Zwiększ swoją sprzedaż: Lepsze zarządzanie danymi i przepływami pieniężnymi dla osiągnięcia sukcesu

Wprowadzenie

Niezależnie od tego, czy jesteś startupem w fazie zalążkowej, czy firmą z listy Fortune 500, zarządzanie przepływami pieniężnymi ma kluczowe znaczenie dla utrzymania działalności. Chociaż od czasu do czasu nie da się uniknąć problemów z przepływami pieniężnymi, istnieje kilka wypróbowanych i przetestowanych sposobów wykorzystania danych do lepszego zarządzania przepływami pieniężnymi i zwiększenia sprzedaży.

W tym artykule wymieniamy siedem takich strategii eksperckich. Ale najpierw...

Czym jest zarządzanie przepływami pieniężnymi?

Przepływy pieniężne to ilość pieniędzy wpływających i wypływających z firmy. Obejmuje wszystko, od gotówki związanej z działalnością operacyjną i finansową po przepływy pieniężne z inwestycji i finansowania.

Zarządzanie przepływami pieniężnymi pozwala planować, śledzić i kontrolować każdy element przepływu środków pieniężnych w firmie. Jest to ważny aspekt planowania finansowego firmy. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu możesz ustabilizować swoją firmę w burzliwych czasach, takich jak niespłacone pożyczki lub bankructwo.

W połączeniu z danymi, proces zarządzania przepływami pieniężnymi może stać się motorem napędzającym rozwój (i sprzedaż) firmy. Od strategicznego podejmowania decyzji po poprawę wyników sprzedaży, wykorzystanie danych może pomóc w zarządzaniu przepływami pieniężnymi firmy jak nic innego.

Oto siedem strategii, które możesz wdrożyć w swojej firmie, aby lepiej zarządzać przepływami pieniężnymi za pomocą danych w celu poprawy sprzedaży:

#1. Skoncentruj się na dokładnym monitorowaniu danych na potrzeby prognozowania przepływów pieniężnych

Analiza danych jest głównym źródłem informacji wykorzystywanym przez firmy do prognozowania przyszłych przepływów pieniężnych. Obejmuje to przewidywanie ilości gotówki wpływającej i wypływającej z firmy w następnym tygodniu, miesiącu, kwartale lub roku.

Wykorzystanie danych do dokładnego monitorowania gotówki pozwoli lepiej zrozumieć sytuację finansową i przygotować się na wszelkie przyszłe potrzeby lub niedobory gotówki.

Na przykład, jeśli Twoja firma może spowodować znaczny spadek przychodów poza sezonem w następnym kwartale, możesz odpowiednio dostosować swój budżet.

Kluczem jest opracowanie struktury przepływów pieniężnych i regularne przeprowadzanie analizy danych. Wykorzystaj swój lejek eCommerce, aby uzyskać cenne informacje na temat współczynnika konwersji, zapasów, skuteczności marketingu, strategii cenowej i nie tylko. Dokładnie monitoruj swoje zobowiązania, należności i zapasy, aby śledzić wpływy i wypływy gotówki w celu dokładnego planowania i prognozowania.

#2. Większa kontrola nad należnościami

Należności to wszystkie zaległe faktury - pieniądze należne od klientów, które nie zostały jeszcze zapłacone. I choć zawsze istnieje ryzyko opóźnienia lub, co gorsza, braku płatności, istnieje kilka sposobów na jego zminimalizowanie.

Zachęcanie lub karanie klientów:

Daj swoim klientom dodatkową zachętę do wcześniejszej zapłaty, na przykład ekskluzywną zniżkę lub gratisy. Zachęci ich to do szybszego opłacania faktur. Następnie możesz zainwestować te wczesne pieniądze, aby jeszcze bardziej zwiększyć sprzedaż.

Z drugiej strony, karanie klientów za spóźnione lub niedotrzymane terminy płatności pomaga zapewnić terminowe płatności. W tym celu potrzebna jest jednak ścisła polityka fakturowania, która wyjaśnia, ile i kiedy klienci zostaną obciążeni za opóźnione płatności.

Usprawnienie procesu fakturowania

Przy tak wielu ruchomych elementach normalne jest, że firmy od czasu do czasu odkładają tworzenie i odbiór faktur. Jednak wydłuża to dzień zaległej sprzedaży (DSO).

Automatyzacja może być tutaj odpowiedzią. Automatyzacja procesu fakturowania może pomóc w generowaniu i zbieraniu faktur. Ułatwia również proces płatności po stronie klienta, ponieważ te e-faktury mają wbudowane przyciski płatności, zmniejszając w ten sposób tarcia.

