6 najlepších alternatív Scribe na vytváranie sprievodcov krok za krokom

Úvod

Vytváranie dokumentácie by nemalo byť nudnou povinnosťou. Pre mnohé tímy je však proces vytvárania tutoriálov, sprievodcov pre nových zamestnancov a návodov na používanie stále veľmi pomalý.

Tu prichádzajú na pomoc nástroje na snímanie obrazovky a tvorbu dokumentácie. Tieto platformy automaticky zaznamenávajú vaše kliknutia, snímky obrazovky a akcie, aby za pár minút vytvorili prepracované príručky. Scribe je v tejto oblasti populárnou voľbou, ale zďaleka nie je jedinou možnosťou.

Či už hľadáte lepšiu cenu, viac funkcií alebo nástroj, ktorý vyhovuje vašim špecifickým pracovným postupom, existuje mnoho alternatív, ktoré stojí za to preskúmať. Rozanalyzujme si najväčších konkurentov, aby ste mohli nájsť ten správny pre váš tím.

Prečo tímy hľadajú alternatívy k Scribe

Scribe odvádza solídnu prácu pri zaznamenávaní pracovných postupov a ich premene na zdieľateľné dokumenty. Žiaden nástroj však nie je ideálny pre každého.

Niektorí používatelia považujú bezplatnú verziu Scribe za príliš obmedzujúcu. Iní chcú hlbšie možnosti prispôsobenia alebo lepšiu integráciu s nástrojmi, ktoré už používajú. S rozširovaním tímov sa môže stať problémom aj cena.

Dobrá správa? Trh s nástrojmi na dokumentáciu sa rozrástol o množstvo možností. Teraz máte na výber skutočné možnosti, ktoré môžu lepšie vyhovovať vašim konkrétnym potrebám.

1. Trails: Výnimočná voľba pre moderné tímy

Ak hľadáte najlepšiu alternatívu k Scribe, Trails si zaslúži vašu pozornosť ako prvá. Táto platforma si rýchlo získala popularitu vďaka intuitívnemu prístupu k dokumentácii.

Trails automaticky zaznamenáva váš pracovný postup, keď prechádzate akýmkoľvek procesom. Následne tieto akcie transformuje na prehľadné, profesionálne návody, ktoré sa ľahko zdieľajú a aktualizujú.

Trails sa odlišuje svojím zameraním na jednoduchosť bez obetovania výkonu. Rozhranie pôsobí moderne a prehľadne, vďaka čomu je prístupné aj pre členov tímu, ktorí nie sú technicky zdatní.

Tímy obzvlášť oceňujú, ako ľahko sa sprievodcovia po vytvorení upravujú a prispôsobujú. Nie ste odkázaní na to, čo vygeneruje umelá inteligencia. Namiesto toho získate pevný základ, ktorý môžete vylepšiť tak, aby zodpovedal vašej značke a štýlu komunikácie.

Vynikajú tu aj funkcie spolupráce. Viacerí členovia tímu môžu prispievať k dokumentácii, zanechávať komentáre a navrhovať úpravy. Vďaka tomu je ideálny pre rastúce organizácie, ktoré potrebujú, aby všetci boli na jednej vlne.

2. Loom: Najlepší pre dokumentáciu zameranú na video

Loom má odlišný prístup, keďže sa zameriava na video namiesto statických snímok obrazovky. Ak váš tím uprednostňuje sledovanie pred čítaním, toto by mohla byť správna voľba.

Nahrávanie je neuveriteľne jednoduché. Stačí kliknúť na rozšírenie, prejsť procesom a zdieľať odkaz. Prakticky nie je potrebné sa nič učiť.

Nevýhoda? Videodokumentácia sa môže ťažšie aktualizovať ako textové návody. Ak sa proces zmení, budete musieť nahrávku nahrať znova, namiesto toho, aby ste jednoducho vymenili screenshot.

Loom funguje najlepšie ako doplnok k písomnej dokumentácii, nie ako jej úplná náhrada. Mnohé tímy ho používajú na rýchle vysvetlenia, zatiaľ čo na formálne SOP sa spoliehajú na iné nástroje.

3. Tango: Prehľadné rozhranie, rýchle zachytávanie

Tango si vybudovalo reputáciu vďaka rýchlosti. Rozšírenie pre Chrome zachytáva vaše akcie v reálnom čase a takmer okamžite vytvára návody.

Výsledok je vizuálne prehľadný s očíslovanými krokmi a zvýraznenými klikateľnými oblasťami. Je ľahké ho sledovať aj bez kontextu.

Jedným obmedzením je, že Tango sa zameriava predovšetkým na pracovné postupy založené na prehliadači. Ak potrebujete dokumentovať desktopové aplikácie alebo zložité procesy s viacerými nástrojmi, môže sa vám to zdať obmedzujúce.

Pre tímy, ktoré väčšinu svojej práce vykonávajú vo webových aplikáciách, je však Tango silným konkurentom, ktorý stojí za vyskúšanie.

