Kluczowa dokumentacja dla właścicieli firm: 11 rodzajów dokumentów biznesowych, które należy zawsze przechowywać

Wprowadzenie

Niewielu właścicieli firm lubi papierkową robotę, a jeszcze mniej chce śledzić całą dokumentację, która przewija się przez ich biurka. Niestety, dokumenty biznesowe mają kluczowe znaczenie dla kondycji organizacji, ponieważ bez nich ryzykujesz zakłopotanie, zakłócenia w działalności, a nawet kłopoty prawne.

Na szczęście dotyczy to tylko kilku wybranych rodzajów dokumentów biznesowych. Dlatego w tym artykule nauczymy Cię, jak odróżnić to, co jest ważne, od tego, co nie jest, wyjaśnimy 11 rodzajów kluczowych dokumentów biznesowych, które zawsze powinieneś przechowywać, i zbadamy korzyści, jakie mogą one zaoferować Twojej firmie.

Czym są dokumenty biznesowe?

Ogólnie rzecz biorąc, dokumentem biznesowym może być każda kartka papieru (lub jej cyfrowy odpowiednik), która jest nawet stycznie związana z działalnością firmy. Mówiąc jednak bardziej szczegółowo, można myśleć o dokumentach biznesowych jako o zapisach używanych do komunikowania się, przechowywania lub organizowania informacji w organizacji.

Dlaczego dokumenty biznesowe są ważne?

Jak się wkrótce przekonasz, dokumenty biznesowe mają wiele kształtów, rozmiarów i, co najważniejsze, zastosowań. Ale dlaczego w ogóle są one ważne i jakie korzyści mogą zaoferować Twojej firmie? Cóż, odpowiedzmy na to pytanie.

• Organizacja i wydajność: Dokumenty biznesowe zapewniają strukturę i przejrzystość operacji, umożliwiając zwiększenie wydajności, zmniejszenie liczby błędów i ogólną spójność.
• Komunikacja i współpraca: Dokumenty ułatwiają również skuteczną komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, tworząc lepsze środowisko pracy i umożliwiając pracownikom i interesariuszom osiąganie najlepszych możliwych wyników.
• Dzielenie się wiedzą i zarządzanie nią: Kiedy pracownicy odchodzą z firmy, zabierają ze sobą całą swoją wiedzę, co powoduje nieefektywność. Dokumenty biznesowe pozwalają zachować wszystkie te informacje i wzmocnić przyszłe wysiłki pracowników.
• Ochrona prawna: Niestety, spory, procesy sądowe i kontrole są nieuniknioną częścią prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak przechowując odpowiednie dokumenty biznesowe, można zabezpieczyć wszystkie swoje bazy i złagodzić negatywne skutki incydentów prawnych.
• Planowanie i podejmowanie decyzji: Dokumenty biznesowe zapewniają nieoceniony wgląd w operacje, pozwalając wyciągać wnioski z przeszłości i dostosowywać się do przyszłości. Dzięki temu zawsze możesz podejmować skuteczne decyzje oparte na danych.
• Monitorowanie i ocena wydajności: Jak skutecznie prowadzić firmę, jeśli nie rozumie się, co się w niej dzieje? To proste - nie można. Na szczęście dokumenty biznesowe pozwalają śledzić wszystkie ważne wskaźniki w czasie (prawie) rzeczywistym.
• Reputacja i wizerunek marki: W tym przypadku wartość dokumentów biznesowych jest dwojaka. Po pierwsze, dokumentacja brandingowa pozwala konsekwentnie kierować reklamy do idealnych klientów za pomocą rozpoznawalnego tonu głosu (w tekście, mediach, projekcie itp.). Po drugie, skuteczne zarządzanie dokumentami pozwala również pracować wydajniej i tworzyć bardziej wiarygodną reputację marki.

11 rodzajów kluczowych dokumentów biznesowych, które zawsze należy przechowywać

Jak pokazano powyżej, standardowym sposobem klasyfikacji dokumentów biznesowych jest ich przypadek użycia w firmie. Aby jednak zidentyfikować ostateczne miejsce przeznaczenia dokumentu (tj. kosz na śmieci lub szuflada biurka), musimy przyjrzeć się przestarzałości.

Trzeba przyznać, że jest to nieco trudne, ponieważ koncepcja ta wykracza poza przypadki użycia, zawartość, a nawet działy docelowe. Ogólnie rzecz biorąc, najważniejsze dokumenty biznesowe zwykle mieszczą się w przedziałach finansowych, prawnych i marketingowych, ale nie wszystkie.

