Ako zlepšiť doručiteľnosť e-mailov: Základné postupy pre úspech

Úvod

Doručiteľnosť e-mailov je meradlom toho, ako úspešne sa marketingový alebo transakčný e-mail dostane do schránky určeného príjemcu. Je to dôležitá metrika, ktorú treba sledovať, pretože priamo ovplyvňuje úspešnosť kampaní z hľadiska príjmov aj návratnosti investícií. Dobrou správou je, že existuje niekoľko postupov, ktoré možno zaviesť na zlepšenie doručiteľnosti e-mailov.

V tomto blogu sa budeme venovať kľúčovým postupom, nástrojom a službám, ktoré možno použiť na zabezpečenie toho, aby e-maily dorazili k určeným príjemcom.

Čo je doručiteľnosť e-mailov?

Doručiteľnosť e-mailov je meradlom toho, ako úspešne sa marketingový alebo transakčný e-mail dostane do schránky určeného príjemcu. Je to percento odoslaných e-mailov, ktoré sa dostanú cez rôzne filtre, bloky a iné prekážky, ktoré môžu zabrániť doručeniu e-mailu. Inými slovami, je to miera, akou sú e-maily doručené do priečinka doručenej pošty na rozdiel od priečinka nevyžiadanej pošty, nevyžiadanej pošty alebo iných oblastí e-mailového systému.

Podstatou doručiteľnosti e-mailov je zabezpečiť, aby sa správa dostala k určenému príjemcovi. Ak je doručiteľnosť e-mailov vysoká, znamená to, že dokážu efektívnejšie a účinnejšie osloviť publikum, čo môže pomôcť zlepšiť angažovanosť, vybudovať dôveru a zvýšiť príjmy.

Dosiahnutie doručiteľnosti e-mailov však môže byť náročné. Môže ju ovplyvniť mnoho faktorov vrátane obsahu e-mailu, reputácie odosielateľa, reputácie IP a e-mailového servera príjemcu.

Faktory ovplyvňujúce doručiteľnosť e-mailov

Nízka doručiteľnosť e-mailov môže byť nákladná, čo znamená, že správy podniku sa nemusia dostať do schránok zákazníkov a namiesto toho sú presmerované do priečinka so spamom alebo úplne zablokované. Napriek tomu o umiestnení e-mailov v doručenej pošte rozhoduje sedem zložiek, ktoré môže podnik priamo alebo nepriamo riadiť. Postupne si prejdeme každú z nich.

Reputácia odosielateľa

Poskytovatelia internetových služieb (ISP) prideľujú "skóre reputácie" každej organizácii, ktorá odosiela e-maily. Je to veľmi dôležitý prvok doručiteľnosti e-mailov, čím vyššie je skóre, tým väčšia je pravdepodobnosť, že odoslané e-maily budú presmerované do priečinka doručenej pošty príjemcu namiesto priečinka so spamom, alebo v niektorých prípadoch budú priamo odmietnuté.

Každý poskytovateľ internetových služieb sa rozhodne, ktoré zložky zohľadní pri určovaní reputácie odosielateľa a akú váhu budú mať tieto zložky. Je tiež možné, aby mal odosielateľ u rôznych poskytovateľov internetových služieb rôzne skóre. Podobne, ak má odosielateľ viacero názvov domén a posiela e-maily z rôznych IP adries, každý z nich bude mať svoje skóre reputácie. \

Reputácia IP

Keď poskytovatelia internetových služieb (ISP) skúmajú web, aby posúdili hodnotenie bezpečnosti danej IP adresy, rýchlo rozhodnú, či sa používatelia z tejto adresy správajú v dobrom alebo zlom zmysle slova.

Spoľahlivé postavenie IP zaručuje, že poskytovateľ internetových služieb rozpozná, že IP adresa je dôveryhodná, na rozdiel od adries robotov, podvodníkov alebo kyberzločincov. Ak aktivity vykazujú neschválené správanie pri prehliadaní, vaša IP adresa môže byť označená.