#3. Przyspieszenie okresu konwersji gotówki dzięki lepszym decyzjom kredytowym dotyczącym realizacji, wysyłki, obsługi i fakturowania

Przed udzieleniem kredytu należy dokładnie sprawdzić zdolność kredytową klienta. Czas zaangażowany w ten proces decyzyjny (decyzja kredytowa) bezpośrednio zwiększa liczbę dni w okresie konwersji gotówki.

**Decyzja kredytowa **

W przypadku obecnych klientów analiza ich obecnego limitu kredytowego i oczekiwanych poziomów działalności będzie odgrywać kluczową rolę w zmianie ich limitu kredytowego. Mając te dane pod ręką, możesz przewidzieć ich potrzeby kredytowe przed czasem, drastycznie skracając okres konwersji gotówki, jednocześnie poprawiając relacje z klientami.

Ale ponieważ nie masz żadnych wcześniejszych relacji z nowymi klientami, musisz sprawdzić ich referencje kredytowe, uzyskać raport kredytowy i sprawdzić ich banki, aby podjąć ostateczną decyzję kredytową.

Optymalizacja realizacji i wysyłki

Sprawna realizacja dostaw produktów lub usług to kolejny kluczowy aspekt szybszej konwersji gotówki, zarządzania przepływami pieniężnymi i ogólnego zadowolenia klientów. Upewnij się, że usprawniasz te operacje poprzez:

• Zarządzanie zapasami: Prowadzenie dokładnej ewidencji zapasów w celu zapewnienia terminowej wysyłki i dostaw.
• **Partnerzy wysyłkowi: **W przypadku firm detalicznych współpracuj z partnerami wysyłkowymi, aby upewnić się, że zamówienia są dostarczane na czas i po możliwie najniższych cenach.
• **Optymalizacja płatności: **Integracja procesu obsługi zobowiązań z operacjami realizacji i wysyłki w celu bardziej zsynchronizowanego zarządzania wypływem gotówki i przepływem środków pieniężnych.
• Wykorzystanie systemów śledzenia zamówień: Umożliwienie klientom śledzenia zamówień / postępów projektu w czasie rzeczywistym.
• Automatyzacja systemów obsługi: Używaj zautomatyzowanych systemów do obsługi zamówień i zadań ręcznych, aby zmniejszyć koszty pracy i ograniczyć błędy ludzkie.

Proces rozliczeniowy

Po zakończeniu każdej sprzedaży wystawiaj faktury/rachunki zawierające:

• Data utworzenia faktury
• Nazwa i adres klienta
• Opis produktu lub usługi
• Należna kwota
• Termin płatności (plus zachęta lub kara za płatności)

Dla większej wygody oferuj swoim klientom wiele opcji płatności. Regularnie przeglądaj dokumentację rozliczeniową z wyciągami bankowymi i korzystaj z e-fakturowania w celu szybszego przetwarzania rachunków i płatności.

#4. Agresywne czyszczenie zapasów

Towary zalegające na półce (lub wirtualnej półce) oznaczają przetrzymywanie gotówki. Im więcej zapasów posiadasz i im dłużej je posiadasz, tym wyższe są koszty zapasów. Badanie przeprowadzone przez McKinsey pokazuje również, że wolno rotujące zapasy mogą wiązać od 10% do 40% kapitału obrotowego firmy.

Dlatego też agresywne przekształcanie stagnujących zapasów w aktywa płynne może znacząco zwiększyć sprzedaż i kondycję finansową firmy.

Oto kilka sztuczek, których możesz użyć:

• Odłóż budżet marketingowy na wyprzedaże wolno rotujących produktów (rabat w wysokości 10-20% jest idealny, aby zachęcić do sprzedaży bez uszczerbku dla marży zysku).
• Połącz stagnujące pozycje magazynowe z bestsellerami.
• Przeprowadzaj błyskawiczne wyprzedaże i promocje, takie jak wyprzedaże tylko w weekendy.
• Korzystaj z narzędzi do wyszukiwania wiadomości e-mail w ukierunkowanych kampaniach marketingowych dotyczących wyprzedaży. Na przykład, planując zniżkę na wolno rotujące produkty, można znaleźć i wysłać e-maile do klientów, którzy w przeszłości wykazywali zainteresowanie podobnymi produktami.
• Korzystaj z programów lojalnościowych, aby oferować specjalne oferty wyprzedażowe.

#5. Korzystanie z hybrydowego modelu zakupów

Hybrydowe modele zakupów to kolejne popularne i praktyczne rozwiązanie do zarządzania zapasami dla firm, które chcą obniżyć koszty, jednocześnie spełniając wymagania klientów. Łączą one w sobie zarówno strategie Just-in-Time (JIT), jak i Just-in-Case (JIC), aby utrzymać przepływy pieniężne i marże zysku.

