Ako chrániť svoje podnikanie pred podvodmi a podvodníkmi

Úvod

Podvody zaskočia majiteľov nepripravených. Možno si myslíte, že vaše systémy sú bezpečné, kým sa neobjaví falošná faktúra alebo niekto nehackne prihlasovacie údaje zamestnanca. Vnímate to osobne, pretože za každý zarobený dolár tvrdo pracujete. Naším cieľom je pomôcť vám vytvoriť systém, ktorý zabezpečí vašu firmu bez toho, aby sa váš deň zmenil na stresujúci maratón.

Čím lepšie rozumiete tomu, ako podvody fungujú, tým ľahšie ich zastavíte, než sa rozšíria.

Viete, ako sa podvody prejavujú

Väčšina prípadov podvodov má jasný vzorec. Taktiky podvodníkov sa menia, ale základné triky zostávajú rovnaké. Viac ako 57 % majiteľov malých podnikov uviedlo, že sa stretli s podvodom.

Falošné platby

Podvodníci posielajú faktúry, ktoré vyzerajú ako skutočné. Napodobňujú štýl, logo a tón vášho dodávateľa a dokonca opätovne používajú staré čísla faktúr. Spoliehajú sa na zaneprázdnené tímy, ktoré kliknú a zaplatia bez kontroly. Mnohí majitelia si to prvýkrát všimnú, keď im niečo na sume „nesedí“ alebo keď sa dodávateľ opýta, prečo mu nebola zaplatená faktúra.

Vnútorné podvody

Toto je nepríjemné, pretože ide o ľudí, ktorých ste najali. Keď jeden zamestnanec kontroluje peniaze bez dohľadu, môžu sa vyskytnúť chyby alebo zneužitie. Môžu to byť falošné refundácie, pozmenené záznamy alebo zmenené platobné údaje. Vnútorné podvody sa rozmáhajú tam, kde sú zmiešané úlohy a nikto prácu nekontroluje.

Vlámanie do účtov

Hlavným cieľom je váš e-mail. Ak sa podvodníci dostanú dovnútra, prečítajú si vaše správy, skopírujú váš prejav a podvodom prinútia váš tím poslať peniaze. Môžu tiež resetovať heslá k vašej banke, aplikáciám a cloudovým nástrojom. Preto môže jedno slabé prihlásenie ohroziť celý váš systém.

Phishingové triky

Tieto správy vyzerajú ako skutočné. Používajú falošné dodacie listy, falošné bankové upozornenia, falošné daňové správy alebo falošné resetovanie hesiel. V momente, keď niekto klikne, podvodníci získajú prístup alebo nainštalujú škodlivý softvér.

Táto taktika je jednoduchá. Chcú, aby ste konali unáhlene.

Pochopenie týchto vzorov vám pomôže byť oveľa odolnejší voči útokom.

Vytvorte si bezpečnostnú rutinu

Na prevenciu podvodov nepotrebujete žiadne sofistikované nástroje. Ide skôr o konzistentné návyky, ktoré považujete za samozrejmé, ako je čistenie zubov.

Podľa prieskumu AFP Payments Fraud Survey z roku 2024 80 % organizácií hlásilo v uplynulom roku pokus o podvod alebo úspešný podvod v oblasti platieb.

Dvojfaktorové prihlásenie

Toto je najsilnejší krok, ktorý môžete urobiť. Kód na vašom telefóne alebo prihlásenie cez aplikáciu zastaví väčšinu pokusov o vniknutie. Aj keby vám niekto ukradol heslo, nebude mať k nemu prístup.

Prísne pravidlá prístupu

Poskytnite ľuďom prístup na základe ich role. Nie každý potrebuje vidieť bankové účty alebo zoznamy dodávateľov. Keď obmedzíte prístup, chyby a riziká rýchlo klesnú. Takisto je jednoduchšie sledovať, kto čo urobil.

Týždenné kontroly, ktoré dodržiavate

Vyberte si jeden deň v týždni, kedy skontrolujete svoje výpisy z banky, faktúry z platformy a nedávnu aktivitu. Nemusíte kontrolovať všetko. Stačí, ak vyhľadáte veci, ktoré nedávajú zmysel. Malý podivný poplatok je často prvým znakom väčšieho plánu.

Spomaľte veľké platby

Podvodníci sa spoliehajú na naliehavosť. Rýchly telefonát vyjasní väčšinu falošných e-mailov. Ak sa bankové údaje dodávateľa zrazu zmenia, vždy to potvrďte hlasovým hovorom na číslo, o ktorom viete, že je skutočné.

Naučte svoj tím na reálnych príkladoch

Nepotrebujete formálne školenie. Stačí, ak nazbierate tri falošné e-maily, ktoré ste videli, a ukážete ich svojim zamestnancom. Rýchlo sa naučia rozpoznávať vzorce. Ľudia si vizuálne príklady zapamätajú lepšie ako dlhé stretnutia.

Postupom času sa tieto kroky stanú automatickými návykmi, ktoré chránia vaše peniaze.

Dávajte pozor na sociálne triky

Tento typ podvodu sa zameriava na ľudí, nie na systémy. Podvodníci sa tvária priateľsky, alebo ako keby boli v strese alebo v časovej tiesni. Často uvádzajú malé detaily, aby ich práca znela realisticky.

Príklad: Volajúci povie: „Aktualizujeme vašu službu a vidím, že vaša oblasť je mimo prevádzky. Potrebujem vaše prihlasovacie údaje, aby som vás mohol opäť pripojiť.“

Tón je pokojný a ochotný. Zamestnanec, ktorý chce vyriešiť problém, môže poskytnúť prístup.

