Waarom de meeste kleine bedrijven hun planningen nog steeds bijhouden in spreadsheets (en wat het ze eigenlijk kost)

Inleiding

Een vriend van mij heeft een schoonmaakbedrijf. Veertien medewerkers, drie ploegen, twee vestigingen. Vorig jaar zag ik hoe hij zijn zondagavond doorbracht met het kopiëren van cellen in een Google-spreadsheet, het met kleuren markeren wie er maandag kon werken, het sms'en van mensen die nog niet hadden gereageerd over hun beschikbaarheid, en het hele proces opnieuw doen toen iemand zich om 6 uur 's ochtends ziek meldde. Dit doet hij al vier jaar lang, elke week.

Toen ik hem vroeg waarom hij geen planningssoftware gebruikt, zei hij: "Het werkt prima." Dat is duidelijk niet zo. Maar ik begrijp wel waarom hij dat denkt: de spreadsheet crasht nooit, stuurt hem nooit een factuur en hij weet al hoe hij hem moet gebruiken. De overstapkosten lijken hoog en het probleem lijkt beheersbaar. Totdat je de berekening maakt.

De verborgen kosten van handmatige planning

Niemand houdt bij hoeveel tijd ze besteden aan het handmatig opstellen van een weekplanning. Dus heb ik rondgevraagd – ik heb met een tiental eigenaren van kleine bedrijven gesproken die teams op uurbasis aansturen. De antwoorden varieerden van drie tot zeven uur per week. Laten we uitgaan van vijf.

Vijf uur per week is 260 uur per jaar. Als de tijd van de eigenaar 50 dollar per uur waard is (een conservatieve schatting voor iemand die een bedrijf runt), is dat 13.000 dollar per jaar die wordt besteed aan het verslepen van cellen in een spreadsheet in plaats van aan het daadwerkelijk runnen van het bedrijf.

En dat is alleen nog maar de tijd. Het duurdere deel is wat de spreadsheet niet kan.

Spreadsheets kunnen niet omgaan met complexiteit

Een eenvoudig schema van maandag tot en met vrijdag, van negen tot vijf? Natuurlijk werkt een spreadsheet dan. Maar zodra er enige complexiteit bijkomt, gaat het mis.

Neem bijvoorbeeld gecomprimeerde roosters. Een 2-2-3-rooster – waarbij medewerkers afwisselend twee dagen werken, twee dagen vrij zijn en drie dagen werken – vereist het bijhouden van een cyclus van 14 dagen voor meerdere teams. In een spreadsheet betekent dat het handmatig herhalen van patronen, dubbel controleren of niemand per ongeluk overuren krijgt ingepland, en hopen dat je niet de verkeerde week hebt geplakt. Eén verkeerd geplaatste rij en iemand komt opdagen voor een lege dienst, terwijl er op een andere locatie dubbel personeel is.

Of neem een gecomprimeerde werkweek van 9/80, waarbij medewerkers 80 uur werken verdeeld over negen dagen in plaats van tien, en om de andere vrijdag vrij krijgen. Dat klinkt eenvoudig, totdat je je realiseert dat de helft van je team om de vrijdag vrij is, en de andere helft op de tegenovergestelde vrijdagen. Probeer dat nu eens te beheren in een spreadsheet, naast verlofaanvragen, dienstroosterruilingen en overurenlimieten. Het is een puzzel die zichzelf elke twee weken opnieuw samenstelt.

Dit zijn geen exotische planningsmodellen – magazijnen, zorginstellingen, fabrieken en dienstverlenende bedrijven gebruiken ze dagelijks. Ze zijn alleen niet ontworpen om in een raster van gekleurde cellen te worden weergegeven.

De fouten die niemand opmerkt

De meeste fouten in roosters in spreadsheets worden niet opgemerkt. Ze kosten gewoon stilletjes geld.

Een medewerker werkt 43 uur omdat iemand zich vergist heeft, en nu bent u drie uur overwerk verschuldigd waar u geen budget voor had. Vermenigvuldig dat met een team en een jaar, en het loopt op tot duizenden. Een dienst komt onderbezet te zitten omdat twee mensen dachten dat ze vrij waren – u loopt inkomsten mis en moet haastig een oplossing zoeken. Iemand neemt een zaterdag op die hem of haar in de overuren duwt, maar niemand merkte het op tot de salarisadministratie.

Een spreadsheet waarschuwt je niet dat het goedkeuren van deze ruil die medewerker in de overuren duwt. Het houdt gewoon vast wat je erin zet – verkeerde cijfers zien er precies hetzelfde uit als de juiste.

Waarom mensen niet overstappen

Als de wiskunde zo voor de hand ligt, waarom werken de meeste kleine bedrijven dan nog steeds met spreadsheets? Drie redenen.

Vertrouwensbias. De eigenaar heeft de spreadsheet gemaakt. Hij kent elk tabblad, elke formule, elke kleurcode. Overstappen betekent iets nieuws leren tijdens het drukste deel van de week. Niemand wil op zondagavond met nieuwe software rommelen als het rooster voor maandag klaar moet zijn.

Waargenomen kosten. Roostersoftware kost $2-5 per medewerker per maand. Voor een team van 20 personen is dat $40-100 per maand. Ondernemers zien dat bedrag en vergelijken het met de spreadsheet, die “gratis” is. Maar gratis houdt geen rekening met de tijd van de eigenaar, de fouten in overuren of de onderbezette diensten. De spreadsheet is de duurste gratis tool in het bedrijf.

Het is nog niet ernstig genoeg misgegaan. Spreadsheets verslechteren langzaam. Hier een fout, daar een misverstand. Er is zelden sprake van één catastrofale storing die een verandering afdwingt, maar wel van een gestage uitputting van verspilde uren en vermijdbare kosten die nooit in een rapport verschijnen.

Wat er daadwerkelijk verandert als je stopt

Elke eigenaar met wie ik heb gesproken en die is overgestapt van spreadsheets, zegt hetzelfde: ze hadden het liever eerder gedaan. Het plannen zelf kost een fractie van de tijd, omdat de software automatisch rekening houdt met wisselende roosters en beschikbaarheidsconflicten.

Ook de situatie rond overuren verbetert, vooral omdat je daadwerkelijk kunt zien hoeveel uren er bijkomen voordat je een ruil goedkeurt, en niet pas nadat de salarisadministratie is verwerkt. En medewerkers sturen je geen sms'jes meer om 22.00 uur met vragen over de komende week – ze kijken gewoon in de app. Dat laatste klinkt misschien onbelangrijk, maar het is wel het eerste wat eigenaren noemen.

De echte vraag

Kijk, als je drie mensen hebt met een vast rooster, houd dan je spreadsheet maar. Echt waar. Maar zodra je meer dan tien medewerkers hebt met wisselende diensten, verlof en overurenregels, geef je echt geld uit door te doen alsof de gratis optie gratis is. Mijn vriend met het schoonmaakbedrijf is afgelopen herfst eindelijk overgestapt. Hij vertelde me dat zijn zondagen weer van hem zijn. Dat is meer waard dan 13.000 dollar.