W tym przypadku utrzymywane są minimalne zapasy produktów niezwiązanych z podstawową działalnością, co pozwala obniżyć koszty zapasów. Hybrydowe modele zakupów pozwalają na dostosowanie się do zmian popytu przy jednoczesnym szybkim ograniczeniu ryzyka.

Dane muszą jednak odgrywać tutaj kluczową rolę. W celu właściwego wdrożenia należy być na bieżąco z potrzebami i oczekiwaniami klientów w zakresie produktów i usług.

Aby wdrożyć to w swojej firmie i poprawić sprzedaż, musisz:

• Ocena wymagań dotyczących zapasów i rozróżnienie między pozycjami podstawowymi i niezwiązanymi z podstawowymi.
• Przyjęcie JIT dla produktów innych niż podstawowe w celu zminimalizowania kosztów magazynowania i uniknięcia nadmiernych zapasów.
• Wykorzystanie danych do prognozowania pozycji podstawowych.
• Rozwijaj silne relacje z dostawcami, na których możesz polegać zarówno w przypadku zaopatrzenia JIT, jak i JIC.

#6. Jak największa minimalizacja kosztów operacyjnych

Jeśli przepływ gotówki jest jednym z głównych problemów Twojej firmy, musisz ograniczyć wszystkie koszty, których można uniknąć. Jako firma musisz włożyć cały swój wysiłek w poprawę wartości zamówień, prognozowanie przyszłych potrzeb oraz zarządzanie zapasami i logistyką. Jednak w przypadku wielu firm koszty operacyjne pochłaniają znaczny procent i tak już ograniczonych przepływów pieniężnych.

Istnieje kilka sposobów na zminimalizowanie kosztów operacyjnych, w tym:

• Usprawnienie procesu łańcucha dostaw: Analiza łańcucha dostaw w celu znalezienia możliwości obniżenia kosztów. Może to obejmować negocjowanie umów, przyjęcie bardziej wydajnych strategii poznawczych lub konsolidację dostawców.
• **Optymalizacja procesu produkcji: **Skupienie się na redukcji kosztów produkcji dzięki lepszemu prognozowaniu i wydajności.
• **Wdrożenie odpowiednich technologii: **Wykorzystanie technologii w celu usprawnienia operacji, które można zautomatyzować (fakturowanie, wprowadzanie danych itp.).
• **Inwestowanie w umiejętności pracowników: **Twórz podręczniki dla pracowników, aby prowadzić i szkolić swoich pracowników w zakresie identyfikowania i wdrażania możliwości oszczędzania kosztów na poziomie operacyjnym, a nawet ogólnym poziomie organizacyjnym.

Wraz z rozwojem firmy zaczniesz dostrzegać więcej ukrytych i często nieuniknionych kosztów operacyjnych i nadmiernych kosztów ogólnych, które mogą ograniczać przepływy pieniężne. Kluczem jest konsekwentne analizowanie tych kosztów za pomocą analizy danych w czasie rzeczywistym i znajdowanie obszarów, nad którymi można popracować.

#7. Przewiduj zamówienia klientów, aby dopasować je do ich potrzeb

Analiza danych w czasie rzeczywistym jest niesamowitym narzędziem do poprawy zarządzania przepływami pieniężnymi poprzez podkreślanie potrzeb klientów i przewidywanie, co mogą zamówić w następnej kolejności. Wiedząc, co i ile produktu muszą zamówić, możesz przydzielić wymagany napływ gotówki we właściwym miejscu - zapobiegając problemom z zapasami i marnowaniu gotówki.

Integracja systemu CRM może pomóc w uzyskaniu lepszego wglądu w przyszłe potrzeby i preferencje klienta. Następnie można wykorzystać spersonalizowane działania marketingowe, aby zaoferować klientom produkt, na który jest duże zapotrzebowanie, zanim jeszcze o niego poproszą.

Rezultaty - zwiększona satysfakcja klientów, lepsze zarządzanie zapasami, przepływy pieniężne i sprzedaż.

Słowo do mądrych

Firmy na całym świecie wykorzystują dane i zarządzanie przepływami pieniężnymi do poprawy swojej sprzedaży. Wymienione powyżej strategie są doskonałym punktem wyjścia do wykorzystania ich również w Twojej firmie.

Ale nie poprzestawaj na tym. Eksperymentuj dalej, testuj różne taktyki A/B, a raport sprzedaży wkrótce pokaże pozytywne wyniki twoich wysiłków.