Hva manuelle prosesser koster bedrifter over tid

Intro

For bare 500 år siden var det meste av arbeidet som ble utført av mennesker manuelt. For å plante avlinger eller bygge et hus måtte mange mennesker bruke sin fysiske styrke over lange tidsperioder. Dette førte til langsom økonomisk vekst og en relativt lav levestandard. Livet i år 1500 var mye mer likt livet i år 500 eller 1000 enn det er livet i år 2026. Hva gjør vårt år så spesielt? Automatisering.

Mens det meste av arbeidet tidligere måtte utføres av mennesker på egen hånd, får vi nå hjelp av et stort antall maskiner. Vi genererer energi ved å utnytte vår kunnskap om fysikk. Vi kan løse komplekse matematiske problemer som ville tatt mennesker år å beregne, på bare noen få dager ved hjelp av superdatamaskiner. Kort sagt, vår kraft er nå forsterket av et stort antall verktøy som ikke bare gjør oss sterkere (som en hammer i hendene på en byggmester), men som også gjør det meste av det tidligere manuelle arbeidet for oss. Bedrifter var pionerer i denne raske overgangen til innovasjon og fortsetter å drive den fremover. I denne artikkelen vil vi diskutere hvor kostbare manuelle prosesser kan være for bedrifter over tid, og hvorfor automatisering alltid er det beste alternativet i langsiktige scenarier.

Den nåværende digitale revolusjonen har ført til fremveksten av flere høykvalitetsprodukter som gjør automatisering mulig. For eksempel gjør Make.com-apputvikling det mulig for bedrifter å koble sammen flere digitale aspekter av driften og redusere avhengigheten av manuelle konfigurasjoner. Andre viktige tjenester inkluderer verktøy som Zapier, Bubble og Webflow. Mulighetene for automatisering har aldri vært så lett tilgjengelige.

Likevel har de siste 20 årene vist flere eksempler på store selskaper eller veletablerte små og mellomstore bedrifter som har mislyktes på grunn av sin avhengighet av manuelle prosesser. La oss se på noen av disse eksemplene og prøve å finne de grunnleggende årsakene bak disse problemene.

I dag er Amazon nesten synonymt med detaljhandel. De fleste amerikanere kjøper bærbare datamaskiner, klær og mange andre produkter der. I år 2000 var dette ikke tilfelle. Mange mennesker over hele verden var avhengige av lokale butikker eller mellomstore detaljhandelsmerker. Virkelig store detaljhandelsmerker som tilbød «alt» på markedet, var ganske sjeldne. Så hva endret seg? Detaljhandelsbedrifter var tidligere avhengige av manuelt arbeid. De hadde et stort antall butikker, som måtte drives av mange ansatte. Logistikken var også svært vanskelig å administrere: det var nødvendig å tilby et mer eller mindre balansert utvalg av varer på alle steder for å møte ikke bare den generelle etterspørselen, men også nisjeetterspørselen. Postordrelister måtte opprettes manuelt, skrives ut og krevde mange ansatte for å administrere ordrene. Alt dette påvirket detaljhandelsprisene. Prosessen med å selge varer krevde mye manuelt arbeid.

Så kom Amazon og endret spillereglene fullstendig ved å gå fra fysiske butikker til nettmarkeder, hvor brukerne kunne velge ikke bare blant lokale varer, men også blant varer som var tilgjengelige over hele hjemlandet (og til og med i utlandet). Deretter begynte selskapet å innføre store innovasjoner innen lagringslogistikk, og optimaliserte leveringstider og produktlager for å minimere kostnadene for sluttbrukerne ved hjelp av roboter og smarte algoritmer. Som et resultat av den økende populariteten til nettbutikker (foruten Amazon er Walmart og eBay blant de største aktørene) er fysiske butikker ikke lenger mainstream. De fungerer fortsatt godt i bestemte nisjer som mat- eller kleshandel, men blir stadig mindre relevante i andre sektorer. Automatisering via internettteknologi, logistikkalgoritmer og robotikk har fullstendig forandret måten vi kjøper ting på. Mange eldre forhandlere stolte på manuelle prosesser som var etablert i deres sektor, og mistet følgelig markedsandeler eller gikk til og med konkurs.