Jednoducho povedané, ak ste obchodník s e-mailom, mali by ste urobiť všetko pre to, aby ste mali čo najdokonalejšie postavenie IP (a, samozrejme, vyhnúť sa akémukoľvek správaniu, ktoré by mohlo byť považované za podozrivé a dostať vás na čiernu listinu).

Obsah

Možno sa vám to zdá zvláštne, ale kvalita obsahu e-mailu zohráva úlohu pri úspešnom doručovaní správ. Nedostatočný obsah, nevhodný dizajn a nereagujúce rozloženie informačných správ môžu negatívne ovplyvniť doručiteľnosť.

Pri rozhodovaní o bezpečnosti správy poskytovatelia e-mailových služieb, poskytovatelia internetových služieb aj spamové filtre hľadajú rovnaké ukazovatele.

Pri tvorbe správy je dôležité dbať na použitý jazyk. Slová, ktoré by mohli byť chápané ako negatívne alebo spamové, by mohli byť škodlivé a spôsobiť presmerovanie vašej správy do priečinka so spamom, preto sa odporúča opatrnosť.

Pri zostavovaní správy je dôležité dbať na počet použitých odkazov. Ak sa použije príliš veľa odkazov, spamové filtre, poskytovatelia internetových služieb a ESP ju môžu rozpoznať ako potenciálnu hrozbu. Preto je najlepšie obmedziť počet odkazov na jeden.

Na záver treba povedať, že poskytovatelia internetových služieb, poskytovatelia e-mailových služieb a antispamové filtre berú do úvahy dĺžku obsahu vašej e-mailovej správy. Optimálna dĺžka e-mailových správ bola stanovená na 500 znakov. Čokoľvek nad túto hranicu môže systém považovať za podozrivé, zatiaľ čo správa, ktorá je príliš krátka, môže byť presmerovaná do priečinka so spamom.

Kľúčové postupy na zlepšenie doručiteľnosti e-mailov

Napriek tomu, že boli vyvinuté online správy a iné formy digitálnej komunikácie, e-mail zostáva najobľúbenejšou formou korešpondencie pri obchodných rokovaniach.

Podľa posledných údajov sa denne prenesie neuveriteľných 306,4 miliardy e-mailov. Preto je 81 % malých a stredných podnikov závislých od e-mailu ako hlavného spôsobu komunikácie so svojimi zákazníkmi.

Je však potrebné zohľadniť otázku doručiteľnosti e-mailov. Polovica z 306,4 miliardy odoslaných e-mailov skončí v priečinkoch so spamom, čo znamená, že 50 % odoslaných e-mailov sa nikdy nedostane k zamýšľaným príjemcom. To môže mať nepriaznivý vplyv na predajné a marketingové úsilie, čo vedie k poklesu produktivity a následne k zníženiu príjmov.

Existuje niekoľko kľúčových postupov, ktoré môžete zaviesť na zlepšenie doručiteľnosti e-mailov. Patria medzi ne:

Optimalizácia obsahu e-mailu

Text e-mailu je mimoriadne dôležitý, pokiaľ ide o doručenie vašej správy do schránky požadovaného príjemcu; preto je na zabezpečenie vynikajúcej doručiteľnosti e-mailov nevyhnutné dodržiavať osvedčené postupy opísané nižšie.

Titulok

Príjemcovia uvidia predmet e-mailu hneď po jeho prijatí; v 69 % prípadov je e-mail označený ako spam len na základe toho, čo je uvedené v predmete.

Algoritmické filtre alebo príjemca môžu viesť k tomu, že e-maily s nevyžiadanými kľúčovými slovami alebo nerelevantnými predmetmi budú odoslané do priečinka so spamom. Preto spamové filtre účinne plnia rovnakú úlohu.

V konečnom dôsledku to ovplyvní schopnosť vašich e-mailov dosiahnuť zamýšľaný cieľ.

Tip: Zvážte, ako môže podpis e-mailu pomôcť zlepšiť doručiteľnosť e-mailov tým, že im dodá ďalšiu vrstvu autenticity. Okrem toho sa elektronický podpis môže použiť aj na budovanie značky a marketingové účely.

