Documente esențiale pentru proprietarii de companii: 11 tipuri de documente de afaceri pe care trebuie să le păstrați întotdeauna

Introducere

Puțini proprietari de companii se bucură de hârțogăraie și chiar mai puțini doresc să țină evidența tuturor documentelor care trec pe birourile lor. Din nefericire, documentele de afaceri sunt vitale pentru sănătatea organizației dvs., deoarece fără ele riscați să vă faceți de râs, să vă întrerupeți activitatea și chiar să aveți probleme juridice.

Din fericire, acest lucru este valabil doar pentru câteva tipuri de documente de afaceri. Astfel, în acest articol, vă vom învăța cum să faceți diferența între ceea ce este important și ceea ce nu este, vă vom explica cele 11 tipuri de documente de afaceri cruciale pe care trebuie să le păstrați întotdeauna și vom explora beneficiile pe care acestea le pot oferi companiei dumneavoastră.

Ce sunt documentele de afaceri?

În general, un document de afaceri poate fi orice bucată de hârtie (sau echivalentul său digital) care are o legătură tangențială cu operațiunile companiei dumneavoastră. Dar, pentru a fi mai specific, vă puteți gândi la documentele de afaceri ca fiind înregistrări utilizate pentru a comunica, stoca sau organiza informații în cadrul unei organizații.

De ce sunt importante documentele de afaceri?

După cum veți vedea în curând, documentele de afaceri au multe forme, dimensiuni și, cel mai important, cazuri de utilizare. Dar de ce sunt ele importante în primul rând și ce beneficii pot oferi afacerii dumneavoastră? Ei bine, haideți să răspundem la această întrebare.

• Organizare și eficiență: Documentele de afaceri oferă structură și claritate operațiunilor dvs., permițând o mai mare eficiență, mai puține erori și o coerență generală.
• Comunicare și colaborare: Documentele facilitează, de asemenea, o comunicare internă și externă eficientă, creând un mediu de lucru mai bun și permițând angajaților și părților interesate să obțină cele mai bune rezultate posibile.
• Schimbul și gestionarea cunoștințelor: Atunci când angajații părăsesc compania dumneavoastră, ei iau cu ei toate cunoștințele lor, ceea ce cauzează ineficiență. Documentele de afaceri vă permit să păstrați toate aceste informații și să împuterniciți eforturile viitorilor angajați.
• Protecția juridică: Din păcate, gestionarea litigiilor, a proceselor și a inspecțiilor este o parte inevitabilă a conducerii unei afaceri. Dar, păstrând documentele de afaceri relevante, vă puteți acoperi toate bazele și puteți atenua efectele negative ale incidentelor juridice.
• Planificare și luare de decizii: Documentele de afaceri oferă informații neprețuite despre operațiunile dumneavoastră, permițându-vă să învățați din trecut și să vă adaptați pentru viitor. Datorită acestui fapt, puteți lua întotdeauna decizii eficiente, bazate pe date.
• Monitorizarea și evaluarea performanțelor: Cum puteți să vă conduceți eficient afacerea dacă nu înțelegeți ce se întâmplă în interiorul ei? Simplu - nu se poate. Din fericire, documentele de afaceri vă permit să urmăriți toți parametrii importanți în (aproape) timp real.
• Reputație și imagine de marcă: În acest caz, valoarea documentelor de afaceri este dublă. În primul rând, documentația de branding vă permite să vă adresați în mod constant clienților dumneavoastră ideali cu un ton de voce recunoscut (în texte, media, design etc.). Dar, în al doilea rând, gestionarea eficientă a documentelor vă permite, de asemenea, să lucrați mai eficient și să vă creați o reputație mai fiabilă în jurul mărcii dumneavoastră.

11 tipuri de documente de afaceri esențiale care trebuie păstrate întotdeauna

După cum s-a arătat mai sus, modul standard de clasificare a documentelor de afaceri este în funcție de utilizarea lor în cadrul companiei. Dar pentru a identifica destinația finală a unui document (de exemplu, coșul de gunoi sau sertarul biroului dumneavoastră), trebuie să analizăm obsolescența.

Desigur, acest lucru este un pic mai dificil, deoarece conceptul transcende cazurile de utilizare, conținutul și chiar departamentele țintă. În general, cele mai importante documente de afaceri tind să se încadreze în categoriile financiare, juridice și de marketing, dar nu toate.

