11 tips til markedsføringsteam som jobber eksternt

Introduksjon

Synes du det er vanskelig å holde deg oppdatert på markedsføringsoppgavene når du jobber eksternt? Da bør du vurdere å ta i bruk disse 11 superpraktiske tipsene for markedsføringsteam som jobber eksternt.

Det kan være vanskelig å administrere et markedsføringsteam, holde oversikt over kampanjer og analysere beregninger, særlig når dere ikke befinner dere i samme fysiske rom.

Men belønningen er verdt innsatsen: 77 % av de fjernarbeidende medarbeiderne rapporterer om høyere produktivitet, og 52 % er mindre tilbøyelige til å ta fri.

Så hvordan løser du utfordringene ved å lede et markedsføringsteam samtidig som du høster fordelene ved å jobbe hjemmefra?

Etabler klare forventninger, oppretthold en organisert struktur, kommuniser regelmessig og bruk egnede verktøy. Når dette er på plass, har markedsføringsteamet ditt alle forutsetninger for å lykkes.

I denne artikkelen kan du lese om de mest effektive prosessene og tipsene du kan bruke for å administrere markedsføring på avstand. Hvis du tar dem i bruk i bedriften din, vil teamet ditt bli mer oversiktlig og vellykket.

1. Skape en feilfri prosess for ekstern ansettelse og onboarding

Hvis du skal lykkes med å lede et eksternt team, må du ansette og integrere talentene dine på en effektiv måte.

Begynn med å bruke digitale plattformer som Indeed eller LinkedIn til å markedsføre den nye stillingen, og sørg for at det er tydelig at stillingen kan utføres på avstand, uansett hvor du befinner deg. Dette vil gjøre det enklere for potensielle kandidater å finne annonsen og søke.

Ved evaluering av eksterne kandidater kan en virtuell ansettelsesprosess være svært effektiv. Dette kan omfatte videointervjuer med ansettelsesansvarlige, virtuelle oppgaver eller skriftlige tester for å vurdere kandidatens ferdigheter.

Hvis du er åpen for å ansette kandidater på ulike steder og i ulike tidssoner, bør du ta hensyn til dem i ansettelsesprosessen ved å legge intervjuene til deres arbeidstid.

I løpet av intervjuprosessen bør du legge til side eventuelle vurderinger av hvor kandidaten befinner seg, og vurdere vedkommende ut fra kvalifikasjonene hans eller hennes og om han eller hun passer til stillingen.

Hvis du ansetter til en stilling som kan være både på kontoret og eksternt, bør du gjennomføre alle intervjuer via videosamtale for å unngå skjevheter knyttet til arbeidssted.

Når du har ansatt et nytt teammedlem, bør du sørge for en smidig virtuell introduksjonsprosess der vedkommende blir introdusert for selskapet og teamet.

Digitaliser introduksjonsprosessen ved å legge ut viktige dokumenter og ressurser i PDF-, Google Doc- eller nettformat. Vurder å opprette et internt opplæringsnettsted eller en kunnskapsbase som nyansatte kan bruke.

Vurder å gjennomføre virtuelle opplæringsøkter for mer komplekse prosesser for å hjelpe nyansatte gjennom ulike oppgaver.

Jevnlige avstamninger, karrieresamtaler og løpende opplæring med sjefen er avgjørende for at fjernarbeidere skal føle seg støttet og utvikle seg i sine roller.

For å forbedre den virtuelle introduksjonsprosessen kan du be nye fjernarbeidere om tilbakemelding etter de første månedene for å finne ut hva som fungerer og hva som bør forbedres.

Målet med onboarding av eksterne medarbeidere er at de skal føle seg informert, støttet og trygge i sin nye rolle.

2. Sett klare mål og forventninger

Ikke gå ut fra at markedsføringsteamet ditt allerede vet hvilke mål du forventer at de skal nå - gi dem mer veiledning enn du ville gjort hvis dere satt på kontoret sammen.

Gi teamet selvstendighet til å nå disse målene. Da vil de føle seg mer målbevisste i arbeidet sitt og få en følelse av eierskap til prosjektene sine.

Innen markedsføring kan det være utfordrende å sette KPI-er for ansatte i kreative roller, siden det ikke alltid er en direkte kobling til leads som genereres, slik som i andre roller.

