Váš 101 sprievodca riadením projektov

Úvod

Čo je projektový manažment?

Projektový manažment, ako už názov napovedá, je o riadení projektov. Ako projektový manažér ste vedúcim pracovníkom pri realizácii iniciatívy. Projektový manažment je o tom, aby váš tím mal k dispozícii nástroje, ktoré potrebuje na to, aby sa udržal na ceste a dokončil úspešný projekt. Obmedzenia v rámci riadenia projektov spadajú do rozsahu, času a rozpočtu a ako projektový manažér musíte vypracovať plán, ktorý pomôže vášmu tímu uspieť vzhľadom na tieto obmedzenia.

Bez ohľadu na to, či pracujete v oblasti projektového riadenia alebo nie, väčšina profesií si vyžaduje schopnosť riadiť projekty, čo z nej robí cennú zručnosť v každom odvetví. Aby sme vám pomohli nastúpiť na cestu k úspechu, prinášame vám náš prehľad vykonávania projektového riadenia.

Tipy pre hviezdne riadenie projektov

1. Definujte svoj projekt

Pri zostavovaní plánu na realizáciu projektu musíte najprv definovať, čo je váš projekt. Určite účel a rozsah vášho projektu tým, že určíte, čo má váš tím za cieľ dosiahnuť a čo nie, aby ste si stanovili obmedzenia a hranice.

Potom zvážte svoje ciele a použite metodiku stanovenia cieľov SMART (špecifické, merateľné, dosiahnuteľné, relevantné a časovo ohraničené). Pomôže vám to bližšie definovať ciele projektu a zabezpečí, že zostanete realistickí a na správnej ceste. V tomto bode by ste mali identifikovať aj kľúčové zainteresované strany projektu, t. j. skupiny alebo jednotlivcov, ktorí sú zainteresovaní na výsledku vášho projektu. S dobre definovaným projektom môžete vytvoriť chartu projektu, oficiálny dokument, v ktorom je zhrnutý cieľ, účel a predpokladané požiadavky vášho projektu.

2. Stanovenie cieľov

Pri stanovovaní cieľov projektu sa uistite, že sú v súlade s cieľmi vašej organizácie a ostatných oddelení vrátane marketingového, právneho, riadenia značky, PR a ďalších. Prehodnoťte motívy vašej spoločnosti, aby ste sa uistili, že váš projekt je v súlade s potrebami vašej firmy. Vo fáze stanovovania cieľov musíte tiež definovať, ako plánujete vyhodnocovať úspešnosť svojho projektu prostredníctvom kľúčových ukazovateľov. Znázornite svoje kritériá úspešnosti, ktoré pomôžu vášmu tímu vyhodnotiť, či projekt spĺňa vaše ciele.

3. Vypracovanie plánu

Aby ste svoj projekt začali správne, musíte vypracovať dôkladný operačný plán. Plán by mal obsahovať nielen rozsah projektu, časový harmonogram, zdroje a riziká, ale aj hierarchické rozdelenie jednotlivých úloh. To pomôže vášmu projektu, aby sa dal riadiť, a pomôže pri prideľovaní zodpovedností a odhadovaní potrebných zdrojov. Zdroje môžu zahŕňať ľudské, finančné a materiálne zdroje a ich včasné určenie vám pomôže vhodne prideliť to, čo budete potrebovať.

Ďalším dôležitým aspektom riadenia projektu a tvorby plánu je komunikácia. Vytvorte si jasné komunikačné plány, ktoré určia, ako budete odovzdávať informácie členom tímu a zainteresovaným stranám.

4. Vytvorenie plánu

Spolu s plánom musíte vytvoriť aj harmonogram projektu. Odhadovaný harmonogram projektu pomôže vám a vášmu tímu zabezpečiť, aby ste dodržiavali svoje úlohy a povinnosti, a zároveň poslúži ako zdroj informácií pre zainteresované strany.

