Kompletný sprievodca zvládnutím doručiteľnosti e-mailov

Úvod

Starostlivo ste navrhli svoj e-mail, napísali ste dokonalú kópiu, ktorá priamo oslovuje vaše publikum, a nakoniec ste stlačili tlačidlo odoslať. Napriek vašej snahe však nemusí mať taký účinok, v aký ste dúfali. Pravdepodobne preto, že ho ani nikto nevidí.

Pýtate sa ako? Vaše e-maily môžu skončiť v priečinku so spamom. Frustrujúce, však?

V tejto príručke vám vysvetlíme, čo znamená doručiteľnosť e-mailov, preskúmame faktory, ktoré ju ovplyvňujú, a podelíme sa o praktické tipy, ktoré vám pomôžu, aby sa vaše e-maily vždy dostali do schránky.

Čo je doručiteľnosť e-mailov?

Doručiteľnosť e-mailov je schopnosť vašich e-mailov úspešne pristáť v schránkach príjemcov, namiesto toho, aby boli filtrované do priečinkov nevyžiadanej pošty, nevyžiadanej pošty alebo propagačných akcií. Správny softvér na e-mailový marketing môže výrazne zlepšiť doručiteľnosť tým, že vám pomôže dodržiavať osvedčené postupy a monitorovať umiestnenie v doručenej pošte.

Doručiteľnosť e-mailov verzus doručovanie e-mailov

Jedným z pojmov, ktorý sa často zamieňa s doručiteľnosťou e-mailov, je doručovanie e-mailov. Znejú síce rovnako, ale sú to veľmi odlišné pojmy.

Doručovanie e-mailov sa vzťahuje na úspešný prenos e-mailu na poštový server príjemcu. Závisí to od technických faktorov, ako sú platné e-mailové adresy, správne nastavenia domény a správne zavedené overovacie protokoly. Ak server správu prijme, považuje sa za doručenú, aj keď sa nikdy nedostane do hlavnej schránky príjemcu.

Doručiteľnosť e-mailov ide ešte o krok ďalej. Meria, či váš e-mail skutočne pristane v hlavnej schránke príjemcu namiesto toho, aby bol odfiltrovaný do spamu alebo na kartu s propagačnými akciami. Umiestnenie v doručenej pošte ovplyvňujú faktory, ako je reputácia odosielateľa, miera zapojenia a kvalita vášho obsahu.

5 vecí, ktoré ovplyvňujú doručiteľnosť e-mailov

Poskytovatelia doručených správ (ISP) sú tí, ktorí rozhodujú o tom, kam sa vaše e-maily dostanú. Ak vášmu e-mailu dôverujú, dostane sa do schránky doručených správ. Ak nie, môže skončiť v spame alebo sa vôbec nedoručí.

Toto rozhodnutie robia na základe niekoľkých kľúčových faktorov:

1. Reputácia odosielateľa

Reputácia odosielateľa je skóre, ktoré vám poskytovatelia e-mailových služieb (ako napríklad Gmail, Outlook, Yahoo atď.) prideľujú na základe toho, aké dôveryhodné a spoľahlivé je vaše správanie pri odosielaní e-mailov.

Medzi kľúčové veci, ktoré ovplyvňujú vašu reputáciu odosielateľa, patria:

• Ako často ľudia otvárajú vaše e-maily alebo s nimi interagujú
• Ako často sa vaše e-maily odrážajú alebo sú označené ako spam
• Či dodržiavate správne protokoly odosielania
• Ako čistý a platný je váš e-mailový zoznam
• Či sa vaše e-maily dostávajú do spamových pascí alebo na čierne listiny

Čím lepšia je vaša reputácia odosielateľa, tým väčšia je pravdepodobnosť, že sa vaše e-maily dostanú do schránky. Ak však vaše skóre klesne pod určitú hranicu, poskytovatelia schránok môžu začať posielať vaše e-maily do spamu alebo ich úplne zablokovať.

2. Reputácia IP a domény

Keď odosielate e-mail, prichádza z adresy IP (jedinečný súbor čísel viazaný na váš e-mailový server) a domény (napríklad yourcompany.com). Obe tieto adresy monitorujú poskytovatelia schránok a rozhodujú o tom, či sa vaša správa dostane do niečej schránky, pôjde do spamu alebo bude zablokovaná.

Pokiaľ ide o adresy IP, poskytovatelia schránok sledujú, ako bola daná IP adresa použitá v minulosti. Ak IP adresa v minulosti odosielala nevyžiadané alebo nerelevantné e-maily, získava zlú povesť. Ak neustále posiela čisté, dobre prijímané e-maily, jej reputácia zostáva silná.

