Miten digitaalinen transformaatio voi parantaa yritysten tuottavuutta?

Intro

Muistatko Disneyn 2000-luvun alussa tekemän merkittävän digitaalisen muutoksen, joka nosti 80 vuotta vanhan yrityksen takaisin asiakkaiden mielikuviin? Disney elvytti teemapuistojaan ja suoratoistopalvelujaan digitaalitekniikan avulla, osti Marvelin vuonna 2009 ja tuotti useita menestyselokuvia, jotka tuottivat yli 22 miljardin Yhdysvaltain dollarin tulot. Tämä oli mahdollista sen legendaarisen toimitusjohtajan Bob Igerin toimien ansiosta, jotka ovat esimerkki siitä, miten digitaaliteknologia voi elvyttää organisaatioita.

Kuvan lähde

Lähes kaksi vuosikymmentä myöhemmin digitaalinen transformaatio on saanut paljon suuremman ulottuvuuden ja sillä on merkittäviä taloudellisia vaikutuksia yrityksille.

Alan johtava raportti paljastaa, että yritykset saavat merkittäviä voittoja digitaalisista muutosaloitteistaan. Seitsemän kymmenestä yritysjohtajasta uskoo, että heidän tulonsa kasvavat 1,5 kertaa todennäköisemmin, ja 66 prosenttia odottaa organisaation kannattavuuden paranevan seuraavan kahden vuoden aikana.

Nämä havainnot korostavat, että organisaatiot keskittyvät ennennäkemättömällä tavalla digitaaliseen muutokseen, sillä ne pyrkivät yhä enemmän parantamaan ketteryyttään ja joustavuuttaan epävarmuuden edessä.

Yritysten on oltava ketteriä, jotta ne voivat tehdä nopeita ja tarkkoja päätöksiä laajojen tietomassojen avulla voidakseen palvella asiakkaitaan paremmin ja nopeammin kuin kilpailijansa. Ketterillä organisaatioilla on työkalut ja prosessit, joiden avulla päätöksentekijät voivat reagoida nopeasti sisäisiin ja ulkoisiin haasteisiin, kuten ammattitaitoisen työvoiman puutteeseen tai tarpeeseen kouluttaa työvoimaa kilpailuedun säilyttämiseksi.

Kestävyys, koska joustavat organisaatiot ovat paremmin valmistautuneita kohtaamaan epävarmuustekijöitä. Organisaatiot, jotka ennakoivat ja hallitsevat ihmisten, prosessien ja teknologian muutoksia häiritsemättä työnkulkujaan tai vaikuttamatta asiakaspalvelutasoonsa, ovat paremmassa asemassa kuin ne, jotka häiriintyvät odottamattomien haasteiden ja jatkuvan palontorjunnan vuoksi.

Digitaalinen transformaatio on heidän lippunsa päästä sinne nopeammin!

Digitaalinen transformaatio ymmärretään usein väärin laajamittaisena aloitteena, joka edellyttää dramaattista organisaation toimintaa. Sen sijaan se on kokeileva, löytämiseen perustuva lähestymistapa, jossa yritykset ottavat käyttöön strategioita, prosesseja ja rakenteita, jotta ne voisivat hyödyntää digitaalisesti johdettua liiketoimintaympäristöä parhaalla mahdollisella tavalla parantamalla yleistä tuottavuuttaan.

Digitaalisessa muutoksessa ei kuitenkaan ole kyse pelkästään teknologiavetoisesta organisaatiosta.

Kyse on yhtä lailla asiakkaista ja heidän tarpeidensa paremmasta palvelusta käsittelemällä siiloutuneita liiketoimintatoimintoja, prosesseja ja teknologia-alustoja ja virtaviivaistamalla niitä tehokkuuden ja tuottavuuden lisäämiseksi.

Kyse on myös siitä, että ymmärretään tekoälyn (AI) ja koneoppimisen (ML) kaltaisten uusien teknologioiden vaikutusta toimintaan, liiketoimintastrategioihin ja kilpailuun sekä sitä, miten ne voivat antaa työntekijöille enemmän valtaa ja optimoida heitä. Kyse on myös asiakkaiden ja työntekijöiden asiantuntemuksen ja panosten hyödyntämisestä ja niiden hyödyntämisestä, jotta he voivat sopeutua digitaalisesti johdettuun malliin.