Slová, ktoré vyvolávajú spamovú reakciu

Je nevyhnutné obmedziť používanie slov, ktoré poukazujú na spam, v predmete aj v obsahu e-mailu.

Algoritmy používané rôznymi poskytovateľmi e-mailových služieb sa neustále revidujú, aby zahŕňali najaktuálnejší zoznam potenciálne spamových kľúčových slov. Ak sa v e-maile použije čo i len jedno z týchto slov, môže to výrazne znížiť šancu na jeho doručenie. Preto sa oplatí zamyslieť sa nad objavením slov a fráz, ktoré môžu pomôcť optimalizovať doručiteľnosť e-mailov.

Text a kód HTML

Za predpokladu, že chcete dosiahnuť čo najvyššiu mieru konverzie, je využitie vizuálneho obsahu správnou cestou, hoci by to mohlo mať negatívny vplyv na doručiteľnosť e-mailov.

Zachovanie pomeru 60:40 medzi textom a HTML v e-mailoch je najlepší spôsob, ako zabezpečiť, aby správa nebola príliš spamová a zároveň poskytovala čitateľovi príjemný zážitok zo zobrazenia.

Overovanie e-mailov

Overenie vašej e-mailovej adresy je ako udelenie vodičského preukazu na pokračovanie v ceste k príjemcovi. Existujú štyri rôzne druhy overení, ktoré sú potrebné na prenos hromadných e-mailov bez toho, aby ste zabránili svojmu e-mailovému účtu a dostali sa priamo do schránky príjemcu.

SPF (Sender Policy Framework ) vytvára záznam v systéme DNS (Domain Name System), ktorý poskytuje zoznam serverov schválených na odosielanie e-mailov v mene domény.

V zázname sa tiež stanovuje, ako majú príjemcovia zaobchádzať s e-mailami, ktoré sú odoslané z neautorizovaných serverov. Vždy, keď odosielateľ odošle e-mail z domény overenej SPF, ESP príjemcu skontroluje overenie SPF a udelí doméne odosielateľa povolenie.

DKIM (Domain Keys Identified Mail) je metóda používaná na odhaľovanie falšovania e-mailov, ktorá zahŕňa pridanie identického digitálneho podpisu do záznamov DNS (Domain Name System).

Poskytovateľovi e-mailových služieb (ESP) odosielateľa to pomáha rozoznať, či bol e-mail odoslaný zo schváleného zdroja. Implementácia záznamov DKIM do vášho systému DNS môže znížiť pravdepodobnosť, že budete vystavení e-mailovým podvodom, ako aj zvýšiť produktivitu vašich e-mailov.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) je ďalší proces overovania, hoci nie je povinný, ktorý je prospešný pre doručiteľnosť e-mailov. Využíva záznamy SPF a DKIM na preukázanie ESP príjemcu, že e-mail nesúvisí s podvodnou činnosťou.

Okrem toho, keď poskytovatelia internetových služieb (ISP) zablokujú určité IP adresy alebo doménové servery, záznamy DMARC slúžia ako zásah na zabezpečenie úspešného odoslania e-mailu.

**TLS **je typ protokolu, ktorý slúži na zabezpečenie údajov prenášaných medzi dvoma subjektmi.

Zabraňuje prístupu k údajom cudzím osobám a kybernetickým zločincom, aby sa zabezpečilo, že informácie zostanú len u odosielateľa a príjemcu.

Použitie vlastnej domény je spôsob, ako zvýšiť doručiteľnosť e-mailov.

Sledovacie odkazy v tele e-mailu tiež môžu poslať vaše e-maily do priečinka so spamom, pretože poskytovatelia e-mailových služieb zvyčajne zaraďujú sledovacie odkazy na čiernu listinu.

Použitím vlastnej domény nahradíte pôvodnú sledovaciu doménu vlastnou doménou, ktorá je bezpečná a nie je zakázaná žiadnym poskytovateľom e-mailových služieb.

