Slik beskytter du bedriften din mot svindel og svindlere

Introduksjon

Svindel overrasker eiere. Du tror kanskje at systemene dine er sikre, helt til en falsk faktura slipper gjennom eller en ansattes pålogging blir hacket. Det føles personlig fordi du jobber hardt for hver krone du tjener. Målet her er å hjelpe deg med å bygge opp et system som holder virksomheten din trygg uten å gjøre hverdagen din til en stressende maraton.

Jo mer du forstår hvordan svindel fungerer, jo lettere blir det å stoppe den før den sprer seg.

Lær hvordan svindel oppstår

De fleste svindelsaker følger klare mønstre. Svindeltaktikkene endres, men kjernetriksene forblir de samme. Mer enn 57 % av småbedriftseiere sier at de har opplevd svindel.

Falske betalinger

Svindlere sender fakturaer som ser ekte ut. De kopierer leverandørens stil, logo, tone og gjenbruker til og med gamle fakturanumre. De regner med at travle team klikker og betaler uten å sjekke. Mange eiere merker det først når noe føles «rart» med beløpet, eller når en leverandør spør hvorfor de ikke har fått betalt.

Interne jobber

Dette er spesielt vondt fordi det kommer fra folk du har ansatt. Når en ansatt kontrollerer penger uten tilsyn, kan det oppstå feil eller misbruk. Det kan være falske refusjoner, endrede poster eller endrede betalingsopplysninger. Innsidejobber vokser der roller er blandet og ingen dobbeltsjekker arbeidet.

Innbrudd i kontoer

E-posten din er hovedmålet. Hvis svindlere kommer seg inn, leser de meldingene dine, kopierer språket ditt og lurer teamet ditt til å sende penger. De kan også tilbakestille passord til banken din, appene dine og skyverktøyene dine. Dette er grunnen til at en enkelt svak pålogging kan kompromittere hele systemet ditt.

Phishing-triks

Disse meldingene ser ekte ut. De bruker falske leveringsnotater, falske bankvarsler, falske skattemeldinger eller falske tilbakestillinger av passord. I det øyeblikket noen klikker, får svindlere tilgang eller planter skadelig programvare.

Taktikken er enkel. De vil at du skal skynde deg.

Hvis du forstår disse mønstrene, blir det mye vanskeligere å ramme deg.

Bygg en sikkerhetsrutine

Det trengs ikke fancy verktøy for å forhindre svindel. Det handler mer om å ha faste vaner som du behandler som å pusse tennene.

Ifølge AFP Payments Fraud Survey 2024 rapporterte 80 % av organisasjonene om enten et forsøk på eller et vellykket angrep med betalingssvindel det siste året.

To-faktor-pålogging

Dette er det sterkeste tiltaket du kan gjøre. En kode på telefonen eller en app-pålogging stopper de fleste innbrudd. Selv om noen stjeler passordet ditt, vil de ikke kunne få tilgang til det.

Strenge tilgangsregler

Gi folk tilgang basert på deres rolle. Ikke alle trenger å se bankkontoer eller leverandørlister. Når du begrenser tilgangen, reduseres feil og risikoer raskt. Det gjør det også lettere å spore hvem som gjorde hva.

Ukentlige kontroller du holder deg til

Velg en dag i uken for å gjennomgå kontoutskrifter, plattformfakturaer og nylige aktiviteter. Du trenger ikke å kontrollere alt. Du skal bare se etter ting som ikke gir mening. En liten, merkelig belastning er ofte det første tegnet på en større plan.

Brems store betalinger

Svindlere utnytter hastverk. En rask telefonsamtale avklarer de fleste falske e-postene. Hvis leverandørens bankopplysninger endres uten forvarsel, må du alltid bekrefte dette med en telefonsamtale til et nummer du vet er ekte.

Lær teamet ditt med ekte eksempler

Du trenger ikke formell opplæring. Bare samle tre falske e-poster du har sett, og vis dem til de ansatte. De lærer mønstre raskt. Folk husker visuelle eksempler bedre enn lange møter.

Over tid blir disse trinnene til automatiske vaner som beskytter pengene dine.

Vær på vakt mot sosiale triks

Denne typen svindel retter seg mot mennesker, ikke systemer. Svindlere later som om de er vennlige, stressede eller travle. De introduserer ofte små detaljer for å få arbeidet sitt til å høres realistisk ut.

Eksempel: En innringer sier: «Vi oppdaterer tjenesten din, og jeg ser at området ditt er nede. Jeg trenger påloggingsinformasjonen din for å kunne koble deg til igjen.»

