5 fouten bij het omgaan met contanten kosten detailhandels geld

Intro

Als uw kassa steeds een tekort vertoont en u niet weet waarom, bent u niet de enige. Kleine kasverschillen lijken misschien onbeduidend, maar ze lopen snel op. Voor de meeste detailhandelsbedrijven is diefstal niet het echte probleem. Het zijn slechte gewoonten bij het omgaan met contant geld die nooit zijn aangepakt. Het goede nieuws is dat de meeste van deze problemen eenvoudig op te lossen zijn als u eenmaal weet waar u op moet letten.

Waarom het omgaan met contant geld nog steeds belangrijk is

U denkt misschien dat contant geld op zijn retour is, maar dat is niet het hele verhaal. Contant geld maakt nog steeds een aanzienlijk deel uit van de transacties in de detailhandel, vooral voor kleine aankopen en in sectoren zoals buurtwinkels, restaurants en boetiekjes. Uit onderzoek blijkt dat de totale kosten van contant geld voor winkels variëren van 4,7% tot 15,3% van de omzet, wanneer u rekening houdt met arbeidskosten, fouten, diefstal en verwerkingstijd. Voor een winkel met een omzet van 500.000 dollar per jaar komt dat neer op een vermijdbaar verlies van maximaal 76.500 dollar.

Hier zijn de vijf meest voorkomende fouten die uw winst kunnen drukken en hoe u deze kunt verhelpen.

1. Volledig handmatig geld tellen

Als uw hele contante proces met de hand wordt gedaan, zoals het tellen van biljetten, het sorteren van munten, het invullen van papieren stortingsbewijzen en het handmatig afstemmen van kassa's, besteedt u meer tijd en geld dan nodig is. Handmatige processen zijn traag, foutgevoelig en schaalbaar wanneer het druk wordt.

Elk uur dat uw personeel besteedt aan het handmatig tellen van contant geld, is een uur dat niet wordt besteed aan het helpen van klanten of het stimuleren van de verkoop. Winkeliers die overschakelen op commerciële biljettenstellers, verminderen de afstemming aan het einde van de dag vaak van 30 minuten tot minder dan vijf minuten, waardoor er arbeidskrachten vrijkomen voor productievere taken.

Onderzoek wijst uit dat het automatiseren van de contante geldverwerking een winkel kan helpen om maar liefst 500 arbeidsuren per maand terug te winnen. Zelfs voor een klein bedrijf is de tijdwinst van een betrouwbare biljettensteller of een kassasysteem met blinde contante stortingsfuncties aanzienlijk.

Snelle winst om te beginnen met automatiseren:

• Investeer in een biljettenteller met ingebouwde detectie van vals geld
• Upgrade uw kassasysteem om contante transacties bij te houden en discrepanties te signaleren
• Gebruik blinde contante stortingsfuncties, zodat kassamedewerkers het totaalbedrag niet kunnen zien voordat ze het geld tellen

2. Uw team niet trainen in contante procedures

Veel winkeleigenaren gaan ervan uit dat het verwerken van contant geld intuïtief is. Gewoon het wisselgeld overhandigen, de lade sluiten en verdergaan. Maar ongetrainde kassamedewerkers maken fouten bij het tellen, trappen in snelle wisselgeldzwendel en ontwikkelen slechte gewoonten die week na week stilletjes de winst opslokken.

Verlies in de detailhandel is een groeiend probleem voor bedrijven in het hele land. Uit de Retail Security Survey 2023 van de National Retail Federation bleek dat het verlies in de Amerikaanse detailhandel dat jaar 112,1 miljard dollar bedroeg, waarbij interne fouten en problemen met werknemers een aanzienlijk deel voor hun rekening namen. Niet alles is opzettelijke diefstal. Een groot deel is te wijten aan onopzettelijke fouten van mensen die nooit de juiste procedures hebben geleerd.

Wat een goede kassatraining moet omvatten:

• Tel wisselgeld terug van de kleinste naar de grootste coupure
• Controleer biljetten voordat u ze in de lade legt
• Kondig het betaalde bedrag luidop aan
• Verwerk annuleringen en terugbetalingen correct

Maak dit onderdeel van de introductie en laat het niet aan nieuwe medewerkers over om dit tijdens het werk uit te zoeken.

3. Werken zonder standaardprocedures

Als uw proces voor het omgaan met contant geld varieert van dienst tot dienst of van medewerker tot medewerker, vraagt u om problemen. Inconsistente werkwijzen zijn schadelijk voor alles, van de klantervaring tot de zichtbaarheid van uw winkel in zoekmachines. Zonder schriftelijke, gestandaardiseerde procedures is er geen basis om mee te vergelijken en zijn discrepanties bijna onmogelijk te traceren.

Een solide beleid voor het omgaan met contant geld moet betrekking hebben op hoe de kassa's aan het begin van een dienst worden geteld, wanneer en hoe contant geld wordt afgestort, wie toegang heeft tot de kluis en wat er gebeurt als er een discrepantie wordt geconstateerd. Beschouw het als het draaiboek voor contant geld van uw winkel.

