Kasstroomprognose-uitdagingen die uniek zijn voor de bouw en hoe ze op te lossen

Intro

Afbeelding: Aannemers inspecteren de voortgang op locatie | Bron: Freepik

Elke aannemer weet hoe snel een project dat op papier succesvol lijkt, de bankrekening kan belasten. Onderaannemers verwachten betaling, leveranciers willen vooraf contant geld en het salaris moet worden betaald, ongeacht wanneer de klant geld vrijgeeft. Voor veel aannemers is de echte uitdaging niet het voltooien van het werk, maar het in beweging houden van het geld terwijl ze dat doen.

Betrouwbare cashflowprognoses voor de bouw helpen problemen op te sporen voordat ze op de bankrekening zichtbaar worden. Met cashflowsoftware voor de bouw krijgen aannemers realtime inzicht in hun kasmiddelen, uitgaven en wat er nodig is om op koers te blijven.

Afbeelding: Overzicht van de cashflowverdeling op CashFlow Frog | Bron: cashflowfrog.com

De complexiteit van bouwprojecten en de impact daarvan op de cashflow

Elk bouwproject kent zijn eigen uitdagingen. Een brug, school of wooncomplex heeft een andere tijdlijn en betalingsstructuur. Zelfs kleine tegenslagen, zoals vertraagde vergunningen of leveringsvertragingen, kunnen de cashflow verstoren.

Verschillende soorten contracten hebben invloed op de geldstroom:

• Cost-plus-contracten koppelen betalingen aan nauwkeurige documentatie. Elk arbeidsuur, elke huur en elke aankoop van materiaal moet worden gestaafd met bonnen en dagelijkse logboeken. Eén ontbrekend leveringsbewijs kan een hele betalingsaanvraag vertragen.
• Design-build-contracten stroomlijnen de communicatie tussen ontwerp en bouw, maar vereisen strikte financiële discipline. Elke ontwerpwijziging of prijsfout komt rechtstreeks op de balans van de aannemer terecht.

Onvoorspelbare betalingscycli en klantgedrag

Betalingen in de bouw volgen zelden een vast patroon. Het werk vordert, maar het papierwerk blijft achter. Zelfs wanneer mijlpalen worden bereikt, kost het goedkeuring tijd, waardoor fondsen worden vastgehouden terwijl elke nieuwe dag de kosten verhoogt.

Overheidsinstanties verwerken betalingen traag en particuliere projectontwikkelaars stellen betalingen uit totdat de financiering rond is. Onderaannemers die gebonden zijn aan 'pay-when-paid'-clausules staan als eerste onder druk. Eén uitgestelde betaling kan gevolgen hebben voor meerdere projecten en leveranciers.

Door betalingsschema's en beoordelingsdeadlines schriftelijk vast te leggen, blijven beide partijen verantwoordelijk. Wekelijkse beoordelingen van openstaande facturen helpen bij het identificeren van klanten die achterlopen met hun betalingen.

Arbeidskosten en personeelsuitdagingen

De arbeidskosten veranderen voortdurend. Een bouwplaats kan beginnen met een klein team en snel uitbreiden. Het voorspellen van de arbeidsbehoeften vereist dagelijkse afstemming tussen de bouwplaats en de financiële afdeling.

Arbeidstekorten drijven de lonen op en de druk op de planning dwingt teams om extra uren te maken. Een paar intense weken met overuren kunnen de loonkosten ver boven de voorspelde limieten doen uitstijgen.

Door dagelijks de tijd bij te houden en de productiviteit in het verleden te evalueren, kunnen nauwkeurigere prognoses worden gemaakt. Door een bescheiden reserve in te bouwen in de personeelsbudgetten, kunnen plotselinge stijgingen worden opgevangen.

Beheer van apparatuur en middelen

Zwaar materieel verhoogt de productiviteit, maar kost geld als het niet wordt gebruikt. Een kraan die niet wordt gebruikt, kost nog steeds geld, en reparaties tijdens piekperiodes drukken snel op de beschikbare middelen.

Het bezit van machines brengt langetermijnkosten met zich mee, zoals opslag en onderhoud. Wanneer apparatuur tussen locaties wordt verplaatst, wordt het moeilijk om de kosten correct toe te wijzen. Door het gebruik bij te houden en onderhoud in te plannen vóór kritieke werkfasen, blijven de kosten voorspelbaar. Door op basis van de totale bedrijfskosten te evalueren of u moet leasen of kopen, kunt u de financiële stabiliteit behouden.

Wijzigingsopdrachten en aanpassingen van de projectomvang

Wijzigingsopdrachten verstoren zelfs goed beheerde budgetten. Ontwerpwijzigingen, verzoeken van klanten of onverwachte omstandigheden op de locatie leiden vaak tot nieuwe uitgaven voordat extra betalingen worden goedgekeurd.

Een materiële wijziging ter waarde van honderdduizenden euro's kan weken duren voordat deze wordt goedgekeurd. Het werk gaat door terwijl de kasmiddelen slinken. Een duidelijk proces voor het documenteren en goedkeuren van wijzigingen helpt financiële teams om prognoses snel bij te werken. Het aanhouden van een kleine reserve voor variaties beschermt de liquiditeit wanneer er halverwege het project aanpassingen plaatsvinden.

Afbeelding: Prognosescenariofunctie op CashFlow Frog | Bron: cashflowfrog.com

Hulpmiddelen en technieken om de nauwkeurigheid van prognoses te verbeteren

Oude gegevens leiden tot dure fouten. Nauwkeurige prognoses zijn afhankelijk van geïntegreerde tools, waaronder planningsplatforms, inkooptrackers en boekhoudsystemen die in realtime worden bijgewerkt, zodat de financiële gegevens een getrouw beeld geven van de werkzaamheden.

Gecentraliseerde dashboards tonen live verschuivingen in kosten, planningen en voortgang in elk project. Met dat inzicht kunnen projectleiders de cashflowprognoses voor bouwprojecten direct verfijnen en aanpassen voordat kleine problemen tot cashknelpunten leiden.

Door middel van scenarioplanning en rapporten met historische gegevens in cashflowsoftware voor de bouw, zoals CashFlow Frog, is het gemakkelijker om de huidige prestaties te koppelen aan toekomstige financiële resultaten.

Het financieel beheer van bouwprojecten verbetert wanneer alle teams betrokken blijven. Locatiemanagers hebben inzicht in de huidige uitgaven, terwijl financiële teams de timing beheren. Wanneer afdelingen gegevens delen, weerspiegelen prognoses de werkelijkheid en worden middelen ingezet waar ze het meest nodig zijn, waardoor het risico op onderbrekingen wordt verminderd.

Conclusie

Cashflowprognoses in de bouw vereisen consistentie en communicatie. Complexe projecten, ongelijke betalingen, stijgende arbeidskosten en ontwerpwijzigingen zijn allemaal van invloed op de financiële gezondheid.

Bedrijven die georganiseerd blijven en hun prognoses regelmatig bijwerken, behouden een betere controle over hun middelen. Betrouwbare prognoses zorgen ervoor dat lonen worden betaald, leveranciers vertrouwen hebben en het werk continu verloopt.

Voor aannemers die klaar zijn om cashproblemen voor te zijn, verandert Cash Flow Frog het financieel beheer van bouwprojecten in een systeem dat uw cashflow bijhoudt, voorspelt en beschermt.

Wat heeft u geholpen om de cashflow tussen mijlpalen soepel te laten verlopen? Vertel ons meer in de reacties.