Tonen virker rolig og hjelpsom. En ansatt som ønsker å løse et problem, kan gi fra seg tilgangen.

• Lær de ansatte enkle regler.
• Ta en pause før du deler informasjon.
• Ring tilbake ved hjelp av det offisielle firmanummeret.
• Fortell dem at de må bekrefte identiteten.

Når teamet ditt vet at de kan si «Jeg må verifisere dette», tar du bort svindlerens makt.

Sett klare regler for leverandører

Falske leverandører er vanlige fordi mange team skynder seg gjennom onboarding-prosessen. En enkel sjekkliste stopper de fleste falske fakturaer.

En klar leverandørkonfigurasjon kan omfatte:

• Fullt firmanavn
• Kontaktperson du snakker med
• Ekte telefonnummer som du tester
• Skattedetaljer
• Bankopplysninger som du bekrefter under en telefonsamtale
• En enkel avtale som er lagret i dine opptegnelser

Folk faller for falske leverandører når de antar at noen andre har sjekket detaljene. En sjekkliste fjerner gjetninger.

Den hjelper også nye ansatte med å unngå feil. Når du ansetter nye medarbeidere, fungerer denne regelen som en veiledning for dem.

Psykisk helse og stressrutiner

Svindel slipper gjennom når du er utmattet. Når hodet ditt føles tungt, overser du små detaljer, som endrede banknummer eller mistenkelige lenker.

Eiere av små bedrifter har mye å bære på. Regninger, personalproblemer, forsinkelser i leveranser, kundeforespørsler, lange netter og tidlige morgener. Hjernen din går på høytrykk, og når det skjer, synker oppmerksomheten.

Noen utforsker velvære-rutiner for å hjelpe dem med å slappe av og koble ut. I disse kretsene snakker folk om kratom og kava når de vil slappe av etter lange arbeidsdager. Når de undersøker disse planteproduktene, velger de vanligvis selgere med ren sourcing for å unngå alternativer av dårlig kvalitet. Det er et sikkerhetstiltak folk tar, ikke en påstand om effekter.

Dette er noe du ofte ser i velværediskusjoner fra personer som prøver å opprettholde balansen under press fra jobben.

Fokus og skarpt tenkning under svindelkontroller

Svindelkontroller krever fokus. Hvis du skummer gjennom, kan du gå glipp av en liten ledetråd. Eiere har ofte så mye å gjøre at de mister den mentale skarpheten ved slutten av dagen.

Noen som leser fokusfora diskuterer 7-hydroksymitragyninprodukter når de utforsker måter andre brukere holder seg våkne på under lange oppgaver. Alle som er nysgjerrige på dette, har en tendens til å se på selgere med fullstendige laboratorietester, slik at de ikke støter på risikable produkter.

Igjen, dette er ikke et råd. Det er bare et innblikk i hva folk undersøker når de leter etter måter å holde seg skarpe på under lange arbeidsperioder.

Fiks skjulte blinde flekker

Alle bedrifter har svake punkter. Eierne ser dem ikke før noe går galt.

Gamle passord

Hvis passordet ditt er basert på en bursdag, kjæledyr, barn eller et gammelt mønster, er det lett å gjette. Gjenbruk av passord på tvers av apper åpner også døren.

Tillit uten kontroll

Du kan stole på de ansatte og likevel sjekke regnskapet. Tilsyn er ikke mistillit. Det er en del av å drive en sikker virksomhet.

Små lekkasjer

Svindlere tester deg ofte med små beløp. Hvis du overser de små beløpene, eskalerer de. Ukentlige gjennomganger forhindrer dette.

Svake e-postregler

Hvis du ikke har satt opp filtre eller varsler, vil du ikke se tegn på manipulering. E-post er kjernen i virksomheten din. Beskytt den. Å oppdage en blind flekk tidlig sparer deg for mye smerte senere.

Hva du skal gjøre hvis det oppstår svindel

Svindel vil ikke forsvinne, men du kan gjøre virksomheten din vanskelig å angripe ved å holde systemene dine enkle, stabile og oversiktlige. Sterke vaner, ukentlige kontroller, sikre pålogginger og et team som forstår hvordan svindel fungerer, gir reell beskyttelse.

Når du holder deg rolig, holder arbeidsmengden balansert og skjerper fokuset under viktige oppgaver, oppdager du problemer tidlig og unngår kostbare tap. En virksomhet som er oppmerksom på de små tegnene, er tryggere enn en som venter på at et stort problem skal oppstå. Hvis du fortsetter å bygge opp disse vanene, blir oppsettet ditt sterkere for hver uke som går.