Co więcej, nawet gdybyś trzymał całą dokumentację zawartą tylko w tych kategoriach, wkrótce twoje biuro i komputery byłyby przepełnione (cyfrowymi) odpadami papierowymi. Dlatego najskuteczniejszym sposobem pomocy w określeniu, które dokumenty należy zachować, jest opowiedzenie o nich wszystkich.

#1 Rachunek zysków i strat

Dokumenty te, znane również jako rachunki zysków i strat lub zestawienia zysków i strat, podsumowują przychody, wydatki oraz dochód lub stratę netto firmy w określonym okresie. Są one ważne ze względów wewnętrznych, w tym analizy porównawczej, planowania i podejmowania decyzji.

Jednak ich prawdziwa wartość ujawnia się, gdy chodzi o sprawozdawczość zewnętrzną, a dokładniej analizę inwestorów/wierzycieli podczas przejęć lub poszukiwania inwestycji oraz zgodność z przepisami podatkowymi.

Rachunki zysków i strat mają kluczowe znaczenie dla oceny wyników i kondycji finansowej Twojej firmy, a ich brak może wzbudzić wątpliwości co do Twojego postępowania. W najgorszym przypadku może to spowodować utratę finansowania, a nawet wylądować w gorącej wodzie z lokalnym urzędem skarbowym.

(Źródło: Zervant)

#2 Bilanse

Podobnie jak rachunki zysków i strat, bilanse zapewniają migawkę statusu finansowego firmy w określonym czasie i są ważne z wyżej wymienionych powodów. Różnią się one jednak tym, że koncentrują się na aktywach, pasywach i kapitale własnym firmy.

(Źródło: bdc.ca)

#3 Tax Returns

Jak sama nazwa wskazuje, zeznania podatkowe to dokumenty biznesowe składane w lokalnym urzędzie skarbowym (IRS w USA) w celu zgłoszenia dochodów, odliczeń i zobowiązań podatkowych za dowolny okres i służą jako zapis działalności finansowej firmy.

Jak można sobie wyobrazić, są one najważniejsze dla zapewnienia zgodności z lokalnymi przepisami, ponieważ ich złamanie może w najlepszym przypadku skutkować grzywną, a w najgorszym - salą sądową lub celą.

(Źródło: AbbyMarketplace)

#4 Faktury i paragony

Nie mamy wątpliwości, że doskonale zdajesz sobie sprawę z istnienia faktur i paragonów, ale aby nie pozostawiać nikogo w tyle, dokumenty te potwierdzają transakcje biznesowe. To sprawia, że są one bardzo ważne z kilku powodów, w tym księgowości, sporów z klientami i podatków. Wdrożenie oprogramowania do fakturowania jest optymalnym rozwiązaniem do generowania faktur i zarządzania nimi.

(Źródło: Billdu)

#5 Wyciągi bankowe

Wydawane przez bank lub inną organizację finansową, wyciągi bankowe podsumowują transakcje Twojej firmy w określonym okresie, w tym wpłaty, wypłaty, przelewy i inne. Podobnie jak w przypadku innych dokumentów finansowych, odgrywają one również ważną rolę w wewnętrznej księgowości, budżetowaniu i zgodności z przepisami podatkowymi.

Pomagają one jednak również w wykrywaniu oszustw i są niezbędne przy **ubieganiu się o pożyczki** lub **poszukiwaniu finansowania** od innych podmiotów gospodarczych. To sprawia, że są one więcej niż warte przechowywania w szufladzie.

(Źródło: Patriot Software)

#6 Dokumentacja płacowa

Dokumentacja płacowa, wykorzystywana głównie do wewnętrznego prowadzenia dokumentacji, śledzi wynagrodzenia pracowników, potrącenia i inne powiązane informacje. Są one niezbędne do monitorowania wydatków, zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy i podatkowego, rozwiązywania sporów dotyczących wynagrodzeń pracowników i udowadniania swojej niewinności podczas audytów.

(Źródło: Hourly)

#7 Licencje i zezwolenia biznesowe

Przechodząc od finansów, nadszedł czas, aby omówić prawne dokumenty biznesowe. Licencje i pozwolenia służą kilku oczywistym celom, w tym przyznawaniu dostępu do unikalnych branż, dopuszczaniu do określonych programów rządowych oraz prezentowaniu swojej **ekspertyzy** i wiarygodności.

