Koľko manuálne procesy časom stoja spoločnosti

Úvod

Pred 500 rokmi bola väčšina práce vykonávaná ľuďmi manuálna. Aby mohli pestovať plodiny alebo stavať domy, muselo veľa ľudí dlhodobo vynakladať svoju fyzickú silu. To viedlo k pomalému hospodárskemu rastu a pomerne nízkej životnej úrovni. Život v roku 1500 bol oveľa podobnejší životu v roku 500 alebo 1000 ako životu v roku 2026. Čo robí náš rok takým výnimočným? Automatizácia.

Kým v minulosti museli ľudia väčšinu práce vykonávať samostatne, dnes nám pomáha veľké množstvo strojov. Využívame naše znalosti fyziky na výrobu energie. Pomocou superpočítačov vieme vyriešiť zložité matematické úlohy, ktorých výpočet by ľuďom trval roky, za pár dní. Stručne povedané, naša sila je teraz posilnená veľkým množstvom nástrojov, ktoré nás nielen posilňujú (ako kladivo v rukách staviteľa), ale aj vykonávajú za nás väčšinu práce, ktorú sme predtým robili ručne. Podniky boli priekopníkmi tohto rýchleho prechodu k inováciám a naďalej ho poháňajú. V tomto článku budeme diskutovať o tom, ako nákladné môžu byť ručné procesy pre spoločnosti v priebehu času, a prečo je automatizácia vždy najlepšou voľbou v dlhodobých scenároch.

Súčasná digitálna revolúcia viedla k vzniku viacerých vysoko kvalitných produktov, ktoré automatizáciu umožňujú. Napríklad vývoj aplikácií Make.com umožňuje podnikom prepojiť viaceré digitálne aspekty svojich činností a znížiť závislosť od manuálnych konfigurácií. Medzi ďalšie dôležité služby patria nástroje ako Zapier, Bubble a Webflow. Príležitosti na automatizáciu nikdy neboli tak ľahko dostupné.

Napriek tomu sme v predchádzajúcich 20 rokoch videli viacero príkladov veľkých spoločností alebo etablovaných malých a stredných podnikov, ktoré zlyhali kvôli svojej závislosti od manuálnych procesov. Pozrime sa na niektoré z týchto príkladov a pokúsme sa nájsť základné príčiny týchto problémov.

Dnes je Amazon takmer synonymom maloobchodu. Väčšina Američanov tam nakupuje notebooky, oblečenie a mnoho ďalších produktov. V roku 2000 to tak nebolo. Mnoho ľudí po celom svete sa spoliehalo na miestne obchody alebo stredne veľké maloobchodné značky. Naozaj veľké maloobchodné značky, ktoré ponúkali „všetko“, boli pomerne vzácne. Čo sa teda zmenilo? Maloobchodné spoločnosti sa v minulosti spoliehali na manuálnu prácu. Mali veľký počet maloobchodných prevádzok, ktoré museli obsluhovať početní zamestnanci. Logistika bola tiež veľmi ťažko zvládnuteľná: bolo potrebné ponúkať viac-menej vyvážený výber tovaru vo všetkých prevádzkach, aby sa uspokojil nielen všeobecný, ale aj špecifický dopyt. Zoznamy zásielkových objednávok sa museli vytvárať ručne, bolo potrebné ich tlačiť a na spracovanie objednávok bola potrebná veľká pracovná sila. To všetko malo vplyv na maloobchodné ceny. Proces predaja tovaru vyžadoval veľa manuálnej práce.

Potom prišiel Amazon a úplne zmenil pravidlá hry prechodom z kamenných obchodov na online trhoviská, kde si používatelia mohli vyberať nielen z miestneho tovaru, ale aj z tovaru dostupného v celej ich krajine (a dokonca aj v zahraničí). Následne začal prinášať významné inovácie v logistike skladovania, optimalizoval dodacie lehoty a zásoby produktov, aby minimalizoval náklady pre konečných používateľov pomocou robotov a inteligentných algoritmov. V dôsledku rastúcej popularity online maloobchodníkov (okrem Amazonu medzi veľkých hráčov patria Walmart a eBay) už kamenné maloobchodné predajne nie sú hlavným prúdom. Naďalej dobre fungujú v konkrétnych výnimočných odvetviach, ako je maloobchod s potravinami alebo odevmi, ale v iných sektoroch sa stávajú čoraz menej relevantnými. Automatizácia prostredníctvom internetových technológií, logistických algoritmov a robotiky úplne zmenila spôsob, akým nakupujeme. Mnohí starší maloobchodníci sa spoliehali na manuálne procesy zavedené v ich sektore a v dôsledku toho stratili svoje podiely na trhu alebo dokonca skrachovali.

