5 chýb pri manipulácii s hotovosťou, ktoré stoja maloobchodné podniky peniaze

Úvod

Ak máte v pokladni neustále nedostatky a neviete prísť na to, prečo, nie ste sami. Malé rozdiely v hotovosti sa môžu zdať nepodstatné, ale rýchlo sa nazbierajú. Pre väčšinu maloobchodných podnikov nie je skutočným problémom krádež. Je to zlá prax pri manipulácii s hotovosťou, ktorá nebola nikdy riešená. Dobrou správou je, že väčšinu týchto problémov je ľahké vyriešiť, keď viete, na čo sa zamerať.

Prečo je manipulácia s hotovosťou stále dôležitá

Možno si myslíte, že hotovosť je na ústupe, ale to nie je celkový obraz. Hotovosť stále predstavuje významný podiel maloobchodných transakcií, najmä pri malých nákupoch a v odvetviach, ako sú maloobchodné predajne, reštaurácie a butiky. Výskum zistil, že celkové náklady na hotovosť pre maloobchodné predajne sa pohybujú od 4,7 % do 15,3 % tržieb, ak zohľadníte pracovnú silu, chyby, krádeže a čas spracovania. Pre obchod s ročným obratom 500 000 dolárov to predstavuje až 76 500 dolárov v podobe strát, ktorým sa dá predísť.

Tu je päť najčastejších chýb, ktoré môžu znižovať vaše zisky, a ako ich napraviť.

1. Spoliehanie sa na úplne manuálne počítanie hotovosti

Ak celý proces s hotovosťou vykonávate ručne, napríklad počítanie bankoviek, triedenie mincí, vypĺňanie papierových vkladových lístkov a ručné zosúlaďovanie zásuviek, strácate viac času a peňazí, ako je potrebné. Ručné procesy sú pomalé, náchylné na chyby a nie sú škálovateľné, keď je veľa práce.

Každá hodina, ktorú vaši zamestnanci strávia ručným počítaním hotovosti, je hodina, ktorú nestrávia pomocou zákazníkom alebo podporou predaja. Majitelia maloobchodných predajní, ktorí prešli na komerčné počítadlá bankoviek, často skrátili zosúlaďovanie na konci dňa z 30 minút na menej ako päť minút, čím uvoľnili pracovnú silu pre produktívnejšie úlohy.

Výskumy naznačujú, že automatizácia manipulácie s hotovosťou môže maloobchodnému predajcu pomôcť ušetriť až 500 pracovných hodín mesačne. Aj pri malom prevádzkovaní je úspora času vďaka spoľahlivému počítadlu bankoviek alebo POS systému s funkciou slepého vkladu hotovosti značná.

Rýchle výhry na začiatok automatizácie:

• Investujte do počítadla bankoviek s integrovanou detekciou falzifikátov
• Modernizujte svoj POS systém, aby ste mohli sledovať hotovostné transakcie a označovať nezrovnalosti
• Používajte funkcie slepého vkladu hotovosti, aby pokladníci nevideli celkové sumy pred spočítaním

2. Nevzdelávanie vášho tímu v oblasti postupov pri manipulácii s hotovosťou

Mnohí majitelia obchodov predpokladajú, že manipulácia s hotovosťou je intuitívna. Stačí odovzdať drobné, zavrieť zásuvku a pokračovať ďalej. Neškolení pokladníci však robia chyby pri počítaní, podliehajú podvodom s rýchlou výmenou a vyvíjajú zlé návyky, ktoré týždeň čo týždeň nenápadne znižujú zisky.

Straty v maloobchode sú rastúcim problémom pre podniky v celej krajine. Prieskum bezpečnosti maloobchodu Národnej federácie maloobchodu z roku 2023 zistil, že straty v maloobchode v USA dosiahli v tom roku 112,1 miliardy dolárov, pričom významnú časť z toho tvorili interné chyby a problémy súvisiace so zamestnancami. Nie všetko z toho sú úmyselné krádeže. Veľká časť pochádza z čestných chýb ľudí, ktorí sa nikdy nenaučili správne postupy.

Čo by malo zahŕňať správne školenie v oblasti hotovosti:

• Počítajte späť drobné od najmenšej nominálnej hodnoty po najväčšiu
• Overujte bankovky pred ich vložením do zásuvky
• Nahlasujte nahlas sumu, ktorú ste prijali
• Správne spracovanie stornovaných transakcií a vrátených platieb

Zahrňte to do zaškolenia nových zamestnancov a nenechávajte to na nich, aby si to zistili sami v práci.

3. Prevádzka bez štandardných prevádzkových postupov

Ak sa váš proces manipulácie s hotovosťou líši od zmeny k zmene alebo od zamestnanca k zamestnancovi, riskujete problémy. Nejednotné postupy poškodzujú všetko, od zákazníckej skúsenosti až po viditeľnosť vášho maloobchodu vo vyhľadávačoch. Bez písomných, štandardizovaných postupov neexistuje žiadna základná línia, voči ktorej by sa dalo porovnávať, a nezrovnalosti sa stávajú takmer nemožné vysledovať.

Solídna politika manipulácie s hotovosťou by mala zahŕňať spôsob počítania zásuviek na začiatku zmeny, kedy a ako sa vykonávajú vklady hotovosti, kto má bezpečný prístup a čo sa stane, ak sa objaví nezrovnalosť. Berte to ako príručku pre manipuláciu s hotovosťou vo vašom obchode.