Gartner määrittelee digitaalisen transformaation "kaikeksi IT:n modernisoinniksi (esimerkiksi pilvipalvelut), digitaaliseksi optimoinniksi ja uusien digitaalisten liiketoimintamallien keksimiseksi". Termiä käytetään laajalti julkisen sektorin organisaatioissa viittaamaan vaatimattomiin aloitteisiin, kuten palveluiden verkkoon saattamiseen tai perinnön uudistamiseen."

Tärkeimmät syyt, miksi yritysten on aloitettava digitaalinen muutosprosessi

Kuvan lähde

1. Työntekijöiden tuottavuuden ja sitoutumisen vähentäminen

Maailmanlaajuisten työmarkkinoiden jatkuva häiriö ja työntekijöiden johtamat suuntaukset, kuten suuri irtisanoutuminen, korostavat jatkuvan työuupumuksen ja innostuksen puutteen aiheuttamia haasteita. Etä- ja hybridityöpaikat ovat johtaneet työsovellusten lisääntymiseen, mikä vaikeuttaa viestintää ja yhteistyötä tiimin jäsenten kanssa. Lisäksi hallinnolliset tehtävät, kuten työaikataulujen manuaalinen arkistointi, syövät työntekijöiltä tuottavaa työaikaa ja vievät heidät yksitoikkoiseen toimintaan.

Tällaiset haasteet ovat kannustaneet yrityksiä automatisoimaan prosesseja ja vapauttamaan työntekijöiden aikaa tuottavaan toimintaan, kuten asiakassuhteiden rakentamiseen ja täydennyskoulutukseen. Teknologiainterventiot ovat ratkaisevan tärkeitä uusien lahjakkuuksien säilyttämisessä ja houkuttelemisessa, mikä käy ilmi siitä, miten organisaatiot liittävät ne yhä useammin osaksi keskeistä työntekijän arvolupausta.

Esimerkiksi tekoälypohjaisen ajan- ja läsnäolonhallintajärjestelmän hyödyntäminen voi säästää jopa 20-30 minuuttia päivässä jokaiselta työntekijältä, mikä voi helposti vapauttaa satoja työtunteja ylityötunteja työntekijöitä innostaviin ja sitouttaviin toimintoihin. Käytännössä, jos organisaatiossasi on huomattava määrä työntekijöitä, yhteenlaskettu aikasäästö voi helposti olla satoja työtunteja ajan mittaan. Pohjimmiltaan työajanhallintajärjestelmän käyttöönotto parantaa toiminnan tehokkuutta ja edistää samalla työntekijöiden sitoutumista ja hyvinvointia, mikä kaikki johtaa dynaamisempaan ja tuottavampaan työpaikkaan.

2. Tarve saada datasta järkeä

Etä- ja hybridityöpaikkamallien äkillinen yleistyminen, uudet työntekijätyypit, kuten vuorotyöläiset, sekä entistä globaalimpi ja monipuolisempi työvoima tuottavat valtavia tietomääriä. Perinteiset järjestelmät ja manuaaliset prosessit eivät pysty arvioimaan tietoja tarkasti ja nopeasti, jotta niistä saataisiin käyttökelpoisia tietoja.

Tämän seurauksena päätöksentekijöiden on käytettävä paljon aikaa ja vaivaa käytettävissä olevien tietojen hyödyntämiseen, jotta he voivat löytää liiketoimintapäätöksiä varten tarvittavat suunnat. Tämä manuaalinen lähestymistapa johtaa tuottavan työajan menetykseen, jonka johtajat voisivat käyttää liiketoimintakriittisten aloitteiden tekemiseen tai tiimiensä yhteenkuuluvuuden ja taitojen parantamiseen.

3. Pehmeisiin taitoihin kiinnitetään yhä enemmän huomiota

Viestintä, yhteistyö, empatia, ajanhallinta ja kyky luoda yhteisymmärrystä nousevat avaintaidoiksi. Organisaatioiden on luotava työntekijöilleen oikeat edellytykset näiden taitojen hankkimiseksi ja hyödyntämiseksi. Tämä edellyttää työntekijöiden ajan vapauttamista.

Vastoin yleistä käsitystä noin 80 prosenttia yrityksistä kehittää mieluummin lahjakkuuksia talon sisällä kuin palkkaa ulkopuolisia työntekijöitä tai palkkaa tilapäisiä työntekijöitä, käy ilmi Mercerin Talent Assessment Practices -raportista. Lähes kolme neljäsosaa yrityksistä (73 %) aikoo automatisoida prosesseja ja vähentää ihmisten osallistumista.

