10 modi per far parlare del vostro evento aziendale

Introduzione

Hai investito migliaia di euro nel tuo prossimo evento aziendale, ma c'è una domanda che ti tormenta. Qualcuno se ne ricorderà ancora la settimana prossima? La dura verità è che la maggior parte degli eventi aziendali svanisce dalla memoria più velocemente di quanto scompaiano gli avanzi degli stuzzichini. I partecipanti se ne vanno, la vita riprende il suo ritmo frenetico e il tuo evento, pianificato con tanta cura, diventa solo un altro appuntamento nel calendario ormai alle spalle.

La buona notizia? Con le giuste strategie, puoi creare un evento di cui le persone vorranno davvero parlare: con i colleghi, sui social media e al prossimo incontro di settore.

Perché il buzz intorno all'evento è davvero importante

Prima di addentrarci nelle tattiche, parliamo del perché vale la pena impegnarsi per creare buzz. Secondo una ricerca, il 78% degli organizzatori di eventi identifica gli eventi di persona come il canale di marketing più efficace della propria organizzazione. Quando qualcuno condivide le foto del tuo evento o racconta a un collega di quell'incredibile relatore principale, sta estendendo la tua portata ben oltre i partecipanti fisici. Il passaparola organico ha più peso di qualsiasi pubblicità a pagamento.

1. Scegli una location che attiri l'attenzione

I giorni delle sale conferenze beige sono finiti. La vostra location dà il tono prima ancora che gli ospiti varchino la soglia, e un luogo memorabile offre alle persone qualcosa da fotografare e di cui discutere immediatamente.

Non limitatevi alle tradizionali sale da ballo degli hotel. Le gallerie d'arte e i musei offrono un fascino visivo intrinseco. Le dimore storiche aggiungono eleganza e carattere. Anche i magazzini riconvertiti possono creare un'atmosfera unica, fresca e degna di Instagram.

2. Sorprendete i partecipanti con elementi inaspettati

Gli eventi prevedibili non generano entusiasmo. I momenti di cui le persone parlano sono quasi sempre quelli che non si aspettavano. Potrebbe trattarsi di un intrattenimento inaspettato, di un ospite a sorpresa o di decorazioni uniche che appaiono durante una pausa.

Quando pianificate l'intrattenimento e i tocchi speciali del vostro evento, collaborare con mentalisti aziendali come Christophe Fox può aiutarvi a identificare quei momenti inaspettati che creano un piacere genuino. L'elemento sorpresa scatena reazioni emotive che rendono le esperienze molto più memorabili e condivisibili.

3. Create opportunità fotografiche designate

Le persone scatteranno comunque delle foto al tuo evento. Quindi perché non sfruttare queste foto a vantaggio del tuo marchio?

Allestite punti dedicati alle foto con illuminazione professionale, fondali con il marchio e oggetti di scena divertenti che incoraggino la condivisione. Le moderne cabine fotografiche si sono evolute in modo significativo. Le cabine video a 360 gradi catturano contenuti dinamici, le stazioni GIF creano clip animate condivisibili e le configurazioni con schermo verde trasportano gli ospiti in qualsiasi luogo immaginabile.

Tipo di location	Ideale per	Fattore di interesse
Gallerie d'arte/musei	Lancio di prodotti, eventi di networking	Attrattiva visiva intrinseca, sfondo sofisticato
Dimore storiche	Cene formali, cerimonie di premiazione	Eleganza, opportunità fotografiche uniche
Magazzini riconvertiti	Conferenze creative, team building	Stile industrial chic, personalizzazione flessibile
Spazi sul tetto	Ricevimenti serali, incontri informali	Vista sulla città, illuminazione naturale per le foto

4. Invita relatori che sappiano coinvolgere il pubblico

I relatori principali danno il tono all'intero evento. Una presentazione dimenticabile rovina tutto, mentre un discorso stimolante offre ai partecipanti qualcosa di concreto da discutere e condividere.

Cercate relatori che combinino competenza e capacità di narrazione. Quel legame emotivo viene citato nei post su LinkedIn e menzionato nelle riunioni del lunedì mattina, creando momenti che contribuiscono alla consapevolezza del marchio a lungo termine ben oltre l'evento stesso. I migliori presentatori non si limitano a condividere informazioni, ma fanno provare qualcosa al pubblico.

5. Responsabilizza i partecipanti come ambasciatori del marchio

I tuoi partecipanti possono essere i tuoi più potenti promotori con gli strumenti giusti. Fornisci contenuti condivisibili, grafica brandizzata e punti chiave di discussione che rendano facile diffondere il messaggio.

Create momenti esclusivi che diano la sensazione di essere privilegiati: accesso anticipato agli annunci, aree speciali o contenuti disponibili solo per i partecipanti in persona. Per ottenere il massimo impatto, prendete in considerazione la possibilità di collaborare con influencer che possano amplificare questi momenti esclusivi ai loro follower. Questi fattori di esclusività motivano la condivisione perché le persone vogliono che gli altri sappiano che hanno fatto parte di qualcosa di speciale.

