10 manieren om mensen te laten praten over uw bedrijfsevenement

Intro

U hebt duizenden euro's geïnvesteerd in uw volgende bedrijfsevenement, maar er is een knagende vraag. Zal iemand zich het evenement volgende week nog herinneren? De harde realiteit is dat de meeste bedrijfsevenementen sneller uit het geheugen verdwijnen dan de overgebleven hapjes. Deelnemers vertrekken, het leven gaat verder en uw zorgvuldig geplande bijeenkomst wordt slechts een van de vele afspraken in de agenda.

Het goede nieuws? Met de juiste strategieën kunt u een evenement creëren waar mensen echt over willen praten – met hun collega's, op sociale media en tijdens de volgende bijeenkomst in de branche.

Waarom buzz rond evenementen belangrijk is

Voordat we ingaan op de tactieken, laten we het eerst hebben over waarom het de moeite waard is om buzz te creëren. Volgens onderzoek beschouwt 78% van de evenementorganisatoren persoonlijke evenementen als het meest impactvolle marketingkanaal van hun organisatie. Wanneer iemand foto's van uw evenement deelt of een collega vertelt over die geweldige keynote speaker, vergroten ze uw bereik ver buiten de fysieke deelnemers. Die organische mond-tot-mondreclame heeft meer gewicht dan welke betaalde advertentie dan ook.

1. Kies een locatie die de aandacht trekt

De dagen van beige vergaderzalen zijn voorbij. Uw locatie zet de toon nog voordat gasten binnenkomen, en een gedenkwaardige locatie geeft mensen iets om te fotograferen en meteen over te praten.

Denk verder dan traditionele hotelbalzalen. Kunstgaleries en musea bieden een ingebouwde visuele aantrekkingskracht. Historische herenhuizen voegen elegantie en karakter toe. Zelfs omgebouwde pakhuizen kunnen een unieke sfeer creëren die fris en Instagramwaardig aanvoelt.

2. Verras deelnemers met onverwachte elementen

Voorspelbare evenementen genereren geen buzz. De momenten waar mensen over praten, zijn bijna altijd de momenten die ze niet hadden zien aankomen. Dat kan een onverwachte entertainmentact zijn, een verrassende gastspreker of unieke decoraties die tijdens een pauze verschijnen.

Bij het plannen van het entertainment en de speciale details van uw evenement kan samenwerking met bedrijfsmentalisten zoals Christophe Fox u helpen die onverwachte momenten te identificeren die voor oprecht plezier zorgen. Het verrassingselement roept emotionele reacties op die ervaringen veel gedenkwaardiger en deelbaarder maken.

3. Creëer speciale fotomomenten

Mensen gaan hoe dan ook foto's maken tijdens uw evenement. Dus waarom zou u die foto's niet harder laten werken voor uw merk?

Zorg voor speciale fotolocaties met professionele verlichting, achtergronden met uw merknaam en leuke rekwisieten die mensen aanmoedigen om de foto's te delen. Moderne fotohokjes zijn aanzienlijk geëvolueerd. 360-graden videohokjes leggen dynamische content vast, GIF-stations maken deelbare animatieclips en greenscreen-opstellingen brengen gasten naar elke denkbare locatie.

Type locatie	Meest geschikt voor	Buzz-factor
Kunstgaleries/musea	Productlanceringen, netwerkevenementen	Ingebouwde visuele aantrekkingskracht, verfijnde achtergrond
Historische herenhuizen	Formele diners, prijsuitreikingen	Elegantie, unieke fotomomenten
Omgebouwde pakhuizen	Creatieve conferenties, teambuilding	Industriële chic, flexibele aanpassingsmogelijkheden
Dakterrassen	Avondrecepties, informele borrels	Uitzicht over de stad, natuurlijke verlichting voor foto's

4. Nodig sprekers uit die mensen raken

Keynote speakers zetten de toon voor uw hele evenement. Een vergeetbare presentatie haalt alles naar beneden, terwijl een inspirerende lezing de deelnemers iets concreets geeft om over te discussiëren en te delen.

Zoek sprekers die expertise combineren met het vermogen om verhalen te vertellen. Die emotionele band wordt geciteerd in LinkedIn-berichten en genoemd in vergaderingen op maandagochtend, waardoor momenten worden gecreëerd die bijdragen aan merkbekendheid op de lange termijn, ver buiten het evenement zelf. De beste presentatoren delen niet alleen informatie, ze zorgen ervoor dat het publiek iets voelt.

5. Geef deelnemers een rol als merkambassadeurs

Uw deelnemers kunnen uw krachtigste marketeers zijn met de juiste tools. Bied deelbare content, merkafbeeldingen en belangrijke gespreksonderwerpen aan die het verspreiden van het nieuws gemakkelijk maken.

Creëer insidermomenten die exclusief aanvoelen, zoals vroege toegang tot aankondigingen, speciale toegangsgebieden of content die alleen beschikbaar is voor fysieke deelnemers. Overweeg voor een maximale impact om samen te werken met influencers die deze exclusieve momenten kunnen versterken voor hun volgers. Deze exclusiviteit motiveert mensen om te delen, omdat ze anderen willen laten weten dat ze deel uitmaakten van iets speciaals.

