Létfontosságú dokumentáció a cégtulajdonosok számára: 11 típusú üzleti dokumentumok, amelyeket mindig meg kell tartani

Intro

Kevés cégtulajdonos szereti a papírmunkát, és még kevesebben akarják nyomon követni azt a sok dokumentációt, amely átmegy az asztalukon. Sajnos az üzleti dokumentumok létfontosságúak a szervezet egészségéhez, mivel nélkülük kínos helyzetbe kerülhet, fennakadásokat okozhat a működésében, és akár jogi problémákat is okozhat.

Szerencsére ez csak az üzleti dokumentumok néhány kiválasztott típusára igaz. Ezért ebben a cikkben megtanítjuk, hogyan különböztesse meg, mi fontos és mi nem, elmagyarázzuk, hogy milyen 11 olyan fontos üzleti dokumentumtípust érdemes mindig megőrizni, és megvizsgáljuk, milyen előnyökkel járhatnak a vállalat számára.

Mik azok az üzleti dokumentumok?

Általánosságban elmondható, hogy üzleti dokumentumnak számít minden olyan papírdarab (vagy annak digitális megfelelője), amely akár csak érintőlegesen is kapcsolódik a vállalat működéséhez. De hogy pontosabban fogalmazzunk, az üzleti dokumentumokra úgy is gondolhatunk, mint a szervezeten belüli kommunikációra, információ tárolására vagy rendszerezésére használt nyilvántartásokra.

Miért fontosak az üzleti dokumentumok?

Mint hamarosan látni fogja, az üzleti dokumentumok sokféle formában, méretben és - ami a legfontosabb - felhasználási céllal készülnek. De miért fontosak egyáltalán, és milyen előnyökkel járhatnak a vállalkozás számára? Nos, válaszoljunk erre.

• Szervezés és hatékonyság: Az üzleti dokumentumok struktúrát és áttekinthetőséget biztosítanak a műveletek számára, lehetővé téve a nagyobb hatékonyságot, kevesebb hibát és mindenre kiterjedő következetességet.
• Kommunikáció és együttműködés: A dokumentumok megkönnyítik a hatékony belső és külső kommunikációt, jobb munkakörnyezetet teremtve, és lehetővé téve a munkavállalók és az érdekelt felek számára, hogy a lehető legjobb eredményeket érjék el.
• Tudásmegosztás és -menedzsment: Amikor az alkalmazottak elhagyják a vállalatot, minden tudásukat magukkal viszik, ami hatékonysági hiányosságokat okoz. Az üzleti dokumentumok lehetővé teszik, hogy megőrizze ezeket az információkat, és képessé tegye a személyzet jövőbeli erőfeszítéseit.
• Jogi védelem: Sajnos a viták, perek és ellenőrzések elkerülhetetlen részei a vállalkozás működtetésének. A vonatkozó üzleti dokumentumok megőrzésével azonban mindenre kiterjedhet, és enyhítheti a jogi incidensek negatív hatásait.
• Tervezés és döntéshozatal: Az üzleti dokumentumok felbecsülhetetlen betekintést nyújtanak a működésébe, lehetővé téve, hogy tanuljon a múltból és alkalmazkodjon a jövőhöz. Ennek köszönhetően mindig hatékony, adatalapú döntéseket hozhat.
• Teljesítményfigyelés és -értékelés: Hogyan tudja hatékonyan irányítani vállalkozását, ha nem érti, mi történik benne? Egyszerűen - nem tudod. Szerencsére az üzleti dokumentumok lehetővé teszik az összes fontos mérőszám (majdnem) valós időben történő nyomon követését.
• Hírnév és márkaimázs: Itt az üzleti dokumentumok értéke kettős. Először is, a márkaépítési dokumentáció lehetővé teszi, hogy felismerhető hangnemben (szövegben, médiában, dizájnban stb.) következetesen megcélozza ideális ügyfeleit. Másodszor azonban a hatékony dokumentumkezelés azt is lehetővé teszi, hogy hatékonyabban dolgozzon, és megbízhatóbb hírnevet teremtsen márkája körül.

11 típusú döntő fontosságú üzleti dokumentum, amelyet mindig meg kell tartani

Amint fentebb bemutattuk, az üzleti dokumentumok osztályozásának szokásos módja a vállalaton belüli felhasználási esetük alapján történik. Ahhoz azonban, hogy azonosítsuk egy dokumentum végső rendeltetési helyét (azaz a szemétkosárba vagy az irodai asztalfiókba), meg kell vizsgálnunk az elavultságot.

Igaz, ez egy kicsit bonyolult, mert a fogalom túlmutat a felhasználási eseteken, a tartalmakon és még a célosztályokon is. Általánosságban elmondható, hogy a legfontosabb üzleti dokumentumok általában a pénzügyi, jogi és marketing osztályokba tartoznak, de nem mindegyikbe.