În plus, chiar dacă ați păstra toată documentația din aceste categorii, biroul și calculatoarele dumneavoastră ar fi în curând pline de deșeuri de hârtie (digitală). Așadar, cel mai eficient mod de a vă ajuta să identificați ce documente să păstrați este să vă spunem totul despre ele.

#1 Declarații de venituri

Cunoscute și sub numele de declarații de profit și pierdere sau declarații de venituri, aceste documente rezumă veniturile, cheltuielile și venitul sau pierderea netă a companiei dumneavoastră pe o anumită perioadă. Ele sunt importante din motive interne, inclusiv pentru analiză comparativă, planificare și luarea deciziilor.

Cu toate acestea, adevărata lor valoare se evidențiază atunci când vine vorba de raportarea externă, mai exact, de analiza investitorilor/creditorilor în timpul achizițiilor sau al căutării de investiții și de respectarea obligațiilor fiscale.

Declarațiile de venituri sunt esențiale pentru evaluarea performanței și a sănătății financiare a afacerii dumneavoastră, iar absența lor poate pune la îndoială comportamentul dumneavoastră. În cel mai rău caz, acest lucru poate duce la întreruperea finanțării sau chiar vă poate aduce probleme cu biroul fiscal local.

(Sursa: Zervant)

#2 Bilanțuri

La fel ca și declarațiile de venit, bilanțurile oferă o imagine a situației financiare a companiei dumneavoastră la un moment dat și sunt importante din motivele menționate mai sus. Cu toate acestea, ele diferă prin faptul că se concentrează asupra activelor, pasivelor și capitalurilor proprii ale întreprinderii dumneavoastră.

(Sursa: bdc.ca)

#3 Declarații fiscale

După cum sugerează și numele, declarațiile fiscale sunt documente de afaceri pe care le depuneți la biroul fiscal local (IRS în SUA) pentru a vă raporta veniturile, deducerile și obligațiile fiscale pentru orice perioadă și servesc drept înregistrare a activităților financiare ale afacerii dumneavoastră.

După cum v-ați putea imagina, acestea sunt foarte importante pentru a asigura respectarea legilor locale, deoarece încălcarea acestora vă poate aduce probleme din cauza amenzilor, în cel mai bun caz, și a tribunalului sau a celulei, în cel mai rău caz.

(Sursa: AbbyMarketplace)

#4 Facturi și chitanțe

Nu ne îndoim că sunteți perfect conștienți de facturi și chitanțe, dar pentru a nu lăsa pe nimeni în urmă, aceste documente confirmă tranzacțiile dvs. de afaceri. Acest lucru le face extrem de importante din mai multe motive, printre care contabilitatea, litigiile cu clienții și impozitarea. Implementarea unui software de facturare este o soluție optimă pentru generarea și gestionarea facturilor.

(Sursa: Billdu)

#5 Declarații bancare

Eliberate de o bancă sau de o altă organizație financiară, extrasele de cont bancar rezumă tranzacțiile afacerii dumneavoastră într-o anumită perioadă, inclusiv depozitele, retragerile, transferurile și altele. La fel ca și celelalte documente financiare, acestea joacă, de asemenea, un rol important în contabilitatea internă, întocmirea bugetului și respectarea obligațiilor fiscale.

Cu toate acestea, ele ajută, de asemenea, compania dumneavoastră să detecteze fraudele și sunt vitale pentru **aplicarea de împrumuturi **sau **cercetarea de finanțare **de la alte entități comerciale. Acest lucru le face să merite mai mult decât merită să le păstrați în sertar pentru a fi păstrate în siguranță.

(Sursa: Patriot Software)

#6 Înregistrări de salarizare

Folosite în principal pentru evidența internă, registrele de salarizare urmăresc remunerarea angajaților, deducerile și alte informații conexe. Acestea sunt vitale pentru a vă monitoriza cheltuielile, pentru a vă asigura conformitatea cu legislația muncii și cu legislația fiscală, pentru a rezolva disputele salariale ale angajaților și pentru a vă dovedi nevinovăția în cadrul auditurilor.

(Sursa: Hourly)

#7 Licențe și permise de afaceri

Trecând de la finanțe, este timpul să discutăm despre documentele juridice de afaceri. Licențele și permisele servesc la mai multe scopuri evidente, inclusiv acordarea accesului la industrii unice, autorizarea dumneavoastră pentru anumite programe guvernamentale și prezentarea **expertizei** și a încrederii dumneavoastră.