Časový plán môžete vypracovať pomocou diagramov PERT alebo iného nástroja na plánovanie podľa vlastného výberu. V tejto fáze definujte závislosti úloh a kritické cesty pohybu. Potom tieto úlohy prideľte členom tímu a stanovte termíny pre každý ich podiel zodpovednosti. Hoci veci nepôjdu vždy podľa plánu, plánovaný harmonogram ponúka plán, ktorý môžete aktualizovať alebo meniť v priebehu projektu.

5. Vykonajte svoj projekt

Po správnom naplánovaní môžete so svojím tímom začať s projektom. Ako projektový manažér si možno myslíte, že môžete sedieť a relaxovať, ale nie je to pravda. Vašou úlohou v tejto fáze je realizovať plán a zabezpečiť, aby váš tím plnil úlohy podľa vami stanovených štandardov.

Monitorujte pokrok každého člena tímu, ako aj celkový výkon projektu. Sledujte čas, náklady a kvalitu a uistite sa, že identifikujete a zmierňujete problémy, keď sa vyskytnú. Našťastie je na trhu množstvo nástrojov na riadenie projektov, ktoré vám pomôžu udržať si prehľad, od Wrike po Asana a ďalšie.

6. Komunikovať a podávať správy

Ako vy a váš tím postupujete v projekte, vašou úlohou ako projektového manažéra je tiež informovať kľúčové zainteresované strany o stave projektu, výzvach a úspechoch. Poskytnite prehľadné správy o pokroku pomocou kľúčových ukazovateľov výkonnosti, ktoré ste určili vo svojom pláne. Okrem toho zabezpečte, aby ste udržiavali otvorené komunikačné linky tak interne medzi vaším tímom, ako aj medzi externými zainteresovanými stranami.

7. Zmiernenie rizík a zmien projektu

Aj pri dokonale vypracovanom pláne sa môžu vyskytnúť problémy a zmeny a vašou povinnosťou je zabezpečiť ich zvládnutie počas celého životného cyklu projektu. Keď budete čeliť problémom projektu, implementujte podľa potreby plány na zmiernenie rizík a nepredvídané udalosti. Ďalej dokumentujte a sledujte všetky identifikované riziká, aby ste o nich mohli informovať v aktualizáciách projektu.

V prípade potreby zmien by ste mali zaviesť aj proces kontroly zmien, ktorý vám pomôže vyhodnotiť a rozhodnúť, či sú zmeny opodstatnené. Podobne ako pri dokumentovaní výziev projektu zabezpečte, aby ste dôkladne zaznamenávali všetky vykonané zmeny, vyhodnotili ich vplyv a podľa toho upravili svoj plán.

8. Poučte sa zo svojho projektu a oslávte svoje úspechy

Po dokončení projektu je dôležité získať spätnú väzbu nielen od svojho tímu, ale aj od zainteresovaných strán. Zdokumentujte skúsenosti, ktoré ste sa počas projektu naučili, a identifikujte, čo sa vám podarilo a čo ste mohli zlepšiť, aby ste tieto skúsenosti mohli uplatniť v budúcich projektoch. Nakoniec tieto informácie archivujte pre budúce použitie.

Potom môžete oslavovať úspech svojho projektu. Nezabudnite oceniť a odmeniť tvrdú prácu všetkých zúčastnených, aby ste podporili pozitívnu kultúru vo vašom tíme.

Úspešné riadenie projektov

Nezabudnite, že riadenie projektu je dynamický proces, ktorý si vyžaduje, aby ste zostali flexibilní a prispôsobiví, čo vám pomôže vyrovnať sa s neočakávanými výzvami a zmenami, ktoré sa môžu objaviť počas životného cyklu projektu. S dôkladným plánom, správnym tímom a prispôsobivosťou počas celého projektu, ako aj s premyslenou reflexiou po jeho ukončení, budete mať k dispozícii nástroje, ktoré potrebujete na to, aby ste mohli rásť vo svojich zručnostiach ako vedúci projektu a pomôcť nasmerovať svoj tím a spoločnosť na cestu úspechu.