For å overvinne dette kan du sette opp kampanjespesifikke mål som teamet kan jobbe mot sammen - da får alle en solid følelse av mening.

Endre teamets tankesett til å se på mål som noe de kan jobbe mot for å forbedre kommunikasjonen og samholdet i teamet.

3. Lytt til alles ideer

Vi har alle opplevd å jobbe i et dårlig miljø på et eller annet tidspunkt i karrieren. Det skyldes som oftest at vi ikke har hatt rom for å vokse eller føle oss hørt.

Dette gjelder spesielt for eksterne markedsføringsteam som er avhengige av kreativitet og kommunikasjon for å gjøre en god jobb. Med videomøter er det lett at noen stemmer ikke blir hørt.

Opprett egne områder eller workshops for innovasjon og forslag. Hvis videosamtaler ikke fungerer for alle, kan du prøve å bruke et idémyldringsverktøy som Miro.

Hvis du ikke bruker tid på innovasjon i dag, er det på tide å begynne med det. Vurder å sette av tid til at teamet ditt kan fokusere på dette. Tenk over hvordan du tilnærmer deg innovasjon, og gjør det til en prioritet.

Gi medarbeiderne rom for innovasjon, slik at de kan utnytte sitt fulle potensial og skape et mer positivt arbeidsmiljø.

Husk at et dårlig arbeidsmiljø kan være ødeleggende for teamets moral og produktivitet. Skap et miljø som oppmuntrer til vekst og innovasjon for å skape et mer engasjert og motivert team.

4. Bruk riktig markedsføringsprogramvare

Sørg for at teamet ditt bruker verktøy som er enkle å administrere og effektive å bruke.

Markedsføringsteam bruker ofte ulike programvareverktøy, for eksempel plattformer for e-postmarkedsføring, verktøy for administrasjon av sosiale medier, designverktøy, CRM og verktøy for nettpublisering.

Selv om disse verktøyene kan gjøre det enklere å administrere markedsføringen, må du ikke gjøre det for komplisert med for mange programvarealternativer.

For å effektivisere administrasjonen av fjernmarkedsføringen bør du vurdere å bruke fullt integrerte markedsføringsløsninger. Det er ikke bare å stikke innom en kollega for å stille et raskt spørsmål eller få en oppdatering.

Når markedsføringsverktøyene og appene dine fungerer sammen på én plattform, blir det enklere å administrere arbeidet på avstand.

Det reduserer behovet for teknisk støtte og sikrer at hele teamet alltid er på samme side.

Integrerte markedsføringsløsninger sparer tid og gjør det enklere å gjennomføre kampanjer, noe som er avgjørende når man driver markedsføring på avstand.

5. Bruk programvare for enkel kommunikasjon

Hvis du jobber med et eksternt markedsføringsteam, bør en av de viktigste prioriteringene dine være å etablere effektive kommunikasjonskanaler. Det er nesten umulig å jobbe effektivt sammen uten å ha god kontakt med teamet.

E-post kan være tregt og usynkronisert, så det er viktig å ha den rette plattformen for teammeddelelser og videomøter på plass.

Se etter rask og brukervennlig programvare som gjør det enkelt å holde kontakten med teamet, samarbeide om prosjekter og få umiddelbare oppdateringer ved behov.

Eksterne innholdsteam er avhengige av ulike tjenester for kommunikasjon, samarbeid og organisering. Noen av de mest brukte tjenestene er

• Slack er en kraftig applikasjon for teamkommunikasjon som gjør det mulig for team å chatte og sende private meldinger. Det gjør det enklere for teammedlemmene å samarbeide.
• Confluence er ideelt for å opprette sammenkoblede dokumenter i samarbeid. Det hjelper deg med å dokumentere prosesser og lage stilguider.
• Trello, DivvyHQ, CoSchedule og Google Calendar er fantastiske verktøy for å lage felles redaksjonelle kalendere. De gjør det enkelt å administrere publisering av innhold.
• Airtable, Basecamp og Asana er ypperlige til å tildele og spore oppgaver på tvers av eksterne team.
• Zoom er en robust videokonferanseplattform som støtter store og individuelle teammøter. Med dette verktøyet kan eksterne team holde kontakten og jobbe effektivt.

6. Ikke sov på laurbærene når det gjelder nettsikkerheten til eksterne team.

En av risikoene ved å lede et eksternt markedsføringsteam er den potensielle trusselen mot informasjonssikkerheten.

