγορεύσουν μια σημείωση ενώ περπατούν σε ένα πολυσύχναστο λόμπι, και κανείς δεν πρέπει να το κάνει ενώ οδηγεί. Όσο περισσότερο η ροή εργασίας σας υποστηρίζει το «πάρκινγκ, καταγραφή, αναχώρηση» με ελάχιστα κλικ, τόσο πιο πιθανό είναι να γίνει η προεπιλογή.

Η καλύτερη ροή εργασίας είναι αυτή που θα συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε ακόμα και όταν είστε κουρασμένοι. Αν απαιτεί πάρα πολλά κλικ, δεν θα αντέξει μια ολόκληρη εβδομάδα πραγματικών ταξιδιών.

Γρήγορες σημειώσεις και καθαρά δεδομένα

Η ταχύτητα είναι εξαιρετική, αλλά αποδίδει μόνο αν η καταγραφή παραμένει αξιόπιστη. Σε πολλές οργανώσεις, οι αντιπρόσωποι δεν εμπιστεύονται πλήρως την ακρίβεια των δεδομένων με τα οποία εργάζονται. Στις πωλήσεις πεδίου, αυτό το ζήτημα εμπιστοσύνης γίνεται πιο έντονο, επειδή οι ενημερώσεις γίνονται εν κινήσει, σε διάφορες συσκευές και μερικές φορές αφού η μνήμη έχει ήδη ξεθωριάσει.

Αξίζει να θέσετε το εξής ερώτημα πριν αυτοματοποιήσετε τα πάντα: αν δεν μπορείτε να εμπιστευτείτε τα στοιχεία που περιέχονται στην καταγραφή, ποιο είναι το πραγματικό κόστος της εξοικονόμησης χρόνου κατά την καταγραφή τους;

Ένας θετικός τρόπος για να χειριστείτε αυτό το ζήτημα είναι να αντιμετωπίζετε την ποιότητα των δεδομένων ως μια απλή συνήθεια και όχι ως μια τριμηνιαία διαδικασία καθαρισμού. Αποφασίστε τι πρέπει να καταγράφεται κάθε φορά, κρατήστε το σύντομο και κάντε εύκολη την ανασκόπηση των βασικών στοιχείων ενώ η συνάντηση είναι ακόμα φρέσκια. Η εμπιστοσύνη χτίζεται γρήγορα όταν η ομάδα συμφωνεί για το τι είναι καλό, ειδικά όταν αυτό πλαισιώνεται ως βοήθεια στους αντιπροσώπους να πουλήσουν περισσότερα, και όχι ως έλεγχος.

Εδώ είναι επίσης που οι έξυπνες ομάδες γίνονται πρακτικές όσον αφορά την τυποποίηση. Δεν προσπαθούν να τυποποιήσουν την προσωπικότητα ή το στυλ πώλησης, αλλά τυποποιούν τα στοιχεία που δημιουργούν χάος όταν λείπουν. Σκεφτείτε: το αποτέλεσμα της συνάντησης, την υποσχεθείσα συνέχεια, την ημερομηνία που πρέπει να γίνει και τη μία πρόταση που εξηγεί γιατί προχωρά η συμφωνία. Αυτή είναι η διαφορά μεταξύ ενός CRM που σας υποστηρίζει και ενός CRM που σας ενοχλεί.

Μια χρήσιμη τεχνική είναι ένα απλό πρότυπο σημειώσεων που είναι το ίδιο για όλους. Για παράδειγμα: «Αποτέλεσμα / Επόμενο βήμα / Μέχρι πότε / Ποιος άλλος / Κίνδυνος». Μπορείτε να το καταγράψετε με φωνή, να το πληκτρολογήσετε ή να το πληκτρολογήσετε, αλλά η δομή παραμένει σταθερή. Με την πάροδο του χρόνου, αυτή η συνέπεια καθιστά τις προβλέψεις λιγότερο αμφισβητήσιμες και την καθοδήγηση πιο συγκεκριμένη, επειδή συζητάτε τα ίδια θέματα και δεν ερμηνεύετε το στυλ γραφής του καθενός.