Gebied	Wat te standaardiseren
Inrichting van de kassa	Vast startbedrag voor elke dienst
Contantgeldlimieten	Maximaal toegestaan bedrag in de kassa voordat er geld moet worden afgegeven
Contant geld afleveren	Wie voert ze uit, hoe worden ze gedocumenteerd, wie tekent ze af
Toegang tot de kluis	Beperkt tot specifieke managers met geregistreerde toegang
Discrepanties	Duidelijk proces voor het melden en onderzoeken van overschotten/tekorten

Wanneer iedereen hetzelfde proces volgt, is het gemakkelijker om fouten of verdachte activiteiten op te sporen. Het standaardiseren van werkwijzen is net zo belangrijk als het genereren van bezoekers via lokale zoekopdrachten, waar consistentie ook loont.

4. Het overslaan van de afstemming bij ploegwisselingen

Hier is een scenario dat zich elke dag in winkels afspeelt: de ene kassamedewerker eindigt zijn dienst, de volgende neemt de kassa over en niemand telt de kassa tussendoor. Als de cijfers bij sluiting niet kloppen, is er geen manier om erachter te komen welke dienst het probleem heeft veroorzaakt.

Elke keer dat een kassa van eigenaar verandert zonder te worden geteld en gecontroleerd, ontstaat er een gebrek aan verantwoordelijkheid. Die hiaten worden na verloop van tijd steeds groter. De oplossing is eenvoudig: bij elke wisseling van dienst moet de kassa volledig worden geteld, idealiter ondertekend door zowel de vertrekkende als de aankomende medewerker. Het kost slechts een paar minuten extra, maar kan in de loop van een jaar honderden, zo niet duizenden euro's aan onopgemerkte verliezen besparen.

5. Uw kasprocessen nooit controleren

U zou uw bedrijf niet runnen zonder de voorraad te controleren. Waarom zou u dan de controle van contant geld overslaan? Veel winkels voeren alleen een controle uit als er een duidelijk probleem is, wat meestal betekent dat de schade al is aangericht.

Regelmatige kascontroles zijn een van de meest effectieve controles die u kunt uitvoeren. Volgens het rapport van de Association of Certified Fraud Examiners uit 2024 vindt ongeveer een derde van de fraudegevallen plaats omdat bedrijven geen interne controles hebben. Ze sporen fouten vroegtijdig op en hebben een sterk afschrikkend effect. Werknemers zijn minder geneigd om te sjoemelen als ze weten dat de kas regelmatig wordt gecontroleerd.

Een eenvoudig controleschema dat werkt:

• Wekelijks: Controleer twee of drie willekeurige laden aan de hand van de POS-gegevens
• Maandelijks: alle kasstortingsgegevens controleren en patronen signaleren
• Per kwartaal: volledige controle van de SOP's voor contant geldverwerking en naleving door medewerkers

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet ik mijn kassalades controleren?

Controleer minimaal aan het begin en einde van elke dienst. Als meerdere kassamedewerkers een kassa delen, tel en controleer dan bij elke overdracht. Dagelijkse controle is essentieel om discrepanties op te sporen.

Wat is een redelijke limiet voor de kassalade van een kleine winkel?

Tussen de $ 200 en $ 500 voor de meeste kleine detailhandelaren. Het juiste bedrag hangt af van de gemiddelde transactiegrootte, hoe vaak klanten contant betalen en het veiligheidsprofiel van uw regio.

Hoeveel kosten fouten bij het omgaan met contant geld eigenlijk?

De NRF rapporteerde in 2022 een omzetverlies van 112,1 miljard dollar in de Amerikaanse detailhandel, waarvan een aanzienlijk deel te wijten was aan administratieve fouten en fouten van medewerkers, en niet aan regelrechte diefstal. Zelfs dagelijkse verschillen van 5 tot 10 dollar kunnen voor een enkele winkel oplopen tot duizenden dollars per jaar.

Moet ik overwegen om cashloos te gaan werken?

Cashloos betalen elimineert problemen met contant geld, maar vervreemdt klanten die liever of moeten betalen met contant geld. Veel staten en steden verplichten bedrijven nu wettelijk om contant geld te accepteren. Een betere aanpak is het aanscherpen van uw procedures in plaats van contant geld volledig af te schaffen.

Wat is de meest impactvolle verandering die ik kan doorvoeren?

Het implementeren van schriftelijke standaardprocedures voor het omgaan met contant geld. Dit zorgt voor verantwoordelijkheid, geeft u een basis voor controle en zorgt ervoor dat elke medewerker hetzelfde proces volgt. Al het andere bouwt voort op die basis.

Belangrijkste punten

• Handmatig geld tellen kost veel tijd en verhoogt de kans op fouten. Eenvoudige automatisering verdient zich snel terug.
• Ongetrainde kassamedewerkers zijn een van de grootste bronnen van vermijdbaar contant geldverlies in de detailhandel.
• Schriftelijke SOP's zorgen voor verantwoordelijkheid en maken discrepanties veel gemakkelijker op te sporen.
• Controleer altijd de kassa's bij wisseling van dienst. Laat een kassa nooit van eigenaar wisselen zonder deze te tellen.
• Regelmatige kascontroles ontmoedigen fraude en signaleren problemen voordat ze uit de hand lopen.