Introducere

Cele 5 faze ale ciclului de viață al managementului de proiect în 2023

Managerii de proiect sunt cu adevărat multitasking. Aceștia coordonează echipe, gestionează termene complexe și execută sarcini aproape la perfecție - adesea în același timp.

Cu toate acestea, managerii de proiect experimentați înțeleg că orchestrarea unui proiect de succes necesită mai mult decât planuri. Este nevoie de o înțelegere profundă a ciclului de viață al managementului de proiect.

În acest ghid, vom analiza fiecare fază a ciclului de viață al managementului de proiect - inițiere, planificare, execuție, monitorizare și încheiere. De asemenea, vom explora pașii și instrumentele necesare pentru a vă conduce proiectele spre succes pentru fiecare fază.

Cele cinci faze ale ciclului de viață al managementului de proiect

Ciclul de viață al managementului de proiect cuprinde, de obicei, 5 faze:

1. Faza 1 - Inițiere
2. Faza 2 - Planificare
3. Faza 3 - Execuție
4. Faza 4 - Monitorizare și control
5. Faza 5 - Închiderea

Ce este ciclul de viață al proiectului?

Gândiți-vă la ciclul de viață al proiectului ca la un cadru pentru ca managerii de proiect să planifice, să execute și să controleze eficient proiectul. Este o abordare sistematică care subliniază etapele prin care trece un proiect, de la inițiere până la închidere.

Să analizăm în detaliu etapele detaliate ale ciclului de viață al proiectului:

1. Inițiere: Faza de inițiere marchează începutul unui proiect. Aceasta implică identificarea și definirea scopului, obiectivelor, domeniului de aplicare și a părților interesate ale proiectului.

În această etapă, se desemnează de obicei un manager de proiect și se poate efectua un studiu de fezabilitate pentru a evalua viabilitatea proiectului. Se stabilesc cerințele și constrângerile inițiale ale proiectului și se elaborează o cartă de proiect sau o analiză de rentabilitate.

2. Planificarea: În faza de planificare, managerii de proiect și echipele lor elaborează un plan cuprinzător pentru a ghida execuția proiectului. Această etapă implică:

• definirea elementelor livrabile ale proiectului
• crearea unei structuri de defalcare a muncii
• identificarea sarcinilor și a dependențelor proiectului
• estimarea resurselor și a termenelor
• alocarea bugetelor
• stabilirea de strategii de analiză și gestionare a riscurilor pentru a atenua potențialele riscuri ale proiectului

Rețineți că planul de proiect servește drept foaie de parcurs pentru execuția și controlul proiectului.

3. Execuție: Faza de execuție este cea în care planul de proiect este pus în aplicare. Se atribuie sarcini, iar membrii echipei încep să lucreze la activitățile lor respective.

Managerii de proiect supraveghează execuția, asigurându-se că sarcinile sunt finalizate la timp, că resursele sunt utilizate în mod eficient, iar comunicarea se desfășoară fără probleme între membrii echipei și părțile interesate. Se fac actualizări periodice ale situației și se organizează întâlniri pentru a monitoriza progresul, a aborda problemele și a face ajustările necesare pentru a menține proiectul pe drumul cel bun.

4. Monitorizare și control: Pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului, monitorizarea și controlul sunt esențiale pentru a se asigura că proiectul respectă calendarul, bugetul și standardele de calitate definite.

Managerii de proiect urmăresc indicatorii cheie de performanță, analizează indicatorii de măsurare a proiectului și compară progresul real cu obiectivele planificate. Această etapă implică gestionarea schimbărilor, rezolvarea conflictelor și abordarea riscurilor pe măsură ce acestea apar. De asemenea, se întocmesc rapoarte periodice pentru a informa părțile interesate cu privire la stadiul proiectului și la orice ajustări necesare.

5. Închiderea: Faza de închidere înseamnă încheierea proiectului. Aceasta implică finalizarea și livrarea produselor livrabile ale proiectului, efectuarea unei revizuiri a proiectului sau a unei revizuiri post-implementare și obținerea aprobărilor și a semnăturilor de la părțile interesate. Lecțiile învățate din proiect sunt documentate pentru a îmbunătăți proiectele viitoare. Contractele sunt închise, iar resursele sunt eliberate.

Se întocmește un raport oficial de închidere a proiectului, care evidențiază realizările, provocările și recomandările pentru proiecte viitoare. Sărbătorirea succesului proiectului și recunoașterea contribuțiilor membrilor echipei reprezintă, de asemenea, o parte esențială a fazei de închidere.

Sfat pro: Ciclul de viață al proiectului nu este neapărat un proces liniar. Pe parcursul proiectului pot apărea iterații, adaptări și bucle de feedback, permițând flexibilitate și ajustări în funcție de necesități.