Εάν εργάζεστε σε ένα ρυθμιζόμενο περιβάλλον, εδώ είναι που συναντώνται η συμμόρφωση και η εμπιστοσύνη. Καθιστήστε σαφές τι δεν πρέπει ποτέ να περιλαμβάνεται σε μια φωνητική σημείωση (προσωπικά δεδομένα, ευαίσθητες λεπτομέρειες) και παρέχετε μια ασφαλή εναλλακτική λύση για αυτές τις περιπτώσεις. Οι άνθρωποι ακολουθούν τους κανόνες με μεγαλύτερη αξιοπιστία όταν η ροή εργασίας καθιστά την ασφαλή επιλογή εύκολη.

Διαδρομές που σέβονται το ημερολόγιό σας

Ακόμα και η καλύτερη ροή εργασίας CRM δεν θα σας σώσει αν η μέρα είναι φυσικά υπερφορτωμένη. Η εργάσιμη μέρα έχει αυστηρά όρια και ο χρόνος στο πεδίο καταναλώνει λεπτά με τρόπους που δεν το κάνει ένα πρόγραμμα γραφείου.

Έτσι, ο προγραμματισμός της παραγωγικότητας στο πεδίο σημαίνει να αντιμετωπίζετε τα ταξίδια ως μέρος της εργασίας και όχι ως το άβολο κομμάτι μεταξύ της πραγματικής εργασίας. Όταν η διαδρομή είναι ακατάστατη, δεν σπαταλάτε μόνο χιλιόμετρα. Συμπιέζει τον χρόνο προετοιμασίας σας, μεταθέτει τις επακόλουθες ενέργειες σας στο βράδυ και μετατρέπει τις επισκέψεις πελατών σε σπριντ από το αυτοκίνητο μέχρι την πόρτα. Όταν η διαδρομή είναι σταθερή, η μέρα φαίνεται πιο προβλέψιμη και καταλήγετε με περισσότερα χρήσιμα λεπτά μεταξύ των κλήσεων για τις μικρές ενέργειες που διατηρούν τις συμφωνίες ζεστές.

Τα εργαλεία δρομολόγησης μπορούν να βοηθήσουν, επειδή μειώνουν τη σπατάλη μεταξύ των επισκέψεων, και οι αποφάσεις δρομολόγησης μπορούν να παράγουν μετρήσιμα αποτελέσματα σε μεγάλη κλίμακα. Δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε με τους υποκείμενους μαθηματικούς υπολογισμούς για να επωφεληθείτε από την αρχή: οι μικρές βελτιώσεις, που επαναλαμβάνονται όλη την εβδομάδα, αθροίζονται γρήγορα.

Για την περιοχή σας, σκεφτείτε πέρα από την μικρότερη απόσταση. Το πρακτικό πλεονέκτημα είναι η αξιοπιστία: πιο προβλέψιμα χρονικά περιθώρια άφιξης, λιγότερες καθυστερήσεις που οδηγούν σε χαμένες επακόλουθες ενέργειες και λιγότερη αναστάτωση στο τέλος της ημέρας. Αυτή η αξιοπιστία καθιστά επίσης ρεαλιστικό το time-blocking, επειδή μπορείτε επιτέλους να εμπιστευτείτε τα κενά στο ημερολόγιό σας αρκετά ώστε να τα χρησιμοποιήσετε.

Δύο λεπτομέρειες που συχνά παραβλέπονται στα «βελτιστοποιημένα» σχέδια είναι η στάθμευση και τα πρώτα δέκα λεπτά της συνάντησης. Αν προγραμματίσετε συνεχόμενες επισκέψεις χωρίς περιθώριο, θα κλέψετε αυτόν τον χρόνο από κάπου αλλού, συνήθως από την προετοιμασία, τη λήψη σημειώσεων ή το μεσημεριανό σας. Ένα καλύτερο σχέδιο διαδρομής περιλαμβάνει σκόπιμα περιθώρια όπου κάνετε κάτι υψηλής αξίας: επιβεβαιώνετε την επόμενη συνάντηση, στέλνετε την υποσχεθείσα συνέχεια ή καταγράφετε το επόμενο βήμα ενώ είναι ακόμα σαφές.