Ráadásul, még ha meg is tartaná az összes, csak ezekben a kategóriákban szereplő dokumentációt, hamarosan az irodája és a számítógépei túlcsordulnának a (digitális) papírhulladéktól. Ezért a leghatékonyabb módja annak, hogy segítsünk Önnek meghatározni, mely dokumentumokat érdemes megtartani.

#1 Bevételi kimutatások

Az eredménykimutatásként is ismert dokumentumok összefoglalják a vállalat bevételeit, kiadásait és nettó jövedelmét vagy veszteségét egy adott időszakban. Belső okokból fontosak, többek között a teljesítményértékelés, a tervezés és a döntéshozatal szempontjából.

Igazi értékük azonban akkor mutatkozik meg, amikor külső jelentéstételről van szó, pontosabban a befektetők/hitelezők elemzéséről akvizíciók vagy befektetéskeresés során, valamint az adóügyi megfelelésről.

Az eredménykimutatások létfontosságúak vállalkozása teljesítményének és pénzügyi egészségének értékeléséhez, és hiányuk kétségbe vonhatja az Ön magatartását. A legrosszabb esetben ez a finanszírozás meghiúsulását okozhatja, vagy akár a helyi adóhivatallal is meggyűlhet a baja.

(Forrás: Zervant)

#2 Mérlegek

Az eredménykimutatáshoz hasonlóan a mérlegek is pillanatfelvételt nyújtanak a vállalat pénzügyi helyzetéről egy adott időpontban, és a fent említett okok miatt fontosak. Eltérnek azonban abban, hogy a vállalkozás eszközeire, kötelezettségeire és a részvényesi részesedésekre összpontosítanak.

(Forrás: bdc.ca)

#3 Adóbevallások

Amint a neve is mutatja, az adóbevallások olyan üzleti dokumentumok, amelyeket a helyi adóhivatalnak (az Egyesült Államokban az IRS-nek) nyújt be, hogy jelentse a jövedelmét, a levonásokat és az adókötelezettségeket egy adott időszakra vonatkozóan, és amelyek a vállalkozás pénzügyi tevékenységének nyilvántartására szolgálnak.

Ahogyan azt elképzelheted, ezek a legfontosabbak a helyi törvények betartásának biztosítása szempontjából, mivel ezek megszegése a legjobb esetben bírságok, legrosszabb esetben pedig bírósági tárgyalás vagy cellahelyzet miatt a pirosba kerülhet.

(Forrás: AbbyMarketplace)

#4 Számlák és nyugták

Kétségtelenül tökéletesen tisztában van a számlákkal és a nyugtákkal, de hogy senkit ne hagyjon cserben, ezek a dokumentumok igazolják üzleti tranzakcióit. Ez több okból is rendkívül fontossá teszi őket, többek között a könyvelés, az ügyfélviták és az adózás szempontjából. A számlázó szoftverek telepítése optimális megoldást jelent a számlák létrehozására és kezelésére.

(Forrás: Billdu)

#5 Bankszámlakivonatok

A bank vagy más pénzügyi szervezet által kiállított bankszámlakivonatok összefoglalják az Ön vállalkozásának tranzakcióit egy adott időszakon belül, beleértve a befizetéseket, kifizetéseket, átutalásokat és egyebeket. A többi pénzügyi dokumentumhoz hasonlóan ezek is fontos szerepet játszanak a belső könyvelésben, a költségvetés készítésében és az adóügyi megfelelésben.

Ugyanakkor segítenek a vállalatnak a csalások felderítésében is, és elengedhetetlenek **hitelek igényléséhez **vagy **finanszírozás igényléséhez **más üzleti egységektől. Ezért több mint érdemes a fiókjában tartani őket megőrzésre.

(Forrás: Patriot Software)

#6 Payroll Records

Elsősorban belső nyilvántartásra használják, a bérszámfejtési nyilvántartások nyomon követik a munkavállalók kompenzációját, levonásait és egyéb kapcsolódó információkat. Létfontosságúak a kiadások nyomon követéséhez, a munkaügyi és adótörvényeknek való megfelelés biztosításához, az alkalmazottak bérvitáinak rendezéséhez és az ártatlanság bizonyításához az ellenőrzések során.

(Forrás: Hourly)

#7 Üzleti engedélyek és engedélyek

A pénzügyekről továbblépve itt az ideje, hogy megvitassuk a jogi üzleti dokumentumokat. Az engedélyek és jogosítványok számos nyilvánvaló célt szolgálnak, többek között az egyedi iparágakhoz való hozzáférés biztosítását, az Ön engedélyezését bizonyos kormányzati programokhoz, valamint az Ön **szakértelmének **és megbízhatóságának bemutatását.