Numai pentru acest lucru, merită să păstrați permisele și licențele. Cu toate acestea, cel mai important motiv este că, datorită naturii lor și activităților în care sunt implicate, va trebui adesea să vă prezentați eligibilitatea pentru anumite acțiuni juridice și comerciale.

(Sursa: SignNow)

#8 Contracte și acorduri

Indiferent dacă sunteți o afacere B2B sau B2C, contractele și acordurile sunt pâinea și untul dumneavoastră.Acestea includ acorduri cu entități externe, cum ar fi companiile de externalizare a software-ului, care sunt cruciale în special pentru întreprinderile axate pe tehnologie. Acestea detaliază **condițiile obligatorii din punct de vedere juridic ale relațiilor dvs. **(cu clienții, partenerii, fiduciarii etc.) și vă ajută să vă protejați împotriva unor potențiale procese. În plus, vă permit să vă urmăriți obligațiile contractuale pentru a vă asigura că vă îndepliniți toate responsabilitățile.

(Sursa: Jotform)

#9 Documentația privind proprietatea intelectuală

Proprietatea intelectuală este un termen generic pentru documentele de afaceri care stabilesc și protejează drepturile de proprietate intelectuală ale întreprinderii dumneavoastră, inclusiv înregistrările, înregistrările și brevetele. În practică, păstrarea acestora oferă numeroase beneficii, în principal dovedirea proprietății asupra activelor necorporale ale afacerii dvs., descurajarea potențialelor furturi sau utilizări abuzive, monetizarea, acordarea de licențe și recunoașterea mărcii.

(Sursa: Signaturely)

#10 Înregistrări de asigurare

Un alt tip de documente de afaceri care trebuie păstrate întotdeauna sunt registrele de asigurare, deoarece acestea urmăresc acoperirea de asigurare a companiei dumneavoastră, detaliază toate informațiile relevante și servesc drept dovadă în timpul cererilor de despăgubire. Acestea sunt vitale pentru a menține o bună gestionare a riscurilor și pentru a asigura continuitatea afacerii și recuperarea în caz de dezastru. În plus, acestea vă protejează compania și angajații împotriva oricăror accidente care pot apărea la locul de muncă.

(Sursa: SampleForms)

#11 Marketing Records

În cele din urmă, registrele de marketing se referă la documentația și datele legate de activitățile și strategiile de marketing ale afacerii dumneavoastră. Acestea includ studii de piață, campanii publicitare, date despre clienți, analize, planuri de marketing și materiale promoționale.

Acestea sunt vitale din diverse motive, dar merită să fie păstrate, în special pentru a menține o analiză eficientă a performanței și a concurenței, pentru a urmări perspectivele și țintirea clienților, pentru a asigura coerența marketingului de marcă și pentru a permite planificarea pe termen lung.

(Sursa: SlideTeam)

Cum se clasifică documentele de afaceri?

Datorită domeniului larg de aplicare al definiției lor, nu ar trebui să fie o surpriză faptul că clasificarea documentelor de afaceri este destul de variată. În mod obișnuit, acestea sunt clasificate în funcție de conținut și funcție în următoarele tipuri:

• Administrativ: Utilizate în scopuri administrative interne, aceste documente facilitează comunicarea, coordonarea și organizarea în cadrul unei întreprinderi. Acestea includ memo-uri, e-mailuri interne, agende de ședință, programe de lucru ale angajaților etc.
• Juridic și de reglementare: Necesare pentru a respecta obligațiile legale și de reglementare, aceste documente contribuie la asigurarea faptului că întreprinderea funcționează în cadrul legal pentru a-și proteja drepturile și interesele. Acestea includ contracte, acorduri, licențe, autorizații, permise, termeni de servicii, politici de confidențialitate și multe altele.
• Financiar: Legate de tranzacții și alte activități financiare, aceste documente sunt necesare pentru o contabilitate, impozitare și analiză financiară eficiente. Acestea includ situații financiare, facturi, chitanțe, ordine de cumpărare, rapoarte de cheltuieli și multe altele.
• Marketing și vânzări: Folosite pentru a atrage și a transforma clienții potențiali în clienți și pentru a promova produsele și serviciile întreprinderii, aceste documente stimulează vânzările și generează venituri. Acestea includ broșuri, pliante, reclame, descrieri de produse/servicii, planuri de marketing, mărturii ale clienților etc.
• Resurse umane: Documentele de resurse umane contribuie la asigurarea unui management adecvat al angajaților, la respectarea legislației muncii și la o comunicare eficientă între companie și personalul său. Acestea includ contracte de muncă, descrieri ale posturilor, evaluări ale performanțelor, materiale de formare, dosare disciplinare, dezvoltarea de software de resurse umane pentru a eficientiza procesele de resurse umane și multe altele.
• Operațional: Utilizate pentru a sprijini operațiunile zilnice, aceste documente oferă orientări și instrucțiuni angajaților pentru a asigura eficiența, consecvența și calitatea. Acestea includ proceduri standard de operare (PSO), diagrame de flux ale proceselor, registre de inventar, registre de întreținere etc.
• Proiect: Specifice managementului de proiect, aceste documente ajută la urmărirea etapelor, la alocarea resurselor și la asigurarea finalizării cu succes a proiectului printr-o planificare, monitorizare și execuție atentă. Acestea includ planuri de proiect, calendare, structuri de defalcare a muncii (WBS), rapoarte de progres, evaluări ale riscurilor și multe altele.
• Corespondență externă: Implicate în comunicarea cu părțile interesate externe, cum ar fi clienții, furnizorii și partenerii, aceste documente ajută la stabilirea relațiilor de afaceri și facilitează interacțiunile și colaborările fără probleme. Acestea includ scrisori, e-mailuri, propuneri, oferte, comenzi de cumpărare, contracte etc.

Este important să aveți o idee mai bună despre această clasificare pentru a înțelege importanța și utilizarea documentelor de afaceri în cadrul companiei dumneavoastră. Cu toate acestea, nu vă va ajuta să răspundeți la întrebarea care v-a adus aici în primul rând - ce documente sunt sigure de aruncat și care ar trebui păstrate. Ei bine, haideți să răspundem la această întrebare chiar acum.

Care este cel mai bun mod de gestionare a documentelor de afaceri?

În zilele noastre, suntem norocoși să spunem că nu mai trebuie să ne bazăm pe dosare voluminoase și sertare de birou supraaglomerate pentru a găzdui toată documentația noastră de afaceri vitală. Software-ul de gestionare a documentelor (DMS) este unul dintre cele mai bune instrumente pe care trebuie să le integrați în afacerea dvs., deoarece nu numai că reduce impactul hârtiilor asupra nervilor dvs. încordați, ci și asupra mediului înconjurător.

DMS vă permite să stocați, să organizați și să partajați resurse dintr-o singură interfață convenabilă, fiind de departe cea mai bună modalitate de gestionare a documentelor de afaceri. Cu toate acestea, asta nu înseamnă că este complet lipsit de complicații. Dacă doriți să vă bucurați de o experiență cât mai simplificată și să vă maximizați eficiența, va trebui totuși să folosiți câteva strategii alese pentru a-i potența operațiunile.

Printre acestea se numără:

• Stabilirea unor politici clare de denumire și etichetare
• Centralizarea stocării documentelor
• Crearea unei ierarhii de acces
• Implementarea backup-ului și a recuperării în caz de dezastru
• Activarea fluxului de lucru și colaborare a documentelor

În rezumat

După cum am arătat, documentele de afaceri sunt resurse vitale pentru afacerea dvs. și pentru toate operațiunile sale din toate departamentele, inclusiv cele juridice, financiare, de marketing și multe altele. Iar prima cheie pentru a le valorifica la maximum este să le puteți separa pe cele care au valoare pe termen lung de cele care nu au.

În acest articol, ați văzut cele 11 documente de afaceri pe care trebuie să le păstrați întotdeauna și ați văzut de ce este cazul. Cu toate acestea, munca dvs. este departe de a se încheia. Acum trebuie să vă reevaluați politicile actuale de gestionare a documentelor interne și să stabiliți dacă permiteți sau nu eforturile echipelor dvs.

Indiferent de concluzia finală, trebuie să vă amintiți că există întotdeauna loc pentru îmbunătățiri. Și s-ar putea să fie spațiul pe care îl puteți elibera în sertarul biroului dvs. transferându-vă toată documentația în cloud.