For å redusere denne risikoen kan du få eksterne team til å bruke et VPN for ekstern tilgang for å opprette en sikker tilkobling når og hvor de bruker Internett.

Når du bruker et VPN på iPhone eller en annen enhet, blir nettleserdataene dine kryptert, noe som betyr at de ikke kan fanges opp eller leses av noen som prøver å få tilgang til dem.

Dette er spesielt viktig hvis du arbeider med konfidensiell informasjon eller har tilgang til bedriftens nettverk og ressurser hjemmefra.

Vær forsiktig med å dele passord på tvers av ulike nettbaserte tjenester som teamet bruker. Bruk pålitelige passordadministrasjonstjenester som LastPass og 1Password for å gjøre passordhåndteringen enklere og sikrere.

Hvis frilanserne bruker bedriftens datamaskiner i arbeidet sitt, bør du sørge for å holde enhetene sikre og beskytte sensitive data.

Her er noen tips til ansatte som bruker jobbdatamaskinen hjemme:

• Ikke lagre personlige dokumenter på jobbdatamaskinen. En fil med feil kan kompromittere sikkerheten, og alt innhold som lastes ned på datamaskinen, tilhører selskapet når frilanseren slutter.
• Unngå å surfe på nettsteder som du ikke vil at sjefen din skal se. Dette gjelder både på kontoret og hjemme, og mistenkelige nettsteder kan inneholde virus eller skadelig programvare som kan skade enheten.
• Motstå fristelsen til å handle på nettet, da informasjonskapsler og popup-annonser kan gjøre arbeidsenheten tregere eller kompromittere sikkerheten.
• Bruk kun jobb-e-posten din, da personlig e-post potensielt kan føre til virus eller phishing-e-post på jobbenheten.
• Sørg for sikker pålogging med flerfaktorautentisering og følg de riktige sikkerhetsreglene på Internett for å holde fjernarbeideren fokusert og forhindre nettangrep.

7. Jevnlige innrapporteringer: Hold teamet på rett spor

Når du leder et eksternt team, kan det være utfordrende å opprettholde en sterk kontakt med hvert enkelt medlem. Du kan ikke ha uformelle samtaler med dem eller stille dem spørsmål ansikt til ansikt.

Planlegg derfor regelmessige en-til-en-møter og uformelle virtuelle kaffesamtaler for å opprettholde en personlig kontakt med hver enkelt medarbeider.

Diskuter fremdriften i arbeidet under disse møtene, gi støtte og tilbakemeldinger.

Ved å planlegge regelmessige karrieresamtaler med hver enkelt ansatt viser du at du bryr deg om deres faglige utvikling og at det finnes muligheter for avansement i selskapet.

For å gjøre deg selv mer tilgjengelig for teamet som jobber eksternt, bør du sette av litt fleksibel tid i kalenderen. På den måten kan du ta en telefon eller videokonferanse når en kollega har et spørsmål eller en bekymring som det er bedre å ta opp ansikt til ansikt enn via tekstbaserte meldinger.

Kommuniser tilgjengeligheten din via direktemeldinger, slik at teamet vet når de kan nå deg. Legg inn "sendetid" i timeplanen, slik at teammedlemmene kan ta en rask prat med deg for å følge med på fremdriften i arbeidet og føle at de får støtte.

8. Vær oppmerksom på tidssoner

Fjernarbeid gir deg muligheten til å ansette talenter fra hele verden. Det øker mangfoldet i teamet ditt og utvider perspektivene dine.

Men hva er det verste? Du må tilpasse deg ulike tidssoner. Som leder for et eksternt team må du finne måter å tilpasse deg teamets varierende arbeidstider på, og oppfordre alle til å ta hensyn til arbeidstiden til de andre i teamet.

Når du introduserer nye medarbeidere eller oppretter en teamkalender, kan du be fjernarbeidere om å oppgi arbeidstid og fritid.

Ta en innledende diskusjon med teamet om tidssoner og foretrukne arbeidstider for å sikre at alle er klar over hverandres tilgjengelighet.

Hvis en stor del av teamet ditt befinner seg i en annen tidssone, bør du vurdere å tilpasse timeplanen din til deres en dag i uken.

Et annet alternativ er å implementere en delt turnus der du jobber i de mest aktive timene i hver tidssone. Dette kan hjelpe deg med å holde kontakten med de globale teammedlemmene og holde deg oppdatert om fremdriften i arbeidet.