Cele patru constrângeri ale ciclului de viață al managementului de proiect

În cadrul ciclului de viață al managementului de proiect, există patru constrângeri pe care managerii de proiect trebuie să le gestioneze în mod eficient:

1. Timp: constrângerile de timp pot fi influențate de factori externi, cum ar fi:

• Termene nerealiste: Managerii se confruntă adesea cu provocări atunci când părțile interesate sau clienții stabilesc termene prea agresive sau nepractice pentru finalizarea proiectului. Acest lucru poate crea presiune și face dificilă livrarea proiectului în timpul alocat.
• Estimarea slabă a timpului: Estimarea exactă a timpului necesar pentru fiecare sarcină sau fază este crucială. O estimare necorespunzătoare a timpului poate duce la întârzieri și poate împiedica progresul proiectului.
• Dependențe și întârzieri: Proiectele au adesea interdependențe între sarcini sau echipe. Întârzierile într-un domeniu pot provoca un efect de antrenare, afectând calendarul general al proiectului.

2. Cost: Constrângerile obișnuite legate de costuri includ următoarele:

• Buget insuficient: Resursele financiare limitate pot reprezenta o provocare în ceea ce privește achiziționarea materialelor necesare, angajarea de personal calificat sau investițiile în tehnologia necesară pentru executarea proiectului.
• Depășiri de costuri: O estimare necorespunzătoare a costurilor, cheltuieli neprevăzute sau modificări ale domeniului de aplicare al proiectului pot duce la depășiri de buget, punând presiune asupra resurselor și creând constrângeri financiare.
• Alocarea resurselor: Managerii se luptă adesea cu optimizarea alocării resurselor pentru a asigura rentabilitatea și în același timp îndeplinirea cerințelor proiectului.

3. Domeniul de aplicare: Constrângerea domeniului de aplicare apare atunci când proiectul derapează și se extinde dincolo de domeniul de aplicare prevăzut inițial. Cazurile generale de utilizare includ:

• Scăderea domeniului de aplicare: Modificările sau adăugările la domeniul de aplicare al proiectului fără o evaluare și o aprobare corespunzătoare pot duce la o creștere a domeniului de aplicare. Acest lucru poate duce la creșterea costurilor, la prelungirea termenelor și la dificultăți în realizarea proiectului conform planificării inițiale.
• Modificări ale domeniului de aplicare: Modificările la mijlocul proiectului pot perturba fluxul de lucru, afecta alocarea resurselor și introduce noi riscuri și incertitudini.
• Cerințe neclare: Cerințe de proiect slab definite sau ambigue pot face dificilă pentru manageri stabilirea unui domeniu de aplicare clar și comunicarea eficientă a așteptărilor proiectului către echipă.

4. Calitate: Constrângerile legate de calitate pot proveni din numeroase aspecte, cum ar fi:

• Lipsa de standarde: Absența unor standarde de calitate definite sau a unui sistem de management al calității poate duce la rezultate inconsecvente sau inferioare.
• Testare insuficientă: Testarea inadecvată sau procesele de asigurare a calității pot duce la erori sau defecte nedetectate, reducând calitatea generală a produselor livrabile ale proiectului.
• Echilibrarea compromisurilor: Managerii se confruntă adesea cu provocarea de a echilibra dorința de a obține rezultate de înaltă calitate cu constrângerile de timp și de costuri. Este posibil să fie necesare compromisuri, iar găsirea echilibrului corect poate fi o sarcină complexă.

Sfat pro: Aceste patru constrângeri, cunoscute sub numele de "triunghiul de fier", sunt legate între ele, iar modificările unei constrângeri le afectează adesea pe celelalte. Managerii de proiect trebuie să echilibreze și să prioritizeze cu atenție aceste constrângeri pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului pentru a obține rezultate de succes.

Înțelegerea celor 5 faze ale ciclului de viață al managementului de proiect

Faza 1. Inițierea proiectului

Etapele implicate:

1. Identificați obiectivele, scopurile și rezultatele proiectului.
2. Definiți domeniul de aplicare și limitele proiectului.
3. Efectuați un studiu de fezabilitate pentru a evalua viabilitatea proiectului.
4. Identificați părțile interesate și stabiliți canalele de comunicare.
5. Creați o cartă de proiect sau un document de inițiere.

Instrumente comune utilizate:

• Șablonul cartei de proiect
• Instrumente de analiză a părților interesate
• Modele de studii de fezabilitate
• Modele de planuri de management al comunicării

Faza 2. Planificarea proiectului

Etapele implicate:

1. Definiți sarcinile și activitățile proiectului.
2. Stabiliți calendarul și etapele proiectului.
3. Elaborarea unei structuri de defalcare a lucrărilor (WBS) și alocarea resurselor.
4. Identificați și analizați riscurile proiectului.
5. Elaborați un buget și alocați resurse.
6. Creați un plan de proiect detaliat.