Oblasť	Čo štandardizovať
Nastavenie zásuviek	Pevná počiatočná suma pre každú zmenu
Limity hotovosti	Maximálna povolená suma v registri pred odovzdaním
Vklady hotovosti	Kto ich vykonáva, ako sa dokumentujú, kto ich schvaľuje
Bezpečný prístup	Obmedzený na konkrétnych manažérov s zaznamenaným vstupom
Rozpory	Jasný proces hlásenia a vyšetrovania prebytkov/nedostatkov

Keď všetci postupujú podľa rovnakého procesu, je ľahšie odhaliť chyby alebo podozrivé aktivity. Štandardizácia prevádzky je rovnako dôležitá, pokiaľ ide o zvyšovanie návštevnosti prostredníctvom lokálneho vyhľadávania, kde sa konzistentnosť tiež oplatí.

4. Vynechanie zosúlaďovania zmien

Tu je scenár, ktorý sa každý deň odohráva v maloobchodných predajniach: jeden pokladník ukončí svoju zmenu, ďalší naskočí na pokladňu a nikto medzi tým nezapočítava pokladňu. Keď sa čísla pri zatváraní nezhodujú, nie je možné zistiť, ktorá zmena spôsobila problém.

Zakaždým, keď pokladňa prejde z rúk do rúk bez spočítania a overenia, vzniká nedostatok zodpovednosti. Tieto medzery sa časom zväčšujú. Riešenie je jednoduché: pri každej zmene smeny je potrebné spočítať pokladňu, ideálne s podpisom odchádzajúceho aj prichádzajúceho zamestnanca. Trvá to len pár minút, ale v priebehu roka to môže ušetriť stovky, ak nie tisíce dolárov v podobe nesledovaných strát.

5. Nikdy nekontrolujete svoje hotovostné procesy

Svoj podnik by ste nevedeli bez kontroly zásob. Prečo teda vynechávať kontrolu hotovosti? Mnoho maloobchodných predajní vykonáva zúčtovanie len v prípade zjavného problému, čo zvyčajne znamená, že škoda je už spôsobená.

Pravidelné audity hotovosti sú jednou z najúčinnejších kontrol, ktoré môžete zaviesť. Podľa správy Asociácie certifikovaných vyšetrovateľov podvodov (Association of Certified Fraud Examiners) z roku 2024 sa približne jedna tretina prípadov podvodov stane preto, že spoločnosti nemajú vnútorné kontroly. Včas zachytávajú chyby a pôsobia ako silný odstrašujúci prostriedok. Zamestnanci sú menej náchylní k podvodom, keď vedia, že hotovosť sa pravidelne kontroluje.

Jednoduchý harmonogram kontrol, ktorý funguje:

• Týždenne: Vykonajte náhodnú kontrolu dvoch alebo troch náhodne vybraných zásuviek na základe záznamov z POS.
• Mesačne: Kontrola všetkých záznamov o vkladoch hotovosti a označenie vzorov
• Štvrťročne: Kompletná kontrola postupov pri manipulácii s hotovosťou a dodržiavania predpisov zo strany zamestnancov

Často kladené otázky

Ako často by som mal vykonávať zúčtovanie pokladníc?

Minimálne na začiatku a na konci každej zmeny. Ak registračnú pokladňu zdieľa viacero pokladníkov, spočítajte a overte ju pri každom odovzdaní. Denné zosúlaďovanie je nevyhnutné na sledovanie nezrovnalostí.

Aký je primeraný limit pokladne pre malý obchod?

Pre väčšinu malých maloobchodníkov je to medzi 200 a 500 dolármi. Správna suma závisí od priemernej výšky transakcií, frekvencie platieb v hotovosti a bezpečnostného profilu vašej oblasti.

Koľko vlastne stoja chyby pri manipulácii s hotovosťou?

NRF uviedla, že v roku 2022 dosiahli straty v maloobchode v USA výšku 112,1 miliardy dolárov, pričom značná časť z nich súvisela s administratívnymi chybami a chybami zamestnancov, nie s priamou krádežou. Aj denné nezrovnalosti vo výške 5 až 10 dolárov môžu v prípade jedného obchodu predstavovať ročne tisíce dolárov.

Mal by som zvážiť prechod na bezhotovostné platby?

Prechod na bezhotovostné platby eliminuje problémy so spracovaním hotovosti, ale odrádza zákazníkov, ktorí preferujú alebo potrebujú platiť hotovosťou. Mnohé štáty a mestá teraz zákonne vyžadujú, aby podniky hotovosť akceptovali. Lepším prístupom je sprísnenie postupov ako úplné zrušenie hotovosti.

Aká je najvýznamnejšia zmena, ktorú môžem urobiť?

Zavedenie písomných štandardných prevádzkových postupov pre manipuláciu s hotovosťou. Vytvára to zodpovednosť, poskytuje vám základ pre audit a zabezpečuje, že všetci zamestnanci postupujú rovnako. Všetko ostatné stavia na tomto základe.

Kľúčové body

• Ručné počítanie hotovosti je časovo náročné a zvyšuje počet chýb. Základná automatizácia sa rýchlo oplatí.
• Nevyškolení pokladníci sú jedným z najväčších zdrojov predchádzateľných strát hotovosti v maloobchode.
• Písomné SOP vytvárajú zodpovednosť a uľahčujú sledovanie nezrovnalostí.
• Pri zmene smeny vždy zosúlaďte pokladňu. Nikdy nedovoľte, aby pokladňa prešla do rúk inej osoby bez toho, aby bola spočítaná.
• Pravidelné audity hotovosti odrádzajú od podvodov a odhaľujú problémy skôr, ako sa nafúknu.