5 feil i kontanthåndteringen som koster detaljhandelen penger

Intro

Hvis kassaapparatet ditt stadig viser underskudd og du ikke kan finne ut hvorfor, er du ikke alene. Små kontantavvik kan virke ubetydelige, men de blir fort store. For de fleste detaljhandelsbedrifter er ikke tyveri det virkelige problemet. Det er dårlige kontanthåndteringsvaner som aldri har blitt tatt tak i. Den gode nyheten er at de fleste av disse problemene er enkle å løse når du vet hva du skal se etter.

Hvorfor kontanthåndtering fortsatt er viktig

Du tror kanskje at kontanter er på vei ut, men det er ikke hele bildet. Kontanter utgjør fortsatt en betydelig andel av detaljhandelstransaksjonene, spesielt for små kjøp og i bransjer som dagligvarebutikker, restauranter og butikkhandel. Forskning har vist at de totale kostnadene ved kontanter for detaljhandelsbutikker varierer fra 4,7 % til 15,3 % av inntektene når man tar hensyn til arbeidskraft, feil, tyveri og behandlingstid. For en butikk som omsetter for 500 000 dollar i året, utgjør det opptil 76 500 dollar i tap som kunne vært unngått.

Her er de fem vanligste feilene som kan tære på fortjenesten din, og hvordan du kan løse dem.

1. Å stole på fullstendig manuell kontanttelling

Hvis hele kontantprosessen gjøres manuelt, for eksempel å telle sedler, sortere mynter, fylle ut papirinnskuddsslipper og manuelt avstemme kassa, bruker du mer tid og penger enn nødvendig. Manuelle prosesser er treg, feilutsatt og kan ikke skaleres når det blir travelt.

Hver time dine ansatte bruker på å telle kontanter for hånd, er en time de ikke bruker på å hjelpe kunder eller øke salget. Butikkeiere som bytter til kommersielle seddeltellere, reduserer ofte avstemmingen ved slutten av dagen fra 30 minutter til under fem minutter, noe som frigjør arbeidskraft til mer produktive oppgaver.

Forskning tyder på at automatisering av kontanthåndtering kan hjelpe en butikk med å spare opptil 500 arbeidstimer per måned. Selv for en liten virksomhet er tidsbesparelsen fra en pålitelig seddelteller eller et POS-system med funksjoner for blind kontantinnskudd betydelig.

Raske gevinster ved å begynne å automatisere:

• Invester i en seddelteller med innebygd forfalskningsdeteksjon
• Oppgrader POS-systemet ditt for å spore kontanttransaksjoner og markere avvik
• Bruk funksjoner for blind kontantinnskudd, slik at kasserere ikke kan se totalbeløpet før de teller

2. Ikke å trene teamet ditt i kontantprosedyrer

Mange butikkeiere antar at kontanthåndtering er intuitivt. Bare gi tilbake vekslepengene, lukk skuffen og gå videre. Men utrente kasserere gjør tellefeil, faller for raske vekslebedragerier og utvikler dårlige vaner som stille og rolig spiser av fortjenesten uke etter uke.

Tap i detaljhandelen er et voksende problem for bedrifter over hele landet. National Retail Federations sikkerhetsundersøkelse for detaljhandelen i 2023 viste at tapene i detaljhandelen i USA nådde 112,1 milliarder dollar det året, hvor interne feil og problemer knyttet til ansatte utgjorde en betydelig del. Ikke alt er forsettlig tyveri. En stor del kommer fra ærlige feil begått av personer som aldri har lært de riktige prosedyrene.

Hva riktig kontantopplæring bør omfatte:

• Tell tilbake veksel fra minste valør til største
• Kontroller sedlene før du legger dem i skuffen
• Si beløpet høyt
• Behandle annulleringer og refusjoner på riktig måte

Gjør dette til en del av opplæringen og ikke la det være opp til nyansatte å finne ut av det på jobben.

3. Drift uten standardiserte driftsprosedyrer

Hvis kontanthåndteringsprosessen varierer fra skift til skift eller ansatt til ansatt, inviterer du til problemer. Inkonsekvent drift skader alt fra kundeopplevelsen til synligheten til detaljhandelen din. Uten skriftlige, standardiserte prosedyrer er det ingen referanse å måle mot, og avvik blir nesten umulige å spore.

En solid kontanthåndteringspolicy bør omfatte hvordan kassen telles ved skiftstart, når og hvordan kontantinnskudd gjøres, hvem som har tilgang til safen og hva som skjer når det oppstår avvik. Tenk på det som butikkens kontanthåndteringshåndbok.