• Naučte svojich zamestnancov jednoduché pravidlá.
• Pred zdieľaním akýchkoľvek informácií sa zamyslite.
• Zavolajte späť na oficiálne číslo spoločnosti.
• Povedzte im, že musia potvrdiť svoju identitu.

Keď váš tím vie, že môže povedať: „Musím to overiť“, odoberiete podvodníkovi jeho moc.

Stanovte jasné pravidlá pre dodávateľov

Falošní dodávatelia sú bežní, pretože mnoho tímov uponáhľa proces zaradenia nových dodávateľov. Jednoduchý kontrolný zoznam zastaví väčšinu falošných faktúr.

Jasné nastavenie dodávateľov môže zahŕňať:

• Úplný názov spoločnosti
• Kontaktná osoba, s ktorou hovoríte
• Skutočné telefónne číslo, ktoré ste otestovali
• Daňové údaje
• Bankové údaje, ktoré potvrdíte počas telefonátu
• Jednoduchá dohoda uložená vo vašich záznamoch

Ľudia naletia na falošných dodávateľov, keď predpokladajú, že niekto iný skontroloval podrobnosti. Kontrolný zoznam odstraňuje dohady.

Pomáha tiež novým zamestnancom vyhnúť sa chybám. Keď prijmete nových zamestnancov, toto pravidlo im slúži ako vodítko.

Duševné zdravie a stresové rutiny

Podvody prekĺznu, keď ste vyčerpaní. Keď máte ťažkú myseľ, prehliadnete malé detaily, ako sú zmenené čísla bankových účtov alebo podozrivé odkazy.

Majitelia malých podnikov majú veľa starostí. Účty, problémy so zamestnancami, meškania dodávok, požiadavky zákazníkov, dlhé noci a skoré rána. Váš mozog pracuje na plné obrátky a keď sa to stane, pozornosť klesá.

Niektorí ľudia skúšajú wellness rutiny, ktoré im pomáhajú uvoľniť sa a relaxovať. V týchto kruhoch ľudia hovoria o kratome a kave, keď sa chcú uvoľniť po dlhých pracovných dňoch. Keď skúmajú tieto rastlinné produkty, zvyčajne si vyberajú predajcov s čistým zdrojom, aby sa vyhli nekvalitným produktom. Je to bezpečnostný krok, ktorý ľudia podnikajú, nie tvrdenie o účinkoch.

Toto je niečo, čo často uvidíte v diskusiách o wellness od ľudí, ktorí sa snažia udržať rovnováhu pod tlakom v práci.

Sústredenie a bystré myslenie pri kontrolách podvodov

Kontroly podvodov vyžadujú sústredenie. Ak ich preletíte, môžete prehliadnuť malý náznak. Majitelia často žonglujú s toľkými vecami, že na konci dňa strácajú duševnú bystrosť.

Niektorí ľudia, ktorí čítajú fóra zamerané na sústredenie, diskutujú o produktoch s obsahom 7-hydroxymitragynínu, keď hľadajú spôsoby, ako ostatní používatelia zostávajú ostražití počas dlhých úloh. Každý, kto sa o to zaujíma, má tendenciu hľadať predajcov s kompletnými laboratórnymi testami, aby nenarazil na rizikové produkty.

Opätovne zdôrazňujeme, že toto nie je rada. Je to len pohľad na to, čo ľudia skúmajú, keď hľadajú spôsoby, ako zostať bystrí počas dlhých pracovných úsekov.

Opravte skryté slepé miesta

Každá firma má slabé miesta. Majitelia ich nevidia, kým sa niečo nepokazí.

Staré heslá

Ak je vaše heslo založené na dátume narodenia, mene domáceho maznáčika, dieťaťa alebo starom vzore, je ľahké ho uhádnuť. Opätovné používanie hesiel v rôznych aplikáciách tiež otvára dvere.

Dôvera bez kontroly

Môžete dôverovať zamestnancom a aj tak kontrolovať účtovné knihy. Dohľad nie je nedôvera. Je to súčasť bezpečného podnikania.

Malé úniky

Podvodníci vás často testujú malými poplatkami. Ak si nevšimnete malé sumy, eskalujú. Týždenné kontroly tomu zabraňujú.

Slabé pravidlá pre e-maily

Ak nemáte nastavené filtre alebo upozornenia, neuvidíte známky manipulácie. E-mail je jadrom vášho podnikania. Chráňte ho. Včasné odhalenie slepého miesta vám neskôr ušetrí veľa bolesti.

Čo robiť, ak dôjde k podvodu

Podvody nezmiznú, ale môžete svoje podnikanie ochrániť tým, že budete udržiavať svoje systémy jednoduché, stabilné a prehľadné. Silné návyky, týždenné kontroly, bezpečné prihlásenia a tím, ktorý rozumie tomu, ako podvody fungujú, poskytujú skutočnú ochranu.

Keď zachováte pokoj, udržíte vyváženú pracovnú záťaž a sústredíte sa na kľúčové úlohy, včas odhalíte problémy a vyhnete sa nákladným stratám. Podnik, ktorý venuje pozornosť malým náznakom, je bezpečnejší ako ten, ktorý čaká, kým vznikne veľký problém. Ak budete naďalej budovať tieto návyky, vaše nastavenie sa bude týždeň po týždni posilňovať.