Získanie späť času na predaj v teréne

Úvod

Mnohí obchodní zástupcovia venujú len malú časť svojho týždňa skutočnému predaju, pričom väčšinu času trávia všetkým, čo s predajom súvisí. Ak pracujete v terénnom predaji, bude vám to znieť povedome, pretože cesty, poznámky, aktualizácie a následné kroky nečakajú na pokojnejší deň.

Tento článok je spoľahlivým návodom, ako získať späť hodiny bez obmedzenia návštev klientov: uľahčite zaznamenávanie údajov, zabezpečte ich spoľahlivosť a prispôsobte trasy a harmonogramy realite. Predpokladá tiež niečo dôležité: cieľom nie je premeniť vás na administratívnu mašinu, ale udržať vás v kontakte so zákazníkmi s dostatočným mentálnym priestorom na úspešný predaj.

Klub 30

Keď predajný čas tvorí menšinu týždňa, cieľom nie je viac si napĺňať deň, ale prestať konkurovať predaju papierovaním. Tímy, ktoré v teréne pôsobia konzistentne organizovane, majú zvyčajne jednu nenápadnú výhodu: chránia hustotu schôdzok, takže čas zákazníkov zostáva pevným bodom a všetko ostatné sa prispôsobuje tomu.

Znie to jednoducho, ale je to skutočné umenie. Ide o výber nástrojov a návykov, ktoré znižujú prechod medzi kontextmi, takže váš mozog zostáva sústredený na zákazníka, nie na administratívu. Ak chcete realistický pohľad na to, ako môže hlasové zachytávanie podporiť túto stratégiu v reálnom svete, tento sprievodca hlasovou umelou inteligenciou pre terénny predaj je užitočným referenčným bodom. Je tiež úprimná o tom, čo kradne dynamiku: otváranie piatich aplikácií, hľadanie najnovších detailov, prepisovanie tej istej poznámky na dvoch miestach a potom snaha zapamätať si, čo ste sľúbili, keď už idete autom na ďalšiu zastávku.

Užitočným spôsobom, ako o tom uvažovať, je rozpočtovanie trenia. Za deň máte len toľko malých prerušení, než sa začnete chrániť tým, že budete robiť menej následných krokov, alebo to nakoniec urobíte neskoro, keď je ťažšie zostať sústredený. Najlepšie terénne systémy sú vytvorené pre tieto obmedzenia, nie pre idealizované nastavenie pracovného stola.

Jedným praktickým zvykom, ktorý zodpovedá tejto myšlienke, je „záverečná minúta“ po každom stretnutí. Nie je to kompletný zápis. Len opakovaných šesťdesiat sekúnd na zaznamenanie výsledku, ďalšieho kroku, dátumu a jedného rizika, a potom pokračujete ďalej. Tento malý rituál zabraňuje hromadeniu poznámok na konci dňa, čo je zvyčajne miesto, kde mizne čas na predaj.

Rozhovor je lacný, písanie nie

V mnohých tímoch ručné zadávanie údajov zaberá významnú časť týždňa. To je jasná výzva, aby ste sa zamerali na časovo náročnú časť práce, pretože je merateľná, opakovaná a často ju možno vyriešiť lepším zaznamenávaním.

Tu si hlasové nástroje získavajú svoje miesto v terénnom predaji, nie ako lacný trik, ale ako spôsob, ako zaznamenať, čo sa stalo, kým je to ešte presné. Nesnažíte sa vytvoriť dokonalý prepis dňa; snažíte sa uľahčiť zaznamenávanie niekoľkých detailov, ktoré odomykajú všetko ostatné: ďalší krok, načasovanie, zainteresované strany a akékoľvek riziko, o ktorom chcete, aby váš manažér vedel vopred. Ak ste sa niekedy na konci dlhého dňa pozreli na prázdnu poznámku v CRM a pomysleli si: „Budem si to pamätať“, už viete, prečo je načasovanie zaznamenávania dôležité.

V praxi to vyzerá prekvapivo skromne. Krátke záznamy. Konzistentná štruktúra. Pracovný postup, ktorý premení hovorené poznámky na prehľadné polia a úlohy, takže nemusíte neskôr prečítať celý odsek, aby ste zistili, čo máte robiť. A čo je dôležité pre terén, musí fungovať aj pri nestabilnom pripojení, pretože nástroj, ktorý zlyhá na parkovisku, je nástroj, ktorému prestanete dôverovať.