Tämä tarkoittaa, että organisaatiot haluavat vähentää hallinnollisia tehtäviä automatisoimalla niitä ja keskittyä parantamaan oman henkilöstönsä osaamisprofiilia.

4. Suurempi paine voittomarginaaleihin

Asiakkaiden menot ovat vähentyneet huomattavasti, mikä aiheuttaa lisäpaineita voittomarginaaleihin. Lisäksi asiakkaat ovat nykyään taipuvaisempia kiinteän tarjouksen projekteihin, joissa projektin laajuuden muutokset, manuaaliset virheet ja reaaliaikaisen näkyvyyden ja valvonnan puute voivat vaikuttaa tulokseen. Tämän seurauksena yritykset etsivät keinoja digitalisoida taustaprosessinsa ja työnkulkunsa ja saada reaaliaikaista näkyvyyttä, jotta ne voisivat hallita projektejaan paremmin. Painopiste on vahvasti ihmisten ja prosessien optimoinnissa tehokkuuden ja tuottavuuden lisäämiseksi.

Nämä haasteet osoittavat, miksi teknologian käyttöönotto ja digitaalinen transformaatio ovat nousseet johtoportaan tärkeimmiksi organisaation painopistealueiksi. Digitaalinen muutos edistää liiketoiminnan tuottavuutta, joka on suoraan yhteydessä kannattavuuden parantamiseen.

Näin:

Miten digitaalisella muutoksella voidaan ratkaista kipupisteet ja lisätä tuottavuutta?

Kuvan lähde

Yksi digitaalisen muutoksen tärkeimmistä hyödyistä on parempi asiakassuhde ja -hallinta. HubSpot Annual State of Service in 2022 -raportista käy ilmi, että 93 prosenttia asiakaspalvelutiimeistä uskoo, että asiakkailla on paljon korkeammat odotukset brändiään kohtaan kuin koskaan aiemmin. Tämä tarkoittaa, että organisaatioiden on tarjottava heille henkilökohtaisia ja monikanavaisia palveluita ja innovoitava jatkuvasti, jotta ne voivat tarttua heidän hupenevaan huomiokykyynsä.

Erityisen haastavaa on hallita resursseja ja palvella asiakkaita etänä tai hybridiympäristössä. Tässä tilanteessa digitaalisen muutoksen aloitteet, kuten tekoälypohjaisen asiantuntijapalveluiden automatisointityökalun käyttöönotto, voivat parantaa merkittävästi organisaation resurssienhallintavalmiuksia.

Reaaliaikainen näkyvyys globaaliin resurssipooliin, resurssisuosituksiin ja resurssien jakamiseen sekä kyky seurata kunkin resurssin taitoja, sertifikaatteja ja asiantuntemuksen tasoja antaa organisaatioille työkalut, joita ne tarvitsevat voidakseen tarjota jatkuvasti laadukasta asiakaskokemusta.

Disneyn toimitusjohtaja Bob Iger sanoo: "Disney hyödyntää nykyään digitaalista teknologiaa sitouttaakseen, viihdyttääkseen ja ollakseen vuorovaikutuksessa kuluttajien kanssa joka päivä teemapuistoissaan, studioviihdeohjelmissaan, vuorovaikutteisissa media-alustoissaan ja fyysisissä myymälöissään", ja kertoo, miten digitaalinen muutos voi lisätä asiakkaiden sitoutumista.

Seuraavassa luetellaan joitakin muita digitaalisen muutoksen keskeisiä etuja:

1. Parannettu organisaation ketteryys ja skaalautuvuus

Myrskyisä liiketoimintaympäristö edellyttää, että organisaatiot pystyvät kasvattamaan tai supistamaan toimintaansa nopeasti ja saumattomasti, jotta ne voivat torjua minkä tahansa epäsuotuisan kehityksen, kuten ammattitaitoisen työvoiman puutteen, vaikutukset. Vastaavasti organisaatiolla on oltava digitaaliset perusteet valmiina, jotta se voi hyötyä kansainvälisestä laajentumisesta tai uudesta trendistä, joka koskee maailmanlaajuisen työvoiman palkkaamista.