Monitorovanie vašej e-mailovej reputácie

Reputácia odosielateľa je hodnotenie, ktoré poskytujú poskytovatelia e-mailových služieb na základe skóre domény a IP adresy. Čím vyššie je skóre, tým vyššia je pravdepodobnosť doručenia e-mailov. V tejto časti sa zaoberáme tým, ako posilniť reputáciu odosielateľa.

Nové e-mailové konto by sa nemalo okamžite používať na masívne e-mailové kampane.

Je lepšie začať pomaly, najprv posielať jednotlivé e-maily a vytvárať konverzácie a potom postupne zvyšovať počet odoslaných e-mailov. Ak sa z nového konta odošle hneď veľa e-mailov, poskytovatelia e-mailových služieb môžu dať konto pod dohľad, čo negatívne ovplyvní doručiteľnosť e-mailov alebo dokonca konto natrvalo zablokujú.

Je dôležité mať na pamäti čierne listiny e-mailov, čo sú databázy, ktoré vyhodnocujú, či je správa platná alebo ide o spam.

Obsahujú súbor IP adries a domén, o ktorých sa predpokladá, že rozosielajú nevyžiadanú poštu. Existujú dva typy e-mailových čiernych listín, ktoré by ste mali poznať: na základe domény a na základe IP adresy.

V prvom prípade ide o zoznam domén, ktoré sa často používajú na zasielanie spamu alebo phishingu, zatiaľ čo v druhom prípade ide o zoznam IP adries alebo sietí, ktoré sa často používajú na zasielanie nevyžiadanej pošty alebo urážlivého materiálu. Je dôležité sledovať svoju doménu a IP adresu, pretože ak sa dostanú na čiernu listinu, musíte prejsť procesom zahrievania domény a začať odznova.

Ak chcete získať viac informácií o nástrojoch na kontrolu e-mailových blacklistov, pozrite si nástroje v článku.

Mnohí poskytovatelia e-mailových služieb poskytujú možnosť, aby tí, ktorí sa odhlasujú, poskytli spätnú väzbu vo forme prieskumov alebo iných formulárov. Vytvára sa tak slučka spätnej väzby, ktorá umožňuje odosielateľovi zostať v kontakte s tým, čo jeho používatelia potrebujú a po čom túžia. Keď sa niekto rozhodne odhlásiť, môže odosielateľovi zanechať komentár, prečo, čím sa vytvorí zmysluplný dialóg.

Z dlhodobého hľadiska táto spätná väzba pomôže odosielateľovi s doručiteľnosťou e-mailov a umožní mu viesť zoznam príjemcov, ktorý je organizovanejší a hodnotnejší.

Pri odosielaní správ je nevyhnutné potvrdiť zoznam e-mailových adries.

Nie je vylúčené, že získate zoznam kontaktov, avšak niektoré z ich e-mailových adries môžu byť neplatné alebo neaktuálne. Preto sa vždy odporúča použiť validačný nástroj na overenie zoznamu príjemcov. Takýmto postupom sa zníži počet odchodov, zvýši sa doručiteľnosť e-mailov a zlepší sa skóre reputácie odosielateľa.

Ak chcete udržať svoj e-mailový zoznam čistý, pravidelne kontrolujte zapojenie a odstraňujte všetkých účastníkov, ktorí už nemajú záujem, spustite svoj zoznam cez validačný nástroj a segmentujte svoj zoznam na aktívnych a neaktívnych účastníkov.

Overenie zoznamu kontaktov pomocou overovacieho nástroja ich spravidla rozdelí do troch kategórií: platné, rizikové a neplatné.

• Platné kontakty sú tie, ktoré sú overené a bezpečné na odoslanie.
• Rizikové kontakty sú kontakty, ktoré existujú, ale nie je bezpečné ich odosielať, pretože nie sú aktívne.
• Neplatné kontakty neexistujú alebo ich platnosť vypršala, preto sa neodporúča posielať im e-maily, pretože sa s najväčšou pravdepodobnosťou vrátia.