Existuje mnoho ďalších prípadov, v ktorých došlo k podobným procesom. Napríklad Netflix a iné streamovacie/video-on-demand služby dokázali vo veľkej miere nahradiť televíziu a požičiavanie filmov medzi mladšou generáciou. Kombinujú užívateľskú agentúru (užívatelia si môžu vybrať, ktoré filmy chcú pozerať) požičovacích služieb, ktoré vyžadujú fyzické kamenné obchody, s optimalizovaným zážitkom podobným televízii, ktorý je založený na automatizovaných odporúčacích algoritmoch, ktoré sú teraz vylepšené umelou inteligenciou. Podobné procesy sa odohrali v doprave, logistike a dokonca aj v realitnom sektore. Automatizácia prostredníctvom internetu alebo skôr prostredníctvom zložitých priemyselných strojov (napríklad robotických systémov na montáž automobilov) vždy vedie k úpadku spoločností, ktoré sa spoliehajú na manuálne procesy. V prípadoch, ktoré sme opísali, to môže viesť k dramatickému úpadku celých odvetví. V iných prípadoch môžu manuálne procesy negatívne ovplyvniť konkrétne oddelenia bez narušenia celej spoločnosti (napríklad ak inovatívny výrobca spolieha na manuálne procesy v marketingu).

Prečo sa to z historického hľadiska deje tak často? Prečo toľko spoločností uprednostňuje manuálne procesy pred automatizáciou napriek jej zdanlivo zrejmým výhodám? Jedným z hlavných dôvodov je nedostatok okamžitej spätnej väzby. Automatizácia vyžaduje počiatočné investície, ktoré sa môžu vrátiť až za niekoľko rokov. Proces zvyšovania počtu manuálnych pracovníkov na podporu rastu spoločnosti je v krátkodobom horizonte rýchlejší a jednoduchší. Akonáhle sa však automatizované procesy, ktoré prijali konkurenti, po určitom čase stanú ziskovými, tieto rastúce investície do rozširovania manuálnej pracovnej sily môžu mať neočakávaný negatívny vplyv, čo vedie k významným stratám zdrojov v dôsledku nadmerného rozširovania. Ešte dôležitejšie je, že nie je vždy zrejmé, ktorá metóda automatizácie prinesie najlepšie výhody. Preto sa rozhodnutie zamerať sa na jednoduché rozširovanie existujúcich procesov často javí ako lákavé.

Tento problém oneskorených prínosov, ktorý viedol k dramatickým zmenám v mnohých spoločnostiach za posledných 200 rokov, je čoraz menej relevantný. Inovácie založené na digitálnych technológiách a umelej inteligencii sú často tak výkonné a nákladovo efektívne, že môžu priniesť významné prínosy v relatívne krátkom časovom horizonte (napríklad jeden alebo dva roky). Ak v minulosti nebola voľba medzi automatizáciou a neautomatizáciou vždy zrejmá kvôli pomalšiemu tempu technologického vývoja, dnes je to čoraz jasnejšie: pracovná sila posilnená automatizovanými nástrojmi je v prevažnej väčšine prípadov lepšia ako tá, ktorá sa spolieha na manuálnu prácu. Tu je niekoľko technológií, ktoré môžu pomôcť väčšine spoločností (zoznam nie je vyčerpávajúci): LLM, webové stránky s vysoko kvalitnými algoritmami na spracovanie objednávok a digitálne účtovné riešenia.

Zhrnutie: historické dôkazy ukazujú, že automatizácia je z dlhodobého hľadiska najlepším riešením pre väčšinu spoločností na trhu. Manuálne procesy sa často zdajú byť ľahšie implementovateľné a lacnejšie v krátkodobých scenároch, ale takmer vždy prehrávajú s automatizáciou aj v horizonte jednej dekády. Jedným z najsilnejších smerov automatizácie je v súčasnosti vývoj softvéru. Počítačové technológie vylepšujú manuálne procesy po celom svete. Vznik technológií bez kódu a s nízkym kódom a vývojových partnerov, ako je Keenethics, ktorí vedia, ako túto technológiu používať, naznačuje, že tento proces sa bude naďalej zrýchľovať. Blížime sa k ére, v ktorej bude automatizácia všadeprítomná.