Już choćby z tego powodu warto posiadać zezwolenia i licencje. Jednak najważniejszym powodem jest to, że ze względu na ich charakter i działalność, w którą są zaangażowane, często będziesz musiał przedstawić swoje uprawnienia do pewnych działań prawnych i biznesowych.

(Źródło: SignNow)

#8 Kontrakty i umowy

Niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność B2B, czy B2C, kontrakty i umowy są Twoim chlebem powszednim. Obejmują one umowy z podmiotami zewnętrznymi, takimi jak firmy outsourcingowe oprogramowania, które są szczególnie istotne dla firm skoncentrowanych na technologii. Szczegółowo określają one **prawnie wiążące warunki relacji** (z klientami, partnerami, powiernikami itp.) i pomagają chronić przed potencjalnymi procesami sądowymi. Co więcej, pozwalają one śledzić zobowiązania umowne, aby upewnić się, że wywiązujesz się ze wszystkich swoich obowiązków.

(Źródło: Jotform)

#9 Dokumentacja własności intelektualnej

Własność intelektualna to ogólny termin określający dokumenty biznesowe, które ustanawiają i chronią prawa własności intelektualnej firmy, w tym rejestry, rejestracje i patenty. W praktyce posiadanie tych dokumentów zapewnia liczne korzyści, przede wszystkim udowadniając własność niematerialnych aktywów firmy, powstrzymując potencjalną kradzież lub niewłaściwe wykorzystanie, monetyzację, licencjonowanie i rozpoznawalność marki.

(Źródło: Signaturely)

#10 Dokumentacja ubezpieczeniowa

Innym rodzajem dokumentów biznesowych, które zawsze należy przechowywać, są rejestry ubezpieczeniowe, ponieważ śledzą one zakres ubezpieczenia firmy, wyszczególniają wszystkie istotne informacje i służą jako dowód w przypadku roszczeń. Są one niezbędne do utrzymania dobrego zarządzania ryzykiem i zapewnienia ciągłości biznesowej oraz odzyskiwania danych po awarii. Ponadto chronią one firmę i pracowników przed wszelkimi wypadkami, które mogą wystąpić w miejscu pracy.

(Źródło: SampleForms)

#11 Marketing Records

Wreszcie, dokumentacja marketingowa odnosi się do dokumentacji i danych związanych z działaniami i strategiami marketingowymi firmy. Obejmują one badania rynku, kampanie reklamowe, dane klientów, analizy, plany marketingowe i materiały promocyjne.

Są one niezbędne z różnych powodów, ale warto je zachować, zwłaszcza w celu utrzymania skutecznej analizy wydajności i konkurencji, śledzenia spostrzeżeń klientów i targetowania, zapewnienia spójności marketingu marki i umożliwienia długoterminowego planowania.

(Źródło: SlideTeam)

Jak klasyfikowane są dokumenty biznesowe?

Ze względu na szeroki zakres ich definicji, nie powinno dziwić, że kategoryzacja dokumentów biznesowych jest dość zróżnicowana. Zazwyczaj są one klasyfikowane według ich treści i funkcji do następujących typów:

• Administracyjne: Używane do wewnętrznych celów administracyjnych, dokumenty te ułatwiają komunikację, koordynację i organizację w firmie. Obejmują one notatki, wewnętrzne wiadomości e-mail, agendy spotkań, harmonogramy pracowników itp.
• Prawne i regulacyjne: Dokumenty te, wymagane do spełnienia obowiązków prawnych i regulacyjnych, pomagają zapewnić, że firma działa w ramach prawnych w celu ochrony swoich praw i interesów. Obejmują one umowy, porozumienia, licencje, zezwolenia, warunki świadczenia usług, polityki prywatności i inne.
• Finansowe: Dokumenty te, związane z transakcjami i innymi działaniami finansowymi, są niezbędne do skutecznej księgowości, opodatkowania i analizy finansowej. Obejmują one sprawozdania finansowe, faktury, pokwitowania, zamówienia zakupu, raporty wydatków i inne.
• Marketing i sprzedaż: Dokumenty te, wykorzystywane do przyciągania i przekształcania potencjalnych klientów w klientów oraz promowania produktów i usług firmy, napędzają sprzedaż i generują przychody. Obejmują one broszury, ulotki, reklamy, opisy produktów/usług, plany marketingowe, opinie klientów itp.
• Zasoby ludzkie: Dokumenty HR pomagają zapewnić właściwe zarządzanie pracownikami, zgodność z przepisami prawa pracy i skuteczną komunikację między firmą a jej personelem. Obejmują one umowy o pracę, opisy stanowisk, oceny wydajności, materiały szkoleniowe, rejestry dyscyplinarne, rozwój oprogramowania HR w celu usprawnienia procesów HR i wiele innych.
• Operacyjne: Używane do wspierania codziennych operacji, dokumenty te zawierają wytyczne i instrukcje dla pracowników w celu zapewnienia wydajności, spójności i jakości. Obejmują one standardowe procedury operacyjne (SOP), schematy blokowe procesów, rejestry zapasów, dzienniki konserwacji itp.
• Projekt: Specyficzne dla zarządzania projektami, dokumenty te pomagają śledzić kamienie milowe, alokować zasoby i zapewnić pomyślne zakończenie projektu poprzez staranne planowanie, monitorowanie i realizację. Obejmują one plany projektu, harmonogramy, struktury podziału pracy (WBS), raporty z postępów, oceny ryzyka i inne.
• Korespondencja zewnętrzna: Zaangażowane w komunikację z zewnętrznymi interesariuszami, takimi jak klienci, dostawcy i partnerzy, dokumenty te pomagają w nawiązywaniu relacji biznesowych i ułatwiają płynne interakcje i współpracę. Obejmują one listy, wiadomości e-mail, propozycje, oferty, zamówienia zakupu, umowy itp.

Lepsze zrozumienie tej kategoryzacji jest ważne dla zrozumienia znaczenia i wykorzystania dokumentów biznesowych w firmie. Nie pomoże ci to jednak odpowiedzieć na pytanie, które przywiodło cię tutaj w pierwszej kolejności - które dokumenty można bezpiecznie wyrzucić, a które należy zachować. Cóż, odpowiedzmy na to pytanie już teraz.

Jaki jest najlepszy sposób zarządzania dokumentami biznesowymi?

W dzisiejszych czasach mamy to szczęście, że nie musimy polegać na wypchanych teczkach i przepełnionych szufladach biurka, aby pomieścić całą naszą istotną dokumentację biznesową. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami (DMS) jest jednym z najlepszych narzędzi do wdrożenia w firmie, ponieważ nie tylko zmniejsza wpływ papierkowej roboty na nerwy, ale także na środowisko.

DMS umożliwia przechowywanie, organizowanie i udostępnianie zasobów z poziomu jednego wygodnego interfejsu, co czyni go zdecydowanie najlepszym sposobem zarządzania dokumentami biznesowymi. Nie oznacza to jednak, że jest on całkowicie bezproblemowy. Jeśli chcesz cieszyć się najbardziej usprawnionym doświadczeniem i zmaksymalizować swoją wydajność, nadal będziesz musiał zastosować kilka wybranych strategii, aby usprawnić jego działanie.

Obejmują one:

• Ustanowienie jasnych zasad nazewnictwa i etykietowania
• Centralizacja przechowywania dokumentów
• Tworzenie hierarchii dostępu
• Wdrażanie kopii zapasowych i odzyskiwania po awarii
• Umożliwienie obiegu dokumentów i współpracy

Podsumowanie

Jak pokazaliśmy, dokumenty biznesowe są istotnymi zasobami dla Twojej firmy i wszystkich jej operacji w różnych działach, w tym prawnym, finansowym, marketingowym i nie tylko. Pierwszym kluczem do jak najlepszego ich wykorzystania jest umiejętność oddzielenia tych, które mają długoterminową wartość, od tych, które jej nie mają.

W tym artykule zapoznałeś się z 11 dokumentami biznesowymi, które zawsze powinieneś przechowywać i dowiedziałeś się, dlaczego tak jest. Twoja praca jest jednak daleka od zakończenia. Teraz musisz ponownie ocenić swoje obecne wewnętrzne zasady zarządzania dokumentami i określić, czy umożliwiają one, czy też uniemożliwiają wysiłki Twoich zespołów.

Niezależnie od ostatecznych wniosków, należy pamiętać, że zawsze jest miejsce na ulepszenia. I może to być miejsce, które można zwolnić w szufladzie biurka, przenosząc całą dokumentację do chmury.