Je potrebné vyhnúť sa vracaniu e-mailov.

Nikto nie je rád, keď sa jeho e-maily vracajú, ale bohužiaľ sa to stále stáva. Ak sa správa vráti, môže to znamenať, že napriek všetkej vynaloženej práci ste premárnili šancu. Navyše, ak má odosielateľ vysoký počet vrátených e-mailov, jeho doména môže byť zaradená na čiernu listinu a/alebo zablokovaná poskytovateľom e-mailových služieb.

Existujú dva typy odrazov - tvrdý a mäkký.

• Tvrdý odchod sa generuje, keď e-mailová adresa príjemcu neexistuje, vypršala jej platnosť alebo je doména neplatná. Ide o trvalé odmietnutie, čo znamená, že tejto adrese už nikdy nemôžete poslať e-mail a musíte ju odstrániť zo zoznamu príjemcov.
• Mäkké odmietnutie sa vytvorí, keď je schránka príjemcu plná, veľkosť e-mailového súboru je príliš veľká alebo je iný dočasný problém. Tieto odrazy sú len dočasné, ale ak sa vám na tieto adresy nedarí doručiť e-maily ani po niekoľkých pokusoch, musíte ich zo zoznamu odstrániť.

Ako monitorovať a testovať doručiteľnosť e-mailov

Po zavedení kľúčových postupov na zlepšenie doručiteľnosti e-mailov je dôležité ich monitorovať a testovať. To možno vykonať pomocou mnohých nástrojov a služieb, ako sú napríklad nástroje na monitorovanie doručiteľnosti e-mailov a služby testovania doručiteľnosti e-mailov.

Nástroje na monitorovanie doručiteľnosti e-mailov sa používajú na sledovanie doručiteľnosti e-mailov a zabezpečenie jej vysokej úrovne. Tieto nástroje poskytujú prehľad o doručiteľnosti e-mailov v reálnom čase, napríklad o miere otvorenia, miere prekliknutia, miere odmietnutia a ďalších ukazovateľoch.

Služby testovania doručiteľnosti e-mailov sa používajú na testovanie e-mailov pred ich odoslaním. Tieto služby vám pomôžu identifikovať všetky potenciálne problémy, ktoré by mohli ovplyvniť doručiteľnosť vašich e-mailov, napríklad nefunkčné odkazy, chýbajúce obrázky alebo neplatné HTML.

V súčasnosti existuje niekoľko zdrojov, z ktorých niektoré sú bezplatné, ktoré vám umožnia vytvoriť správne preskúmanie doručiteľnosti e-mailov, skontrolovať rôzne aspekty doručiteľnosti a vypočítať, ako vaše e-maily fungujú:

• Mailtrap - využite Email Sandbox na posúdenie vašich e-mailových procesov v bezpečnom prostredí. Skontrolujte, ako e-maily vyzerajú pre rôznych zákazníkov, analyzujte ich hodnotenie spamu a skúmajte, či sú vhodne odoslané bez nebezpečenstva spamovania príjemcov.
• Skóre odosielateľa - umožňuje posúdiť stav vašej domény a poskytuje jej "skóre odosielateľa" pre každú IP adresu, z ktorej ste identifikovaní na odosielanie e-mailov. Okrem toho overuje kľúčové overenia a príslušné certifikácie webových stránok.
• Mail-tester.com, Isnotspam.com a Spamcheck by Postmark sú doplnkové nástroje, ktoré umožňujú používateľom rýchlo vyhodnotiť reputáciu e-mailovej adresy. Odoslaním e-mailovej adresy do týchto služieb sa okamžite vygeneruje komplexná správa s návrhmi na jej zlepšenie.

Nástroje a služby na zlepšenie doručiteľnosti e-mailov

Okrem monitorovania a testovania doručiteľnosti e-mailov vám ju môže pomôcť zlepšiť mnoho nástrojov a služieb. Marketingové nástroje B2B môžu podnikom pomôcť ušetriť čas a peniaze automatizáciou úloh, ako sú e-mailové kampane a kampane v sociálnych médiách.