4. Whatfix: Výkon na podnikovej úrovni

Whatfix je určený pre väčšie organizácie so zložitými potrebami v oblasti zaškolenia a školenia. Ide nad rámec jednoduchého dokumentovania a zasahuje do oblasti úplného digitálneho prijatia.

Platforma ponúka inštrukcie v aplikácii, interaktívne návody a podrobné analýzy. Môžete presne vidieť, kde majú používatelia problémy, a podľa toho optimalizovať svoju dokumentáciu.

Táto sila je spojená so zložitosťou. Whatfix vyžaduje viac času na nastavenie a strmšiu krivku učenia. Pre malé tímy alebo jednoduché prípady použitia je to pravdepodobne zbytočné.

Ceny tiež odzrkadľujú zameranie na podniky. Očakávajte, že budete musieť komunikovať s obchodným oddelením, namiesto toho, aby ste sa zaregistrovali pomocou kreditnej karty.

5. iorad: Zameriava sa na tutoriály s testovacími funkciami

iorad vyniká svojimi integrovanými funkciami hodnotenia. Môžete vytvárať tutoriály, ktoré používateľov testujú, aby ste sa uistili, že skutočne pochopili proces.

To je obzvlášť cenné pre školenia o dodržiavaní predpisov alebo zaškolenie nových zamestnancov, kde je dôležité overenie. Budete vedieť, že ľudia si sprievodcu len tak nepreleteli.

Proces zachytávania je jednoduchý, hoci rozhranie pôsobí v porovnaní s novšími nástrojmi trochu zastaraným dojmom. Funkčnosť je však solídna a spoľahlivá.

iorad ponúka možnosti cloudového aj vlastného hostingu, čo je atraktívne pre organizácie s prísnymi požiadavkami na údaje.

6. Stonly: Integrácia znalostnej bázy

Stonly kombinuje podrobné návody s širšou funkcionalitou znalostnej bázy. Je určený pre tímy zákazníckej podpory, ktoré potrebujú pomáhať používateľom riešiť problémy.

Interaktívne sprievodcovia sa prispôsobujú na základe odpovedí používateľov. Namiesto jednej lineárnej cesty môžete vytvoriť vetvenú dokumentáciu, ktorá rieši rôzne scenáre.

Táto flexibilita je veľmi užitočná pre externú dokumentáciu. Interné tímy ju môžu považovať za zložitejšiu, ako potrebujú.

Možnosti integrácie sú robustné a prepojené s populárnymi nástrojmi help desku a podpory. Ak budujete znalostné centrum orientované na zákazníkov, stojí za to vyhodnotiť Stonly.

Ako vybrať správnu alternatívu k Scribe

Výber dokumentačného nástroja závisí od pochopenia vašich priorít. Začnite položením niekoľkých kľúčových otázok.

Aké typy procesov dokumentujete? Pracovné postupy založené na prehliadači majú iné požiadavky ako desktopový softvér alebo úlohy na viacerých platformách.

Aká veľká je vaša skupina? Samostatní používatelia a malé skupiny často vystačia s jednoduchšími nástrojmi. Podnikové tímy zvyčajne potrebujú robustnejšie funkcie povolení a spolupráce.

Aký je váš rozpočet? Bezplatné úrovne sa veľmi líšia v obmedzeniach. Pred záväzkom sa uistite, že rozumiete tomu, čo skutočne dostanete.

Nakoniec zvážte krivku učenia. Najvýkonnejší nástroj je zbytočný, ak ho váš tím nebude skutočne používať. Jednoduchosť a prijatie sú často dôležitejšie ako zoznam funkcií.

Prechod: Tipy na hladký prechod

Ak momentálne používate Scribe a zvažujete zmenu, starostlivo naplánujte prechod. Nesnažte sa migrovať všetko naraz.

Začnite s pilotným projektom. Vyberte jeden tím alebo jeden typ dokumentácie a otestujte tam nový nástroj. Získajte spätnú väzbu, než ho zavediete vo väčšom meradle.

Exportujte všetko, čo môžete, zo svojej súčasnej platformy. Väčšina nástrojov vám umožňuje stiahnuť si príručky v nejakom formáte. Vytvorenie záloh zaručuje, že sa nič nestratí.

Nakoniec investujte čas do školenia. Aj intuitívne nástroje majú prospech z rýchlej orientačnej schôdzky. Uistite sa, že všetci chápu nový pracovný postup, než ho začnete používať.

Záver

Nástroje na dokumentáciu prešli dlhú cestu. Už nemusíte akceptovať obmedzenia alebo provizórne riešenia len preto, že ste začali s konkrétnou platformou.

Či už uprednostňujete jednoduchosť používania, pokročilé funkcie alebo cenovú dostupnosť, pravdepodobne existuje niečo, čo vám bude vyhovovať viac. Venujte čas otestovaniu niekoľkých možností a zistite, čo vašemu tímu najviac vyhovuje.

Správny nástroj vám nielen ušetrí čas. Vďaka nemu bude vaša dokumentácia skutočne užitočná, čo je v prvom rade jej hlavným zmyslom.