9. Bygg sterke bånd mellom teammedlemmene

Det kan være utfordrende å bygge opp en sterk teamkultur i et eksternt arbeidsmiljø der kolleger kanskje bare møtes i forbindelse med forretningsmøter og teamfeiringer.

Vurder å arrangere virtuelle aktiviteter, for eksempel Pictionary eller karaoke, for å styrke samholdet i teamet. Dette er aktiviteter som ikke har noe med jobb å gjøre, men som gir medarbeiderne mulighet til å snakke sammen, lære mer om hverandre og ha det gøy.

Identifiser muligheter for personlig interaksjon med de enkelte teammedlemmene.

Planlegg kaffesamtaler på avstand eller andre uformelle samtaler som kun har til hensikt å bli bedre kjent med medarbeiderne på et mer personlig plan.

Bli kjent med teammedlemmene og forstå hvordan de skal samarbeide, kommunisere og samhandle.

Uansett om det dreier seg om virtuelle aktiviteter eller uformelle samtaler, bygger samværet relasjoner og styrker teamkulturen til tross for fysisk avstand.

10. Vær emosjonelt intelligent

Å lede et eksternt team kan by på emosjonelle utfordringer, og emosjonell intelligens (EQ) er avgjørende for å håndtere dem. EQ gjør deg i stand til å gjenkjenne følelsene dine og reagere hensiktsmessig på ulike situasjoner, også når du jobber eksternt.

Det kan for eksempel være fristende å detaljstyre fjernarbeidere, men en emosjonelt intelligent leder vil planlegge oppfølgingsmøter for å sikre at teamet er på rett spor.

Opprettholde selvstendighet og tillit for å lykkes med ekstern teamledelse.

La oss si at en medarbeider gjør en feil mens du er offline. En emosjonelt intelligent leder vil unngå å sende sinte e-poster og i stedet planlegge en samtale for å diskutere konstruktive tilbakemeldinger med medarbeideren.

Husk at digital kommunikasjon skal være respektfull og profesjonell.

Når det oppstår uenigheter i teamet, må du raskt ta tak i dem og signalisere til teamet at du er tilgjengelig for å løse problemene. Oppmuntre teamet ditt til å bruke EQ i arbeidshverdagen. Gjør det klart hvilken atferd som er akseptabel.

Bruk emosjonell intelligens til å bygge tillit og oppmuntre teamet til å komme til dem med spørsmål og bekymringer.

11. Hold læringsressursene oppdatert

For å sikre at et eksternt markedsføringsteam hele tiden lærer og forbedrer seg, bør du ha en egen kommunikasjonskanal for kunnskapsdeling og opplæring. Sett opp regelmessige teammøter der medlemmene kan dele erfaringer og tips.

Sørg for at alle læringsressurser er oppdaterte og lett tilgjengelige. Dette kan omfatte et felles dokumentsett med standardprosedyrer (SOP-er), maler og andre nyttige ressurser.

Ha disse ressursene lett tilgjengelig, slik at du raskt kan finne riktig informasjon når du trenger det. Det vil bidra til å strømlinjeforme arbeidsflyten og øke effektiviteten.

Oppmuntre teammedlemmene til å fortsette å lære på egen hånd gjennom ressurser som nettkurs, webinarer og bransjekonferanser.

Gi tilgang til disse ressursene, eller gi teammedlemmene et budsjett til å delta for å holde seg oppdatert på de nyeste markedsføringstrendene og -strategiene.

Avslutning

Hvis du aldri har hatt muligheten til å jobbe eksternt eller lede et team av fjernarbeidere, kan det føles overveldende å utvikle en effektiv strategi for å lede team som jobber spredt.

Men ikke la de første utfordringene ta motet fra deg. Med litt tid og innsats kan du skape en velfungerende fjernarbeidskultur som gjør det mulig for teamet ditt å yte sitt beste.

Fokuser på å skape et arbeidsmiljø som oppmuntrer til samarbeid, kreativitet og gjensidig respekt blant alle teammedlemmene, uavhengig av hvor de befinner seg.

Invester i å bygge opp en positiv bedriftskultur slik at teammedlemmer med ulik bakgrunn føler at de har mulighet til å dele sine unike perspektiver, ideer og tilnærminger til arbeidet.