Musí tiež zodpovedať bezpečnému, reálnemu správaniu. Väčšina obchodných zástupcov nebude diktovať poznámky, keď prechádzajú rušnou halou, a nikto by to nemal robiť počas jazdy. Čím viac váš pracovný postup podporuje „zaparkovať, zaznamenať, ísť“ s minimálnym počtom ťuknutí, tým je pravdepodobnejšie, že sa stane štandardom.

Najlepší pracovný postup je ten, ktorý budete používať aj keď ste unavení. Ak vyžaduje príliš veľa kliknutí, nevydrží celý týždeň skutočného cestovania.

Rýchle poznámky a čisté údaje

Rýchlosť je skvelá, ale oplatí sa len vtedy, ak záznam zostane spoľahlivý. V mnohých organizáciách zástupcovia úplne nedôverujú presnosti údajov, s ktorými pracujú. V terénnom predaji je táto otázka dôvery ešte výraznejšia, pretože aktualizácie prebiehajú za pochodu, na rôznych zariadeniach a niekedy až po tom, čo sa spomienky už vytratili.

Pred automatizáciou všetkého si položte túto otázku: ak nemôžete dôverovať záznamom, aká je skutočná cena úspory času pri ich zaznamenávaní?

Pozitívnym spôsobom, ako to riešiť, je považovať kvalitu údajov za nenáročnú zvyklosť, nie za štvrťročné upratovanie. Rozhodnite sa, čo sa musí zaznamenať vždy, nechajte to stručné a uľahčite prehľadnosť podstatných informácií, kým je stretnutie ešte čerstvé. Dôvera sa rýchlo buduje, keď sa tím zhodne na tom, čo je dobré, najmä ak je to formulované ako pomoc obchodným zástupcom predávať viac, nie ako kontrola.

Tu sa inteligentné tímy správajú prakticky, pokiaľ ide o štandardizáciu. Nesnažia sa štandardizovať osobnosť alebo štýl predaja, ale štandardizujú prvky, ktorých chýbanie spôsobuje chaos v ďalšom procese. Zamyslite sa: výsledok stretnutia, sľúbené ďalšie kroky, termín, kedy sa majú uskutočniť, a jedna veta, ktorá vysvetľuje, prečo sa obchod posúva dopredu. To je rozdiel medzi CRM, ktoré vás podporuje, a CRM, ktoré vás otravuje.

Užitočnou technikou je jednoduchá šablóna poznámok, ktorá je rovnaká pre všetkých. Napríklad: „Výsledok / Ďalší krok / Do kedy / Kto ďalší / Riziko.“ Môžete to zaznamenať hlasom, napísať alebo zadávať, ale štruktúra zostáva stabilná. V priebehu času táto konzistentnosť robí prognózovanie menej sporným a koučing konkrétnejším, pretože diskutujete o rovnakých oblastiach a nemusíte interpretovať štýl písania každého jednotlivca.

Ak pracujete v regulovanom prostredí, práve tu sa stretáva dodržiavanie predpisov a dôvera. Ujasnite, čo by sa nikdy nemalo zaznamenať do hlasovej poznámky (osobné údaje, citlivé informácie), a poskytnite bezpečnú alternatívu pre tieto prípady. Ľudia spoľahlivejšie dodržiavajú pravidlá, keď pracovný postup uľahčuje bezpečnú voľbu.

Trasy, ktoré rešpektujú váš kalendár

Ani ten najlepší pracovný postup CRM vám nepomôže, ak máte fyzicky preplnený deň. Pracovný deň má svoje pevné hranice a čas strávený v teréne zaberá minúty spôsobom, akým to pri práci za stolom nie je možné.

Plánovanie produktivity v teréne teda znamená považovať cestovanie za súčasť práce, nie za nepríjemnú časť medzi skutočnou prácou. Keď je trasovanie nedbalé, nielenže sa premrhajú kilometre. Skráti sa čas na prípravu, následné kroky sa posunú na večer a návštevy zákazníkov sa zmenia na beh od auta k dverám. Keď je trasovanie solídne, deň je predvídateľnejší a medzi hovormi máte viac využiteľných minút na malé úkony, ktoré udržujú obchody v chode.