Instrumente comune utilizate:

• Software de gestionare a proiectelor (de exemplu, Microsoft Project, Asana, Trello)
• Diagrame Gantt precum cel prezentat mai jos:

Sursa imaginii

• Șabloane WBS
• Instrumente de evaluare a riscurilor
• Software de alocare a resurselor
• Instrumente de bugetare și analiză financiară

Faza 3. Execuție

Etapele implicate:

1. Executarea sarcinilor proiectului în conformitate cu planul de proiect.

2. Coordonarea și gestionarea resurselor:

Sursa imaginii

3. Comunicați cu părțile interesate și abordați preocupările acestora.

4. Monitorizarea progresului proiectului și urmărirea performanțelor reale.

5. Să pună în aplicare măsuri de control al calității.

6. Gestionați orice modificări sau probleme care apar în timpul execuției.

Instrumente comune utilizate:

• Instrumente de colaborare și comunicare (de exemplu, Slack, Microsoft Teams)
• Software de gestionare a sarcinilor
• Software de gestionare a proiectelor
• Instrumente de management al calității
• Instrumente de gestionare a schimbării

Faza 4. Monitorizare și control

Etapele implicate:

1. Monitorizați progresul proiectului și comparați-l cu calendarul și etapele planificate.
2. Urmăriți costurile proiectului și comparați-le cu bugetul.
3. Organizarea de întâlniri periodice pentru a evalua stadiul proiectului și a aborda problemele.
4. Gestionarea riscurilor proiectului și punerea în aplicare a strategiilor de atenuare.
5. Asigurarea respectării standardelor de calitate.
6. Ajustați planul de proiect, după caz.

Instrumente comune utilizate:

• Software de management de proiect cu funcții de urmărire și raportare
• Instrumente de analiză a valorii câștigate
• Software de gestionare a riscurilor
• Instrumente și tehnici de control al calității
• Instrumente de gestionare a schimbării
• Tablouri de bord privind performanța proiectului

Faza 5. Închiderea

Etapele implicate:

1. Evaluarea performanțelor proiectului în raport cu obiectivele și rezultatele așteptate.

2. Obținerea aprobării clientului sau a părților interesate pentru finalizarea proiectului.

3. Desfășurați o sesiune de lecții învățate pentru a identifica succesele și domeniile de îmbunătățire:

Sursa imaginii

4. Arhivează documentația proiectului și încheie contractele.

5. Sărbătoriți succesul proiectului și recunoașteți contribuțiile membrilor echipei.

Instrumente comune utilizate:

• Instrumente de evaluare și apreciere a proiectelor
• Modele de lecții învățate
• Sisteme de gestionare a documentelor
• Modele de închidere a contractelor
• Lista de verificare pentru închiderea proiectului

La dumneavoastră: Simplificați-vă procesul de gestionare a proiectelor cu Nifty

Sursa imaginii

Doriți să vă eficientizați și să simplificați procesul de gestionare a proiectelor? Luați în considerare software-ul de gestionare a proiectelor de la Nifty, care oferă o interfață ușor de utilizat și o serie de caracteristici esențiale, cum ar fi:

• Colaborare centralizată: Nifty servește ca un hub centralizat pentru echipa dumneavoastră, unde puteți comunica cu ușurință, partaja documente și urmări progresul în cadrul platformei. Spuneți adio e-mailurilor, mesajelor și fișierelor împrăștiate.
• Gestionarea sarcinilor: Nifty vă permite să creați și să atribuiți sarcini membrilor echipei, să stabiliți termene limită și să monitorizați progresul. Rămâneți organizat cu ajutorul unor panouri de sarcini intuitive și fluxuri de lucru simplificate care sporesc productivitatea:

Sursa imaginii

• **Timp de urmărire a timpului: **Nifty oferă funcții integrate de urmărire a timpului, permițându-vă să monitorizați cât timp este petrecut pentru fiecare sarcină. Puteți urmări și analiza cu ușurință orele de lucru pentru a asigura alocarea optimă a resurselor și eficiența proiectului.
• Gestionarea fișierelor: Sistemul de gestionare a fișierelor de la Nifty vă permite să încărcați, să stocați și să accesați documentele cu ușurință.
• Foi de parcurs vizuale pentru proiecte: Managerii de proiect pot rămâne la curent cu calendarul proiectelor cu ajutorul foilor de parcurs vizuale ale proiectelor Nifty. Aceștia pot planifica, vizualiza și urmări cu ușurință etapele și termenele limită ale proiectului.
• Integrări puternice: Nifty se integrează cu instrumente populare, cum ar fi Slack, Google Drive și GitHub, îmbunătățind capacitățile de gestionare a proiectelor. Vă puteți conecta aplicațiile preferate și vă puteți eficientiza fluxul de lucru fără nicio problemă.

Succesul proiectului dumneavoastră depinde de cât de bine înțelegeți ciclul de viață al managementului de proiect. Folosiți software-ul de gestionare a proiectelor și sporiți eforturile pentru a livra proiectele în limitele bugetului, în termenul stabilit și peste așteptările părților interesate.