Det finnes mange andre tilfeller hvor lignende prosesser har funnet sted. For eksempel har Netflix og andre strømmetjenester/video-on-demand-tjenester i stor grad erstattet TV og filmutleie blant yngre generasjoner. De kombinerer brukerkontrollen (brukerne kan velge hvilke filmer de vil se) fra utleietjenester, som krever fysiske butikker, med en strømlinjeformet TV-lignende opplevelse, som er basert på automatiserte anbefalingsalgoritmer som nå er forbedret av AI. Lignende prosesser har skjedd innen transport, logistikk og til og med eiendomsbransjen. Automatisering via internett eller, tidligere, via komplekse industrielle maskiner (for eksempel robotsystemer for bilmontering) fører alltid til nedgang for selskaper som er avhengige av manuelle prosesser. I de tilfellene vi har skissert, kan dette føre til dramatiske nedganger i hele sektorer. I andre tilfeller kan manuelle prosesser påvirke bestemte avdelinger negativt uten å forstyrre hele selskapet (for eksempel hvis en innovativ produsent er avhengig av manuelle prosesser i markedsføringen).

Hvorfor skjer dette så ofte fra et historisk perspektiv? Hvorfor beholder så mange selskaper manuelle prosesser fremfor automatisering, til tross for de tilsynelatende åpenbare fordelene? En av hovedårsakene er mangelen på umiddelbar tilbakemelding. Automatisering krever innledende investeringer som kan lønne seg i løpet av flere år. Prosessen med å øke den manuelle arbeidsstyrken for å drive selskapets vekst er raskere og enklere på kort sikt. Når automatiserte prosesser som konkurrentene har tatt i bruk, etter en tid blir lønnsomme, kan imidlertid de økende investeringene i utvidelse av den manuelle arbeidsstyrken ha en uventet negativ effekt, noe som fører til betydelige ressurstap på grunn av overbelastning. Enda viktigere er det at det ikke alltid er åpenbart hvilken automatiseringsmetode som vil gi de beste fordelene. Derfor virker beslutningen om å fokusere på enkel utvidelse av eksisterende prosesser ofte fristende.

Dette problemet med forsinkede fordeler, som har ført til dramatiske endringer for mange selskaper de siste 200 årene, blir stadig mindre relevant. Innovasjoner basert på digitale teknologier og AI er ofte så kraftige og kostnadseffektive at de kan gi betydelige fordeler på relativt kort tid (for eksempel ett eller to år). Hvis valget mellom automatisering og ikke-automatisering ikke alltid var åpenbart tidligere på grunn av den langsomme teknologiske utviklingen, blir det i dag stadig tydeligere: en arbeidsstyrke som er forbedret av automatiserte verktøy, er i de aller fleste tilfeller bedre enn en som er avhengig av manuelt arbeid. Her er noen teknologier som kan hjelpe de fleste selskaper (listen er ikke uttømmende): LLM-er, nettsteder med høykvalitetsalgoritmer for ordrebehandling og digitale regnskapsløsninger.

For å oppsummere viser historiske erfaringer at automatisering er den beste løsningen for de fleste selskaper på markedet på lang sikt. Manuelle prosesser virker ofte enklere å implementere og billigere på kort sikt, men de taper nesten alltid for automatisering, selv i løpet av ett tiår. En av de mest effektive retningene for automatisering i dag er programvareutvikling. Datateknologi forbedrer manuelle prosesser over hele verden. Fremveksten av no-code- og low-code-teknologier og utviklingspartnere som Keenethics, som vet hvordan man bruker denne teknologien, indikerer at denne prosessen bare vil fortsette å akselerere. Vi nærmer oss en tid hvor automatisering vil bli allestedsnærværende.