Nástroje na plánovanie trás môžu pomôcť, pretože znižujú plytvanie medzi návštevami a rozhodnutia o trasách môžu priniesť merateľné výsledky vo veľkom meradle. Nemusíte sa starať o matematiku, ktorá za tým stojí, aby ste mohli ťažiť z tohto princípu: malé zlepšenia, opakované celý týždeň, sa rýchlo sčítavajú.

Pri plánovaní svojho územia nemyslite len na najkratšiu vzdialenosť. Praktickou výhodou je spoľahlivosť: predvídateľnejšie časy príchodu, menej neskorých začiatkov, ktoré vedú k zmeškaným následným návštevám, a menej zhonu na konci dňa. Táto spoľahlivosť tiež robí blokovanie času realistickým, pretože konečne môžete dôverovať medzerám vo svojom kalendári natoľko, aby ste ich mohli využiť.

Dve detaily, ktoré sa v „optimalizovaných“ plánoch často prehliadajú, sú parkovanie a prvých desať minút stretnutia. Ak naplánujete návštevy bez prestávky, ukradnete ten čas odniekiaľ, zvyčajne z prípravy, zapisovania poznámok alebo obeda. Lepší plán trasy zahŕňa zámerné prestávky, počas ktorých urobíte jednu dôležitú vec: potvrdíte ďalšie stretnutie, pošlete sľúbené pokračovanie alebo zaznamenáte ďalší krok, kým je ešte jasný.

Urobte z „hodín späť“ riadenú métriku

Ak chcete, aby úspory času vydržali, zaobchádzajte s nimi ako s akýmkoľvek iným zlepšením výkonu: všímajte si ich, mierne ich merajte a chráňte ich. Pomáha definovať ušetrený čas spôsobom, ktorý je ťažké spochybniť. Ak váš tím tvrdí, že nástroj šetrí čas, rozhodnite, kde sa tento čas prejavuje. Je to menej minút po každej schôdzke? Je to menej aktualizácií na konci dňa? Je to rýchlejšie odovzdávanie úloh iným? Buďte konkrétni a budete robiť lepšie rozhodnutia.

Dobrým východiskovým bodom je jeden referenčný týždeň. Nezaťažujte sa tým príliš. Stačí zachytiť hrubý obraz pred zmenou a potom budete vedieť rozlíšiť skutočný zisk od pocitu. Cieľom nie je kontrolovať ľudí, ale zistiť, kde systém stráca čas.

Použite jednu jednoduchú týždennú kontrolu, ktorá nepôsobí ako mikromanagement:

• Sledujte administratívne minúty, ktoré môžete skutočne ovplyvniť (protokolovanie, plánovanie a vytváranie následných krokov), nie celkový počet hodín.
• Sledujte oneskorenie následných krokov (čas od ukončenia stretnutia do zaznamenania ďalšieho kroku) ako signál kvality.
• Sledujte hustotu schôdzok (návštevy za deň alebo za trasu), aby ste zaistili, že čas klienta zostane chránený.

V priebehu času to má podceňovaný účinok. Zviditeľňuje vaše voľby nástrojov a vaše návyky, takže ich môžete zlepšiť bez toho, aby ste sa spoliehali na motiváciu. A manažérom to dáva zdravšiu páku ako prikazovať ľuďom, aby boli disciplinovanejší; môžu odstrániť prekážky, sprísniť pracovné postupy a zjednodušiť zásobník.

Ďalším užitočným ukazovateľom je „miera prepracovania“: ako často musí zástupca znovu otvoriť záznam, pretože niečo chýbalo. Ak to dokážete znížiť, zvyčajne znížite prerušenia v celom tíme, vrátane komunikácie s prevádzkou, zákazníckym úspechom alebo financiami.

Viac návštev s menším odporom

Keď spojíte hlasové zaznamenávanie, spoľahlivé záznamy a smerovanie, ktoré rešpektuje pracovný deň, vytvoríte predajný deň, ktorý je plynulejší a výkonnejší. Nejde o to dosiahnuť dokonalú efektívnosť, ale o to, aby sa miestny deň v teréne dal ľahšie zvládnuť, aby ste mohli byť prítomní so zákazníkmi a zároveň udržiavať obchodnú stránku predaja aktuálnu.

Mnoho predajných tímov už používa umelú inteligenciu v nejakej forme, takže výhoda čoraz viac spočíva v tom, ako navrhnete pracovný postup, a nie v tom, či ste o týchto nástrojoch počuli. Začnite s jedným problémom, ktorý môžete tento mesiac odstrániť, a potom si tento úspech uistite malým meraním.