Reputácia domény funguje podobne, ale sleduje vašu doménu, nielen používanú IP adresu. To znamená, že aj keď zmeníte platformu alebo IP adresu, poškodená reputácia domény zostane poškodená a povedie vaše e-maily do priečinka so spamom.

3. Overovanie e-mailov

Jednou z prvých vecí, ktoré prijímajúci server kontroluje, je, či je váš e-mail overený. Bez riadneho overenia sa vaše e-maily môžu javiť ako podozrivé a môžu byť odfiltrované, aj keď je váš obsah čistý.

Existujú tri kľúčové overovacie protokoly:

• SPF (Sender Policy Framework): To vám umožňuje definovať, ktoré servery môžu odosielať e-maily v mene vašej domény. Ak sa neoprávnený server pokúsi odoslať z vašej domény, bude označený.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM pridáva do vašich e-mailov digitálny podpis, aby poskytovatelia schránok mohli overiť, že správa nebola počas doručovania pozmenená.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance - overovanie správ, hlásenie a zhoda na základe domény): DMARC vychádza z SPF a DKIM. Poskytovateľom schránok oznamuje, čo majú robiť, ak e-mail neprešiel overením (napr. odmietnuť, umiestniť do karantény alebo ho nechať prejsť).

Tie spoločne potvrdzujú vašu totožnosť a zabraňujú falšovaniu. Ich nastavenie pomáha budovať dôveru a chráni vašu doručiteľnosť.

4. Sťažnosti na nevyžiadanú poštu

Sťažnosti na nevyžiadanú poštu sú jedným z najsilnejších negatívnych signálov pre poskytovateľov schránok. Keď niekto klikne na "Nahlásiť spam" na vašom e-maile, hovorí svojej e-mailovej službe: "Nechcem takéto správy." A ak vás dostatočný počet ľudí označí ako spam, filtre doručených správ si to všimnú.

Čím viac sťažností dostanete, tým ťažšie sa vám dostane do schránky. Existuje niekoľko dôvodov, prečo niekto môže nahlásiť vaše e-maily ako spam, vrátane týchto:

• Posielate príliš veľa e-mailov príliš často
• Obsah nezodpovedá tomu, na čo sa prihlásili
• Zabudli, že sa prihlásili na odber
• Odkaz na odhlásenie je ťažké nájsť

5. Obsah e-mailu

Obsah vášho e-mailu, vrátane predmetu, hlavičky a tela, zohráva nenápadnú, ale dôležitú úlohu pri umiestnení v doručenej pošte.

Medzi bežné červené vlajky patria napr:

• Používanie skracovačov odkazov, ako je bit.ly
• Nezabezpečené odkazy (http namiesto https)
• E-maily len s obrázkami bez textu
• Nadmerné používanie ALL CAPS alebo špeciálnych znakov v predmetoch

Aj malé úpravy predmetu alebo formátovania môžu mať vplyv na to, či sa váš e-mail dostane do schránky alebo bude označený.

Ako otestovať doručiteľnosť e-mailov

Tu je niekoľko jednoduchých spôsobov, ktorými sa môžu e-mailoví marketéri riadiť, aby úspešne monitorovali doručiteľnosť:

1. Nastavte si nástroje pre doručiteľnosť

Ak chcete účinne monitorovať doručiteľnosť e-mailov, začnite používať špecializované nástroje doručiteľnosti, ktoré vám pomôžu sledovať reputáciu odosielateľa, umiestnenie v doručenej pošte a potenciálne problémy s doručovaním.

Medzi bežné príklady týchto nástrojov patria MX Toolbox a MessageBird Inbox Tracker, ktoré poskytujú podrobné informácie o oblastiach, ako je reputácia IP, stav čiernej listiny, sťažnosti na spam a celkové trendy doručiteľnosti.

Na overenie, či sú vaše overovacie záznamy správne nakonfigurované a funkčné, môžete použiť aj bezplatné online nástroje, ako je napríklad kontrolór DKIM, SPF a DMARC od spoločnosti Mailmodo.

2. Vykonajte testovanie seed listu

Testovanie seed listu znamená odosielanie e-mailov na kontrolovaný zoznam overených adries, ktoré sú na bielej listine, ktorú spravujete. Vďaka tomu môžete presne zistiť, kde vaše správy pristanú, či už je to primárna schránka doručenej pošty, spam alebo karta s propagáciou.