Κάντε το «Hours Back» μια διαχειριζόμενη μέτρηση

Αν θέλετε να διατηρήσετε την εξοικονόμηση χρόνου, αντιμετωπίστε την όπως οποιαδήποτε άλλη βελτίωση της απόδοσης: παρατηρήστε την, μετρήστε την με προσοχή και προστατέψτε την. Βοηθά να ορίσετε τον εξοικονομημένο χρόνο με έναν τρόπο που είναι δύσκολο να αμφισβητηθεί. Αν η ομάδα σας λέει ότι ένα εργαλείο εξοικονομεί χρόνο, αποφασίστε πού εμφανίζεται αυτός ο χρόνος. Είναι λιγότερα λεπτά μετά από κάθε συνάντηση; Είναι λιγότερες ενημερώσεις στο τέλος της ημέρας; Είναι ταχύτερη παράδοση σε κάποιον άλλο; Γίνετε συγκεκριμένοι και θα λάβετε καλύτερες αποφάσεις.

Ένα καλό σημείο εκκίνησης είναι μια εβδομάδα αναφοράς. Μην το σκέφτεστε υπερβολικά. Απλώς καταγράψτε μια πρόχειρη εικόνα πριν, και μετά θα μπορείτε να διακρίνετε τη διαφορά μεταξύ πραγματικού κέρδους και αίσθησης. Ο στόχος δεν είναι να ελέγχετε τους ανθρώπους, αλλά να εντοπίσετε πού το σύστημα χάνει χρόνο.

Χρησιμοποιήστε έναν απλό εβδομαδιαίο έλεγχο που δεν μοιάζει με μικροδιαχείριση:

• Παρακολουθήστε τα λεπτά διαχείρισης που μπορείτε πραγματικά να επηρεάσετε (καταγραφή, προγραμματισμός και δημιουργία παρακολούθησης), όχι τις συνολικές ώρες.
• Παρακολουθήστε την καθυστέρηση στην παρακολούθηση (χρόνος από το τέλος της συνάντησης έως το επόμενο βήμα που καταγράφηκε) ως ένδειξη ποιότητας.
• Παρακολουθήστε την πυκνότητα των ραντεβού (επισκέψεις ανά ημέρα ή ανά διαδρομή) για να διασφαλίσετε ότι ο χρόνος των πελατών παραμένει προστατευμένος.

Με την πάροδο του χρόνου, αυτό έχει ένα υποτιμημένο αποτέλεσμα. Κάνει τις επιλογές εργαλείων και τις συνήθειές σας ορατές, ώστε να μπορείτε να τις βελτιώσετε χωρίς να βασίζεστε στην παρακίνηση. Και δίνει στους διευθυντές ένα πιο υγιές μέσο πίεσης από το να λένε στους ανθρώπους να είναι πιο πειθαρχημένοι. Μπορούν να αφαιρέσουν τα εμπόδια, να σφίξουν τις ροές εργασίας και να απλοποιήσουν τη στοίβα.

Ένας επιπλέον χρήσιμος δείκτης είναι ο «ρυθμός επανεπεξεργασίας»: πόσο συχνά ένας εκπρόσωπος πρέπει να ανοίξει ξανά ένα αρχείο επειδή κάτι έλειπε. Αν μπορείτε να το μειώσετε, συνήθως μειώνετε τις διακοπές σε όλη την ομάδα, συμπεριλαμβανομένων των αλληλεπιδράσεων με τις λειτουργίες, την επιτυχία των πελατών ή τα οικονομικά.

Περισσότερες επισκέψεις με λιγότερη καθυστέρηση

Όταν συνδυάζετε τη φωνητική καταγραφή, τα αξιόπιστα αρχεία και τη δρομολόγηση που σέβεται την εργάσιμη ημέρα, δημιουργείτε μια ημέρα πωλήσεων που είναι πιο ομαλή και αποδίδει καλύτερα. Ο στόχος δεν είναι να επιδιώξετε την τέλεια αποδοτικότητα, αλλά να διευκολύνετε την ομαλή λειτουργία της τοπικής ομάδας, ώστε να μπορείτε να είστε παρόντες με τους πελάτες και να διατηρείτε την επιχειρηματική πλευρά των πωλήσεων ενημερωμένη.

Πολλές ομάδες πωλήσεων χρησιμοποιούν ήδη την τεχνητή νοημοσύνη με κάποιο τρόπο, οπότε το πλεονέκτημα προέρχεται όλο και περισσότερο από τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζετε τη ροή εργασίας και όχι από το αν έχετε ακούσει για τα εργαλεία. Ξεκινήστε με ένα σημείο τριβής που μπορείτε να εξαλείψετε αυτό το μήνα και, στη συνέχεια, προστατέψτε το κέρδος με μια μικρή συνήθεια μέτρησης.