Organisaatioilla voi olla vaikeuksia edistää ketteryyttä ja skaalautuvuutta ilman tarvittavia teknologia-alustoja ja prosesseja. Se vaikuttaa myös organisaation tuottavuuteen, sillä työntekijät ovat usein ylikuormitettuja siiloutuneiden tai manuaalisten järjestelmien vuoksi, ja heiltä puuttuu teknologiatuki, jota tarvitaan halutun ketteryyden ja skaalautuvuuden edistämiseen.

Digitaalinen transformaatio ei auta yritystä vain selviytymään nykyisistä haasteistaan, vaan auttaa sitä myös luomaan pitkän aikavälin ennustemalleja ja tarjoaa samalla keinoja parantaa resurssien ja talouden hallintaa.

2. Pitkän aikavälin kustannussäästöt

Deloitten maailmanlaajuisesta kustannusten vähentämistä koskevasta tutkimuksesta käy ilmi, että kustannusten vähentämisestä on tullut yritysten maailmanlaajuinen toimeksianto. "Kustannusten vähentämisestä on tullut tavanomainen liiketoimintakäytäntö kaikilla alueilla, ja 86 prosenttia vastaajista maailmanlaajuisesti ilmoitti, että heidän yrityksensä todennäköisesti toteuttaa kustannusten vähentämiseen tähtääviä aloitteita seuraavan 24 kuukauden aikana", raportissa todetaan. Yritykset, jotka lisäävät liiketoiminnan tuotosta ja vähentävät kuluja, voivat parantaa voittomarginaalejaan.

Digitaalinen transformaatio mahdollistaa pitkän aikavälin kustannussäästöt, koska organisaatioiden ei tarvitse käyttää suuria summia säännöllisin väliajoin sellaisten tilapäisratkaisujen luomiseen, joilla voidaan torjua ulkoisten tekijöiden, kuten heikkojen makrotaloudellisten näkymien, sivuvaikutuksia.

Sen sijaan ne voivat luoda digitaalisen ekosysteemin, joka vastaa organisaatioidensa vaatimuksia, ja hallita aktiivisesti teknologia-alustoihin ja nykyaikaistamiseen liittyviä kustannuksia samalla, kun ne antavat ihmisille, liiketoiminnoille ja prosesseille uusia mahdollisuuksia.

3. Luoda tulevaisuuden työpaikka, joka houkuttelee ja pitää osaajat palveluksessaan.

Yritykset, jotka ottavat käyttöön uusia teknologioita, kuten tekoälyn ja koneoppimisen, pystyvät määrittelemään työvoiman tarpeet paremmin ja luomaan heille saumattomamman kokemuksen. Näin organisaatiot asemoivat itsensä houkutteleviksi työnantajiksi, jotka haluavat omaksua tulevaisuuden. Ne pystyvät luomaan vetovoimaa erittäin halutun, kiivaan kilpailun kohteena olevan ja korkeasti koulutetun työvoiman keskuudessa.

Tällaiset työllistymismahdollisuudet ovat houkuttelevia työntekijöille, jotka haluavat työskennellä huipputeknologian parissa, laajentaa osaamistaan ja saada haastavaa ja palkitsevaa työtä.

Paljon on jo kirjoitettu siitä, miten teknologia ja digitaaliset ekosysteemit ovat auttaneet eri organisaatioita säilyttämään liiketoiminnan jatkuvuuden COVID-19-pandemian haastavina päivinä. Yritysten on luotava tulevaisuudenkestävä ekosysteemi, joka kestää häiriöiden aiheuttamat iskut ja mahdollistaa niiden menestymisen. Näin digitaalinen muutos voi tehdä liiketoimintayksiköistä tulevaisuudenkestäviä.

4. Vähennä manuaalisia virheitä

Manuaaliset virheet tulevat organisaatioille kalliiksi, koska virheiden mahdollisuus on suurempi. Esimerkiksi palkkojen ja työehtosopimusten noudattamisen hallinnointi manuaalisesti tai erilaisten järjestelmien avulla voi olla tehotonta ja altista virheille. Tämä voi johtaa hallinnollisiin yleiskustannuksiin, lisääntyneeseen työmäärään ja mahdollisiin epätarkkuuksiin palkanlaskennassa, mikä johtaa työntekijöiden tyytymättömyyteen ja mahdollisiin oikeusriitoihin.