6. Ontwikkel een unieke hashtag voor uw evenement

Een aangepaste hashtag bundelt gesprekken op sociale media en creëert een doorzoekbaar archief van uw evenement. Houd het kort, memorabel en gemakkelijk te spellen. Promoot het via borden, digitale displays en uw evenement-app.

De echte magie ontstaat wanneer u berichten op schermen in de hele locatie weergeeft. Onderzoek toont aan dat door gebruikers gegenereerde content tijdens evenementen de betrokkenheid en herinnering na het evenement aanzienlijk vergroot. Als deelnemers hun content in het openbaar zien, worden ze gemotiveerd om meer te delen, waardoor een positieve feedbackloop ontstaat die uw bereik vergroot.

7. Faciliteer zinvolle netwerken

Netwerken staat steevast hoog op de lijst van redenen waarom mensen evenementen bijwonen, maar bij veel bijeenkomsten wordt dit volledig aan het toeval overgelaten. Gestructureerd netwerken geeft deelnemers verhalen om te vertellen en contacten om op te volgen.

Overweeg speednetwerksessies waarbij deelnemers korte gesprekken voeren. Rondetafelgesprekken onder leiding van experts uit de sector creëren mini-masterclass-ervaringen.

Netwerkformats met grote impact om te overwegen:

• Snel netwerken met getimede rotaties
• Door experts geleide rondetafelgesprekken
• Icebreaker-spelletjes die overeenkomsten aan het licht brengen
• Sectorspecifieke breakout-sessies
• Informele ontmoetingen in speciale loungeruimtes

8. Gebruik interactieve technologie

Wanneer interactieve technologie op een doordachte manier wordt gebruikt, creëert deze mogelijkheden voor betrokkenheid die fris en deelbaar aanvoelen. Live peilingen tijdens sessies zorgen ervoor dat het publiek actief kan deelnemen. Evenementenapps met netwerkfuncties helpen deelnemers om specifieke mensen te vinden en contact met hen te leggen. Augmented reality kan producten of concepten op een memorabele manier tot leven brengen.

9. Ontwerp praktische ervaringen

Betrokkenheid is belangrijk bij evenementen. Passief publiek is vergeetbaar publiek, een bevinding die wordt bevestigd door recente trends in het ontwerpen van belevingsgerichte evenementen. Door deelnemers fysiek te betrekken, creëert u sterkere herinneringen en betere verhalen.

Workshops waarin deelnemers iets tastbaars creëren, werken bijzonder goed – van het bouwen van prototypes in design thinking-sessies tot het maken van cocktails met een professionele mixoloog. Teamuitdagingen zorgen voor extra spanning en geven groepen gedeelde prestaties om een band mee op te bouwen.

Elementen die gesprekken na het evenement stimuleren:

• Concrete resultaten die deelnemers zelf creëren
• Onverwachte entertainmentmomenten
• Zinvolle contacten met branchegenoten
• Exclusieve content of aankondigingen
• Professionele foto's die klaar zijn om te delen op sociale media

10. Strategische follow-up na het evenement

Het gesprek hoeft niet te eindigen wanneer de deelnemers vertrekken. Stuur gepersonaliseerde bedankberichten waarin u verwijst naar specifieke sessies of contacten. Deel professionele foto's en videofragmenten die deelnemers op hun eigen kanalen kunnen gebruiken. Maak een samenvatting die de belangrijkste punten benadrukt en vraag openlijk om feedback.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik beginnen met het promoten van mijn evenement?

Begin twee tot drie maanden van tevoren met het promoten van kleinere evenementen en vier tot zes maanden van tevoren met grotere bijeenkomsten. Dit geeft u de ruimte om verwachtingen te wekken door middel van teasers en aankondigingen van sprekers.

Wat is de meest kosteneffectieve manier om deelbare momenten te creëren?

Fotomomenten met achtergronden met uw merknaam bieden een uitstekend rendement op uw investering. Ze vereisen een minimale investering, maar genereren aanzienlijke exposure op sociale media wanneer ze worden gecombineerd met functies voor direct delen.

Hoe meet ik of mijn evenement voor veel buzz heeft gezorgd?

Volg vermeldingen op sociale media met behulp van de hashtag van uw evenement, houd de betrokkenheid bij evenementgerelateerde berichten in de gaten en vraag deelnemers of ze het evenement met anderen hebben besproken.

Moet ik een professionele fotograaf inhuren of vertrouwen op foto's van deelnemers?

Beide dienen verschillende doelen. Professionele fotografie levert hoogwaardige content op voor marketingkanalen. Foto's van deelnemers bieden authentiek, realtime sociaal bewijs. Gebruik beide voor een maximale impact.

Hoe zorg ik voor een evenwicht tussen branding en authentieke ervaringen?

Verweef uw merk in de ervaring in plaats van overal logo's te plakken. Wanneer branding aanvoelt als onderdeel van het plezier in plaats van als reclame, zijn mensen eerder geneigd om het te delen.

Belangrijkste punten

• De keuze van de locatie legt de basis - kies ruimtes die goed op foto's staan en gesprekken op gang brengen
• Fotomomenten met directe mogelijkheid tot delen zorgen voor organische exposure op sociale media
• Verrassingselementen zorgen voor emotionele reacties die ervaringen onvergetelijk maken
• Gestructureerd netwerken geeft deelnemers concrete contacten om achteraf te bespreken
• Strategische follow-up na het evenement zorgt ervoor dat de buzz ook na het evenement zelf voortduurt