6. Sviluppate un hashtag unico per l'evento

Un hashtag personalizzato consolida le conversazioni sui social media e crea un archivio ricercabile del tuo evento. Sceglilo breve, facile da ricordare e da scrivere. Promuovilo attraverso cartellonistica, display digitali e l'app dell'evento.

La vera magia avviene quando si visualizzano i post sugli schermi in tutta la sede dell'evento. La ricerca dimostra che i contenuti generati dagli utenti durante gli eventi aumentano significativamente il coinvolgimento e il ricordo post-evento. Vedere i propri contenuti pubblicati pubblicamente motiva i partecipanti a condividere di più, creando un circolo virtuoso che amplifica la vostra portata.

7. Facilita il networking significativo

Il networking è costantemente uno dei motivi principali per cui le persone partecipano agli eventi, eppure molti incontri lo lasciano completamente al caso. Il networking strutturato offre ai partecipanti storie da raccontare e contatti da seguire.

Prendete in considerazione sessioni di networking veloce in cui i partecipanti ruotano attraverso brevi conversazioni. Le tavole rotonde guidate da esperti del settore creano mini-masterclass.

Formati di networking ad alto impatto da prendere in considerazione:

• Speed networking con rotazioni a tempo
• Tavole rotonde guidate da esperti
• Giochi rompighiaccio che rivelano punti in comune
• Sessioni di approfondimento specifiche per settore
• Incontri informali in aree lounge designate

8. Incorporare la tecnologia interattiva

Se utilizzata con attenzione, la tecnologia interattiva crea opportunità di coinvolgimento che risultano fresche e condivisibili. I sondaggi dal vivo durante le sessioni consentono al pubblico di partecipare attivamente. Le app per eventi con funzionalità di networking aiutano i partecipanti a trovare e connettersi con persone specifiche. La realtà aumentata può dare vita a prodotti o concetti in modi memorabili.

9. Progettare esperienze pratiche

Il coinvolgimento è importante negli eventi. Il pubblico passivo è un pubblico dimenticabile, una constatazione rafforzata dalle recenti tendenze nella progettazione di eventi esperienziali. Coinvolgere fisicamente i partecipanti crea ricordi più forti e storie migliori.

I workshop in cui i partecipanti creano qualcosa di tangibile funzionano particolarmente bene, dalla costruzione di prototipi nelle sessioni di design thinking alla preparazione di cocktail con un mixologist professionista. Le sfide di squadra aggiungono entusiasmo e offrono ai gruppi risultati condivisi che rafforzano il legame.

Elementi che stimolano la conversazione dopo l'evento:

• Risultati tangibili creati dagli stessi partecipanti
• Momenti di intrattenimento inaspettati
• Connessioni significative con i colleghi del settore
• Contenuti esclusivi o annunci
• Foto professionali pronte per essere condivise sui social

10. Follow-up strategico dopo l'evento

La conversazione non deve necessariamente terminare quando i partecipanti se ne vanno. Inviate messaggi di ringraziamento personalizzati che fanno riferimento a sessioni o contatti specifici. Condividete foto professionali e video dei momenti salienti che i partecipanti possono utilizzare sui propri canali. Create contenuti di riepilogo che rafforzino i punti chiave e chiedete apertamente un feedback.

Domande frequenti

Con quanto anticipo dovrei iniziare a promuovere il mio evento?

Inizia a promuovere gli eventi più piccoli con due o tre mesi di anticipo e quelli più grandi con quattro o sei mesi di anticipo. Questo ti darà il tempo necessario per creare aspettativa attraverso contenuti teaser e annunci dei relatori.

Qual è il modo più conveniente per creare momenti condivisibili?

Le opportunità fotografiche con sfondi brandizzati offrono un ottimo ritorno sull'investimento. Richiedono un investimento minimo, ma generano una significativa esposizione sui social media se abbinate a funzioni di condivisione istantanea.

Come posso valutare se il mio evento ha generato un buzz significativo?

Tieni traccia delle menzioni sui social media utilizzando l'hashtag dell'evento, monitora il coinvolgimento sui post relativi all'evento e chiedi ai partecipanti se hanno discusso dell'evento con altre persone.

Devo assumere un fotografo professionista o affidarmi alle foto dei partecipanti?

Entrambi servono a scopi diversi. La fotografia professionale fornisce contenuti di alta qualità per i canali di marketing. Le foto dei partecipanti offrono una prova sociale autentica e in tempo reale. Utilizza entrambi per ottenere il massimo impatto.

Come posso bilanciare il branding con esperienze autentiche?

Inserisci il tuo marchio nell'esperienza piuttosto che riempire tutto di loghi. Quando il marchio sembra parte del divertimento piuttosto che una pubblicità, le persone sono più propense a condividerlo.

Punti chiave

• La scelta della location è fondamentale: scegliete spazi che rendano bene nelle foto e stimolino la conversazione
• Le opportunità fotografiche con condivisione immediata favoriscono l'esposizione organica sui social media
• Gli elementi a sorpresa creano risposte emotive che rendono le esperienze memorabili
• Il networking strutturato offre ai partecipanti connessioni concrete di cui discutere in seguito
• Il follow-up strategico post-evento estende il buzz oltre l'evento stesso