42 prosenttia yrityksistä kärsii jonkinlaisesta tulonmenetyksestä, ja manuaaliset virheet ovat merkittävä syy tähän ehkäistävissä olevaan menetykseen. Organisaatioiden on vaikea havaita ja korjata tulovuotoa, koska sitä esiintyy harvoin suurissa määrin. Säännölliset virheet, kuten työtuntien tuottavuuden menetys, kasvavat kuitenkin lumipallona suuriksi summiksi, jotka vahingoittavat yrityksiä taloudellisesti.

Eräs teollisuusyritys havaitsi, että manuaalinen palkanlaskenta ja vaatimustenmukaisuuden seuranta johtivat keskimäärin 5 prosentin virheprosenttiin palkkalaskennassa sen kansainvälisissä toiminnoissa. Kun työntekijöitä oli 10 000, tämä tarkoitti noin 500 palkanlaskentavirhettä palkkakautta kohden, mikä johti tyytymättömiin työntekijöihin ja hallinnollisten resurssien tuhlaamiseen.

5. Paranna organisaation laajuista yhteistyötä

Pandemia on muuttanut työtapojamme. Kun organisaatiot siirtyvät hybridi- ja etätyöpaikkamalleihin, niiden on tarkasteltava kulttuuriaan ja edistettävä tiedon jakamista ja yhteistyötä. Ne ovat tärkeitä puolia, jotka mahdollistavat saumattoman toiminnan ja sidosryhmäkokemuksen, etenkin kun asiakkaat ja työntekijät työskentelevät pääasiassa verkossa.

Digitaalinen transformaatio voi auttaa lisäämään tiedon jakamista myynnin, toimituksen, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tiimien välillä ja parantaa koko organisaation sitoutumista ja yhteistyötä. Lisäksi ratkaisut, jotka integroivat prosesseja eri tiimeissä, tarjoavat reaaliaikaista tietoa ja näkemyksiä, vähentävät kysynnän ja osaamisen välistä kuilua ja parantavat työntekijöiden tuottavuutta.

Digitaalinen transformaatio on tärkeää!

Teknologia voi olla pelottavaa! Henkeäsalpaavat innovaatiot ja mullistavat liiketoimintamallit haastavat perinteisen viisauden ja pakottavat johtajat arvioimaan uudelleen organisaatiostrategiansa ja -prosessinsa.

Valitettavasti se ei ole sujunut ongelmitta.

Digitaalista muutosta pidetään usein häiritsevänä prosessina. Tämä virheellinen oletus on johtanut vastustukseen tietyiltä tahoilta organisaatiossa ja vaikeuttanut digitaalisten prosessien läpivientiä liiketoimintoihin.

Johtoryhmän on otettava johtoasema näiden todellisten tai koettujen huolenaiheiden hälventämisessä ottamalla mentorin ja muutoksen tekijöiden rooli. Heidän on näytettävä esimerkkiä ja viestitettävä selkeästi, että digitaalisella muutoksella ei ole tarkoitus korvata työntekijöitä vaan manuaalisia prosesseja. Sen tarkoituksena on antaa heille tarvittavat työkalut nykyajan työpaikoilla.

Aloittaminen pienestä ja työntekijöiden saamien hyötyjen osoittaminen voi olla hyvä lähtökohta teknologian laajemman käyttöönoton edistämiseksi. Yksinkertaisten tehtävien, kuten työajanseurannan, automatisointi voisi antaa työntekijöille omakohtaisen kokemuksen siitä, miten digitaalinen muutos voi tehdä heidän arjestaan saumatonta ja vapauttaa heidät tuottavampiin tehtäviin. Se voi auttaa terävöittämään organisaation keskittymistä huippulahjakkuuksien houkuttelemiseen ja säilyttämiseen sekä heidän integroimiseensa paremmin työntekijöiden vaihtuvuuden vähentämiseksi.

Siksi yritysten on otettava käyttöön uutta teknologiaa ja samalla selvitettävä, miten ne toivovat työntekijöidensä omaksuvan sen. Siinä piilee avain siihen, että yritykset voivat paremmin navigoida epävarmuustekijöissä ja hallita tehokkaasti sidosryhmiensä jatkuvasti muuttuvia vaatimuksia.

Digitaalinen muutos on viime kädessä jatkuva prosessi eikä päämäärä. Se on prosessi, jonka tavoitteena on integroituminen, ketteryys ja joustavuus, mikä puolestaan voi optimoida työvoimaa liiketoiminnan tuottavuuden lisäämiseksi.

Ja tuottavuus tarkoittaa rahaa!