Már csak ezért is érdemes megtartani az engedélyeket és jogosítványokat. A legfontosabb ok azonban az, hogy jellegükből és a velük kapcsolatos tevékenységekből adódóan gyakran kell bemutatnia jogosultságát bizonyos jogi és üzleti tevékenységekhez.

(Forrás: SignNow)

#8 Szerződések és megállapodások

Függetlenül attól, hogy B2B vagy B2C vállalkozásról van szó, a szerződések és megállapodások az Ön kenyere és vaja.Ezek közé tartoznak a külső szervezetekkel, például a szoftver kiszervező cégekkel kötött megállapodások is, amelyek különösen a technológiai vállalkozások számára kulcsfontosságúak. Ezek részletezik az Ön **jogilag kötelező érvényű kapcsolatait **(ügyfelekkel, partnerekkel, megbízókkal stb.), és segítenek megvédeni Önt az esetleges peres ügyekkel szemben. Továbbá lehetővé teszik, hogy nyomon kövesse szerződéses kötelezettségeit, hogy biztosítsa, hogy minden kötelezettségének eleget tesz.

(Forrás: Jotform)

#9 Szellemi tulajdon dokumentációja

Az IP olyan üzleti dokumentumok gyűjtőfogalma, amelyek megalapozzák és védik a vállalkozás szellemi tulajdonjogait, beleértve a nyilvántartásokat, a nyilvántartásba vételt és a szabadalmakat. A gyakorlatban ezek megtartása számos előnnyel jár, elsősorban a vállalkozás immateriális javak tulajdonjogának bizonyításával, az esetleges lopások vagy visszaélések megakadályozásával, a pénzzé tételsel, a licenceléssel és a márka elismerésével.

(Forrás: Signaturely)

#10 biztosítási rekordok

Egy másik típusú üzleti dokumentum, amelyet mindig meg kell őrizni, a biztosítási nyilvántartások, mivel ezek nyomon követik a vállalat biztosítási fedezetét, részletezik az összes releváns információt, és bizonyítékként szolgálnak a kárigények során. Elengedhetetlenek a megfelelő kockázatkezelés fenntartásához, valamint a sikeres üzletmenet-folytonosság és a katasztrófa utáni helyreállítás biztosításához. Ezenkívül megvédik vállalatát és alkalmazottait a munkahelyi balesetekkel szemben.

(Forrás: SampleForms)

#11 Marketing Records

Végül, a marketing nyilvántartások a vállalkozás marketingtevékenységeivel és -stratégiáival kapcsolatos dokumentációra és adatokra vonatkoznak. Ide tartoznak a piackutatások, reklámkampányok, ügyféladatok, elemzések, marketingtervek és promóciós anyagok.

Ezek különböző okokból létfontosságúak, de érdemes megtartani őket, különösen a hatékony teljesítmény- és versenytárselemzés fenntartása, az ügyfélismeretek és a célzás nyomon követése, a márkamarketing következetességének biztosítása, valamint a hosszú távú tervezés lehetővé tétele érdekében.

(Forrás: SlideTeam)

Hogyan osztályozzák az üzleti dokumentumokat?

A meghatározásuk széleskörűsége miatt nem meglepő, hogy az üzleti dokumentumok kategorizálása meglehetősen változatos. Jellemzően tartalmuk és funkciójuk alapján a következő típusokba sorolhatók:

• Adminisztratív: Ezek a dokumentumok belső adminisztratív célokra szolgálnak, megkönnyítik a kommunikációt, a koordinációt és a szervezést egy vállalaton belül. Ide tartoznak a feljegyzések, belső e-mailek, értekezletek napirendjei, munkatársi beosztások stb.
• Jogi és szabályozási: A jogi és szabályozási kötelezettségeknek való megfeleléshez szükséges dokumentumok segítenek biztosítani, hogy a vállalkozás a jogi kereteken belül működjön, hogy megvédje jogait és érdekeit. Ide tartoznak a szerződések, megállapodások, licencek, engedélyek, szolgáltatási feltételek, adatvédelmi irányelvek és egyéb dokumentumok.
• Pénzügyi: Ezek a dokumentumok a tranzakciókhoz és egyéb pénzügyi tevékenységekhez kapcsolódnak, és a hatékony könyveléshez, adózáshoz és pénzügyi elemzéshez szükségesek. Ide tartoznak a pénzügyi kimutatások, számlák, nyugták, beszerzési rendelések, költségjelentések és egyéb dokumentumok.
• Marketing és értékesítés: Ezek a dokumentumok az értékesítés ösztönzésére és a bevétel generálására szolgálnak, és arra szolgálnak, hogy a vezetőket ügyfeleket vonzzanak és alakítsanak át, valamint a vállalkozás termékeit és szolgáltatásait népszerűsítsék. Ide tartoznak a brosúrák, szórólapok, hirdetések, termék- és szolgáltatásleírások, marketingtervek, ügyfélbeszámolók stb.
• Emberi erőforrások: A HR-dokumentumok segítenek biztosítani a megfelelő munkavállalói irányítást, a munkaügyi törvényeknek való megfelelést, valamint a vállalat és a személyzet közötti hatékony kommunikációt. Ide tartoznak a munkaszerződések, munkaköri leírások, teljesítményértékelések, képzési anyagok, fegyelmi nyilvántartások, HR szoftverek fejlesztése a HR-folyamatok racionalizálása érdekében és még sok más.
• Működőképes: Ezek a dokumentumok a napi működés támogatására szolgálnak, és a hatékonyság, a következetesség és a minőség biztosítása érdekében iránymutatásokat és utasításokat adnak az alkalmazottaknak. Ide tartoznak a szabványműveleti eljárások (SOP), folyamatábrák, leltári nyilvántartások, karbantartási naplók stb.
• Projekt: A projektmenedzsmentre jellemző dokumentumok segítenek nyomon követni a mérföldköveket, elosztani az erőforrásokat, és gondos tervezéssel, nyomon követéssel és végrehajtással biztosítani a projekt sikeres befejezését. Ide tartoznak a projekttervek, ütemtervek, munkamegosztási struktúrák (WBS), előrehaladási jelentések, kockázatértékelések és egyéb dokumentumok.
• Külső levelezés: Ezek a dokumentumok segítenek az üzleti kapcsolatok kialakításában, valamint a zökkenőmentes interakciók és együttműködések elősegítésében. Ide tartoznak a levelek, e-mailek, ajánlatok, árajánlatok, megrendelések, szerződések stb.

A kategorizálás jobb megismerése fontos ahhoz, hogy megértsük az üzleti dokumentumok fontosságát és használatát a vállalatnál. Ez azonban nem segít megválaszolni azt a kérdést, ami miatt először is ide került: mely papírokat lehet nyugodtan kidobni, és melyeket érdemes megtartani. Nos, akkor most válaszoljunk erre a kérdésre.

Mi a legjobb módja az üzleti dokumentumok kezelésének?

Manapság már szerencsések vagyunk, ha azt mondhatjuk, hogy nem kell dús mappákra és túlcsorduló íróasztalfiókokra hagyatkoznunk, hogy az összes létfontosságú üzleti dokumentációnkat elhelyezzük. A dokumentumkezelő szoftver (DMS) az egyik legjobb eszköz, amelyet be kell építenie vállalkozásába, mivel nemcsak a papírmunka hatását csökkenti a fáradt idegekre, hanem a környezetre is.

A DMS lehetővé teszi az erőforrások tárolását, rendszerezését és megosztását egyetlen kényelmes felületről, így messze a legjobb módja az üzleti dokumentumok kezelésének. Ez azonban nem jelenti azt, hogy teljesen problémamentes. Ha a lehető legáramvonalasabb élményt szeretné élvezni, és maximalizálni szeretné a hatékonyságát, akkor még mindig alkalmaznia kell néhány kiválasztott stratégiát a működésének megerősítéséhez.

Ezek közé tartoznak:

• Egyértelmű elnevezési és címkézési irányelvek kialakítása
• Dokumentumok tárolásának központosítása
• Hozzáférési hierarchia létrehozása
• Biztonsági mentés és katasztrófa-helyreállítás megvalósítása
• Dokumentum-munkafolyamat és együttműködés lehetővé tétele

Összefoglalva

Amint azt már bemutattuk, az üzleti dokumentumok létfontosságú erőforrást jelentenek vállalkozása és annak minden részlegének - beleértve a jogi, pénzügyi, marketing és egyéb - műveletei számára. És az első kulcs ahhoz, hogy a legtöbbet hozza ki belőlük, az, hogy képes legyen elkülöníteni a hosszú távú értéket hordozó dokumentumokat azoktól, amelyeknek nincs.

Ebben a cikkben megismerte azt a 11 üzleti dokumentumot, amelyet mindig meg kell őriznie, és látta, hogy miért van ez így. A munkája azonban még messze nem ért véget. Most újra kell értékelnie a jelenlegi belső dokumentumkezelési irányelveit, és meg kell határoznia, hogy lehetővé teszi-e vagy ellehetetleníti-e a csapatai erőfeszítéseit.

A végső következtetéstől függetlenül ne feledje, hogy mindig van hová fejlődnie. És ez lehet az a hely, amelyet felszabadíthat az irodai fiókjában, ha az összes dokumentációját a felhőbe helyezi át.