Patria medzi ne:

Nástroje na doručovanie e-mailov: Tieto nástroje sa používajú na monitorovanie a sledovanie doručiteľnosti e-mailov. Poskytujú prehľad o doručiteľnosti e-mailov v reálnom čase, napríklad o miere otvorenia, miere prekliknutia, miere odmietnutia a ďalších ukazovateľoch.

Služby doručovania e-mailov: Služby doručovania e-mailov sa používajú na zabezpečenie doručenia e-mailov do schránok. Tieto služby poskytujú funkcie, ako je filtrovanie nevyžiadanej pošty, správa odmietnutých správ a ďalšie.

Služby overovania e-mailov: Služby overovania e-mailov sa používajú na kontrolu platnosti e-mailovej adresy pred jej odoslaním. To môže pomôcť znížiť mieru odmietnutia a zlepšiť doručiteľnosť e-mailov.

E-mailové marketingové platformy: Platformy pre e-mailový marketing poskytujú výkonné nástroje na vytváranie, odosielanie a monitorovanie e-mailov. Tieto platformy poskytujú aj funkcie, ktoré pomáhajú optimalizovať doručiteľnosť e-mailov, napríklad automatické A/B testovanie. Na kontrolu toho, či je doručiteľnosť e-mailov v súlade s normami, použite aj audit webovej stránky.

Je veľmi dôležité vybrať si dôveryhodné nástroje, ktoré majú osvedčenú povesť pre IP adresy a funkcie, ktoré spĺňajú obchodné požiadavky.

Tieto platformy majú množstvo špecialistov na doručiteľnosť e-mailov a môžu pomôcť pri zlepšovaní kampaní.

• Rozhranie Mailtrap Email API poskytuje vývojárom väčšiu právomoc nad doručiteľnosťou e-mailov a umožňuje im okamžite riešiť všetky existujúce problémy s odosielaním skôr, ako nastanú. Okrem toho sa Email API môže pochváliť priepustnosťou odosielania približne 10 000 e-mailov za sekundu.
• SendGrid je jedným z hlavných hráčov na trhu, ktorý sa špecializuje na transakčné e-maily aj marketingové kampane. Môžete využiť ich silné rozhranie API na prepojenie ich funkcií s vašou platformou. SendGrid tiež poskytuje viacero nástrojov na vytváranie atraktívnych a úspešných e-mailov.
• Sendinblue poskytuje transakčné aj reklamné správy a má ďalšie funkcie, napríklad SMS a automatizáciu marketingu.
• Mailchimp je skvelou voľbou na vytváranie propagačných aktivít a automatizáciu vďaka svojim šablónam, tvorcovi e-mailov typu drag-and-drop a analytike. Okrem toho vlastní Mandrill, obľúbený nástroj na odosielanie transakčných e-mailov.
• Nakoniec, Mailjet je rozumná možnosť na odosielanie transakčných e-mailov a bulletinov, ktorá ponúka podobné funkcie.

Záver

Doručiteľnosť e-mailov je kľúčovým faktorom úspechu vašich kampaní. Dosiahnutie vysokej doručiteľnosti e-mailov si vyžaduje starostlivé plánovanie a implementáciu správnych postupov a nástrojov. Dodržiavaním tipov uvedených v tomto blogu zabezpečíte, aby sa e-maily dostali k určeným príjemcom, a zlepšíte doručiteľnosť e-mailov.

Ak potrebujete pomoc pri zlepšovaní doručiteľnosti e-mailov, odporúčame vám využiť rôzne dostupné nástroje a služby. Od nástrojov na monitorovanie doručiteľnosti e-mailov až po služby doručovania e-mailov, tieto nástroje zabezpečujú, aby sa e-maily dostali do schránky a maximalizovali návratnosť investícií.

Zlepšovanie doručiteľnosti e-mailov je napokon nepretržitý proces. Monitorujte doručiteľnosť e-mailov a podľa potreby vykonávajte úpravy, aby ste zabezpečili, že e-maily sa dostanú k určeným príjemcom.