Område	Hva skal standardiseres
Kasseoppsett	Fast startbeløp for hvert skift
Kontantgrenser	Maksimalt beløp som er tillatt i kassaapparatet før en innlevering
Kontantinnleveringer	Hvem utfører dem, hvordan dokumenteres de, hvem godkjenner dem
Sikker tilgang	Begrenset til bestemte ledere med loggført adgang
Avvik	Tydelig prosess for rapportering og undersøkelse av overskudd/mangel

Når alle følger samme prosess, er det lettere å oppdage feil eller mistenkelig aktivitet. Standardisering av driften er like viktig når det gjelder å øke besøkstrafikken gjennom lokal søk, hvor konsistens også lønner seg.

4. Hoppe over avstemming ved skiftbytte

Her er et scenario som utspiller seg i butikker hver dag: en kasserer avslutter skiftet sitt, den neste hopper inn i kassen, og ingen teller kassen mellom skiftene. Når tallene ikke stemmer ved stengetid, er det umulig å finne ut hvilket skift som forårsaket problemet.

Hver gang en kasse skifter hender uten å bli telt og verifisert, skaper det manglende ansvarlighet. Disse hullene vokser over tid. Løsningen er enkel: hver skiftbytte krever en fullstendig telling av kassen, ideelt sett signert av både den avgående og den påtroppende ansatte. Det tar bare noen få ekstra minutter, men kan spare hundrevis, om ikke tusenvis, av dollar i uregistrerte tap i løpet av et år.

5. Aldri revidere kontantprosessene dine

Du ville ikke drive virksomheten din uten å sjekke lagerbeholdningen. Så hvorfor hoppe over revisjon av kontanter? Mange butikker avstemmer bare når det er et åpenbart problem, noe som vanligvis betyr at skaden allerede er skjedd.

Regelmessige kontantrevisjoner er en av de mest effektive kontrollene du kan implementere. Ifølge Association of Certified Fraud Examiners' 2024 Report to the Nations skjer omtrent en tredjedel av svindelsakene fordi selskaper mangler interne kontroller. De oppdager feil tidlig og fungerer som en kraftig avskrekkende faktor. Ansatte er mindre tilbøyelige til å ta snarveier når de vet at kontantbeholdningen blir regelmessig kontrollert.

En enkel revisjonsplan som fungerer:

• Ukentlig: Stikkprøvekontroller to eller tre tilfeldige skuffer mot POS-registrene
• Månedlig: Gjennomgå alle kontantinnskuddsregistreringer og merk mønstre
• Kvartalsvis: Full gjennomgang av SOP-er for kontanthåndtering og ansattes etterlevelse

FAQ

Hvor ofte bør jeg avstemme kassebeholdningen?

Avstem minst ved begynnelsen og slutten av hvert skift. Hvis flere kasserere deler en kasse, må du telle og kontrollere ved hver overlevering. Daglig avstemming er ufravikelig for å spore avvik.

Hva er en rimelig kontantskuffgrense for en liten butikk?

Mellom 200 og 500 dollar for de fleste små detaljister. Det riktige beløpet avhenger av gjennomsnittlig transaksjonsstørrelse, hvor ofte kundene betaler kontant og sikkerhetsprofilen i området.

Hvor mye koster feil i kontanthåndteringen egentlig?

NRF rapporterte om 112,1 milliarder dollar i svinn i detaljhandelen i USA i 2022, hvorav en betydelig del var knyttet til administrative feil og feil begått av ansatte, ikke direkte tyveri. Selv daglige avvik på 5 til 10 dollar kan utgjøre tusenvis av dollar årlig for en enkelt butikk.

Bør jeg vurdere å gå over til kontantløs betaling?

Å gå over til kontantløs betaling eliminerer problemer med kontanthåndtering, men fremmedgjør kunder som foretrekker eller trenger å betale med kontanter. Mange stater og byer krever nå lovlig at bedrifter aksepterer kontanter. En bedre tilnærming er å stramme inn prosedyrene dine i stedet for å droppe kontanter helt.

Hva er den mest effektive endringen jeg kan gjøre?

Implementere skriftlige standardprosedyrer for kontanthåndtering. Det skaper ansvarlighet, gir deg et grunnlag å revidere mot og sikrer at alle ansatte følger samme prosess. Alt annet bygger på dette grunnlaget.

Viktige punkter

• Manuell kontanttelling koster arbeidstimer og øker feilene. Enkel automatisering kan raskt betale seg.
• Utrente kasserere er en av de største kildene til unødvendige kontanttap i detaljhandelen.
• Skriftlige standardprosedyrer skaper ansvarlighet og gjør det mye enklere å spore avvik.
• Avstem alltid kassen ved skiftbytte. La aldri en kasse skifte hender uten at den er telt opp.
• Regelmessige kontantrevisjoner avskrekker svindel og oppdager problemer før de vokser seg store.