Rozosielací zoznam by mal mať podobný rozsah ako váš skutočný mailingový zoznam, aby ste mali istotu, že získate spoľahlivé poznatky o rôznych klientoch a zariadeniach.

3. Vykonajte testovanie filtrov obsahu

Testovanie obsahového filtra využíva nástroje ako SpamAssassin alebo Cloudmark na skenovanie vašich e-mailov na prvky podobné spamu v riadku predmetu, texte tela a odkazoch. E-maily, ktoré neprešli týmito kontrolami, môžu byť označené ako spam alebo úplne zablokované.

Bežné chyby v doručiteľnosti e-mailov, ktorým sa treba vyhnúť

1. Kupovanie e-mailových zoznamov

Keď si kúpite e-mailový zoznam, posielate správy ľuďom, ktorí sa výslovne neprihlásili na odber správ od vás. To vedie k tomu, že mnohí príjemcovia sa zo zoznamu odhlasujú alebo označujú vaše e-maily ako spam.

Aby ste tomu predišli, budujte svoj zoznam organicky pomocou opt-in metód. Potvrďte záujem účastníkov prostredníctvom dvojitého prihlásenia, aby ste zaistili platných a zapojených príjemcov.

2. Zasielanie opakujúceho sa alebo podobného obsahu

Ak budete neustále posielať e-maily s takmer identickým alebo opakujúcim sa obsahom, vaši odberatelia budú s väčšou pravdepodobnosťou otrávení a odhlási sa z odberu.

Ak to chcete riešiť, vytvorte pre každú e-mailovú kampaň jedinečný obsah. Prispôsobte predmety a výzvy na akciu, aby ste udržali záujem čitateľov a zabránili spusteniu spamových filtrov.

3. Posielanie príloh v hromadných e-mailoch

Prílohy sú vo všeobecnosti určené pre e-maily typu jeden na jedného, nie pre hromadné rozosielanie. Zahrnutie príloh do hromadných e-mailov vás nemusí vždy dostať na zoznam blokovaných správ, ale zvyšuje pravdepodobnosť, že vás označia spamové filtre.

Aby ste sa tomu vyhli, je lepšie namiesto priameho posielania príloh uvádzať odkazy na súbory umiestnené online. Vaše e-maily tak zostanú ľahšie a je menej pravdepodobné, že spustia ochranu proti spamu.

4. Používanie slepej kópie (BCC) pre hromadné e-maily

BCC sa niekedy používa na skrytie adries príjemcov pri odosielaní viacerým osobám. Mnohí poskytovatelia e-mailových služieb však považujú hromadné e-maily s BCC za podozrivé, pretože môžu pripomínať spamovú taktiku, čo vedie k problémom s doručiteľnosťou.

Namiesto BCC posielajte personalizované e-maily pomocou e-mailovej marketingovej platformy alebo ESP. Tieto nástroje správne zvládajú hromadné odosielanie a personalizujú správy, čím zlepšujú doručiteľnosť a angažovanosť.

5. Nadmerné používanie obrázkov v e-mailoch

E-maily s príliš veľkým množstvom obrázkov a malým množstvom textu môžu filtre považovať za spam, čo často vedie k nižšej miere umiestnenia v doručenej pošte.

Zachovajte správnu rovnováhu a uistite sa, že dôležité informácie sú sprostredkované prostredníctvom textu, ktorý je podporený vizuálmi.

6. Absencia možnosti odhlásenia

Neposkytnutie jasného spôsobu odhlásenia môže príjemcov frustrovať, čo vedie k sťažnostiam na spam a poškodzuje povesť vášho odosielateľa.

Ak si chcete udržať zdravý zoznam, v každom e-maile uveďte jasný a ľahko dostupný odkaz na odhlásenie.

Záverečné myšlienky

Doručiteľnosť e-mailov je nepretržitá práca, pri ktorej platí, že čím viac sa vaši odberatelia zapájajú do vašich e-mailov, tým silnejšie je vaše umiestnenie v doručenej pošte. Preto je dôležité pozorne sledovať metriky zapojenia do e-mailov vrátane otvorení, kliknutí a odmietnutí, aby ste sa uistili, že doručujete správnu správu správnym čitateľom.

Rovnako dôležitý je aj výber správnej platformy pre e-mailový marketing. Platformy ako Mailmodo ponúkajú funkcie, ktoré pomáhajú automatizovať správu odberateľov, sledovať výkonnosť e-mailov a podporujú úsilie o opätovné zapojenie, čo uľahčuje udržiavanie kontaktu s publikom a udržiavanie vašich e-mailov tam, kam patria.